los archivos judiciales en andalucia

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LOS ARCHIVOS
JUDICIALES EN
ANDALUCIA
Málaga, 29 y 30 de Junio 2009
“La Aplicación informática para la gestión
de los archivos judiciales en Andalucía:
@rchivA”
Francisca Macías Rodríguez
Asesora Técnica de la Dirección General de
Oficina Judicial, Justicia Juvenil y Cooperación
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RESUMEN.-
El Real Decreto 937/2003 de 18 de julio que regula la modernización de
los archivos judiciales apuesta por la aplicación de las nuevas tecnologías para
su aplicación en las tareas de gestión de los archivos judiciales siempre que
sean compatibles con las herramientas de gestión procesal. En la Junta de
Andalucía el sistema único informático para la gestión de las tareas de archivo
se llama @rchivA.
PALABRAS CLAVES.-
Archivos judiciales.- Herramientas informáticas.- Cuadros de Clasificación.-
Documentación Judicial.- @rchivA.
INDICE:
1. INTRODUCCIÓN.
2. ORDEN DE 20 DE FEBRERO DEL 2007 QUE REGULA EL SISTEMA
@RCHIVA. OBJETIVOS, ÁMBITO DE APLICACIÓN
3. ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN: USUARIOS DEL SISTEMA Y
FUNCIONES
4. PLATAFORAM INTERMEDIA
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1. INTRODUCCIÓN.-
El Real Decreto 937/2003 de 18 de julio de Modernización de los
Archivos Judiciales (RD), dispone la implantación de las nuevas tecnologías en
su art. 3 siempre que dichas herramientas informáticas sean compatibles con las
ya existentes para la gestión procesal. En el caso de la Comunidad Autónoma
de Andalucía, el sistema de gestión procesal se denomina Adriano. Y el
Sistema informático de información para la gestión integral de los documentos
y de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía1 es
denominado @rchivA.
Este RD regula también que la remisión de relaciones de documentación
se hagan mediante los programas y aplicaciones informáticas existentes, y
deberá conservar cada secretario judicial copia de aquélla, con expresión de la
fecha de envío al Archivo Judicial Territorial o Central y acreditación de su
recepción.
Como cumplimiento del RD dicho Sistema @rchivA se hace compatible
con el Sistema de gestión procesal denominado Adriano y se ha establecido una
plataforma de conectividad entre ambos con la idea de facilitar las tareas al
personal de los órganos judiciales. De tal forma que las operaciones que se den
para dar de alta un expediente en Adriano tendrá su reflejo en @rchivA en cuya
estructura se habrán definido previamente unos parámetros, entre otros como el
Cuadro de Clasificación, el depósito de archivo o los usuarios.
Mediante la implantación del sistema @rchivA se podrá llevar a cabo
toda la gestión de las tareas del Archivo de forma automatizada y su
comunicación con los distintos órganos judiciales de su ámbito.
Con la implantación de dicha herramienta se pretende conseguir como
objetivos generales los siguientes:
1. Desarrollar un sistema único para la gestión de todos los archivos que
componen la red.
2. La plena integración con los tramitadores de documentación.
3. Facilitar la concepción del archivo como una parte más de la tramitación
procesal.

1 Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración
Pública y de Cultura, por la que se regula la implantación y uso del Sistema de Información
para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía ( proyecto
chiva Andalucía).BOJA, Nº 71 DE 11-04-2007.
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2. ORDEN DE 20 DE FEBRERO DEL 2007 QUE REGULA EL
SISTEMA @RCHIVA. Objetivos, ámbito de aplicación.
Las Consejerías de Cultura y de Justicia y Administración Pública mediante
una Orden conjunta del 20 de febrero regulan un sistema de información para la
gestión integral de los documentos y de los Archivos de titularidad y/o gestión
de la Junta de Andalucía ( art. 1).
En su art. 2 establece que su ámbito de aplicación será en todos los
Órganos, unidades y archivos de titularidad y/o gestión de la Administración de
la Junta de Andalucía, de sus organismos autónomos y empresas públicas;
asimismo será de aplicación a los archivos judiciales ubicados en la Comunidad
Autónoma Andaluza, conforme al Real Decreto 937/2003, de 18 de Julio y art.
148 d) de la Ley Orgánica 2/2007 de 19 de marzo de reforma del Estatuto de
Autonomía para Andalucía.
Es por tanto el Sistema que se va a utilizar para desarrollar todas las
tareas propias de la gestión de un archivo en el ámbito de la Junta de Andalucía
incluyéndose los archivos judiciales.
Entre sus objetivos generales se encuentran, art. 3:
a) Disponer de una herramienta que permita la gestión integral de los
documentos producidos y/o recibidos por la Administración de la Junta de
Andalucía y Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma, y su
tratamiento archivístico.
b) Normalizar y automatizar las tareas de gestión y control que se llevan
a cabo en los archivos.
c) Integración con las diversas plataformas del proyecto w@ndA y del
sistema Adriano.
d) Construir una plataforma integrada y flexible que permita soportar
todo tipo de esquemas orgánicos y funcionales.
3. ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN. USUARIOS DEL SISTEMA.
FUNCIONES.
La utilización de este Sistema vendrá en función del perfil de usuario que
se haya definido previamente. Los usuarios del Sistema son:
Encargados de la administración, control, tratamiento y del uso del
mismo:
a) Usuario Superadministrador del Sistema Andaluz de Archivos y
estará adscrito a la Consejería competente en materia de Archivos y Patrimonio
Documental.
b) Usuario Superadministrador de los archivos judiciales y estará
adscrito a la Consejería competente en materia de Administración de
Justicia.
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c) Usuarios administradores, encargados de definir y mantener las
estructuras básicas para el funcionamiento de los Archivos
d) Usuarios de archivos de oficina, centrales e históricos, archivos
de gestión y territoriales de la Administración de Justicia.
e) Usuarios de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos
Administrativos y de la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de
Andalucía.
f) Usuarios externos a la Administración y gestión de la Junta de
Andalucía y a la Administración de Justicia, de acuerdo con la normativa de
acceso vigente.
A partir de estos perfiles se podrá crear tantos otros como necesidad de
delegación de funciones se haga necesaria.
(cid:1) La función del usuario Superadministrador, reside en la
Consejería de Justicia y Administración Pública, para lo cual se debe apoyar en
una unidad administrativa técnica, pendiente de creación y adscrita a la
Dirección General competente en la gestión de archivos judiciales.
Las tareas de este Superadministrador es definir todo el Sistema: dar de
alta a los archivos judiciales mediante el módulo de Identificación, crear todos
los perfiles del Sistema, dar de alta a los usuarios principales del sistema, dar de
alta el Registro de series documentales /procedimientos, gestionar los Cuadros
de Clasificación, Validar los descriptores empleados.
Funciones del Superadministrador
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La Gestión del Cuadro de Clasificación es una de las funciones claves
que va a desarrollar el Superadministrador. El Cuadro de Clasificación es la
herramienta archivística principal para una oficina judicial, puesto que en ella
se dispone la información relativa a su producción documental de forma lógica
y jerárquica reflejando las actividades que desarrolla en el ejercicio de sus
funciones.
Nos permite identificar y agrupar los expedientes y en general la
documentación que producen y reciben las oficinas judiciales desde su
creación hasta su supresión o su continuidad en el tiempo.
El Cuadro de Clasificación es un resultado de la Fase archivística de
Identificación que se traduce en el análisis y conocimiento de los productores
de la documentación judicial en el ámbito geográfico de la Comunidad
Autónoma de Andalucía, de sus competencias y funciones y de sus tipologías
documentales.
A raíz de los trabajos que se están desarrollando en el Grupo de trabajo
integrado por informáticos, archiveros y procesalistas, el Cuadro de
Clasificación primigenio está siendo modificado para incluir todas las partes
relacionadas con un mismo procedimiento, para que la información llegue
completa al módulo de la Junta de Expurgo. Así mismo se está procediendo a
Cuadro de Clasificación
normalizar denominaciones con el nuevo Test de compatibilidad del CGPJ de
enero de 2009.
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(cid:1) Las funciones propias de la configuración de cada archivo podrá ir a
cargo de la figura del Administrador, perfil en el que el Superadministrador
podrá delegar funciones, como por ejemplo, del módulo de Identificación el
administrador podrá modificar los horarios de apertura o los de dirección etc.,
siempre datos que no afecten a la configuración del Sistema; dar de alta a los
usuarios propios de su archivo, configurar los depósitos del archivo etc.
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(cid:1) El perfil de archivero poseerá las funciones básicas de la gestión
directa de un archivo como la gestión de ingresos, de salidas,
descripción, servicios, elaboración de estadísticas etc.
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GGGGGGGGeeeeeeeessssssssttttttttiiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn yyyyyyyy RRRRRRRReeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooo ddddddddeeeeeeee IIIIIIIInnnnnnnnggggggggrrrrrrrreeeeeeeessssssssoooooooossssssss::::::::
CCCCCCCCoooooooonnnnnnnnttttttttrrrrrrrroooooooollllllll yyyyyyyy ggggggggeeeeeeeessssssssttttttttiiiiiiiióóóóóóóónnnnnnnn ddddddddeeeeeeee ttttttttooooooooddddddddoooooooossssssss lllllllloooooooossssssss ttttttttiiiiiiiippppppppoooooooossssssss ddddddddeeeeeeee iiiiiiiinnnnnnnnggggggggrrrrrrrreeeeeeeessssssssoooooooossssssss qqqqqqqquuuuuuuueeeeeeee sssssssseeeeeeee rrrrrrrreeeeeeeeaaaaaaaalllllllliiiiiiiicccccccceeeeeeeennnnnnnneeeeeeeennnnnnnn eeeeeeeellllllll aaaaaaaarrrrrrrrcccccccchhhhhhhhiiiiiiiivvvvvvvvoooooooo yyyyyyyy ssssssssuuuuuuuu
ppppppppoooooooosssssssstttttttteeeeeeeerrrrrrrriiiiiiiioooooooorrrrrrrr rrrrrrrreeeeeeeeggggggggiiiiiiiissssssssttttttttrrrrrrrroooooooo........
(cid:1) El perfil de oficina está asignado a las tareas propias que deben
desarrollar los órganos judiciales, relacionadas con la gestión de documentos, la
solicitud de transferencia, la descripción, y la solicitud de préstamos/consultas a
su Archivo correspondiente.
Antes de avanzar convendría aclarar conceptos claves en el ámbito de la
Archivística:
3.1.1. Conceptos Generales:
- Patrimonio Documental y documento de Archivo.
La documentación judicial forma parte del Patrimonio Documental
Andaluz, sin perjuicio de la legislación del Estado que le sea aplicable2. Y

2 Ley 3/1984 de 9 de enero de Archivos ( BOJA nº 4 de 10 de enero de 1984).
D. 323/1987 de 23-12-1987 de creación del AGA ( BOJA nº 9 de 5 de febrero de 1988).
D.233/1989 de 7-11-1989 creación de los archivos centrales de las Consejerías, Organismos
Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el AGA. ( BOJA nº 94
de 24-11-1989).
D. 97/2000, 6-03-2000 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos ( BOJA nº 43 de 11
de abril de 2000).
Modificaciones: Ley 1/1991, de 3 de julio (BOJA nº 59, de 13 de julio de 1991); por Ley
3/1999, de 28 de abril (BOJA nº 60, de 25 de mayo de 1999); por Ley 14/2007, de 26 de
noviembre (BOJA nº 248, de 19 de diciembre de 2007).
Artículo 49. Ley 16/1985 de 25 de junio de Patrimonio Histórico Español. (BOE nº 155 de 29
de junio de 1985)
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