Learn Peachtree Accounting by Deborah Bean

464 Pages·2010·17.04 MB·English

Learn Peachtree Accounting
Covers versions 4 through 2002
Deborah Bean
Wordware Publishing, Inc.
LibraryofCongressCataloging-in-PublicationData
Bean,Deborah.
LearnPeachtreeaccounting/byDeborahBean.
p. cm.
Includesindex.
ISBN 1-55622-710-8(pbk.)
1. Peachtreecompleteaccounting. 2. Accounting--Computerprograms. I. Title.
HF5679.B37 2002
657’.0285'5369--dc21 00-033407
CIP
©2002,WordwarePublishing,Inc.
AllRightsReserved
2320LosRiosBoulevard
Plano,Texas75074
Nopartofthisbookmaybereproducedinanyformorbyanymeans
withoutpermissioninwritingfromWordwarePublishing,Inc.
PrintedintheUnitedStatesofAmerica
ISBN1-55622-710-8
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
0204
PeachtreeandPeachtreeFirstAccountingareregisteredtrademarksofPeachtreeSoftware,Inc.
Otherproductnamesmentionedareusedforidentificationpurposesonlyandmaybetrademarksoftheirrespective
companies.
AllinquiriesforvolumepurchasesofthisbookshouldbeaddressedtoWordwarePublishing,Inc.,atthe
aboveaddress.Telephoneinquiriesmaybemadebycalling:
[phone]
Contents
Acknowledgments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Chapter 1 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
ProtectingYourNetworkandYourComputers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
StandardInstallationonaStand-aloneComputer. . . . . . . . . . . . . . . . . 2
CustomInstallation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
UpgradingPeachtreefromaPreviousVersion . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
NetworkInstallationsandConcerns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
NetworkRequirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
InstallingPeachtreeontheServer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
InstallingPeachtreeontheNetworkWorkstations . . . . . . . . . . . . . . . 17
OpeningPeachtreefortheFirstTime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
PeachtreeUpdates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
RegisteringPeachtree. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
ConvertinganExistingCompanyFiletotheLatestVersion. . . . . . . . . . 27
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Chapter 2 The Peachtree Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
OpeningtheSampleCompanies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
ThePeachtreeWindow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
TheMenuBar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
TheNavigationAid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
TheStatusBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HelpfulHints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
PeachtreeToday . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
ActionItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
SystemDate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
CurrentAccountingPeriod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
TermsandMeanings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
AccountingPeriods. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
SpecialPeachtreeButtons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
SavingTransactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
EditingTransactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
DeletingTransactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
iii
Contents
Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
ChangingthePrinterforaSpecificForm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
ChangingthePrinter“OntheFly”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
LookingUpRecords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
TheLookupButtonandtheLookupList. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
SmartDataEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
KeyboardLookups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
AllCapsorLowercase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
IDNumbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
PeachtreeOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
GlobalOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
DecimalEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
HideGeneralLedgerAccounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
OtherOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
ImprovePerformance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
LineItemEntryDisplay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
SmartDataEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
ColorScheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
ResetAllOne-timeMessages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
ChangeSystemDate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
DefineInternetConnection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
ViewStatusBar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
ViewNavigationAid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
ViewStartupScreen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Chapter 3 Starting a New Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
BeforeYouStartaNewCompany. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
CreatingaNewCompanyUsingtheWizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
CreatingaNewCompanybyCopyinganExisting
PeachtreeCompany . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
CreatingaNewCompanybyConvertingfrom
AnotherAccountingProgram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
CreatingaNewCompanyfromScratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
TheSetupChecklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
TheChartofAccounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
ThePartsofaGeneralLedgerAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
AccountID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
AccountType. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Inactive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
ViewinganAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
ChanginganAccountNameorDescription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
DeletinganAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
AddinganAccount. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
PrintingtheCOA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
iv
Contents
SettingUpUsersandSecurity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
EnteringthePeachtreeAdministratorUserAccount . . . . . . . . . . . . . . 84
EnteringOtherUserAccounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Chapter 4 The Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
HowIWorktheThree-MonthPlan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
YourThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
SchedulingtheThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
WhyYouMustContinueUsingYourOldAccountingSystem . . . . . . . . . 90
ImportantDatesforYourThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
ImportantListsforYourThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Month 1: The Practice Month
Chapter 5 Invoicing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
GettingStarted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
SettingUpforFirst-TimeSalesTaxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
EnteringInvoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
AddingaCustomer“OntheFly” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
PrintingandSavinganInvoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
InvoicesandAccountingBehindtheScenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
EnteringInvoicesHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
EditingInvoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
VoidingorDeletinganInvoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
VoidinganInvoice—CustomerCreditMemos . . . . . . . . . . . . . . . . 109
DeletinganInvoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
OtherInvoicingFormsandFunctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Quotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
SalesOrders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
CreatinganInvoicefromaSalesOrder. . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
WorkOrders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
ConvertingQuotestoSalesOrdersorInvoices . . . . . . . . . . . . . . . . 115
PackingSlips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
CustomerCreditMemos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
QuickInvoicingReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
TheAgedReceivablesReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
TheCustomerLedgerReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
QuicklyViewingCustomerBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Chapter 6 Cash Receipts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
EnteringBeginningBalanceInvoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
v
Contents
EnteringChecksandCash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
ApplyingaReceiptAgainstanInvoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
MakingDepositsforReceiptswithoutanInvoice . . . . . . . . . . . . . . . 125
EnteringReceiptsHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
OtherTypesofReceipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
CreditCardReceipts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
CreditCardsAccepted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
ProcessingFeesAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
EnteringCreditCardReceipts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Prepayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
ApplyingCreditsforCustomers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
QuickCashReceiptsReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
TheCashReceiptsJournal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
TheBankDepositReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Chapter 7 Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
EnteringBillsfromVendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
AddingaVendor“OntheFly”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
PurchasesandAccountingBehindtheScenes . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
EditingBills. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
DeletingaBill. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
EnteringBillsHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
OtherTypesofPurchaseDocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
PurchaseOrders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
PrintingandSavingaPurchaseOrder . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
ApplyingPurchaseOrderstoBills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
ClosingPurchaseOrders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
VendorCreditMemos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
QuickPurchaseReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
TheAgedPayablesListing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
TheVendorLedgersReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
TheCashRequirementsReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
QuicklyViewingVendorBalances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Chapter 8 Payments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
EnteringVendorBeginningBalances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
PayingBills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
PrintingChecks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
PrintingaCheckfromthePaymentsForm. . . . . . . . . . . . . . . . 157
BatchPrintingChecksfromtheReportsWindow . . . . . . . . . . . . 159
OtherTypesofPayments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
vi
Contents
MakingPaymentswithoutaBill. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
EnteringManualChecks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
AutomaticPayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Prepayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
ApplyingaPrepayment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
ApplyingVendorCreditMemos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
UsingCreditCardstoMakePayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
SettingUptheCreditCardLiabilityAccountandVendorAccount . . . . . . 167
EnteringCreditCardPurchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
PayingCreditCards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
MakingPaymentsHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
QuickPaymentandCheckReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
TheCashDisbursementsJournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
TheCheckRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Chapter 9 Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
ThePayrollSetupWizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
EnteringPayroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
AddinganEmployee“OntheFly” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
PayrollHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
PayrollBeginningBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
OtherTypesofPayroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
EmployeeAdvances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
CreatinganEmployeeLoanReceivablesAccount . . . . . . . . . . . . 184
CreatingtheEmployeeLoanDefaultField. . . . . . . . . . . . . . . . 185
MakinganEmployeeAdvance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
GettinganEmployeeAdvanceRepaid . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
EmployeeExpenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
EmployeeTips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
ReportingUnpaidTips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
PayingTipIncome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
401(k)Contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
VacationandSickTime. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
TimeAccruedEachPayrollPeriod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
TimeIssuedinLumpSum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
HealthBenefitsandOtherDeductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
TransferstothePayrollCheckingAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
TransfersUsingaJournalEntry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
TransfersUsingtheReceiptsFunction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
QuickPayrollReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
ThePayrollRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
TheTaxLiabilityReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
vii
Contents
Chapter 10 Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
AddinganInventoryItem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
AddingStockInventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
AddingInventoryBeginningBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
AddingOtherTypesofInventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
UsingInventoryItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
CommonInventoryQuestionsandAnswers . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
InventoryHomework. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
QuickInventoryReports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
ACustomizedSalesJournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
ItemsSoldtoCustomers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
ItemsPurchasedfromVendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
InventoryUnitActivityReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Month 2: The Balancing Month
Chapter 11 Balancing Checking and Credit Card Accounts . . . . . . . 225
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
YourThree-MonthPlan—TheBalancingMonth . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
ChangingtheAccountingPeriod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
GettingStartedontheBankReconciliation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
TheBeginningBankBalance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
ReconcilingaBankAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
SolutionsforBankReconciliationProblems . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
MakinganAdjustingEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
CorrectingAdjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
ReconciliationReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
TheBankDepositReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
TheCheckRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
TheAccountRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
TheAccountReconciliationReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Chapter 12 Balancing Accounts Receivable . . . . . . . . . . . . . . . 243
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
CustomerBeginningBalances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
BalancingtheA/R. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
AdjustmentstoA/R. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
InvoiceErrors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
CashReceiptsErrors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
AdjustingJournalEntries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
A/RandCustomerDefaultInformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
CustomerDefaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
PaymentTerms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
AccountAging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
viii
Contents
CustomFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
FinanceCharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
PayMethods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Statement/InvoicesDefaults. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
StatementPrintOptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
DunningMessages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
A/RReportsandMonth-EndFunctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
FinanceCharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
DepositTickets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Chapter 13 Balancing Accounts Payable. . . . . . . . . . . . . . . . . 273
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
VendorBeginningBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
BalancingtheA/P. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
AdjustmentstoA/P. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
BillErrors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
PaymentErrors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
AdjustingJournalEntries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
VendorDefaultInformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
PaymentTerms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
AccountAging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
CustomFields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
1099Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
A/PReportsandMonth-EndFunctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
CheckRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
ReconcilingCreditCardAccounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Chapter 14 Sales Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
SalesTaxesinPeachtree. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
ABriefOverviewoftheSalesTaxFunction . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
SettingUpSalesTaxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
TheSalesTaxLiabilityAccount. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
TheSalesTaxVendor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
SalesTaxAuthorities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
MultipleLocations,MultipleTaxAuthorities. . . . . . . . . . . . . . . 301
MultipleLocations,SingleTaxAuthorities. . . . . . . . . . . . . . . . 303
SingleLocation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
SalesTaxCodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
AssigningSalesTaxRatestoCustomers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
CustomerswithMultipleRates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
TaxTypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
AddingTaxTypestoInventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
ReportingandPayingSalesTaxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
ix