Lean Guide to Transforming Healthcare

192 Pages·2006·3.89 MB·English

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A LEAN GUIDE TO
TRANSFORMING
HEALTHCARE
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Throughput
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Improving Healthcare with Control Charts: Basic and Advanced SPC Methods
and Case Studies
Raymond G. Carey
The Manager's Guide to Six Sigma in Healthcare: Practical Tips and Tools for
Improvement
Robert Barry and Amy C. Smith
Stop Rising Healthcare Costs Using Toyota Lean Production Methods: 38 Steps
for Improvement
Robert Chalice
The Six Sigma Book for Healthcare: Improving Outcomes by Reducing Errors
Robert Barry, Amy Murcko, and Clifford Brubaker
Lean Kaizen: A Simplified Approach to Process Improvements
George Alukal and Anthony Manos
5S for Service Organizations and Offices: A Lean Look at Improvements
Debashis Sarkar
Root Cause Analysis: Simplified Tools and Techniques, Second Edition
Bjørn Andersen and Tom Fagerhaug
The Quality Toolbox, Second Edition
Nancy R. Tague
Making Change Work: Practical Tools for Overcoming Human Resistance
to Change
Brien Palmer
The Path to Profitable Measures: 10 Steps to Feedback That Fuels Performance
Mark W. Morgan
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A LEAN GUIDE TO
TRANSFORMING
HEALTHCARE
How to Implement Lean Principles
in Hospitals, Medical Offices,
Clinics, and Other
Healthcare Organizations
THOMAS G. ZIDEL
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Milwaukee, Wisconsin
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All rights reserved. Published 2006.
Printed in the United States of America.
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Library of Congress Cataloging-in-Publication Data
Zidel, Tom, 1949-
A lean guide to transforming healthcare : how to implement lean principles in
hospitals, medical offices, clinics, and other healthcare organizations / Tom Zidel.
p.; cm.
Includes bibliographical references and index.
ISBN-13: 978-0-87389-701-3 (alk. paper)
ISBN-10: 0-87389-701-3 (alk. paper)
1. Health services administration. 2. Industrial efficiency. 3. Just-in-time systems. I. Title.
[DNLM: 1. Delivery of Health Care--organization & administration. 2. Efficiency,
Organizational. 3. Health Care Reform--methods. W 84.1 Z64L 2006]
RA971.Z53 2006
362.11068--dc22
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To my wife
Liz.
God only knows
what I’d be
without you.
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CONTENTS
List of Illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Foreword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Acknowledgements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Chapter 1 Lean Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
A History of Lean and the Toyota Production System . . . . . . . . . 2
Categorizing Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Working vs. Adding Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Becoming Lean . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Prerequisite to Launching the Lean Initiative . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Chapter 2 Time for Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
The Need for Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Preparing for the Lean Transformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Project Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
The Decision to Hire a Consultant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
The Transformation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Chapter 3 A Lean Road Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Know Your Destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Strategy Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
The Value Stream . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Develop a Work Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Create Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Standard Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
User-Friendliness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Unobstructed Throughput . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Proceed with Caution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Lean Organizational Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
vii
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viii CONTENTS
Chapter 4 Value Stream Mapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Value Stream Mapping Defined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Takt Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Cycle Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Push . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Pull . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Changeover Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
VSM Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Drawing a Map of the Current State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Drawing the Future State Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
The Value Stream Work Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Chapter 5 Standard Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Work Sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
SWIP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Curtain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Step 1. Evaluating the Current Situation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Standard Work Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Time Observation Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Combination Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Percent Load Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Step 2. Identifying Areas of Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Step 3. Modifying the Existing Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Brainstorming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Andon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Five Whys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Leveling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Step 4. Substantiating and Enumerating Improvements . . . . . . . . 70
Step 5. Implement New Standard Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Chapter 6 5S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
The First S – Seiri – Organize – Sort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Red Tag Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
The Second S – Seiton – Orderliness – Straighten . . . . . . . . . . . . 77
Kanban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Visual Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
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CONTENTS ix
The Third S – Seiso – Cleanliness – Scrub . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
The Fourth S – Seiketsu – Standardize – Stabilize . . . . . . . . . . . . 84
The Fifth S – Shitsuki – Discipline – Sustain . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Keys to Success with 5S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Chapter 7 Mistake Proofing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Define the Mistake or Defect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Red Flags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Root Cause Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Cause-and-Effect Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Generating Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Affinity Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Prioritization Matrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Developing the Device or Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Mistake-Proofing Work Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Chapter 8 Quick Changeover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Changeover Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Process for Changeover Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Preparation Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Loading and Unloading Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Alignment and Adjustment Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Securing Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Chapter 9 Six Sigma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Six Sigma Rationale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Six Sigma Statistical Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Six Sigma Methodology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Define . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Measure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Analyze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Improve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Chapter 10 Conducting a Lean Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Event Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Event Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Selecting a Team Leader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Organizing the Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
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x CONTENTS
Process Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Current Situation and Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Kicking Off the Lean Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Conducting the Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
The Final Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Chapter 11 IV Admixture Lean Event
Yale-New Haven Hospital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Pharmacy Department – IV Admixture Lean Event . . . . . . . . . . . 125
The Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
The Problem Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Evaluate the Current Situation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Calculate Takt Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Identify Areas of Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Modify the Existing Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Substantiate and Enumerate Improvements . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Implement Standard Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Chapter 12 Becoming Lean . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Service and Product Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
A Lean Mentality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
A Never Ending Journey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Impetus to Engage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Appendix: Outpatient Blood Draw Example for
Value Stream Mapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163