Le Manuel de logistique

208 Pages·2016·6.2 MB·French

LE MANUEL DE LOGISTIQUE
GUIDE PRATIQUE À L’ATTENTION DES
RESPONSABLES DE LA CHAÎNE
D’APPROVISIONNEMENT DANS
LE CADRE DES PROGRAMMES DE
SANTÉ ET DE PLANIFICATION FAMILIALE
MARCH 2007
Ce document a étéconçu pour revue par l’Agence amèricaine pour le développement international. Il a été réalisé par le
USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1.

Le manueL de Logistique

guide pratique à L’attention des
responsabLes de La chaîne
d’approvisionnement dans
Le cadre des programmes de
santé et de pLanification famiLiaLe
Le présent document ne reflète pas nécessairement les points de vue ou les opinions de l’usaid ou
le gouvernement américain.
USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail No. 1
USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1, est financé par l’Agence américaine pour le
développement international (USAID) dans le cadre du contrat n° GPO-I-01-06-00007-00 ayant
démarré le 29 septembre 2006. La commande de travail n°1 est mise en œuvre par John Snow,
Inc., en collaboration avec PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics
Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, le Manoff Group, et 3i Infotech. Le projet permet
d’améliorer les chaînes d’approvisionnement des produits de santé essentiels en renforçant les
systèmes d’information de gestion logistique, en simplifiant les systèmes de distribution, en
déterminant les ressources financières pour les achats et le fonctionnement de la chaîne
d’approvisionnement, et en améliorant les prévisions et la planification des achats. Le projet
encourage aussi les responsables de l’élaboration des politiques ainsi que les donateurs à
soutenir la logistique en tant qu’élément crucial pour le succès global de leurs mandats en
matière de soins de santé.
Citation recommandée
USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1. 2007. Manuel de logistique : guide pratique à
l’attention des responsables de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre des programmes de santé
et de planification familiale. Arlington, Va.: USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1.
Abstrait
Le Manuel de logistique reprend les principaux aspects de la gestion logistique, avec un accent sur
les produits contraceptifs. Le texte devrait s’avérer utile aux responsables qui travaillent
quotidiennement avec des approvisionnements, ainsi qu’aux responsables chargés d’évaluer et
de concevoir des systèmes logistiques pour des programmes en entier. Les décideurs pourraient
également trouver quelque utilité à ce texte en se penchant sur les idées requises pour créer un
système logistique efficace.
Les principaux termes et concepts sont clairement définis et explicités, tandis que la conception
et la mise en oeuvre des systèmes d’information de gestion et de contrôle d’inventaire sont
examinées en détail. Les pratiques en matière de stockage et de contrôle de qualité sont
également abordées, et une vue d’ensemble des processus d’achat et d’estimation des besoins y
est également présentée.
USAID | PROJET DELIVER
John Snow, Inc.
1616 Fort Myer Drive, 11th Floor
Arlington, VA 22209 USA
Téléphone: 703-528-7474
Fax: [phone]
Email: [email protected]
Internet: deliver.jsi.com
Table des matières
Acronymes ........................................................................................vii

Préface ..............................................................................................ix

1 | Introduction à la logistique ........................................................... 1

1.1 Le système logistique ..................................................................... 3

1.2 Le cycle logistique : organisation des activités du cycle logistique ........ 5

1.2.1 Principales activités du cycle logistique .....................................6

1.2.2 Systèmes d’information en gestion de la logistique ..............................8

1.2.3 Surveillance de la qualité .........................................................9

1.2.4 Le cadre logistique : politiques et adaptabilité.......................... 10

1.3 Principaux termes logistiques .........................................................11

1.4 Comparaisons logistiques ...............................................................14

1.4.1 Système d’allocation ou système de réquisition ? ....................... 14

1.4.2 Données sur la distribution ou données sur les sorties ? .............17

1.4.3 Vertical ou intégré ? ............................................................. 18

1.5 Introduction aux concepts clés .......................................................19

1.6 Résumé du chapitre ......................................................................21

2 | Systèmes d’information en gestion de la logistique ....................... 23

2.1 Systèmes d’information en gestion de la logistique ............................25

2.2 Données essentielles à la prise de décision .......................................25

2.3 Trois types de documents ...............................................................27

2.3.1 Documents de gestion de stock ............................................... 27

2.3.2 Documents relatifs aux mouvements de stock ............................ 31

2.3.3 Documents relatifs à la consommation .....................................39

2.3.4 Relations entre les données reprises dans les documents ............ 43

2.4 Comptes rendus récapitulatifs et systèmes de rapport .........................43

2.4.1 Les six bons pour les donneés SIGL ......................................... 43

2.4.2 Comptes rendus récapitulatifs................................................. 44

2.4.3 Comptes rendus d’évaluation .................................................. 51

2.5 Concept clé : données pour la prise de décision .................................54

2.6 Résumé du chapitre ......................................................................55

3 | Évaluation de l’état de stock ....................................................... 57

3.1 Pourquoi évaluer l’état de stock ? ....................................................59

3.2 Comment évaluer l’état de stock ? ...................................................60

3.2.1 Stock disponible .................................................................. 60

3.2.2 Consommation moyenne mensuelle ......................................... 61

3.2.3 Application de la formule....................................................... 62

3.3 Analyse des données pour determiner les tendances ...........................63

3.4 Quand procéder à l’évaluation de l’état de stock ? ..............................65

3.5 Évaluer l’état de stock à un niveau supérieur du système ....................67
Le Manuel de logistique
3.5.1 Pourquoi vous pourriez souhaiter évaluer l’état de

stock à n’importe quel niveau du système ................................ 68

3.5.2 Collecte des données relatives à la consommation ..................... 68

3.5.3 Collecte des données relatives au stock disponible .................... 70

3.5.4 Comprendre l’évaluation des stocks aux niveaux supérieurs ........ 73

3.6 Concepts clés : données pour la prise de decision et approche systémique 73
3.7 Résumé du chapitre ......................................................................74

4 | Systèmes de contrôle d’inventaire maximum / minimum ................ 75

4.1 But d’un système de contrôle d’inventaire ........................................77

4.2 Principaux termes du contrôle d’inventaire .......................................78

4.3 Trois types de contrôle d’inventaire maximum / minimum ...................80

4.3.1 Système max/min de commande forcée ....................................80

4.3.2 Système max/min de contrôle continu ..................................... 92

4.3.3 Système max/min standard .................................................... 98

4.4 Questions liées au choix et à l’utilisation d’un

système de contrôle d’inventaire ...................................................102

4.4.1 Analyse de la longueur globale du réseau de distribution ......... 102

4.4.2 Niveaux ou systèmes max/min variables ................................. 104

4.5 Choix d’un système max/min approprié .......................................... 106

4.6 Concept clé : l’amélioration continue ............................................. 112

4.7 Résumé du chapitre .................................................................... 113

5 | Stockage des contraceptifs .........................................................117

5.1 Pourquoi stocker des produits ? ..................................................... 119

5.2 Procédures de stockage ................................................................ 121

5.3 Inspection visuelle ..................................................................... 122

5.3.1 Quand procéder à l’inspection visuelle ................................... 122

5.3.2 Que rechercher lors d’une inspection visuelle .......................... 122

5.4 Exigences en matière d’espace de stockage ..................................... 126

5.5 Inventaire physique du stock disponible ......................................... 131

5.6 Concept clé : amelioration continue ............................................... 133

5.7 Résumé du chapitre .................................................................... 133

6 | Estimation des besoins en contraceptifs ......................................137

6.1 À quoi sert l’estimation des besoins ? ............................................ 139

6.2 Sources de données pour l’estimation des besoins en contraceptifs ..... 140

6.2.1 Sources de données pour l’estimation des besoins —les forces .. 141

6.2.2 Sources de données pour l’estimation des besoins —les faiblesses .... 142

6.3 Estimation des besoins en produits contraceptifs et non contraceptifs 144

6.4 Estimation des besoins pour la prévention du VIH / sida ................... 146

6.5 Aperçu du processus d’estimation des besoins .......................................147

6.6 Concept clé : données pour la prise de décision ............................... 148

6.7 Résumé du chapitre .................................................................... 149

iv
Table des matières
7 | Évaluation du système logistique ................................................151

7.1 Étapes à suivre pour procéder à l’évaluation du système logistique ..... 153

7.1.1 Pourquoi évaluer le système logistique ? ................................ 153

7.1.2 Planifier l’évaluation du système logistique ........................... 153

7.1.3 Choix du site lors de l’évaluation du système logistique .....................156

7.2 Conception d’un outil d’évaluation avec des indicateurs appropriés ..... 158

7.2.1 Indicateurs individuels pour évaluer le fonctionnement

du système logistique ......................................................... 159

7.2.2 Outils d’évaluation .............................................................. 160

7.2.3 Utilisation d’un outil d’évaluation avec plusieurs équipes ......... 164

7.3 Visites sur le terrain, collecte et analyse des données ...................... 164

7.3.1 Entretiens avec le personnel local ......................................... 165

7.3.2 Visiter le local d’entreposage et procéder à l’inventaire ............ 167

7.3.3 Passer en revue les documents et rapports locaux .................... 167

7.3.4 Autres éléments à prendre en compte pour les entretiens

et la collecte de données au niveau central .................................. 171

7.3.5 Analyse des forces et faiblesses du système ............................ 172

7.4 Rédaction et présentation des résultats, des recommendations

et des plans de mise en oeuvre ................................................................... 173

7.4.1 Rédaction des recommandations ........................................... 173

7.4.2 Problèmes logistiques fréquents, causes et solutions possibles ...... 175

7.4.3 Présentation des recommandations ........................................ 175

7.5 Rédaction du plan de mise en oeuvre .............................................175

7.5.1 Mise en oeuvre avec formation ............................................ 178

7.6 Le rôle du conseiller en logistique dans l’évaluation et

l’amélioration du système logistique ..............................................180

7.7 Concepts clés : cinq concepts pour l’évaluation ............................... 182

7.8 Résumé du chapitre .................................................................... 183

Glossaire ......................................................................................... 187

Liste de lectures recommandées.......................................................... 193

v
Le Manuel de logistique
FIGURES
1-1. Cycle logistique............................................................................... 5

1-2. Réseau de distribution de base au niveau national ...............................13

2-1. Trois types de documents .................................................................27

2-2. Fiche de stock ................................................................................29

2-3. Fiche de contrôle de stock ...............................................................30

2-4. Bordereau d’emballage ....................................................................33

2-5. Bordereau de réception ...................................................................34

2-6. Bordereau de livraison .....................................................................35

2-7. Circulation du bordereau de livraison .................................................36

2-8. Bon de commande et de sortie .........................................................37

2-9. Circulation du bon de commande et de sortie ......................................38

2-10. Registre des activités quotidiennes ..................................................41

2-11. Feuille de pointage .......................................................................42

2-12. Feuille de calcul de la consommation ...............................................49

2-13. Rapport trimestriel et demande de contraceptifs ................................50

2-14. Compte rendu d’évaluation .............................................................52

2-15. Processus décisionnel ....................................................................54

3-1. Analyse des tendances ....................................................................63

3-2. Diagramme d’évaluation ..................................................................73

4-1. La distance entre l’emplacement des cliniques et l’émetteur

peut varier considérablement ..........................................................85

4-2. Délai de livraison plus long que la période de revue .............................86

TABLEAUX
1-1. Avantages et inconvénients des systèmes de
réquisition et d’allocation ..............................................................16

2-1. Avantages et inconvénients des trois methods d’agrégation

des données ................................................................................47

3-1. Compte rendu clinique hypothétique .................................................64

3-2. CMM sur six mois et trois mois ..........................................................65

3-3. Calcul des mois de stock ..................................................................66

4-1. Détermination des quantités de réapprovisionnement ...........................82

4-2. Exemples de niveaux max/min ........................................................ 103

4-3. Facteurs associés au choix d’un système max/min ............................. 112

5-1. Procédures de stockag ...................................................................123

5-2. Problèmes fréquents relatifs à la qualité des contraceptifs .................. 127

5-3. Comment calculer la surface au sol .................................................. 130

7-1. Cinq indicateurs clés en matièrede logistique ...................................161

7-2. Problèmes logistiques fréquents, causes et exemples de

solutions possibles...................................................................... 176

7-3. Exemples d’interactions entre les conseillers et le personnel ................ 181

vi
Table des matières
Acronymes

BCS bon de commande et de sortie
BL bon de livraison
CAP couple-année de protection
CMM consommation moyenne mensuelle
DBC distributeur ou distribution à base communautaire
DIU dispositif intra-utérin
DLT distribution au lieu du travail
EDS enquête démographie et santé
FAP femmes en âge de procréer
FCS fiche de contrôle de stock
FDA U.S . Food and Drug Administration
FGMS Fondation ghanéenne de marketing social
FNUAP Fonds des Nations unies pour la population
FPLM projet de gestion de la logistique de planification familiale
IEC information , éducation et communication
IPPF Fédération internationale pour la planification familiale
IRA infection respiratoire aiguë
ISF indice synthétique de fécondité
IST infection sexuellement transmissible
JSI John Snow , Inc.
LME liste des médicaments essentiels
MAX quantité maximum
MIN quantité minimum
MS Ministère de la Santé
MST maladie sexuellement transmissible
OEIL outi l d’évaluation des indicateurs logistiques
OESL outi l d’évaluation du système logistique
OMS Organisation mondiale de la santé
PATH Programme pour la technologie appropriée dans le
domaine de la santé
PCU point de commande d’urgence
PEPS premier entré , premier sorti
PF planification familiale
PPD base de données de projets en matière de population,
santé et nutrition
PPPS premier périmé , premier sorti
PPS point de prestation de services
RAQ registre des activités quotidiennes
SGIS système de gestion de l’information sanitaire
SIDA syndrome d’immunodéficience acquise
SIG système de gestion de l’information
SIGL système d’information en gestion de la logistique
SIS système d’information en matière de santé
vii
Le Manuel de logistique
SMART spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et opportun
SRO sel de réhydratation orale
TPC taux de prévalence contraceptive
TUC taux d’utilisation de contraceptifs
USAID Agence américaine pour le développement international
USR unité de santé rurale
VEN vital, essentiel et non essentiel
VIH virus de l’immunodéficience humaine
viii