KURUMLARDA EVRAK VE ARŞ V YÖNET M LE LG L PROSESLER N ISO - 9000 SER S ...

183 Pages·2006·1.27 MB·Turkish

T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ
TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ
BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BÖLÜMÜ

KURUMLARDA
EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ İLE İLGİLİ PROSESLERİN
ISO - 9000 SERİSİ STANDARTLARINA
UYARLANMASI

YÜKSEK LİSANS TEZİ

Hazırlayan: Ayşegül KAYA

2005
İSTANBUL
T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ
TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ
BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BÖLÜMÜ

KURUMLARDA
EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ İLE İLGİLİ PROSESLERİN
ISO - 9000 SERİSİ STANDARTLARINA
UYARLANMASI

YÜKSEK LİSANS TEZİ

Hazırlayan: Ayşegül KAYA

Danışman: Doç. Dr. Hamza KANDUR

2005
İSTANBUL

KURUMLARDA EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ İLE İLGİLİ PROSESLERİN
ISO - 9000 SERİSİ STANDARTLARINA UYARLANMASI

Özet ................................................................................................................ IV
Abstract ......................................................................................................... V
Önsöz ............................................................................................................. VI
Giriş ............................................................................................................... 1
1. Bölüm
1 KALİTENİN KISA TANIMI VE TKY İLE İLGİLİ GENEL
KAVRAMLAR
1.1 Kalite Kavramı ve Toplam Kalite Yönetiminin Kısa
Tarihçesi ............................................................................ 4
1.1.1 Kalite Kavramı .................................................................. 4
1.1.2 Toplam Kalite Yönetiminin Kısa Tarihçesi ...................... 5
1.2 Kalite Kontrol ................................................................... 12
1.2.1 Kalite Kontrol Çemberi ..................................................... 12
1.2.2 Kalite Kontrol Denetimi .................................................... 13
1.2.3 Toplam Kalite Kontrol ...................................................... 13
1.2.4 Kalite Güvencesi ............................................................... 14
1.2.5 Kalite Sistemi .................................................................... 14
1.2.6 Kalite Politikası ................................................................. 15
1.3 Kalite Kontrolünün Tarihsel Gelişimi ve Kalite
Kavramının Türkiye’deki Gelişimi ................................. 17
1.3.1 Kalite Kontrolünün Tarihsel Gelişimi ............................... 17
1.3.2 Kalite Kavramının Türkiye’deki Gelişimi ...................... 23
1.4 TKY’ ye Katkısı Olan Önemli Kişiler .............................. 24
1.4.1 Prof. Dr. Kaouru Ishikawa ................................................ 24
1.4.2 Dr. William Edwards Deming .......................................... 25
1.4.3 Joseph M. Juran ................................................................. 25
1.4.4 Dr. Armand V.Fiegenbaum ............................................... 25
I
1.4.5 Philip B. Crosby ................................................................ 26
1.4.6 Walter A.Shewhart ............................................................ 26

1.5 Kalite Çalışma Ödülleri İle İlgili Uygulama Ödülleri
1.5.1 Avrupa Kalite Ödülü (EFQM) .......................................... 27
1.5.2 ISO Standartları ................................................................. 29
1.5.3 CE damgası ....................................................................... 31
1.5.4 HACCP standardı (Hazard Awardness Critical Control
points) ................................................................................ 32
1.5.5 Tüsiad – Kalder Kalite Ödülü ........................................... 33
1.5.6 TSE ödülü ......................................................................... 34
1.5.7 Deming Uygulama Ödülü ................................................. 34
1.5.8 Malcolm Baldridge Ulusal Kalite Ödülü ....................... 35

1.6 Kurumlarda Yönetim ve TKY İlişkisi
1.6.1 Yönetim ve Yönetimin amacı ........................................... 36
1.6.2 Yönetim ve Toplam Kalite Yönetimi ................................ 38
1.6.3 Bilgi Teknolojileri ve Yönetim ......................................... 38
1.6.4 Bilgi ve Belge Yönetim Proseslerinin Standartlardaki
Gerekliliği ......................................................................... 43
1.6.5 Standartlar ile Bilgi – Belge Yönetimi İlişkisi ................. 43
1.6.6 Standartlarda Bilgi ve Belge Yönetimi İhtiyacı ............... 44
1.6.7 Bilgi – Belge Yönetimi Eksikliğinin Standart
Uygulamalarına Getirdiği Problemler ............................... 45
2.BÖLÜM
2 ULUSLARARASI BELGE YÖNETİMİ STANDARTLARI
2.1 ISO 9000 Serisi Standartları ............................................. 47
2.1.1 ISO 9000 Serisi Standartlarının Kökeni ........................... 47
2.1.2 ISO 9000 Serisi Standartları ISO 9001,9002,9003 ........... 48
2.1.3 ISO 9001 (2000) Kalite Yönetim Sistemi Standardının
Yorumlanmış Taslak İçeriği ve Getirdiği Yenilikler........ 50
2.1.4 ISO 9000 de 4.2.3 “Dokümanların Kontrolü”maddesinin
yorumlanmış içeriği ......................................................... 60
2.2 İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO 15489-
1:2001................................................................................. 65
2.2.1 ISO 15489’ un kökeni tarihçesi ve ön hazırlıkları ............ 65
2.2.2 ISO 15489’u Hazırlama Çalışmaları ve Türkiye .............. 68
II
2.2.3 ISO 15489’un Önemi ve Gerekliliği ................................. 73
2.2.4 İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO 15489-
1:2001 İçeriği .................................................................... 75
3.BÖLÜM
3 BELGE YÖNETİMİ PROSESLERİ VE KALİTE YÖNETİMİ
ARASINDAKİ İLİŞKİLER
3.1 Kurumlardaki Evrak ve Arşiv İşlemleri İle İlgili
Prosesler Nelerdir?

Bu Proseslerin Prosedürleri ve Talimatları ......................
89
3.2 Arşiv Kalite Yönetim Sistemi İçin Gerekli Olan
Doküman Tanımları .......................................................... 93
3.3 Arşiv Yönetimi Proseslerinin ISO 9000 Standartlarına
Uyarlanması Çalışması ..................................................... 94
3.3.1 ISO 9000 Standardında Arşiv Yönetimi için gerekli olan
SİSTEM DOKÜMANLARI tanımı .................................. 95
3.3.2 ISO 9000 Standardında Arşiv Yönetimi İçin Gerekli
Olan HİZMET DOKÜMANLARI tanımı ........................ 119

Sonuç ............................................................................................................. 134
Ekler
Ek 1- ISTON Ana Dosya Tasnif Planı .................................................. 137
Ek 2- Revizyon İstekleri Takip Listesi .................................................. 163
Ek 3- Kalibrasyon Planı ........................................................................ 164
Ek 4- Güncel Dış Kaynaklı Doküman Listesi ...................................... 165
Ek 5- Evrak Envanter Formu ................................................................ 166
Ek 6- Fonksiyon Envanter Formu ......................................................... 167

Kaynakça ....................................................................................................... 168
Özgeçmiş ....................................................................................................... 172

III
ÖZET

Bu çalışmada, kurum ve kuruluşlarda yönetim kavramı içerisinde uygulanan
“Toplam Kalite Yönetim Süreci” çalışmalarında bilginin kullanımının gerekliliği
tanımlanarak, kurumların idari ve hukuki fonksiyonlarının bu süreçlerle paralel
gidecek etkin ve en üst seviyede verimli kullanımının sağlanabileceği standart bir bilgi
tabanı olan arşiv sisteminin gerekliliği anlatılmıştır.
Ayrıca kurumlarda uygulanan bilgi ve belge yönetimi prosesleri ile arşiv işlem
proseslerinin ilk uluslararası belge yönetim standardı olan ISO 15489 nolu standardı
ve ISO 9000 kalite yönetim sistemi standardı çerçevesinde nasıl uygulanması
gerektiği analiz edilerek, bu işlem ve proseslerin detaylı tanımlanması yapılmıştır.
Son olarak “Arşiv işlem ve proseslerinin ISO 9000 serisi standartlarına
uyarlanması çalışmasında” ;
Kamu alanında hizmet veren bir arşiv kuruluşunun Toplam Kalite Yönetim
Sistemi çerçevesinde, işlemlerinin ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemine uygunluğu
için tanımlaması gerekli olan sistem dokümanları ve hizmet dokümanları
tanımlanmıştır.

IV
ABSTRACT

In this thesis, the use of information is in the Quality Management is defined.
The importance of employing standards in information management and archival
processes is also analzed.
The possible application of the standars ISO 9000 and ISO 15489 in archival
procedures is examined.The benefits of standard in the filing systems are also
demostrated in the appendices.

V
ÖNSÖZ
Kalite kavramıyla ilgili düşüncelerin çoğu üretim sektöründe başlamış olup
hizmet, bankacılık, eğitim ve benzeri sektörlerde devam etmiştir.
Bu kavramın ilk ortaya çıkışı, 20. yy başlarında üretim sektörünün toplu ve seri
üretime geçişinde karşılaştığı zorluklara dayanır.
2. Dünya savaşından sonra ise bu kavram kendini hatalı üretimi en aza indirecek
süreç ve yöntemleri geliştirme çabası çerçevesinde, üretim öncesi planlamaya
odaklamıştır.
Bu süreçlerin devamında yeni bir yüzyıla girerken, tüm dünyada ,öncelikle özel
sektörde başlayan “Kalite Yönetimi ( Quality Management )” anlayışına, kamu
sektöründe de giderek yaygın bir şekilde yer verildiği görülmektedir.
Endüstriden hizmet sektörüne kadar bir çok kuruluşu etkilemekte olan kalite
yönetimi anlayışı, yaşamın tüm yönlerini kapsayan dinamik bir süreç haline
dönüşmüştür.
Her alandaki gelişmeye paralel olarak, kamu hizmetlerinin de etkin ve verimli
bir şekilde sunulması için, kamu yönetimi ve kurumlardaki yönetim süreçlerindeki
fonksiyonların yeni bir anlayışla ele alınması ve bürokratik yaklaşımlar yerine
katılımcı modellerin uygulamaya konulması gündeme gelmiştir. Bu gelişmeler
ışığında kurumlar kendi fonksiyonlarını sağlıklı olarak yerine getirmek ve bu
fonksiyonları neticesinde ürettiği bilgileri stratejik ve hızlı kullanabilmek amacıyla;
kamu yararı taşıyan, hem kendi kurumsal kimliğini tanımlayan hem de tarihe tanıklık
eden bilgilerini ve belgelerini gelişen yeni sistemlerle paralel olarak yönetmek
durumunda kalmışlardır.
İşte bu çalışmamızın amacı; kurumlarda yönetim sisteminin en kaliteli şekilde
sunulmasını sağlayacak, kurumsal kimliğin ve gelecekteki atılımların sağlamlığını
belirleyecek olan, geçmişteki tecrübelerin, kurum fonksiyonlarının, idari, hukuki,
sosyal ve kurumasal açılardan önemli bilgi ve belgelerin yer aldığı “standartlara
uygun bir kurum bilgi tabanının” gerekliliğini ortaya koymaktır.
Bu çalışmada özverili katkılarıyla bana yardımı olan, değerli fikir ve önerileriyle
bana farklı bakış açıları kazandıran Sayın Doç. Dr. Hamza KANDUR hocam’ a, kalite
sistemi dokümanlarını ve kalite eğitimlerini benden esirgemeyen başta Başbakanlık
Osmanlı Arşivi ve dipnotlarda ismini geçtiğim tüm kurum çalışanları’na, maddi ve
VI
manevi destekleriyle yanımda yer alan ailem’ e, kalite konusunda uluslararası
literatürü tanımamda ve faydalanmam da yardımlarını benden esirgemeyen müstakbel
eşim Kadir ZORA beyefendiye ve ismini burada sayamadığım pek çok arkadaşıma,
dostuma ve büyüklerime teşekkürü bir borç bilirim.
Büyük emeklerle hazırladığım bu çalışmamdaki bazı eksiklik ve yanlışlıkların
muhtemel olabileceğinin bilincindeyim. Her şeye rağmen yaptığım bu tez çalışması ile
“Bilgi ve Belge Yönetimi” alanında küçük de olsa bir katkıda bulunabilirsem bundan
mutluluk duyacağım.
VII