Kontrolle und Revision bei automatischer Datenverarbeitung

200 Pages·1967·8.12 MB·English

by  A. J. van’t Klooster (auth.)

Belkum/Klooster
Kontrolle und Revision
bei automatischer Datenverarbeitung
J. W. van Belkum, A. J. van 't Klooster
Kontrolle und Revision
bei automatischer
Datenverarbeitung
übersetzt von Diplomvolkswirt K. H. Schreiber
Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
Titel der holländischen Originalausgabe:
Administratleve automatiserlng en controle
Verlag N. Samsom N. V.,
Alphen aan den Rljn, 1964
ISBN 978-3-663-01059-3 ISBN 978-3-663-02972-4 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-02972-4
Verlags-Nr. 3176
Copyright by Springer Fachmedien Wiesbaden 1967
Originally publlshed by Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1967
Softcover reprint ofthe hardcover 1st edition 1967
Vorwort
Zweifellos wird der Einsatz elektronischer Datenverarbeitungsgeräte in
Europa im Laufe der nächsten Jahre einen kräftigen Aufschwung nehmen.
Auch in Deutschland wird dies der Fall sein. In den Vereinigten Staaten von
Amerika waren Ende 1965 27000 elektronische Anlagen im Einsatz, das zehn-
fache der 2800 Maschinen, die in Deutschland gezählt wurden. Dabei belief
sich die Zahl der Erwerbstätigen in den USA Ende 1962 auf 74,7 Millionen,
nicht einmal das Dreifache der 27 Millionen in Deutschland. Der kommende
Aufschwung wird natürlich auch einen stark wachsenden Bedarf an sach-
verständigen Mitarbeitern zur Folge haben, denn der Einsatz der Anlagen
muß vorbereitet und sie selbst müssen programmiert und bedient werden.
So läßt sich unschwer voraussehen, daß sowohl die Leitungen der zu auto-
matisierenden Büros als auch die Prüfer1) und Revisoren schwere Aufgaben
zu bewältigen haben werden. Sie werden in erster Linie die Probleme lösen
müssen, die sich aus der Automatisierung der Büroarbeiten an sich ergeben,
aber weiterhin auch die, die aus dem fortwährenden Mangel an geübten
und erfahrenen Mitarbeitern auf diesem Felde folgen. Dazu kommt noch,
daß in nicht wenigen Fällen die Automatisierung der Datenverarbeitung
die Verwaltungsfachleute und Revisoren dazu nötigen wird, sich gründlich
auf die Organisation der Verwaltung sowie die Durchführung der internen
und externen Kontrollen zu besinnen. Auch die Anzahl der Fachleute und
Revisoren, die sich mit der angedeuteten Problematik auseinanderzusetzen
haben, dürfte erheblich zunehmen, denn infolge der verhältnismäßigen
Verbilligung der Datenverarbeitungsanlagen werden immer mehr kleinere
Unternehmungen und Institutionen derartige Anlagen für ihre Zwecke ein-
setzen.
Die Verfasser, die seit der Gründung der "Stichting Studiecentrum voor
Administratieve Automatisering" (SSAA) in Amsterdam2) daran mitwirken
durften, die vorhandenen Kenntnisse auf diesem Gebiete allgemein zugänglich
zu machen, sind daher der Meinung, daß es jetzt an der Zeit ist, auf die zahl-
reichen Probleme und Aspekte aufmerksam zu machen, die sich speziell für
die Revision aus der Automatisierung der Büroarbeiten ergeben. Die bisher
1) Anmerkung des übersetzers: Die deutsche Sprache verfügt ebensowenig wie die
niederländische über ein Wort, das sich völlig mit dem umfassenden Begriff deckt,
der mit dem englischen Wort "accountant" zum Ausdruck gebracht wird. Man ver-
wendet daher in den Niederlanden das englische Wort "accountant". Da dies in
einer deutschen übersetzung nicht möglich ist, wurde das Wort "Prüfer" gewählt.
Es umfaßt in diesem Buch alle in Betracht kommenden Bezeichnungen wie Revisor,
Wirtschaftsprüfer, Treuhänder usw.
!) Niederländisches Forschungszentrum für automatisierte Informationsverarbei-
tung.
vorliegenden Erfahrungen auf diesem Felde sind natürlich noch nicht um-
fangreich genug, um auf alle Fragen, die die Revision betreffen, schon eine
endgültige Antwort geben zu können. Dennoch glauben die Verfasser, daß
sie über genügend Material verfügen - nicht zuletzt durch ihre Diskus-
sionen mit den anderen Dozenten des SSAA und auch mit ihren Kursteil~
nehmern -, um dieses Buch schreiben und veröffentlichen zu können. Zu
ihrem Entschluß hat vor allem der Umstand beigetragen, daß die Literatur
über die Konsequenzen einer Automatisierung der Büroarbeiten für die in-
terne und externe Kontrolle immer noch äußerst spärlich und zudem frag-
mentarisch ist. Hinzu kommt, daß mit diesem Buch gar nicht so sehr beab-
sichtigt wird, alle in diesem Zusammenhang auftauchenden Fragen zu be-
antworten, als vielmehr zu einem Gedankenaustausch unter interessierten
Fachleuten anzuregen. Schließlich möchten die Verfasser Verwaltungsfach-
leute, Prüfer und sonstige Interessenten über die Aspekte unterrichten,
die sich gerade für die Kontrolle aus der Automatisierung der Büroarbeiten
ergeben. Sie sind sich völlig darüber im klaren, daß der Übergang von den
konventionellen Arbeitsweisen auf dem Gebiete der Verwaltung zu den
jedenfalls bei einer äußerlichen Betrachtungsweise sehr "technisch" erschei-
nenden Prozessen bei automatisierter Datenverarbeitung für viele doch
noch einen großen Sprung bedeuten wird. Um auch diesen Lesern einen
Einblick in die ganze Kontrollproblematik zu ermöglichen, der für sie frucht-
bar werden kann, wurde das Buch so angelegt, daß die ersten Kapitel nur
soviel über die technische Seite elektronischer Datenverarbeitung enthalten
wie zum Verständnis der betreffenden Ausführungen unbedingt erforder-
lich ist. Die Verfasser hoffen dadurch die erwähnten Kapitel, die nach ihrer
Ansicht das unentbehrliche Mindestmaß an Wissen vom Kontrollproblem
bei einer Automatisierung der Büroarbeiten enthalten, auch für Leser, die
nicht "technisch" eingestellt sind, verständlich gemacht zu haben. In den
beiden letzten Kapiteln wird dargelegt, wie elektronische Datenverarbei-
tungsanlagen arbeiten und aus welchen Komponenten sie bestehen. Es
dürfte sich immer als nützlich erweisen, auch auf diesem Gebiet Bescheid
zu wissen, wenn seine Kenntnis auch nicht so unbedingt notwendig ist wie
die auf dem Gebiete, das in den ersten vier Kapiteln behandelt wird. Auf
die sechs Kapitel folgt eine Reihe von Anlagen mit Erläuterungen zu eini-
gen wichtigen Punkten. Sie sind für Leser bestimmt, die sich wenigstens
eine globale Kenntnis der technischen Arbeitsweise elektronischer Daten-
verarbeitungsgeräte verschaffen möchten. Auch in diesen Abschnitten ha-:-
ben die Verfasser weder strengste Exaktheit noch absolute Vollständigkeit
erstrebt. Sie hoffen, durch die geschilderte, auf den ersten Blick vielleicht
etwas ungewöhnlich anmutende Einteilung des Buches auch das Interesse
der nicht technisch eingestellten Leser zu erregen.
Rotterdam/Bennebroek
im Sommer 1967
J. W. van Belkum A. J. van 't Klooster
Inhaltsverzeichnis
Seite
1 Die interne Kontrolle im automatisierten Büro . . . . . . . .. 11
1.1 Einleitung . " .................. 11
1.2 Die Entwicklung von Organisation und Technik des Verwal-
tungswesens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 13
1.3 Die Bedeutung des Speichers für maschinelle Datenverarbeitung 19
1.4 Der Standort des Automatisierungszentrums in der Betriebs-
organisation . . . . . . . . . 23
1.5 Die Organisation des Zentrums 31
1.6 Eingebaute Kontrollen . . 39
1.7 Programmierte Kontrollen. . . 47
1.8 Kontrolle der Programme . . . 65
1.9 Die Frage der kontrollierbaren Festlegungen 73
2 Die Bedeutung der Automatisierung der Büroarbeiten für den Prüfer 86
2.1 Die an den Prüfer zu stellenden Anforderungen 87
2.2 Systembeurteilung durch den Prüfer . . . . . . 88
2.3 Der Einfluß auf die eigentliche Revisionstätigkeit 92
3 Einige Zukunftsperspektiven . . . . . . . . . . . 105
3.1 Zunehmende Möglichkeiten unmittelbarer Verbindung mit der
Maschine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 105
3.2 Die Einschaltung externer Rechenzentren. . . . . . . . . 107
3.3 Die Benutzung eines externen Zentrums durch den Prüfer 111
4 Die Planung einer automatisierten Verwaltung . . . . 113
4.1 Voruntersuchung, Zusammensetzung und Wahl der
Datenverarbeitungsanlage . . . . . . . . . . . . 113
4.2 Problemanalyse, Systemplanung, Programmierung und
Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
4.3 Die Entwicklung der automatischen Programmierung 124
5 Die Prinzipien elektronischer Datenverarbeitungsanlagen 130
5.1 Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.2 Die "eigene Sprache" elektronischer Datenverarbeitungs-
maschinen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
6 Aufbau und Anschlußgeräte elektronischer Datenverarbeitungs-
maschinen . . . . . . . . 140
6.1 Das Ein- und Ausgabewerk 140
6.2 Die Speichermedien 149
6.3 Das Rechenwerk 154
6.4 Das Steuerwerk 157
Seite
Anlagen
1 Formeln für direkten Zugrüf (Randomizing Formeln) und Ketten-
bildung für die Adressierung in großen Speichern mit beliebigem
Zugriff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
2 Einige technische Aspekte elektronischer Datenverarbeitungs-
maschinen . . . . . . . . . . . . . 169
3 Beispiele dualer Kodes / Kodierung . . . . . . . 173
4 Rechnen im Zweizahlensystem und in dualen Kodes 178
5 Einzelheiten über Lochstreifen . . . . . . . . . . 184
6 Der Bau von Addierschaltungen und deren Kombination zu einem
Addierwerk . . . . . . 186
7 Der Bau von Registern . . . . . . . . . . 195
8 Das vollständige Addierwerk mit Registern 198
9 Entschlüsselung von Instruktionen . . 200
10 Automatisierte Magnetbandverwaltung 202
Verzeichnis der Abbildungen
Abb. Seite
1 Prinzip einer programmierten Kontrolle der übereinstimmung
mit der Vorauszählungssumme . . . . . . . . . . . . . . 50
2 Prinzip der Durchführung einer Änderung im Bestand und im
Gruppenkontrollstand . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3 Prinzip einer programmierten Kontrolle mittels Gruppenstand 54
4 Prinzip einer programmierten Quadratprüfung 58
5 Prinzip einer programmierten Plausibilitätskontrolle 60
6 Prinzip der Bestandsänderung mit Hilfe von Magnetbändern 62
7 Schema einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage . . 132
8 Schematische Darstellung einer Kettenbildung bei Adressierung
in einem Speicher mit beliebigem Zugriff . . . . . . . 167
9 Relaisschema 187
10 UND-Schaltung aus zwei in Serie geschalteten Relais mit
Berührungskontakten ......... . 187
11 Die vier Möglichkeiten der UND-Schaltung . . 188
12 Vereinfachte Darstellung des UND-Schaltkreises 188
13 Die vier Möglichkeiten der ODER-Schaltung . . 189
14 Vereinfachte Darstellung des ODER-Schaltkreises 189
15 Die zwei Möglichkeiten des NICHT-Schaltkreises 189
16 Vereinfachte Darstellung des NICHT-Schaltkreises. 190
17 Halbaddierer 191
13 Aufbau und Arbeitsweise einer aus zwei Halbaddierern
bestehenden vollständigen Addierschaltung 192
19 Der Aufbau eines Serienaddierwerkes 193
20 Paralleladdierwerk . . . . . . . . . . 194
21 Die beiden Zustände einer Flipflopschaltung 195
22 Prinzip einer Flipflopschaltung aus einem Relais 196
23 Flipflopschaltung aus je zwei ODER- und NICHT-Schaltungen. 196
24 Vollständiges Serienaddierwerk mit zwei Schieberegistern 198
25 Paralleladdierwerk mit zwei Registern 199
26 Entschlüsselung eines Operationskodes 200
1 Die interne Kontrolle im automatisierten Büro
1.1 Einleitung
Bei der Planung einer automatisierten Verwaltung drängt sich zwangsläufig
auch die Frage der Kontrolle auf. Diese Kontrolle soll vor allem die Ge-
wißheit verschaffen, daß die Ergebnisse der automatischen Datenverarbei-
tung richtig und vollständig sind, so daß sie als zuverlässige Grundlage für
die künftige Geschäftsführung und als Maßstab für die Beurteilung der
Geschäftsführung in der Vergangenheit anerkannt werden können. Um das
zu ermöglichen, muß in das Datenverarbeitungssystem ein Komplex von
Maßnahmen eingefügt werden. Der wichtigste Teil dieser Maßnahmen muß
die Gewähr dafür bieten, daß das System als solches richtige und vollstän-
dige Resultate liefert; ein anderer Teil ist dazu bestimmt, nachträglich fest-
zustellen, ob die Resultate tatsächlich auch richtig und vollständig sind.
Die Behauptung, daß dieser Kontrolle bei einer Automatisierung der Büro-
arbeiten besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden muß, mag auf den
ersten Blick vielleicht befremden, erfreuen sich doch elektronische Daten-
verarbeitungsgeräte von Anfang an des Rufes, in höchstem Grade zuver-
lässig zu sein. Aber man muß bedenken, daß die Kontrolle sich nicht nur
auf die eigentliche Tätigkeit des elektronischen Gerätes erstreckt, sondern
auch auf die Organisation des automatisierten Büros im ganzen. Grundsätz-
lich ändert die Automatisierung nichts an der Notwendigkeit, Kontrollen
vorzunehmen, denn Menschen führen ihre Arbeit niemals fehlerlos aus und
zuweilen sind sie auch nicht ehrlich. Menschliches Versagen führt zu unge-
wollten Fehlern, Unehrlichkeit zu gewollten. Bei einer Maschine besteht
natürlich keinerlei Gefahr der Unehrlichkeit, aber das besagt nicht, daß
Kontrollen überflüssig wären. Selbst wenn sich eine Maschine konstruieren
ließe, die absolut fehlerfrei arbeitete, wäre eine Kontrolle unerläßlich,
denn auch eine solche Maschine könnte ihre Tätigkeit nur auf Grund von
Befehlen, die ihr von Menschen erteilt werden, und mit Hilfe von Daten,
die ihr von Menschen zugeführt werden, ausüben. Im übrigen gibt es eben-
sowenig Maschinen, die absolut fehlerfrei arbeiten, wie Menschen; die Ma-
schine pflegt lediglich infolge ihrer Konstruktion durch den Einbau zahl-
reicher Kontrollen wesentlich weniger Fehler zu begehen als der Mensch.
Das Fehlerrisiko aber bleibt bestehen, selbst wenn etwaige Fehler nicht un-
bemerkt bleiben, sondern gerade mit Hilfe der eingebauten "maschinen-
technischen" Kontrollen zur Anzeige gelangen. Die Unentbehrlichkeit von
Kontrollen auch beim Einsatz hochgradig automatisierter Maschinen be-
dingt, daß jedes datenverarbeitende System so aufgebaut ist, daß es auch
eine zweckentsprechende Kontrolle ermöglicht. Auf keinen Fall darf die
12 Die interne Kontrolle im automatisierten Büro
Kontrolle der mit jeder Automatisierung bezweckten Erhöhung der Wirt-
schaftlichkeit geopfert werden. Andererseits muß die Kontrolltechnik den
speziellen Anforderungen der Automatisierung angepaßt werden, was eine
positive Einstellung zur Automatisierung voraussetzt.
Es bedarf wohl einer näheren Erläuterung, warum automatisierte Daten-
verarbeitung Kontrollprobleme hervorrufen kann. Obwohl jede Verwaltung
ein beträchtliches Kontrollelement in sich schließt, übte die bisher zur
Datenverarbeitung verwendete Technik keinen erheblichen Einfluß auf die
Technik der Kontrolle aus. Soweit ein derartiger Einfluß festzustellen war,
hatte er keine großen Schwierigkeiten zur Folge. Mit dem Einsatz elektro-
nischer Datenverarbeitungsgeräte wird dies aber anders. Die neue Situation
zeigt einige charakteristische Aspekte.
- Die Integration der Datenverarbeitung, wie sie durch die Automatisie-
rung im Verwaltungsbereich zielbewußt erstrebt wird, führt dazu, daß
die Kontrolle in ihrer bisherigen Form mit Hilfe der Verarbeitung der
gleichen Daten - ob sie nun aus der gleichen Quelle stammen oder
nicht - auf zwei oder mehr verschiedenen Wegen und unabhängig von-
einander entweder erschwert oder gänzlich unmöglich wird.
- Um Informationen festzulegen, werden in zunehmendem Maße Daten-
träger benutzt, die
a) für Menschen überhaupt nicht oder erst nach einer besonderen Be-
handlung lesbar sind;
b) viele Male von neuem und jeweils nur kurzfristig zum Festlegen von
Informationen benutzt werden, so daß die Informationen nicht dauer-
haft festgelegt sind.
Außerdem muß, was die notwendige Trennung der Funktionen Verfügen,
Bewahren und Registrieren betrüft, bei fortschreitender Integration mit
einem Wandel im vertrauten Bilde der internen Kontrolle gerechnet wer-
den. Zwar scheint es auf den ersten Blick so, als ob die interne Kontrolle,
soweit sie sich auf Verwaltungsgebiete außerhalb des Bereiches der eigent-
lichen Datenverarbeitung erstreckt, prinzipiell den Wirkungen der Auto-
matisierung entzogen wäre und sogar durch den Anfall von mehr und bes-
serer Information eine Förderung erfahren würde. Bei näherem Zusehen
stellt sich aber heraus, daß in einem automatisierten und integrierten
Datenverarbeitungssystem vor allem an zwei Stellen eine Vermischung der
Funktionen Verfügen, Bewahren und Verwalten (Registrieren) durchaus
denkbar ist.
Wenn man sich in Zukunft in höherem Maße als bisher der hervorstechen-
den Fähigkeit elektronischer Maschinen bedienen wird, selbständig "lo-
gische Entscheidungen" zu treffen, so wird sich die Frage erheben, ob sich
dann nicht die Funktionen Verfügen und Bewahren miteinander vermischen
werden. Wird man dann nicht maschinelle Entscheidungen, wie sie gewisser-
maßen automatisch aus dem "System" hervorgehen, dem Verwaltungssek