Kleines Handbuch der Einkaufspraxis

119 Pages·1967·4.38 MB·German

by  Michael Hermann (auth.)

Hermann
Kleines Handbuch der Einkaufspraxis
Michael Hermann
Kleines Handbuch
der Einkaufspraxis
Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
ISBN 978-3-663-12596-9 ISBN 978-3-663-13254-7 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-13254-7
VVeerrllaaggss--NNrr.. 33661133
Copyright by Springer Fachmedien Wiesbaden 1967
Urspriinglich erschienen bei Betriebswirt~chaftlicher Verlag Dr. Th. Gablcr GmbH, Wicsbaden 1967
Softcover reprint ofthe hardcover 1s t edition 1967
Geleitwort
Der Beruf nicht nur der Einkaufs-Chefs weltbekannter GroBunternehmen,
der ,groBen Hechte", wie sie der Verfasser dieses Buches nennt, sondern
auch der Einkaufsleiter mittlerer und kleinerer Firmen und der verantwort
lichen Sachbearbeiter im Beschaffungsbereich (der ,kleinen Fische") ist
heute weit komplizierter und er stellt weit hohere Anspruche als noch vor
einem J ahrzehnt.
Standiger Wechsel ist das Merkmal in jedem Bereich unseres Lebens, beson
ders auch im Geschaftsleben. Fast taglich sehen wir uns vor Situationen ge
stellt, fUr die es in unserem bisherigen Leben keinen Prazedenzfall gibt.
Dauernd werden wir mit neuen Ideen und mit neuen Anforderungen bom
bardiert.
Im Bereich der Industrie gibt es kaum eine Branche und kaum eine Firma,
die nicht laufend nach neuen oder besseren oder kostengunstigeren Mate
rialien sucht, urn schwierigere Bedingungen erfiillen zu konnen, urn die Pro
duktivitat zu steigern, urn Material- und Produktionskosten zu senken.
Zahlreiche Erzeugnisse und Fragestellungen, mit denen sich der Einkauf
heute befassen muB, waren vor zehn oder gar vor fiinf J ahren noch vollig
unbekannt. Morgen wird es noch viel mehr Produkte und Fragestellungen
geben, von denen wir uns heute noch nichts traumen lassen. Der Weg fiihrt
die Einkaufsabteilung vom Einkauf von Waren zum Einkauf von Problem
lOsungen.
Dieser groBe Wandel, in den wir Einkaufer mitten hineingestellt sind, be
trifft nicht nur die ,groBen Hechte"; auch die ,mittleren" und die ,kleinen
Fische" mussen sich mit ihm dauernd auseinandersetzen. Und die jungen
Krafte, die in der Materialwirtschaft und Materialverwertung tatig werden
wollen, mussen lernen, in diese Welt des groBen und nie aufhorenden Wan
dels hineinzuwachsen und dabei doch in ihrer Tagesarbeit stets auf festem
Boden zu stehen.
Hier fiillt das Werk des Verfassers eine bestehende Lucke. Nicht fUr die
,groBen Hechte", sondern fur den weit en Bereich der ,normalen Einkaufer"
und des Nachwuchses geschrieben, stellt diese aus der Sicht des Praktikers
fUr den Praktiker und den Jungeinkaufer geschriebene Arbeit ein mit gro
Bem FleiB erarbeitetes Nachschlagewerk dar, in dem der Leser (auch man
cher ,groBe Hecht") eine Fiille niitzlicher Hinweise und Anregungen fiir die
Bewaltigung der Tagesarbeit findet.
Ich bin sicher, daB dieses Werk, weil es die Sprache des erfahrenen Prak
tikers spricht, eine gute Aufnahme finden wird. Den Verfasser begliick
wiinsche ich zu dieser ausgezeichneten Arbeit.
Oktober 1966
Hans Ovelgonne
1. Vorsitzender des
,Bundesverband Industrieller Einkauf e.V. (BIE)"
Vorwort
Das Handbuch will ein Nachschlagewerk sein fiir die vielfiiltigen Fragen,
die in der Einkaufspraxis auftauchen. Gleichzeitig will es ein Ratgeber sein
fur die Einrichtung eines Einkaufsmanuals, das in jeder gut geleiteten Ein
kaufsabteilung bestehen sollte. Darin werden aile wichtigen Dinge, aber
auch viele Kleinigkeiten festgelegt, die den Arbeitsablauf betreffen. Die
Schaffung eines solchen Manuals unterbleibt hiiufig nur deshalb, weil man
sich entweder uber den wunschenswerten Ablauf nicht im klaren ist oder
weil die genaue Aufnahme des derzeitigen Ablaufs als zu zeitraubend an
gesehen wird.
Das Handbuch will auch dem U n t e r n e h m e r helfen, der seine Einkaufs
abteilung uberprufen will, sowie dem, der das Einkaufen bisher selbst
erledigt hat und nun eine Einkaufsabteilung grunden mochte, urn sich da
von zu entlasten.
Es sollte auch ein stii.ndiger Begleiter des E ink auf s 1 e iter s sein, der
bei der Fuhrung und Organisation seiner Abteilung die in jahrzehntelanger
Praxis erworbenen Erkenntnisse und Erfahrungen des Verfassers verwer
ten will.
Es kann dem Einkii.ufer und dem Sachbearbeiter jeder Abtei
lung gute Dienste leisten bei der tii.glichen Arbeit, wenn sie ihre Tii.tigkeit
rationell und nach den neuesten Erkenntnissen der Buroorganisation aus
uben wollen.
Das Handbuch will nicht die ,groBen Hechte" ansprechen, die seiher Bucher
schreiben, sondern die Einkaufspraktiker, die wirklich noch einkaufen. Es
soli ihnen helfen, auch einmal ein ,groBer Hecht" zu werden. Es will nicht
nur mahnen und sagen, daB in dieser oder jener Richtung etwas zu tun ist;
es will dem Praktiker auch zeigen, wie er es zu tun hat.
Viele Bucher sind schon uber den Einkauf geschrieben worden; die meisten
leider von Leuten, die den Einkauf (die Beschaffungsfunktion) nur von der
wissenschaftlichen, der theoretischen Seite her betrachten. Der Aut or dieses
Buches hat aber aus der tii.glichen Praxis heraus erkannt, daB ein echter
Bedarf an einem Buch besteht, das genau beschreibt, wie der einzelne Vor-
gang abzulaufen hat und wie dabei zu verfahren ist. Er ist selbst Einkaufer
und Leiter einer Erfahrungsaustauschgruppe ,Industrieller Einkauf" beim
RKW.
Wenn amEnde dieses Buches Quellenangaben fehlen, dann ist das nicht
vergessen worden. Vielmehr hat der Autor alle Kapitel aus eigenen Erfah
rungen geschopft und sich lediglich bei dem Abschnitt ,Wertanalyse-Wert
gestaltung" auf eine Ausarbeitung von Herm Jochen Sell, Einkaufsleiter
der Pfaff AG, und bei dem Abschnitt ,Einkauferwettbewerb" auf einen
Vortrag von Herrn Dipl.-Kfm. Walter H. Roth, Einkaufsleiter der Standard
Elektrik Lorenz AG, gestiitzt.
Sommer1967
Michael Hermann
lnhaltsverzeichnis
Seite
Einfiihrung 13
1 Einkaufspolitik, Einkaufsstrategie, Einkaufstaktik 14
1.1 Einkaufspolitik 14
1.1.1 Zentraleinkauf oder dezentralisierter Einkauf 15
1.1.2 Budget . 18
1.1.3 Einkaufsbedingungen 19
1.2 Einkaufsstrategie . 19
1.2.1 Organisation der Abteilung . 20
1.2.2 Verteilung der Vollmachten (Verantwortung und Befug-
nisse) 23
1.2.3 Richtlinien fiir die Budgetfiihrung 24
1.2.4 Einkaufsgepfiogenheiten 27
1.3 Einkaufstaktik 31
1.3.1 Abfertigung von Besuchern . 31
1.3.2 Verhandlungsfiihrung 33
1.3.3 Anforderungswesen 35
1.3.4 Anfragen, Angebote 41
1.3.5 Bestellwesen 48
1.3.6 Reklamationen 52
2 Arbeitsablauf . 53
2.1 Anforderung und Bestellung 53
2.2 tl'berwachung der Auftragsabwicklung 55
3 Arbeitsplatzbeschreibung . 57
3.1 Einkaufsleiter (Gruppenleiter) 57
3.1.1 Notwendige Kenntnisse und Kontakt zur Abteilung 57
3.1.2 Beziehungen zu Lieferanten 58
3.1.3 Tagesablauf . 63
3.1.4 Mitarbeit bei RKW und BIE 66
3.2 Einkaufer . 66
10 I nhaltsverzeichnis
Seite
3.3 Lieferkontrolle (Terminiiberwachung) 68
3.3.1 Die Vorwarnung 69
3.3.2 Die Mahnung 70
3.3.3 Abbruch der Geschaftsverbindung 71
3.3.4 Auftragen des Schriftwechsels 72
3.3.5 Auftragen der Eingange 73
3.3.6 Auftragen der Rechnungen . 73
3.3.7 Verkehr mit den Lieferanten und Betriebsstellen 73
3.4 Rechnungspriifung 74
3.4.1 Rechnerische Priifung 74
3.4.2 Eingangspriifung 75
3.4.3 Skonto 76
3.4.4 Vorauszahlungen 76
3.4.5 Leergut . 76
3.4.6 Belastungsanzeigen 77
3.4.7 Frachten 77
3.4.8 Preispriifung 78
3.4.9 Rationalisierung der Rechnungspriifung 79
3.5 Budgetfiihrung 81
3.5.1 Aufteilung des Budgets . 81
3.5.2 Allgemeines . 88
3.5.3 Die Fiihrung des Budgets 93
3.6 Schreiberinnen 93
3.6.1 Arbeitsplatz . 93
3.6.2 Arbeitsgebiet 96
3.7 DieAblage. 98
3.7.1 Die Betreuung der Ablage 98
3.7.2 Die Organisation der Ablage 99
3.7.3 Das System der Ablage 100
4 Wertanalyse, Wertgestaltung 101
4.1 Erlauterung der Begriffe 101
4.2 Die praktische Durchfiihrung 102
5 Erfahrungsaustausch, Schulung 104
5.1 Erfa-Arbeit des RKW . 104
5.1.1 Erfa-Gruppe ,Industrieller Einkauf" 104
5.1.2 Nachwuchs-Schulung der Erfa-Gruppe ,Industrieller
Einkauf" 105