Jaarplan Auditdienst Rijk 2014

1.4 MB·Dutch

by  Nederlandse overheid

I
n
h
o
u
d
V
o
o
r
w
o
o
r
d
A
f
s
p
r
a
k
e
n
m
e
t
d
e
m
i
n
i
s
t
e
r
i
e
s
e
n
Jaarplan r
i
j
k
s
b
r
e
d
Auditdienst Rijk e
t
h
e
m
a
2014 ’s
F
u
n
c
t
i
o
n
e
r
e
n
v
a
n
d
e
A
D
R
O
v
e
r
z
i
c
h
t
g
e
p
l
a
n
d
e
w
e
r
k
z
a
a
m
h
e
d
e
n
I
n
h
o
u
d
V
o
o
r
w
o
o
r
Jaarplan Auditdienst Rijk 2014 d
A
f
s
p
r
a
k
e
n
m
e
t
d
e
m
i
n
i
s
t
e
r
i
e
s
e
n
r
i
j
k
s
b
r
e
d
e
t
h
e
m
a
’
s
F
u
n
c
t
i
o
n
e
r
e
n
v
a
n
d
e
A
D
R
O
v
e
r
z
i
c
h
11 december 2013 t
g
e
p
l
a
Bijlage n
d
Overzicht geplande werkzaamheden per ministerie e
w
e
Inlichtingen r
k
Auditdienst Rijk z
a
mw. J.M. van Zanen-Nieberg RA a
m
T (070) 342 72 79 h
e
F (070) 342 77 01 d
e
[email protected] n
I
n
h
o
u
Inhoud d
V
o
o
r
w
o
o
r
d
A
f
s
p
r
a
k
e
n
m
e
t
d
e
m
i
n
i
s
t
e
r
i
e
s
e
n
r
i
j
k
s
b
r
e
d
e
t
h
e
m
a
’
s
F
u
n
c
t
i
o
n
e
r
e
n
v
a
n
d
e
A
D
R
O
v
e
r
z
i
c
h
t
g
e
p
l
a
n
d
e
w
e
r
k
z
a
a
m
h
e
d
e
n
I
n
h
o
u
1 Voorwoord d
V
o
o
r
w
o
o
r
d
De ADR bouwt verder …
Voor u ligt het tweede jaarplan van de ADR. Het eerste jaar was inspirerend, uitdagend en soms A
f
ook weerbarstig. Het heeft ons geleerd dat wij met elkaar méér kunnen dan individueel. Dit gaat s
p
natuurlijk niet altijd vanzelf, maar met de goede richting, de juiste focus en de grote inzet van ra
k
professionele medewerkers behalen wij de gestelde doelen. e
n
m
Wij doen dat in een omgeving die continu in beweging is en nog steeds de gevolgen van de
e
t
financiële crisis met zich meedraagt. Ministeries staan voor de uitdaging om meer samen te d
werken, om de beperkte(re) middelen optimaal in te zetten en om tegelijkertijd met de techno- e
m
logische ontwikkelingen mee te groeien. Daarbij zien wij ook dat de verbinding tussen organisa-
i
n
ties steeds nauwer wordt, waarbij ketens nog bestaan, maar wij inmiddels beter kunnen spre- i
s
ken van netwerken om de complexiteit van de bestuurlijke verankering te duiden. De overdracht te
r
van gelden naar de medeoverheden zorgt er daarbij voor dat een aanzienlijk deel van ie
s
de rijksbegroting via overdrachtsuitgaven besteed wordt. De bedragen die wij uit Europa e
ontvangen, zijn inmiddels ook niet meer weg te denken. De eisen die daar (administratief) aan n
r
gesteld worden, vragen wel een steeds grotere mate van detail. Deze combinatie van factoren ij
k
maakt dat verandering een continu gegeven is. Flexibel inspelen op de kansen en mogelijk- s
b
heden die zich voordoen, trekt daarbij een grote wissel op departementale organisaties die re
d
zich deze veranderingen in hoog tempo eigen moeten maken. Zeker ook de technologische e
ontwikkelingen maken dat de traditionele risico’s die zich bij het dagelijks werk voordoen, zich t
h
uitbreiden naar vraagstukken die de organisatiegrenzen vaak overschrijden. Beveiliging van e
m
de beschikbare data is daarmee een vraagstuk dat in samenhang en met de juiste expertise a
’
moet worden bezien. En in deze complexe omgeving wordt van de overheid elke dag weer s
gevraagd dat zij de juiste informatie tijdig en op de gewenste manier verstrekt.
F
u
n
Als interne auditdienst stellen wij ons als doel om bij te dragen aan een transparante, betrouw-
c
t
bare en compacte rijksdienst. Daarbij spelen wij in op de uitdagingen die de rijksdienst heeft en i
o
met de kwaliteit en flexibiliteit die past in dit tijdgewricht. Wij richten ons het komende jaar n
e
vooral op de verdere versterking van de ICT-beveiliging binnen de rijksdienst, op de juiste re
n
processen rondom de overdrachtsuitgaven, op de Europese geldstromen en op de specifieke v
vragen om processen binnen ministeries te optimaliseren. Optimale dienstverlening leidend a
n
tot een professionele uitkomst is hierbij het uitgangspunt. Daarom bouwen wij ook binnen onze d
e
eigen organisatie verder aan kennisdeling met onze omgeving, flexibilisering van de inzet van A
medewerkers en gebruikmaking van technische hulpmiddelen om de onderzoeken efficiënter D
R
uit te voeren. Een mooie uitdaging waar wij met trots in 2014 invulling aan gaan geven.
O
Anneke van Zanen-Nieberg
v
Algemeen directeur e
r
z
i
c
h
t
g
e
p
l
a
n
d
e
w
e
r
k
z
a
a
m
h
e
d
e
n
3 | Jaarplan Auditdienst Rijk 2014
I
n
h
o
u
d
V
o
o
r
w
o
o
r
d
A
f
s
p
r
a
k
e
n
m
e
t
d
e
m
i
n
i
s
t
e
r
i
e
s
e
n
r
i
j
k
s
b
r
e
d
e
t
h
e
m
a
’
s
F
u
n
c
t
i
o
n
e
r
e
n
v
a
n
d
e
A
D
R
O
v
e
r
z
i
c
h
t
g
e
p
l
a
n
d
e
w
e
r
k
z
a
a
m
h
e
d
e
n
I
n
h
o
u
2 Afspraken met de ministeries en rijksbrede thema’s d
V
o
o
r
w
o
o
r
d
2.1 Afspraken met de ministeries
In dit jaarplan presenteren wij per ministerie de belangrijkste aandachtsgebieden en onder- A
f
werpen die naar voren kwamen bij onze analyse van de auditbehoeften voor 2014. De bijlage s
p
bevat voor elk ministerie de gemaakte afspraken die het uitgangspunt zijn voor de uitvoering ra
k
van de onderzoeken 2014. Het auditcommittee van elk ministerie stelt deze afspraken vast. e
n
m
De wijze waarop wij onze activiteiten plannen en presenteren is gewijzigd ten opzichte van vorig
e
t
jaar om de kwaliteit van onze processen en producten verder te verbeteren. Onderstaand gaan d
wij allereerst in op de aanleiding en doelstellingen van de nieuwe systematiek. Vervolgens gaan e
m
wij in op onze planning voor 2014.
i
n
i
s
Naar een nieuwe systematiek voor planning en sturing te
r
In het licht van onder meer taakstellingen en een voortdurend veranderende overheid (met ie
s
verschuivingen tussen begrotingen als gevolg), hebben wij een werkwijze opgezet waarbij wij e
voor een deel van onze opdrachten de planning en sturing ADR-breed oppakken. Planning en n
r
sturing spelen zich dan niet langer uitsluitend in de kolommen van de ministeries en binnen de ij
k
clusters van de ADR af. Wij kiezen voor deze nieuwe systematiek vanuit de veronderstelling dat s
b
wij alleen door rijksbreed te werken de vereiste flexibiliteit kunnen bereiken die nodig is om re
d
onze producten te kunnen blijven leveren. e
t
h
Zoals wij met de SG-commissie hebben besproken, stelt deze werkwijze ons in staat om vooral e
m
de ‘vaste vraag’ efficiënter uit te voeren. De vaste vraag betreft jaarlijks terugkerende produc- a
’
ten, waarop maar beperkt invloed kan worden uitgeoefend door de opdrachtgevende ministe- s
ries. Juist daar kunnen wij als ADR, door standaardisering en harmonisering, efficiencywinst
F
boeken. De uren voor de vaste vraag zetten wij voortaan in op basis van een ADR-brede u
n
af weging. Het vertrekpunt is dat wij de producten die onder de vaste vraag v allen, uitvoeren
c
t
binnen de uren die daarvoor voor alle ministeries in totaliteit zijn geraamd. Er is dan geen i
o
discussie meer nodig met individuele ministeries over de uren; wij kunnen ons in de gesprekken n
e
dan helemaal richten op de aard en kwaliteit van onze dienstverlening. Omdat het gaat om een re
n
pakket van producten dat vanuit één rijksbreed urenbudget wordt geleverd, spreken wij over v
de ‘box vaste vraag’. a
n
d
e
De terechte verwachting van de ministeries is dat wij de producten leveren die zijn opgenomen A
in de ‘box vaste vraag’ met de kwaliteit die van ons verwacht mag worden. Daarbij streven wij D
R
naar maximale efficiency in onze werkprocessen door stroomlijning en door het slim inzetten
van IT-tools. Knelpunten binnen de ‘box vaste vraag’ vangen wij ADR-breed op. Bij bijzondere
O
omstandigheden of grote veranderingen binnen de rijksdienst kan zich de situatie voordoen
v
dat het niet meer mogelijk is om de vaste vraag met de beschikbare capaciteit van de ‘box vaste e
r
z
vraag’ te realiseren. Op dat moment gaan wij het gesprek aan met de eigenaar van de ADR i
c
h
(de secretaris-generaal van Financiën) of de SG-commissie. t
g
e
p
Voor de urenberekeningen gaan wij uit van de capaciteit die wij kunnen leveren vanuit de
l
a
formatie en budgetten die de ministeries aan Financiën hebben overgedragen bij toetreding n
d
tot de ADR. Bij elk ministerie is rekening gehouden met de opgelegde taakstellingen en met de e
wijzigingen in de inhuurbudgetten (gedifferentieerd per ministerie). Vervolgens hebben wij in w
e
kaart gebracht hoeveel capaciteit per ministerie nodig is voor de ‘box vaste vraag’ om de daarin r
k
opgenomen producten te kunnen leveren. Dit verschilt per ministerie, afhankelijk van de aard z
a
en het aantal producten in de vaste vraag. Na aftrek van de uren die nodig zijn voor de werk- a
m
zaamheden die wij uitvoeren voor de Europese Unie, resteren de uren die per ministerie h
e
beschikbaar zijn voor de variabele vraag. Om voldoende ruimte beschikbaar te houden voor d
e
de variabele vraag, hebben wij voor 2014 circa 10 procent minder aan uren ingepland voor n
5 | Jaarplan Auditdienst Rijk 2014
I
n
h
o
u
d
de wettelijke taak dan in 2013 het geval was. De verhouding tussen de inzet van auditcapaciteit
voor de vaste vraag en de variabele vraag is daardoor in 2014 ten opzichte van 2013 licht
V
verbeterd ten gunste van de variabele vraag. o
o
r
w
De harmonisatieslag die wij hebben doorgevoerd en die het ons mogelijk maakt om met minder
o
uren de wettelijke taak uit te voeren, heeft inmiddels geleid tot: o
r
• één proces voor de jaarplancyclus van de ADR, uitmondend in één overkoepelend (rijksbreed) d
jaarplan;
• één lijn voor de opzet, inhoud en vormgeving van onze samenvattende rapporten; A
f
• harmonisatie van de controleplannen; s
p
• uniformering van de weging van bevindingen en oordeelsvorming; ra
k
• één horizontaal team dat op uniforme wijze de controle op de uitgaven personeel en e
n
materieel verricht; m
• inzet van slimme IT-tools voor data-analyse.
e
t
d
Met de introductie per 1 mei 2014 van één systeem voor de ondersteuning van ons primaire e
m
proces (TeamMate, zie paragraaf 3.1) zetten wij verdere stappen in het standaardiseren van
i
n
werkwijzen en het realiseren van efficiencyvoordelen. i
s
t
e
r
De hoofdpunten van de nieuwe systematiek zijn weergegeven in figuur 1. ie
s
e
Figuur 1: Hoofdpunten van de nieuwe systematiek voor planning en sturing n
r
i
j
k
s
Wat houdt de nieuwe systematiek in? b
r
e
d
1 Wij verdelen onze dienstverlening in drie blokken: e
t
h
a Variabele vraag b Vaste vraag c Vraag Europese Unie e
m
a
’s
2 De vaste vraag betreft de jaarlijks terugkerende producten voor elk ministerie.
Hiervoor beschikt de ADR over één urentotaal voor alle ministeries gezamenlijk. F
u
Wij hebben de opdracht om binnen dit urenbudget de producten vaste vraag te n
c
leveren met de kwaliteit die van ons verwacht mag worden. Eventuele knelpunten ti
o
lossen wij ADR-breed op. Bij bijzondere omstandigheden vindt overleg plaats n
e
met de eigenaar van de ADR of de SG-commissie. r
e
n
v
a
3 De variabele vraag en de vraag Europese Unie plannen wij voor elk ministerie n
afzonderlijk. Elk ministerie beschikt daartoe over zijn eigen urenbudget en bepaalt d
e
jaarlijks aan welke activiteiten wij deze uren besteden. A
D
R
O
v
Totaaloverzicht e
r
z
Het totaal aantal geplande uren voor 2014 is samengevat weergegeven in tabel 1. i
c
h
t
Tabel 1: Totaaloverzicht verdeling capaciteit 2014 over categorieën g
e
p
l
Categorie Uren 2014 Percentage 2014 a
n
Variabele vraag 209.200 29% d
e
Vaste vraag 432.700 60% w
e
Vraag Europese Unie 83.400 11% r
k
Totaal 725.300 100% z
a
a
m
Uit de afbeelding in figuur 2 blijken de uren die per ministerie beschikbaar zijn voor de variabele h
e
vraag van het ministerie en voor de opdrachten die wij uitvoeren voor de Europese Unie. d
e
n
6 | Jaarplan Auditdienst Rijk 2014
I
n
h
o
u
d
Figuur 2: Grafische weergave verdeling uren over categorieën en ministeries
V
AZ BuZa VenJ BZK OCW Financiën Defensie IenM EZ SZW VWS ICBR o
o
60000
r
w
55000 o
o
r
50000 d
45000
A
f
40000 sp
r
a
35000 k
e
n
30000 m
e
25000 t
d
e
20000 m
15000 in
i
s
t
10000 e
r
i
e
5000 s
0 8.000 17.700 9.000 24.600 30.300 60.800 12.200 16.400 6.000 13.400 10.800 e
0 n
r
i
j
k
s
b
r
e
d
e
t
h
Box vaste vraag: 432.700 uur
e
m
a
’
s
F
u
0 n
c
5000 0 250 2.400 400 350 800 0 500 56.200 22.500 0 0 tio
n
e
10000 r
e
n
15000 v
a
n
20000 d
e
25000 A
D
30000 R
35000
O
v
40000 e
r
z
i
45000 c
h
t
50000 g
e
p
55000 l
a
n
60000 d
e
Algemene Zaken Buitenlandse Zaken Veiligheid en Justitie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Financiën Defensie Infrastructuur en Milieu Economische Zaken Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Onderzoeken op interdepartementaal verzoek werkzaamhe
d
e
Variabele vraag Vaste vraag Vraag Europese Unie n
7 | Jaarplan Auditdienst Rijk 2014
I
n
h
o
u
d
Variabele vraag
Elk ministerie bepaalt jaarlijks de variabele vraag binnen het daarvoor beschikbare urenbudget.
V
De opdrachten die wij uitvoeren in het kader van de variabele vraag en de producten die daaruit o
resulteren, zijn niet standaard elk jaar hetzelfde. Bij de variabele vraag gaat het om opdrachten o
r
w
die voorzien in specifieke behoeften van de leiding van het ministerie. De probleemstelling van
o
de opdrachtgever staat daarbij centraal. De vraagstelling is flexibel en sluit aan op actuele o
r
vraagstukken die bij het betrokken ministerie spelen. d
Per ministerie hebben wij op basis van onze gesprekken met het departementale management A
f
aandachtsgebieden en onderwerpen benoemd waarop wij in 2014 auditcapaciteit voor de s
p
variabele vraag inzetten. Door aandachtsgebieden en onderwerpen te benoemen in plaats van ra
k
concrete onderzoeksopdrachten, is er maximale vrijheid voor de ministeries om in de loop e
n
van het jaar de variabele vraag in te vullen, al naar gelang de actuele behoefte gegeven de m
ontwikkelingen op dat moment. De ADR bespreekt met elk ministerie hoe de variabele vraag
e
t
gedurende het jaar concreet wordt ingevuld. De afgesproken producten leveren wij vervolgens d
in de afgesproken kwaliteit en binnen het overeengekomen tijdpad. e
m
i
n
De variabele vraag is in tabel 2 per ministerie gespecificeerd. De nadere details zijn te vinden i
s
in de bijlage bij dit jaarplan. De totale capaciteit die voor de variabele vraag van alle ministeries te
r
gezamenlijk voor 2014 beschikbaar is, bedraagt 209.200 uur. ie
s
e
Tabel 2: Aantal uren variabele vraag per ministerie n
r
i
j
Ministerie Uren k
s
b
Algemene Zaken -
r
e
Buitenlandse Zaken, incl. Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking 8.000 d
e
Veiligheid en Justitie 17.700 t
h
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, incl. Wonen en Rijksdienst 9.000 e
m
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 24.600
a
’
Financiën 30.300 s
Defensie 60.800
F
Infrastructuur en Milieu 12.200 u
n
Economische Zaken 16.400 c
t
i
Sociale Zaken en Werkgelegenheid 6.000 o
n
Volksgezondheid, Welzijn en Sport 13.400 e
r
e
Onderzoeken op interdepartementaal verzoek 10.800 n
Totaal aantal uren variabele vraag 209.200 v
a
n
d
e
Vaste vraag A
Voor de ‘box vaste vraag’ hebben wij in de bijlage bij dit jaarplan per ministerie de producten D
R
gespecificeerd. Hieraan is één totaal urenaantal voor de ADR als geheel gekoppeld. Er worden
voor de vaste vraag dus geen urenaantallen meer per ministerie genoemd (anders dan bij de
O
variabele vraag en de vraag Europese Unie). Wel noemen wij de producten die wij per ministerie
v
leveren. Deze producten worden voor alle ministeries gezamenlijk gerealiseerd uit de uren die in e
r
z
totaal beschikbaar zijn in de ‘box vaste vraag’. De vaste vraag betreft terugkerende werkzaam- i
c
h
heden (vast capaciteitsbeslag) en omvat de in de figuur 3 vermelde drie soorten producten. t
g
e
p
Om efficiencywinst binnen de ‘box vaste vraag’ te boeken, stroomlijnen wij onze werkprocessen
l
a
en zetten wij zo slim mogelijk IT-middelen in. Daarnaast gaan wij met de ministeries het n
d
gesprek aan over de manier waarop de interne governance is geregeld. Uitgangspunt daarbij is e
dat de ‘three lines of defence’ (operationeel lijnmanagement, controller en interne auditf unctie) w
e
optimaal functioneren. Wij maken met de ministeries heldere afspraken over het uitvoeren r
k
van interne controles binnen het ministerie en over het aanleveren van informatie door z
a
gecontroleerde diensten (‘prepared by client’). a
m
h
e
d
e
n
8 | Jaarplan Auditdienst Rijk 2014
I
n
h
o
u
d
Figuur 3: Producten in de ‘box vaste vraag’
Vaste producten voor de departementale leiding V
o
Samenvattende rapporten bedoeld in artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001 o
r
Rapporten van bevindingen bedoeld in artikel 67 van de Comptabiliteitswet 2001 w
o
Departementale deel- en interim-rapporten (huidige situatie) o
r
Controleverklaring bij het beheersverslag van de Belastingdienst d
Controleverklaringen en rapporten van bevindingen bij jaarrekeningen van agentschappen,
stichtingen e.d. (huidige situatie)
A
Rapporten over de naleving van de WBP, de WPG, het BIR e.d. fs
p
Rapporten over grote projecten die door de Tweede Kamer onder de Regeling grote projecten zijn r
a
aangewezen k
e
n
m
Vaste producten voor interdepartementaal gebruik
e
Controleverklaringen, assurance-rapporten e.d. bij shared service-organisaties t d
Jaarlijks rapport over de uitkomsten van de single review met betrekking tot specifieke uitkeringen e
m
aan medeoverheden
i
n
Rapportages grote en hoogrisico ICT-projecten
i
s
t
e
r
Vaste producten voor derden ie
s
Technische bijstand buitenlandactiviteiten (MoU’s, twinnings e.d.) e
n
Controleverklaring bij de jaarrekening van de AFM r
i
j
k
s
b
r
e
d
Naast deze departementale producten brengen wij de volgende rijksbrede notities uit voor e
het SG-overleg: t
h
• in het voorjaar een rijksbrede samenvatting van de hoofdlijnen van de samenvattende e
m
rapporten; a
’
• in het najaar een tussentijds rijksbreed beeld (‘early warnings’). s
F
De producten die wij per ministerie in het kader van de vaste vraag leveren, zijn vermeld in de u
n
bijlage bij dit jaarplan. Voor het realiseren van deze producten is in totaal 432.700 uur beschik-
c
t
baar. In dit totaal is 5.000 uur opgenomen aan werkzaamheden voor VenJ waarvoor de ADR nog i
o
financiële dekking van dit ministerie moet krijgen. Deze uren hebben betrekking op de voor- n
e
ziene dienstverlening van de ADR aan VenJ op het terrein van de nationale politie (1.000 uur), re
n
de Wet politiegegevens (1.500 uur) en het verbeterplan financieel beheer (2.500 uur). v
a
n
Vraag Europese Unie d
e
De ADR voert in opdracht van de ministers van EZ, SZW, VenJ, Financiën, IenM, BZK, OCW en A
Buitenlandse Zaken werkzaamheden uit voor de Europese Unie. Deze werkzaamheden zijn D
R
nodig om als lidstaat Nederland invulling te geven aan de voorschriften uit de Europese regel-
geving. Het gaat hierbij om de taken die de ADR heeft als:
O
• auditautoriteit voor de Europese structuurfondsen EFRO (inclusief Interreg) en ESF,
v
het Europees visserijfonds (EVF) en de Europese migratiefondsen (EIF, EBF, ETF en EVLF); e
r
z
• certificerende instantie voor de Europese landbouwfondsen (ELGF en ELFPO); i
c
h
• dienst die verantwoordelijk is voor de controle van de aan de Europese Unie af te dragen t
g
eigen middelen;
e
p
• dienst die controlerende activiteiten verricht op het terrein van het Europees
l
a
Globaliseringsfonds (EGF), de kaderprogramma’s voor onderzoek en technologische n
d
ontwikkeling, het Europees Burgerinitiatief en het programma ‘Life Long Learning’. e
w
e
r
k
z
a
a
m
h
e
d
e
n
9 | Jaarplan Auditdienst Rijk 2014