IV-Controlling auf dem Prufstand: Konzept — Benchmarking — Erfahrungsberichte

223 Pages·2000·8.101 MB·German

by  Helmut Krcmar, Alexander Buresch (auth.), Helmut Krcmar, Alexander Buresch, Michael Reb (eds.)

Krcmar/BureschlReb . IV-Controlling auf dem Priifstand
Helmut KrcmarlA lexander Bureschl
Michael Reb (Hrsg.)
IV-Controlling
auf dem Prufstand
Konzept - Benchmarking -
Erfahrungsberichte
Prof. Dr. Helmut Krcmar lehrt Wirtschaftsinformatik an der Universitat Hohenheim
und ist Geschaftsfiihrer der Informations-und Technologiemanagement GmbH, Aich.
Alexander Buresch promoviert am Lehrstuhl fUr Wirtschaftsinformatik an der Univer
sitiit Hohenheim und ist bei BMW Financial Services verantwortlich fUr Systeme und
Pro-jekte des Kundenkontaktmanagements.
Michael Reb promoviert am Lehrstuhl von Prof. Krcmar zum Thema Informations
management und entwickelt auf diesem Gebiet SoftwarelOsungen.
Die Deutsche Bibliothek -CIP-Einheitsaufnahme
Ein Titeldatensatz flir diese Publikation ist bei der Deutschen Bibliothek erhaltlich.
1. Auflage Januar 2000
Nachdruck November 2000
AIle Rechte vorbehalten
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden, 2000
Lektorat: Ulrike Lorcher
Der Gabler Verlag ist ein Untemehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSpringer.
www.gabler.de
Hochste inhaltIiche und technische Qualitiit unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und
Verbreitung unserer BUcher wollen wir die Umwelt schonen. Dieses Werk ist deshalb auf saure
freiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen
und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung
Schadstoffe freisetzen.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk
berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im
Sinne der Warenzeichen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher
von jedermann benutzt werden diirften.
ISBN 978-3-409-11601-5 ISBN 978-3-322-90245-0 (eBook)
DOl 10.1007/978-3-322-90245-0
Vorwort
Information als Ressource bedarf der Steuerung. Nicht nur Information jedoch, sondern
auch Informationssysteme und die zugrunde liegende Informations- und Kommunikati
onstechnologie muB mit gleicher Sorgfalt geplant und umgesetzt werden. Das Konzept
"IV -Controlling" wid met sich der zentralen Frage des Informationsmanagements, nam
Iich der effizienten und effektiven Steuerung des Einsatzes von Informationen, Informa
tionssystemen sowie Informations-und Kommunikationstechnologien.
Auch wenn zum Thema umfassende Literatur vorIiegt, so ist bei genauerer Betrachtung
festzustellen, daB es an der stringenten praktischen Umsetzung oftmals mangelt. Dies
erfordert ein kooperatives Vorgehen, bei dem Wissenschaft und Praxis zusammenkom
men. 1994 an der Universitat Hohenheim gegriindet, hat es sich das "Kompetenzzentrum
IV-Controlling" zur Aufgabe gestellt, das am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik entwik
keite allgemeine Konzept des IV-Controlling praktisch umzusetzen. Zusammen mit den
Partnern Deutsche Bank AG, Deutscher Herold Lebensversicherungs-AG der Deutschen
Bank, IBM Systeme und Netze GmbH, Mercedes-Benz AG, SiidwestLB, Zurich Finan
cial Services sowie ITM GmbH gelang es, aIle IV-Controlling-Module umzusetzen und
in die Praxis - zumindest in prototyphafter Form - einzufiihren. Die Abbildung zeigt die
Zuordnung von Partner und IV-Controlling-Modul:
ITM GmbH Zurich Financial Services
Mercedes Benz AG
Deutsche Bank AG
Deutscher Herold
Lebensverslcherungs
AG der Deutschen Bank
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IBM Systeme und
NetzeGmbH
Unlversltat Hohenhelm
Forschungsstelle Zurich Financial Services
fUr Informallonsmanagemenl
VI Vorwort
Das vorliegende Buch versucht den Bogen von den konzeptionellen Arbeiten hin zu den
Einsatzfiillen zu spannen. Die Beitdige zeigen, daB es ausgehend von einem konsistenten
Rahmenkonzept moglich ist, in einzelnen Projekten den Wissensstand voranzutreiben.
Die Projekte sind jeweils aus universiHirer und aus Sicht der Praxis dokumentiert.
Dazu folgen einem einleitendem Beitrag vier Artikel, die jeweils Konzept und Projekt zu
den Modulen "Portfolio", "Projekte", "Produkte" und "Infrastruktur" beschreiben. Be
gleitende Fragestellungen wie "IV-Leistungsverrechnung", "Organisation", "IV
Controlling im internationalen Konzern" und "IV-Controlling im Outsourcing-Umfeld"
bilden einen weiteren Viererblock. SchlieBlich stellt der Beitrag zum Thema
"Informationsmanagement-Benchmarking" ein weitreichendes Instrument in der Hand
des IV-Controlling zur Durchsetzung der Informationsmanagementziele vor.
Zur besseren Ubersichtlichkeit des Buches befinden sich in den Kopfzei- ~
"IV-I'
len Symbole, die eine grobe Einordnung der einzelnen Artikel in das
DDuI l
Controlling-Haus" erlauben. IV-Controlling-Module, die der Artikel be-
handelt, sind schwarz hinterlegt. Eine grundlegende Beschreibung dieser
I ...
Module ist im ersten Buchbeitrag zu finden. Die Zuordnung basiert auf
dem Artikelinhalt und kann tiber die Einordnung des zugehorigen Projekts hinausgehen.
Beispielsweise zeigt das Symbol rechts, daB der Beitrag insbesondere die Themen Pro
zeBorientierung, WerkzeugelMethoden und IV-Infrastruktur aufgreift. per Leser darf
demnach Erkenntnisse bzw. Erfahrungen auf dem Gebiet prozeBorientierter Methoden
auf IV -Infrastrukturebene erwarten.
Wir danken allen Autoren fUr die Zeit, die sie neben ihrer beruflichen Belastung fUr die
Verfassung der Aufsatze fanden. Dank gebtihrt auch den Herren Agilolf Bachner und
lochen Krieger fUr die ausdauernde Unterstiitzung in der Phase der Manuskripterstel
lung.
Die Herausgeber
Hohenheim, im September 1999
Inhaltsverzeichnis
v
Vorwort ...................................................................................................................
Helmut Krcmar; Alexander Buresch
IV-Controlling - Ein Rahmenkonzept.. .................................................................... l
Stephan SchOnwiilder; Peter Schulze-Dobold; Michael Lapp
IV-Portfolio-Controlling - Projekte richtig ausgewlihlt ! ....................................... 21
Volker Ochj3; Frank Bayerlein
IV- Projekt-Controlling - Erfahrungen bei der Deutschen Bank AG ...................... 37
Michael Fernholz; Lorenz Kielwein; Alexander Buresch
IV-Produkt-Controlling -
Lebenszyklusorientiertes Systemmanagement bei Outsourcing ............................. 57
Michael Reb; Regina Herr
IV-Infrastruktur-Controlling -
Kennzahlengestiitzte Steuerung der IT-Ressourcen ............................................... 75
Annette Gerlinger; Alexander Buresch; Helmut Krcmar
ProzeBorientierte IV-Leistungsverrechnung-
Der Weg zur totalen Transparenz ? ...................................................................... 105
Alexander Buresch
IV-Organisation und IV-Controlling .................................................................... 135
Uwe Burgin; Roland Knoll; RolfP fiiffli
Aspects ofIT Controlling in an International Group ............................................ 155
Georg Hauer; Bernhard Sette Ie
IV-Controlling durch Outsourcing ? ..................................................................... 171
Jakob Rehiiuser
ProzeBorientiertes Informationsmanagement-Benchmarking ............................... 189
Die Herausgeber ................................................................................................... 231
Helmut Krcmar; Alexander Buresch
IV -Controlling - Ein Rahmenkonzept
1. Einfuhrung .......................................................................................................... 3
2. IV-Controlling fur die Praxis .............................................................................. 4
2.1 Ziele des IV-Controlling ............................................................................ 4
2.2 Aufgaben des IV -Controlling ..................................................................... 5
2.2.1 Unterstutzung des Portfolio-Managements durch das IV-
Controlling ...................................................................................... 6
2.2.2 Projekt-Controlling ......................................................................... 9
2.2.3 Produkt-Controlling ...................................................................... 12
2.2.4 Controlling der IV-Infrastruktur ................................................... 14
2.3 Organisatorische EingJiederung des IV-Controlling ................................ 16
3. Forschungsaspekte fUr ein IV-Controlling in der Praxis ................................... 17
IV -Controlling - Ein Rahmenkonzept 3
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1!!iI
1. Einfuhrnng
Das Informationsverarbeitungs (IV)-Controlling soil den Gesamtbereich der Informati
onsverarbeitung mit ControllingmaBnahmen begleiten. Theorie und Praxis im IV
Controlling kommen sich trotz erheblicher Anstrengungen in den Unternehmen nur sehr
langsam niiher. Dies zeigen die beiden Untersuchungen von Krcmar und Zanger/Schone
(Krcmar 1992, 33ff.; Zanger/SchOne 1994, 62ff.). Obwohl sich unterschiedliche For
schungsrichtungen z.B. mit der Leistungsverrechnung der Datenverarbeitung im Unter
nehmen und damit der Anwendung von Teilen der Controlling-Idee im Informationsma
nagement-Bereich beschiiftigen, konnte bisher nur sehr selten die Umsetzung einer
umfassenden IV-Controlling-Konzeption in der Praxis festgestellt werden. Nach der
Untersuchung von Zanger/Schone bilden derzeit ein effektives Kostenmanagement, die
Sicherung der Wirtschaftlichkeit der Informationsverarbeitung sowie die Ausrichtung
der IVan den Unternehmenszielen die wichtigsten IV -Controlling-Ziele, wobei die
strategische Ausrichtung der IV hinter den operativen KostengroBen zuriicktritt. Weitere
Anforderungen fUr die zukiinftige Arbeit des IV -Controlling sind die Uberwachung der
Produktivitiit der Informationsverarbeitung, die Koordination der Integration neuer
Technologien in die Unternehmensstrategie, Uberwachung der Informationsverarbei
tungsprozesse und Innovationsaufgaben im Hinblick auf Kostenersparnisse oder Poten
tialentwicklung. Portfolio-Management als Koordinationsinstrument zur Integration lau
fender und geplanter IS-Projekte in die Unternehmensplanung gewinnt ebenso an
Bedeutung.
1m Rahmen der Verflachung von Hierarchien und der zunehmenden ProzeBorientierung
von Unternehmen hat sich zusiitzlich das organisatorische Umfeld fUr die EinfUhrung der
IV-Controlling-Idee veriindert. Die Neuorientierung von Unternehmen an Geschiiftspro
zessen fUhrt zu einer Veriinderung der Fiihrungsstrukturen in Unternehmen und struktu
riert gleichzeitig die Grundlagen fUr die Informationsbereitstellung neu. Diese Neuori
entierung fUhrt eben so im Informationsverarbeitungsbereich zu Veriinderungen in den
Anforderungsportfolios fUr ein integriertes IV-Controlling. Das IV-Controlling muB da
her die Definition von Prozessen im Informationsverarbeitungsbereich unterstiitzen, die
Einbindung der Datenverarbeitung in die Geschiiftsprozesse sicherstellen und durch ge
eignete Instrumente die Kostenstruktur in einem angepaBten Informationssystem zur
Verfiigung stellen. Ziel ist die prozeBbegleitende Bereitstellung der relevanten Daten des
Informationsflusses fUr die Steuerung der Prozesse. Dabei wird eine Reduktion der
Komplexitiit in und zwischen Prozessen zu einem immer wichtiger werdenden Faktor
innerhalb der Wertschopfungskette und zu einer neuen Aufgabe fUr das Controlling.
Ebenso hat ein leistungsfiihiges IV -Controlling auch fUr die Koordination zukunftssi
chernder Erneuerungsprozesse zu sorgen, die der strategischen Verantwortung der In
formationsverarbeitung fUr ein Unternehmen gerecht werden.
4 Helmut Krcmar; Alexander Buresch
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I!!II
2. IV- Controlling fUr die Praxis
Controlling und Informationsmanagement als Querschnittsfunktionen in der Untemeh
mung erganzen sich als Fiihrungsteilsysteme zur Untersttitzung des Managements (Hor
vath/Seidenschwarz 1988, 35). Dabei benutzt das Controlling zur Erftillung seiner Auf
gaben die Informationsverarbeitung, diese stellt aber gleichzeitig ein Controlling-Objekt
dar (Heilmann 1989, 158; Szyperski 1989, 11). So ergibt sich das IV-Controlling als
Konkretisierung einer allgemeinen Controlling-Konzeption ftir das Informationsmana
gement, die den UntemehmensprozeB durch Koordination seiner Teilfunktionen auf sei
ne Effektivitat hin unterstiitzt. 1m folgenden wird eine Konzeption fUr das IV
Controlling vorgeschlagen und mit ausgewahlten Instrumenten erganzt.
2.1 Ziele des IV-Controlling
Die Betrachtung der theoretischen Basis des IV -Controlling und der Anforderungen aus
der Praxis fUhren zu der Frage, welche konkreten Ziele sich ftir das IV -Controlling ab
lei ten lassen. Solche Zielsetzungen, die mit den Zielen eines untemehmensweiten Con
trolling abgestimmt sein mtissen, bilden dann die Grundlage fUr das Herausarbeiten spe
zifischer Controlling-Aufgaben und Instrumente.
Die steigende Komplexitat der Untemehmensprozesse und die damit wachsende Infor
mationsintensitat der unterschiedlichen Tatigkeiten haben in den vergangenen Jahren die
Informationswirtschaft zu einem zentralen Erfolgsfaktor im Untemehmen gemacht. Dies
hatte neben der Reorganisation der Datenverarbeitung weg von einer zentralen DV
Abteilung, die fUr die gesamte Informationswirtschaft im Untemehmen zustandig war,
hin zu dezentralen Organisationseinheiten eingebunden in, der Untemehmensstruktur
angepaBten, funktionale Bereiche, gefUhrt. Der so stark angestiegene Koordinationsbe
darf innerhalb der untemehmensweiten Informationsversorgung erfordert zum einen ein
effekti yes Informationsmanagement wie auch ein integriertes IV -Controlling. Deshalb
lassen sich als Ziele fUr das IV-Controlling die Wirtschaftlichkeit und Effektivitat der
Planung, Steuerung und Kontrolle aller Informationsverarbeitungsprozesse, deren Res
sourcen und der Infrastruktur im Untemehrnen definieren (Krcmar 1990b, 9). Eine
wichtige Bedeutung kommt dabei der Einbindung der strategischen Ziele der Informati
onswirtschaft in die strategische Planung der Untemehmung zu, da nur so die Effektivi
tat des Informationsmanagements gesichert werden kann. Von wesentlicher Bedeutung
fUr das Informationsmanagement ist die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Informati
onsverarbeitung sowie eine adaquate Bereitstellung relevanter Informationen, welche
sich an der Struktur der Informationsprozesse im Untemehmen orientiert. Zu diesem
Zielbereich geh6rt ebenfalls die Qualitatssicherung der sen sib len Ressource Information,
wie die Erhaltung der Funktionalitat und die Termineinhaltung (Krcmar 1990b, 9). Sie
IV -Controlling - Ein Rahmenkonzept 5
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I! !II
orientieren sich damit an den Gesamtzielen der Unternehmung und stellen so die Unter
stutzung der Unternehmensstrategie sicher. Fur diese Ziele, die als externe Ziele des IV
Controlling zu betrachten sind, muB zur Erhaltung der Akzeptanz des IV -Controlling die
eigene Kontrolle von Aufwand und Nutzen als begleitende, interne KenngroBe an Ge
wicht gewinnen.
2.2 Aufgaben des IV- Controlling
Die IV-Controlling-Aufgaben ergeben sich aus der Zusammenfiihrung von Aufgaben
des Informationsmanagements, den Zielen allgemeiner Controlling-Konzeptionen und
des IV-Controlling. Diese theoretischen Voraussetzungen werden urn die Anforderungen
aus der Praxis erganzt. Die Koordinationsfunktion des Controlling gewann im Rahmen
der oben bereits angedeuteten Strukturwandlung in den Unternehmen immer mehr an
Bedeutung und stellt damit auch fiir das IV-Controlling die Hauptaufgabe dar. Diese
Koordinationsfunktion bezieht sich auf die Gesamtziele der Unternehmung. Die Ent
scheidungsfelder des Informationsmanagements lassen sich anhand der zur Verfiigung
stehenden Ressourcen Information, Personal, Software, Hardware und den sich aus dem
Lebenszyklus von Informationssystemen ergebenden Teilbereichen Portfolio-, Projekt
und Produktmanagement darstellen (Sokolovsky 1990, 309f.). Zudem bildet die DV
Infrastruktur ein weiteres Handlungsfeld des Informationsmanagements. Da sich der
Ressourceneinsatz auf alle weiteren Teilgebiete des Informationsmanagements bezieht,
gilt das Controlling der Ressourcen als Querschnittsfunktion innerhalb des IV
Controlling (Krcmar 1990b, 10). Es beinhaltet als wesentlichen Koordinationsfaktor die
Bereitstellung einheitlicher Beschaffungsverfahren und sollte im Rahmen eines prozeBo
rientierten Informationsmanagements ebenso die Gestaltung von Geschaftsprozessen
unterstiitzen. Hierbei besteht die Aufgabe des IV-Controlling neben der inhaltlichen Ab
stimmung der Prozesse mit anderen Geschaftsbereichen im Herausarbeiten von Kon
zepten und Werkzeugen zur Rechnerunterstutzung.
1m folgenden werden einzelne Elemente des IV -Controlling weiter vertieft und anhand
geeigneter Instrumente ausgearbeitet. Dabei orientiert sich das IV -Controlling am Le
benszyklus von Informationssystemen, welcher in die drei Bereiche
• Portfolio-Controlling,
• Projekt-Controlling und
• Produkt-Controlling
unterteilt werden kann (Sokolovsky 1990,20).
Ein Berichtswesen fur das Informationsmanagement erfiillt zusatzlich die Servicefunkti
on des Controlling im Hinblick auf die Entscheidungsunterstutzung des Managements.
Es bildet den gesamten IV-Controlling-ProzeB anhand geeigneter KenngroBen in kom-