Inrichten en optimaliseren van organisaties, 2e editie: iCT-gedreven organisatieverbetering

315 Pages·2012·51.816 MB·Dutch

by  Peter Noordam

Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij:
BIM Media B.V.
Postbus 16262
2500 BG Den Haag
tel.: (070) 304 67 77
www.bimmedia.nl
© 2012 BIM Media, Den Haag
Academic Service is een imprint van BIM Media bv.
1° druk juni 2005
2° druk april 2012
Zetwerk: Redactiebureau Ron Heijer, Markelo
Omslagontwerp: Carlito’s Design, Amsterdam
ISBN 978 90 395 2678 1 / Bookshelf ISBN 978 90 395 2894 5
NUR 163 / 982
Alle rechten voorbehouden. Alle intellectuele eigendomsrechten, zoals auteurs- en databankrechten, ten
aanzien van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij BIM Media bv
en de auteur.
Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden
verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm
of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieén, opnamen of enige andere manier,
zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van
artikel 16 h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de
Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van
gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet)
dient men zich te wenden tot de Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie,
Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Voor het overnemen van een gedeelte van deze
uitgave ten behoeve van commerciéle doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever.
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de afwezigheid van
eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en)
en uitgever deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en
onvolledigheden.
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or
transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise,
without the publisher’s prior consent.
While every effort has been made to ensure the reliability of the information presented in this publication,
DIANA Madina neither miarantsec the arneuearerw pafths Aata pantained harain nar arerante racnnancibilit far
en eee eiene eeeen eeeee ee e ee ee eeeee ee nee III OI NII III ON OO NN EDD IIL ADDS EO
errors or omissions or their consequences.
Inhoud
Voorwoord
1 Wat is een organisatie?
Definitie van een organisatie
Organisatie volgens de systeemtheorie
Organisaties volgens het 7 S’en-model
Organisatiemodel van Mintzberg
Typologie van organisaties
Samenvatting
Opgaven
2 Het organisatiemodel
Het klaverbladmodel
Processen
Besturing en beheersing
Structuur en cultuur
Informatietechnologie
Alles op een rijtje
Samenvatting
Opgaven
3 Optimaal ingerichte organisaties
3.1 Optimaliseren, wat is de toegevoegde waarde
3.2 ICT-impact op organisaties
3.3 Hoe kunnen organisaties zich aanpassen aan veranderingen in de
omgeving?
3.4 Invloed van organisatieoptimalisatie op de onderdelen van het
klaverbladmodel
3.5 Samenvatting
3.6 Opgaven
4 De kwaliteitseisen
De kwaliteitseisen op het duivelselastiek
De kwaliteitseis betrouwbaarheid
De kwaliteitseis doorlooptijd
De kwaliteitseis efficiency
De kwaliteitseis flexibiliteit
De kwaliteitseis innovativiteit
De kwaliteitseis service
Koppeling van de kwaliteitseisen aan het klaverblad
Samenvatting
Opgaven
5 Verbreding van de organisatieoptimalisatie
5.1 Kwaliteitsmanagement volgens het INK-model
5.2. Van procesoptimalisatie naar ketenintegratie?
5.3. Samenvatting
5.4 Opgaven
6 Het procesbureau, een nieuwe functie voor procesgerichte
organisaties
6.1 Het procesbureau en het beheren van organisatiebeschrijvingen
6.2 Samenvatting
6.3 Opgaven
7 Het organisatieoptimalisatie-traject
7.1 Aanpak organisatieoptimalisatie
7.2 Focus en analysefase
7.3. De globaal-ontwerpfase
7.4 De fase detailontwerp
7.5 Fase van implementatie
7.6 Samenvatting
7.7 Opgaven
8 Organisatieoptimalisatie met standaardsoftwarepakketten
8.1 Wat is ERP-software?
8.2 ERP-software versus ‘Best of Breed’ of zelf ontwikkelen
8.3. Organisatieoptimalisatie met pakketten
8.4 De verschillende scenario’s
8.5 Fasering pakketselectie en -implementatie
8.6 Samenvatting
8.7 Opgaven
9 Het beschrijven van de organisatie
9.1. Wat is een beschrijving van de organisatie?
9.2. De beschrijving van de processen
9.3. De beschrijving van de besturing en beheersing
9.4 Beschrijving van de organisatiestructuur
9.5 Beschrijving van de informatietechnologie
9.6 Relaties tussen de vier onderdelen
9.7 Samenvatting
9.8 Opgaven
10 Het beschrijvingsproject
10.1 De projectvoorbereiding
10.2 De uitvoering van het beschrijvingsproject
10.3 Valkuilen bij de uitvoering van een beschrijvingstraject
10.4 Samenvatting
10.5 Opgaven
11 Het succesvol managen van veranderingen
11.1 Randvoorwaarden voor een succesvolle verandering
11.2 Sleutelrollen in het veranderingsproces
11.3. Algemene principes van verandermanagement
11.4 Unfreeze: het loslaten van de huidige situatie
11.5 Transitie: op weg naar de gewenste situatie
11.6 Refreeze: verankering van de nieuwe werkwijzen
11.7. De veranderingsproducten op een rijtje
11.8 Samenvatting
11.9 Opgaven
Trefwoordenregister
Online:
Bilage | Beschrijvingstechnieken
Bilage 2 De organisatieprestatiescan
Biylage 3 Analysetechnieken
Biylage 4 Simulatietechnieken
Bilage 5 Organisatie- en implementatietechnieken
Biylage 6 Checklist voor interviews en workshops
Bilage 7 Het vastleggen van processen en beheersmaat regelen het Management
Control Formulier
Bilage 8 Alternatieve (UML) beschrijvingstechnieken bij systeemontwikkeling
Het online materiaal is beschikbaar via www.academicservice.nl
Voorwoord
Voor wie is dit boek?
Gebruikers van dit boek zijn studenten in de hoofdfase (2°, 3° en 4° jaars) HEAO in de
opleidingen BE, BI, MER en AC. Daarnaast is het boek ook geschikt voor
bedrijfskundige en bedrijfseconomische opleidingen, zoals aan de HTS, die volgens
het zogeheten Bk/I- profiel zijn opgezet. In deze opleidingen worden bedrijfskundige
onderwerpen (logistiek, organisatiekunde) in verband gebracht met toepassing van de
ICT (Informatie- en Communicatietechnologie) binnen bedrijfsprocessen. De
gebruikers van het boek dienen propedeutische kennis te hebben van
organisatiekunde, bedrijfsadministratie, informatiekunde, bedrijfseconomie en
logistiek.
Het boek is typisch HBO-gericht, dat wil zeggen: geen wetenschappelijke
onderbouwing van de inhoud, maar wel zo volledig dat een goede beschrijving,
analyse en herontwerp van de organisatie-inrichting mogelijk is. Daartoe zijn diverse
theorieén en modellen omgevormd tot bruikbare instrumenten. Bij al deze theorieén
en modellen is sterk de nadruk gelegd op hoe deze in de praktijk toegepast kunnen
worden.
Daarnaast heeft het boek een fundamentele aanpak voor de behandeling van
begrippen op het onderwerp organisatie-inrichting, zodat deze begrippen steeds met
dezelfde betekenis in het boek worden gebruikt. Het boek heeft een fundamenteel
onderwerp zoals organisatie-inrichting en organisatieprocessen (het hart van de
organisatie) zo breed neergezet, dat studenten dit boek gedurende hun hele studie
kunnen gebruiken als bron bij onderwerpen omtrent organisatie-inrichting en
informatie- en communicatietechnologie.
Afgestudeerde gebruikers van dit boek zullen in de rol van projectmedewerker of als
organisatie- en ICT-adviseur betrokken zijn bij:
e analyse- en ontwerpvraagstukken;
e de beschrijving en/of optimalisering van de organisatie;
e het nadenken over nieuwe ICT-ontwikkelingen en de invloed hiervan op de
organisaties;
e ERP selectie, inrichtings- en implementatietrajecten;
e vraagstukken op het gebied van implementatie en verandermanagement.
Inhoud en doel van het boek
Een organisatie kan worden bestudeerd vanuit verschillende disciplines:
e De marketingdiscipline kijkt op welke wijze de organisatie de markt benadert,
welke marktdoelstellingen worden nagestreefd en welke activiteiten worden
ondernomen om haar marktaandeel te vergroten.
e De financiéle discipline bekijkt organisaties vanuit opbrengsten en kosten of
inkomsten en uitgaven. Een bedrijf verkoopt producten en ontvangt hiervoor geld.
Maar een organisatie koopt ook producten 1n, Z1j heelt personeel, gebrulkt
machines, gebouwen en computers, en dit kost weer geld. Al deze activiteiten
worden geadministreerd in bedragen op de balans en winst-en-verliesrekening.
e De ‘Human Resources’ discipline richt zich op de medewerkers binnen een
organisatie. Vragen als: ‘welke vaardigheden, kennis en type medewerkers werken
er binnen een organisatie?’ of ‘wat is de cultuur van een organisatie en hoe ziet de
werving en selectie eruit?’ behoren tot het onderzoeksgebied van de Human
Resources.
Organisatie-inrichting en optimalisatie
De discipline die in dit boek centraal staat is de organisatie-inrichting. Wij behandelen
de organisatie-inrichting aan de hand van het klaverblad model als het samenstel van
organisatiebesturing en structurering, procesinrichting en ondersteuning door
informatietechnologie teneinde organisatiedoelstellingen te realiseren.
Organisaties ontstaan niet zomaar, er moet iemand zijn die de verschillende
onderdelen bij elkaar brengt en met elkaar laat samenwerken. In dit boek wordt
uitgewerkt uit welke onderdelen een organisatie bestaat en ook hoe de verschillende
onderdelen optimaal met elkaar kunnen samenwerken om de gewenste doelen te
bereiken. Om organisaties te kunnen optimaliseren, is allereerst kennis nodig over wat
een organisatie nu eigenlijk is. Organisaties leveren diensten of producten aan klanten
of afnemers. Door het leveren van deze producten en diensten proberen ze te voldoen
aan de behoeften van hun klanten. De klanten zijn bereid een bepaalde prijs te betalen
voor het vervullen van hun behoeften. Zolang de producten en diensten voldoen aan
bepaalde wensen en eisen van klanten is er markt voor de organisatie. De wijze van
voortbrengen van producten en diensten op de markt conform wensen en eisen van
klanten geeft de organisatie bestaansrecht.
Uiteraard veranderen deze behoeften en verandert de omgeving van de organisatie
continu. Voorkeuren van klanten veranderen, er ontstaan nieuwe technologische
mogelijkheden of concurrenten zijn in staat om efficiénter en dus goedkoper te
produceren. Organisaties moeten, willen ze kunnen blijven voortbestaan, continu
bezig zijn om zich aan deze veranderingen aan te passen. Daarnaast hebben
organisaties (of de mensen binnen de organisatie) nieuwe ideeén, zien nieuwe
mogelijkheden, ook het realiseren van deze nieuwe ideeén vraagt aanpassing of
optimalisering van de organisatie.
Gehanteerde structuur en didactiek
Dit boek is opgedeeld vanuit de gedachte inzicht, optimaliseren en beschrijven. In de
eerste twee hoofdstukken staat “‘inzicht” centraal: ‘wat is een organisatie?’ en ‘uit
welke onderdelen bestaat een organisatie’? Na bestudering van hoofdstuk één en twee
heeft de student een goed beeld van de belangrijkste onderdelen van een organisatie
en kan de student deze onderdelen in hun samenhang (klaverblad) toepassen.
Hoofdstuk drie, vier en vijf gaan dieper in op het optimaliseren van organisaties. Aan
de hand van het klaverbladmodel uit hoofdstuk twee wordt in deze hoofdstukken
aangegeven op welke wijze de doelstellingen van een organisatie kunnen worden
vertaald naar verbeteringen in de organisatie-inrichting (optimalisatie).