influences on project portfolio management adoption

309 Pages·2012·2.57 MB·English

M T  
ASTER  HESIS

AUGUST 2012 

I P P
NFLUENCES ON  ROJECT  ORTFOLIO 
M A  
ANAGEMENT  DOPTION

H. Haasnoot ‐ 4098854 
1
2
I P P
NFLUENCES ON  ROJECT  ORTFOLIO 
M A  
ANAGEMENT  DOPTION

Master thesis project 

Author Name  H. Haasnoot
E‐mail Address  [email protected] 
Student Number  4098854

University  Delft University of Technology (TU Delft) 
Faculty  Technology, Policy & Management (TPM) 
Section  Technology, Strategy & Entrepreneurship (TSE)

Programme  Management of Technology (MOT) 
Degree  Master of Science (MSc)

External Organisation  KPMG Advisory, The Netherlands1 
Department  IT Project Advisory

Report word count  20.248

Thesis Committee 

Chair Professor  Prof. Dr. C.P. van Beers TSE [email protected]
First Supervisor  Dr. Ir. H.G. Mooi TSE [email protected]
Co‐First Supervisor  Dr. S. Filippov TSE [email protected]
Second Supervisor  Dr. Ir. G.A. de Reuver ICT [email protected]
External Supervisor  R. Boer MScBA MScMC [email protected]

1 DISCLAIMER: This research project has been facilitated by KPMG Advisory N.V.. However, KPMG 
Advisory N.V. does not hold any responsibility for the correctness of the data, reviews, conclusions 
and recommendations, which are the sole responsibility of the author.”
3
Version control 

Version Status Date Review by Comment
1.0  Final  19‐8‐2012  H. Haasnoot  First  version  of  the  Final  Thesis  Report. 
Based for a large part on the Greenlight 
Thesis Report version 1.1 

4
Keywords 
Project Portfolio Management, PPM, PPM Adoption, Organisational Innovation, Innovation Adoption 

Management Summary 
Project  Portfolio  Management  (PPM)  has  the  potential  to  bring  considerable  benefits  to 
organisations. Although PPM should improve project success, not all project management based 
working organisations have fully adopted PPM as part of their way of working. The question that 
arises here is ‘why?’. 

The concept of PPM Adoption has not received much academic attention so far. A positive link 
between  PPM  Adoption  and  portfolio  success  has  been  found  by  a  few  authors,  but  the 
circumstances under which PPM should be adopted is yet considered a research gap. This research 
aims to address this research gap by determining how PPM Adoption is influenced.  

This study aims to answer the research question ‐ How is the adoption by organisational bodies of 
Project Portfolio Management influenced? ‐ This question is split into three sub‐questions focussing 
respectively on a deeper study into the process of PPM Adoption, the identification and validation of 
factors that influence PPM Adoption, and how and under which circumstances each of these factors 
influences PPM Adoption. 

This research project is divided into (1) an explorative phase, comprising literature study and 8 
expert interviews, enabling the construction of a conceptual model, and (2) a validation phase 
following a multiple‐case holistic design case study approach with 15 relatively small case studies 
with a 1,5 hour interview per case at their core, in various organisations in The Netherlands. The 
studied organisations can roughly be divided into one third (semi‐) governmental, one third financial 
services and one third industry, technology and/or professional services.  

PPM is an ambiguous term. The definition used in this report stresses the aim of PPM for selecting 
and prioritising projects in the portfolio. Through literature study and explorative expert interviews 
it has been determined that PPM Adoption is not a choice between taking up and not taking up 
PPM. It rather is the movement along a spectrum between the extremes of intuitive and highly 
formalised project selection and prioritisation. 

Through study of literature on adoption of innovations and on PPM and its benefits, complemented 
by the explorative expert interviews, nine factors have been identified that influence PPM Adoption. 
These factors are categorised as conditions for and drivers of PPM Adoption. The conditions are 
Portfolio complexity; Organisational culture; PPM Gap size (inverse); and Relative resource scarcity. 
The  drivers  are  Alternative  organisational  priorities  (inverse);  Desire  for  better  information 
transparency; Need for better predictability of company results; Desire for project success rate 
improvement; and Desire for portfolio rationalisation. 

5
Based on mainly cross‐case synthesis, considering multiple aspects of the collected data about these 
nine factors (conditions and drivers), conclusions have been derived about the influence of these 
nine factors on PPM Adoption. Besides the frequencies of these factors, also the phase of the 
interview in which the factor was mentioned and the additional comments by the interviewees have 
been included in the determination of an overall interviewee‐ and factor‐specific judgement of the 
overall influence of this factor on each case’s PPM Adoption. Quantification of these judgements 
provides overall per‐factor indications of their average influence on PPM Adoption and its standard 
deviation. Bringing all these components together, the following conclusions have been drawn about 
the individual factors.  

Of the four conditional factors, only ‘relative resource scarcity’ has been found to form an important 
condition for PPM Adoption. Of the driving factors, ‘desire for information transparency’ is an 
important  driver  for  PPM  Adoption,  regardless  of  circumstances.  Also  ‘desire  for  portfolio 
rationalisation’ is frequently a driver, but often tacitly. This means that organisations are not aware 
of this desire, until they discover that this desire is fulfilled by PPM Adoption, which is then obviously 
driven by other factors. The influence of ‘need for better predictability of company results’ can be 
influential, but this is strongly dependent on circumstances, like how the organisational body  
hierarchically reports to another entity. The ‘desire for project success rate improvement’ can be a 
reason for adopting PPM, but conversely PPM is not always adopted to answer this desire. 

This study contributes to the extant body of literature by contributing to the bridging of the research 
gap in influences on PPM Adoption. Among its principal contributions are a conceptual model for 
researching the influences on PPM Adoption, a consideration of influencing factors that potentially 
provide wider application in the research on adoption of other organisational innovations, and ‐ 
more generally ‐ the contribution of empirical evidence to the extant body of literature on PPM 
through 15 case studies in organisational bodies that practice PPM. The managerial implications of 
this research comprise the perspective on PPM Adoption as movement along a continuum, rather 
than a one‐shot action, and the understanding that PPM is often adopted reactively, in response to 
an emerging issue like a growing scarcity of resources, while proactive adoption of PPM allows 
enjoyment of many more benefits than solely the reduction of organisational pain.   

6
Contents 

Version control ........................................................................................................................................ 4 
Keywords ................................................................................................................................................. 5 
Management Summary .......................................................................................................................... 5 
List of Tables ......................................................................................................................................... 10 
List of Figures ........................................................................................................................................ 10 
Abbreviations ........................................................................................................................................ 11 
Preface & Acknowledgements .............................................................................................................. 13 

1.  Introduction .................................................................................................................................. 15 
1.1.  Background ........................................................................................................................... 15 
1.2.  Research Objective & Research Questions ........................................................................... 16 
1.3.  Research Approach ............................................................................................................... 17 
1.4.  Report Structure ................................................................................................................... 18 
2.  Theoretical Background & Conceptual Model .............................................................................. 19 
2.1.  Terms & Definitions .............................................................................................................. 19 
2.1.1.  Project & Programme ................................................................................................... 19 
2.1.2.  Project Portfolio ............................................................................................................ 19 
2.1.3.  Project Portfolio Management (PPM) .......................................................................... 24 
2.1.4.  PPM Adoption ............................................................................................................... 24 
2.1.5.  Overview of Definitions ................................................................................................ 26 
2.2.  PPM Research ....................................................................................................................... 26 
2.2.1.  Historical Perspective .................................................................................................... 26 
2.2.2.  Project Selection Process .............................................................................................. 27 
2.2.3.  Range & Scope of PPM .................................................................................................. 28 
2.2.4.  PPM Maturity Models ................................................................................................... 29 
2.2.5.  PPM Success .................................................................................................................. 30 
2.2.6.  Challenges of PPM Research ......................................................................................... 30 
2.3.  Adoption Research ................................................................................................................ 30 
2.3.1.  Adoption & Diffusion Research ..................................................................................... 31 
2.3.2.  Different Perspectives on Innovation Adoption Factors ............................................... 31 
2.4.  PPM Adoption ....................................................................................................................... 32 
2.4.1.  Measuring PPM Adoption ............................................................................................. 32 
7
2.4.2.  PPM as an Innovation ................................................................................................... 32 
2.4.3.  Factors Influencing PPM Adoption ............................................................................... 33 
2.5.  Conceptual Model ................................................................................................................. 36 
3.  Research Methodology & Design: Case Studies ........................................................................... 39 
3.1.  Research Methodology Selection: Case Study Research ...................................................... 39 
3.1.1.  Case Study Design ......................................................................................................... 40 
3.2.  Research Design .................................................................................................................... 41 
3.2.1.  Five Important Components of the Overall Case Study Design .................................... 41 
3.2.2.  Selection of the Cases ................................................................................................... 42 
3.3.  Data Collection ...................................................................................................................... 43 
4.  Data ............................................................................................................................................... 47 
4.1.  Cases description .................................................................................................................. 47 
4.2.  Results: PPM Adoption ......................................................................................................... 49 
4.3.  Results: Factors Influencing PPM Adoption .......................................................................... 50 
4.3.1.  C1 – Relative Resource Scarcity .................................................................................... 51 
4.3.2.  C2 – Portfolio Complexity ............................................................................................. 52 
4.3.3.  C3 – Organisational Culture .......................................................................................... 52 
4.3.4.  C4 – PPM Gap Size ........................................................................................................ 53 
4.3.5.  D1 – Alternative Organisational Priorities .................................................................... 53 
4.3.6.  D2 – Desire for Better Information Transparency ........................................................ 53 
4.3.7.  D3 – Need for Better Predictability of Company Results .............................................. 54 
4.3.8.  D4 – Desire for Project Success Rate Improvement ..................................................... 54 
4.3.9.  D5 – Desire for Portfolio Rationalisation ...................................................................... 54 
4.3.10.  Other Factors ................................................................................................................ 54 
5.  Discussion...................................................................................................................................... 55 
5.1.  Discussion: Factors Influencing PPM Adoption..................................................................... 55 
5.1.1.  C1 – Relative Resource Scarcity .................................................................................... 55 
5.1.2.  C2 – Portfolio Complexity ............................................................................................. 55 
5.1.3.  C3 – Organisational Culture .......................................................................................... 55 
5.1.4.  C4 – PPM Gap Size ........................................................................................................ 56 
5.1.5.  D1 – Alternative Organisational Priorities .................................................................... 56 
5.1.6.  D2 – Desire for Better Information Transparency ........................................................ 57 
5.1.7.  D3 – Need for Better Predictability of Company Results .............................................. 57 
5.1.8.  D4 – Desire for Project Success Rate Improvement ..................................................... 57 
8
5.1.9.  D5 – Desire for Portfolio Rationalisation ...................................................................... 58 
5.1.10.  Other Factors ................................................................................................................ 58 
5.2.  Overview of the Found Influences ........................................................................................ 59 
6.  Conclusion ..................................................................................................................................... 61 
6.1.  Conclusions ........................................................................................................................... 61 
6.2.  Limitations ............................................................................................................................. 62 
6.3.  Academic Implications & Recommendations for Future Research ...................................... 62 
6.4.  Managerial Implications ........................................................................................................ 63 

References ............................................................................................................................................ 65 

Appendix A – Explorative Interviews .................................................................................................... 71 
Part 1 – Explorative Interviews Approach ......................................................................................... 71 
Part 2 – Explorative Interview Reports ............................................................................................. 77 
Part 3 – Overview of explorative interview answers, organised by topic ...................................... 103 
Appendix B – Case Studies .................................................................................................................. 117 
Part 1 – Case Study Material ........................................................................................................... 117 
Part 2 – Case Study Reports ............................................................................................................ 131 
Part 3 – Per‐factor Answers ............................................................................................................ 279 
Part 4 – Quantification of factor results ......................................................................................... 307 

9
List of Tables 

Table 1 ‐ Overview of research objective and research questions ........................................................ 17 
Table 2 ‐ Comparison of Project Portfolio definitions from literature .................................................. 21 
Table 3 – Comparison of Project Portfolio Management definitions from literature ........................... 22 
Table 4 ‐ Overview of key terms’ definitions ......................................................................................... 26 
Table 5 ‐ 9 variables  for measuring PPM Adoption, based on Reyck et al. (2005) ............................... 33 
Table 6 ‐ Five common research methods ............................................................................................. 39 
Table 7 ‐ Overview of studied cases ...................................................................................................... 48 
Table 8 ‐ Overall PPM Adoption scores .................................................................................................. 49 
Table 9 ‐ Overview of the influence on PPM Adoption of each of the factors in the conceptual 
model ................................................................................................................................................ 59 

List of Figures 

Figure 1 ‐ Approach of the thesis project .............................................................................................. 17 
Figure 2 ‐ Conceptual Model .................................................................................................................. 37 
Figure 3 ‐ Plot of the Overall PPM Adoption step made by each case, ordered by Overall PPM 
Adoption step size ............................................................................................................................ 50 
Figure 4 ‐ Plot of the Overall PPM Adoption step size, ordered by magnitude ..................................... 50 
Figure 5 ‐ Box plot of the frequency of occurence of each factor, separated by whether the 
factor was explicitly asked about or not ........................................................................................... 51 
Figure 6 ‐ Plot of the average overall influence estimation of each factor and an indication of 
their standard deviations .................................................................................................................. 51 

10