Immobilien-Portfoliomanagement für die öffentliche Hand: Ziele, Nutzen und Vorgehen in der Praxis auf der Basis von Benchmarks PDF
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Stephan Seilheimer Immobilien-Portfoliomanagementfiir die offentliche Hand GABLER EDITION WISSENSCHAFT Stephan Seilheimer Immobilien-Portfolio- management fiir die offentliche Hand Ziele, Nutzen und Vorgehen in der Praxis auf der Basis von Benchmarks Mit einem Geleitwort von Prof. Dr.-lng. Claus JiJrgen Diederichs Deutscher Universitats-Verlag Bibliografische Information Der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothel<verzeichnetdiese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet uber <http://dnb.d-nb.de> abrufbar. Dissertation Bergische Universitat Wuppertal, 2006 l.AuflageFebruar2007 Alle Rechte vorbehalten © Deutscher Universitats-Verlag I GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2007 Lektorat: Brigitte Siegel / Stefanie Brich Der Deutsche Universitats-Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media. www.duv.de Das Werk einschlieBlich aller seiner Telle ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung auBerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbe- sondere fur Vervielfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspelcherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden durften. Umschlaggestaltung: Regine Zimmer, Dipl.-Designerin, Frankfurt/Main Gedruckt auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany ISBN 978-3-8350-0671-3 Geleitwort V Geleitwort Das offentliche Immobilienvermogen von Bund, Landern und Kommunen in Deutsch- land wird derzeit auf rd. 800 Mrd. € geschatzt. Durch die demographische Entwick- lung in Deutschland mit dem prognostizierten Ruckgang der Bevolkerung und einer zunehmenden Verschuldung der offentlichen Hand geraten offentliche Immobilien im- mer mehr in den Fokus des Interesses. Sie binden vie! Kapital, werden entweder nicht mehr benotigt oder mussen effizienter bewirtschaftet werden. Dies setzt voraus, dass der offentliche Immobilienbestand systematisch erfasst, nach technlschen, wirtschaft- lichen und rechtlichen Kriterien durchleuchtet, durch Verbesserungsmaf3nahmen ent- wlckelt und anschlieBend entweder - well betriebsnotwendig - welter genutzt oder - well nicht betriebsnotwendig - verau3ert wird. Hauptanstrengungen der Vergangenheit um- fassten die Unterstutzung des operativen Geschafts der Gebietskorperschaften, z.B. die Optimierung der Datengrundlage. Seilheimer stellt zur Abgrenzung gegenuber vor- handenen Forschungsergebnissen und Veroffentlichungen dar, dass strategische In- strumente, wie z.B. Portfolioanalysen und Benchmarking, im offentlichen Immobilien- management durchaus Anwendung finden. Es fehit jedoch ein ganzheitliches, syste- matisches und auf alle Bereiche der offentlichen VenA/altung ausgerichtetes Modell zur Analyse, Bewertung und Steuerung von offentlichen Immobilienportfolien. Diese Lucke schlieBt Seilheimer. Zum Begriffsverstandnis und zur anschlieBenden Ven/vendung innerhalb des zu ent- wickelnden Modells eriautert Seilheimer das Benchmarking. Er analysiert den Stand der Privatisierung innerhalb des Public Real Estate Managements (PREM) in Deutsch land und skizziert den mittelfristigen Ruckzug der offentlichen Hand auf das Bautrager- modell. Seilheimer beschreibt dann Arten, Ziele und Anforderungen an Kennzahlen und an Kennzahlensysteme, vorhandene Kennzahlensysteme sowie insbesondere das Portfoliomanagement als zweidimensionales Kennzahlensystem. AnschlieBend schildert er die bisherige Bedeutung des Benchmarkings im PREM, die kritische Haushaltssituation der offentlichen Hand, die Konkurrenz- und Wettbewerbs- situation sowie eingesetzte und geplante Managementinstrumente. Als wichtiges Er- gebnis seiner umfassenden emplrischen Untersuchung von 275 Organisationen des Immobilienmanagements auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zum Benchmar king als Grundlage des Portfollomanagements zeigt Seilheimer, dass Benchmarking bei 2/3 der Organisationen etabliert ist und die gewiinschten Vergleichspartner i.d.R. im offentlichen und privaten Immobilienmanagement zu finden sind. Den groBten Nut- zen von Benchmarking sehen die Organisationen in der Betriebs- und Nutzungsphase sowie in der Durchleuchtung der Gesamtorganisation. Als wichtigste Ziele werden die Kostenoptimierung und die Optimierung der eigenen Aufbauorganisationen gesehen. yi Geleitwort Seilheimer entwickelt ein 5-stufiges Analyse-, Bewertungs- und Steuerungsmodell zur Portfolio-Optimierung fur das PREM mittels Benchmarking. Kernbestandteile des Mo- dells sind zwei Kennzahlenbaume fur die Dimensionen Relativer Wettbewerbsvorteil und Marktattraktivitat mit einem ausfuhrlichen Bewertungskatalog aus 52 Kennzahlen fur offentliche Immobilienportfolios. Bei der Erprobung des von ihm entwickelten Analyse-, Bewertungs- und Steuerungs- modells fiir offentliche Immobilien folgt Seilheimer exakt derselben Gliederungsstruk- tur des vorhergehenden Kapltels. Sie wird bei einer Organisation des offentllchen Im- mobilienmanagements mit einem Ausgangsportfolio von 71 eigenen Immobilien mit 500 T m^ NF vorgenommen. Hohen Praxisbezug weist die Arbeit insbesondere bei der verdichteten Darstellung der Immobilienpolltik, der Gegenuberstellung der 1st- und Ziel- werte in der Portfolio Scorecard, der statistischen Auswertung der Stromversorgungs- kosten mit den Benchmark-lntervallen, den nach den definierten Transformationsfunk- tionen abgeleiteten Nutzenpunkten und dem ermlttelten jahrlichen Einsparpotenzial auf. Anhand eines konkreten MaBnahmenplans mit Erfolgskontrolle wird die erfolgrei- che Entwicklung einer Bestandsimmobille verdeutlicht. Seilheimer stellt klar heraus, dass durch die eingeleitete Portfolio-Optimierung die kalkulierte Basismlete zur Erzie- lung eines positlven Deckungsbeitrags reduziert und an das Niveau des freien Marktes angepasst werden konnte. Die Ermittlung der Leistungslucke mittels eines externen Benchmarkings zeigt den zukunftigen Handlungsbedarf bei der Portfoliooptimierung. Das Nutzen-Kosten-Verhaltnis fiir die Dimension Relativer Wettbewerbsvorteil bei der Einfuhrung des Modells llegt bei 6,3 : 1. Fiir die Dimension Marktattraktivitat weist er eine Steigerung von 56,8 auf 58,6 gewichtete Nutzenpunkte im Zeitraum von 2002 bis 2004 nach. Ein umfassender Anhang erganzt die Dissertation. Der Fortschritt des wissenschaftlichen Erkenntnisstandes und die innovative Leistung von Seilheimer bestehen darin, dass er ein Managementlnstrument entwickelt, wel ches die Analyse, Bewertung und Steuerung offentlicher Immobilien, eine nachweisba- re Optimierung des Gesamtportfolios und die Heranfuhrung an den Markt ermoglicht. Die Bedeutung und der Praxisbezug der Dissertation liegen in der direkten Ubertrag- barkeit des Portfoliomanagements als Analyse-, Bewertungs- und Steuerungsmodell auf nahezu alle anderen offentllchen Immobllieneigentumer auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Die Arbeit bietet sowohl Fuhrungskraften in Politik und Verwaltung als auch Anwendern in der offentllchen Hand eine konkrete, praxisbewahrte Hilfestellung, sodass diesem Work und der Anwendung des Modells eine weite Verbreitung zu wunschen sind. Univ.-Prof. Dr.-lng. C. J. Diederichs Vorwort VII Vorwort Der Grundstein fur die vorliegende Arbeit wurde wahrend meiner Tatigkeit als wissen- schaftlicher Mitarbeiter und Berater am Institut fur Baumanagement (IQ-Bau) an der Bergischen Universitat Wuppertal gelegt. Nach einem ersten Drittmittel-Projekt nach dem Modell 8 + 2 (acht Tage bei dem Mandanten und zwei Tage zur internen Klausur im Institut) bei einer privaten Immobiliengesellschaft in Essen, kam der Mandant der Projekte zwei bis vier aus der offentlichen Hand. Schnell zeigte sich, dass neben einem klassischen Business Reengineering der Aufbau eines Bewertungs-, Analyse- und Steuerungssystems fur das Immobilienvermogen von rd. 1,5 Mrd. € der beratenen Or ganisation, des Referats Immobilienmanagement der Berliner Polizei, erforderlich war. Auftraggeber und Auftragnehmer war es dabei ein besonderes Aniiegen, das offentli- che Immobilienmanagement so effizient wie moglich zu gestalten, um Steuergelder so wirtschaftlich wie moglich einzusetzen. Die Ergebnisse beim Aufbau des Portfolioma- nagements waren dabei so vielversprechend, dass dem ersten Projekt zwei weitere folgten und iiber drei Jahre ein grofSer Datenbestand von rd. 10.000 Datensatzen auf- gebaut und ausgewertet werden konnte. Nur sie ermoglichten uberhaupt die Anwen- dung des Modells in der Praxis. Forschung und Beratung unter einen Hut zu bringen, stellte die groBte Herausforde- rung dar. Hierzu fuhle ich mich vielen Menschen zu Dank verpflichtet. Fur das Zu- standekommen der knapp dreijahrigen Forschungskooperation und fur den groBen Ruckhalt innerhalb der gesamten Polizeibehorde Berlins mit rd. 26.000 Mitarbeitern bedanke ich mich bei dem Abteilungsleiter der Zentralen Serviceeinheit II Mobilitat, Immobilienmanagement, Versorgung, LtRD Axel Petrlch. ORR Kai Kummert als Leiter des Referats Immobilienmanagement warf visionare Fragestellungen nicht nur inner halb der Behorde, sondern auch innerhalb des offentlichen Immobilienmanagements auf Landes- und Bundesebene auf und forderte greifbare Ergebnisse. Sein konstantes Hinterfragen einzelner Projektergebnisse in gemeinsamen Workshops und Strategie- tagungen fuhrte zu zahlreichen Verbesserungsvorschlagen am Modell. ORR Sabine Brugmann als Leiterin der Stabsstelle Qualitatsmanagement und Controlling danke ich fur die stets hilfsbereite Unterstutzung bei der erforderlichen (Um-)Strukturierung der Kosten-Leistungs-Ergebnis-Rechnung und der Bereitstellung des Datenmaterials. Dipl.-lng. Andrea Hoppe, als Leiterin des Sachgebiets Kaufmannisches Facility Ma nagement, stand immer kurzfristig bei der Entwicklung des Bewertungskatalogs fur die Dimension Marktattraktivitat und fur Plausibilitatsprufungen der jahrlichen Immobi- lienbewertung zur Verfugung. Dipl.-lng. Matthias Schroedter bereitete zuverlassig die Daten der Immobilienbewertung vor. Aus der gemeinsamen Erstellung mehrerer Energieberichte mit Dipl.-lng. Andreas Klein in der Funktion des Energiebeauftragten des Referats Immobilienmanagement gingen Vm Vorwort wertvolle Erkenntnisse zum Ressourcenverbrauch und SchadstoffausstoB der Immo- bilien hervor. Nutzliche und wertvolle Anregungen erhielt ich seitens meiner Kollegen am Institut fur Baumanagement und am Lehrstuhl fur Bauwirtschaft der Bergischen Unlversitat Wuppertal, insbesondere von Dipl.-lng. Robin Heidel und Dipl.-lng. Torsten Offergeld. Cand.-ing. Jens-Peter Muller danke ich fur die UnterstiJtzung bei der Befragung zum Benchmarking unter 275 offentlichen Immobilienorganisationen. Frau Beate Nietzold hielt mir wahrend meiner Beratungstatigkeit in Essen und Berlin am Institut fur Bauma nagement in Wuppertal stets den Rucken frei. Zahlreiche ehemalige „IQ-Bauler" pro- movierten ebenfalls und/oder sind nach der „Wuppertaler Schule" In verantwortungs- volle Positionen in der Immobilienwirtschaft gewechselt. Wahrend meiner Tatigkeit in Berlin erhielt ich von ihnen in zahlreichen Gesprachen nutzliche Hinweise. Es gebuhrt deshalb groBer Dank Dr.-lng. Jens Behrends, Dr.-lng. Andreas Hamprecht, Dr.-lng. Martin Ponick und Dipl.-lng. DIpl.-Wirtsch.-lng. Heiko Scherff. Fur die engagierte fachliche Begleitung von der ersten Projektidee bis zur abschlie- Benden Veroffentlichung, die wertvollen Hinweise und die Moglichkeit, diese Arbeit mit mehreren Drittmittelprojekten zu kombinieren, danke ich insbesondere meinem Dok- torvater und Grunder des IQ-Bau an der Bergischen Unlversitat Wuppertal, Univ.-Prof. Dr.-lng. C. J. Diederichs. Univ.-Prof. Dr. Andreas Pfnur (TU Darmstadt) danke ich fur die Ubernahme des Koreferats und Univ.-Prof. Dr.-lng. Jurgen Gerlach (Bergische Unl versitat Wuppertal) fur die Ubernahme des Vorsitzes der Prufungskommission. Meiner Lebenspartnerin Dr. Dora Borbely danke ich herzlich fur das umsichtige Lekto- rat des Manuskripts, die unablassige Motivation und insbesondere die uneingeschrank- te Unterstutzung in all den Jahren, in denen die vorliegende Arbeit entstand. Dieses Buch ware nicht ohne den Ruckhalt entstanden, den Ich bei meinen beiden Schwestern Ruth und Ulrike und meinen Eltern fand. Gertrud Seilheimer und Dipl.-lng. Heinrich Seilheimer gaben mir Durchhaltevermogen, Durchsetzungskraft und Zielstre- bigkeit mit auf meinen Lebensweg, die fur eine Promotion unabdingbar sind. Ihnen beiden widme ich diese Arbeit. Stephan Seilheimer Inhaltsverzeichnis IX Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis XIII Tabellenverzelchnis XV Abkurzungsverzeichnis XVII 1 Einleitung 1 1.1 Problemstellung 1 1.2 Ziel der Arbeit 1 1.3 Ergebnis der Literaturrecherche 2 1.4 Vorgehensweise und Aufbau der Arbeit 5 1.5 Vorveroffentlichungen 5 2 Grundlagen 7 2.1 Benchmarking 7 2.1.1 Herkunft und Definition 7 2.1.2 Ziele und Nutzen 8 2.1.3 Historische Entwicklung 10 2.1.4 Benciimarking-Arten 15 2.1.5 Benclimarking-Teciiniken 18 2.1.6 BetriebswirtsciiaftJiche Abgrenzung 20 2.1.7 Allgemeiner Aufbau und Ablaut 25 2.1.8 Erfolgsfaktoren und Probleme bei der Einfuhrung 30 2.1.9 Verhaltenskodex (Code of Conduct) 32 2.1.10 Bestehende Benchmarking-Pools im Immobilienmanagement . . 34 2.2 Public Real Estate Management (PREM) 39 2.2.1 Definition und Einordnung 39 2.2.2 Mogliche Rechtsformen 41 2.2.3 Vergleich ausgewahlter Rechtsformen 45 2.2.4 PREM auf Bundesebene 47 2.2.5 PREM auf Landesebene 50 2.2.6 PREM auf kommunaler Ebene 52 2.2.7 Aufbauorganisation der Einrichtungen des PREM 53 2.2.8 Organisation des Objektmanagements 56 2.2.9 Aufgaben und Leistungen 58 2.2.10 Leistungstiefen 59 2.3 Kennzahlen und Kennzahlensysteme 63
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