ICD-10's and Ambulance Services

77 Pages·2015·2.86 MB·English

8/26/2015
Presenters/Creators
ICD‐10’s and Ambulance Services
Angela Lehman, RHIA
Emergency Medical Services Authority
AAA Medicare Regulatory Co‐Chair
GREAT RESOURCES GREAT RESOURCES
• http://www.roadto10.org/
• https://www.aapc.com/icd‐10/icd‐10‐codes.aspx
1
8/26/2015
GREAT RESOURCES GREAT RESOURCES
• http://www.ahima.org/icd10 • http://the‐aaa.org/member‐center/medicare‐
reimbursement‐center/icd‐10‐transition/
Current Ambulance Coding
What is ICD?
• Effective January 1, 2012, ICD‐9’s were required to be submitted on
• The International Classification of Disease  electronic ambulance claims to represent a patients condition. The
determination of what is submitted is based on the Medicare
(ICD) is a system of coding created by the  AdministrativeContractors(MAC’s).
World Health Organization in 1979 that 
• Option1:SuppliersmaychoosecodesfromtheMedicalConditionsListprovidedbythe
details: CentersforMedicare&MedicaidServices(CMS)thatcorrespondstotheconditionofthe
beneficiaryatthetimeofpickupandreportthecodesinthediagnosisfieldontheclaim.The
– Diseases codesintheMedicalConditionsListaretakenfromtheICD‐9‐CMdiagnosiscodeset.
– Injuries • Option2:SuppliersmayreportanICD‐9‐CM(orICD‐10‐CMwhenappropriate)diagnosis
codethatisprovidedtothembythetreatingphysicianorotherpractitioner.
– Symptoms
• Option3:SuppliersmayreportICD‐9‐CMdiagnosiscode799.9Unspecifiedillness.
– Procedures and more.
• Some ambulance services submit ICD‐9 codes based on their MAC’s local coverage
determinationpolicy(LCD).
http://searchhealthit.techtarget.com/definition/ICD‐10
2
8/26/2015
Compliance Date
Update
• On August 24, 2012, the Department of Health and Human Services (HHS) issued a Final Rule
that delays the compliance date for the new ICD‐10 diagnosis and procedure codes until 
October 1, 2014. 
• The previous compliance deadline of October 1, 2014 was delayed again when President 
Barack Obama signed a ne law on April 1, 2014. This law ordered HHS to not set an ICD‐10 
deadline any sooner than October 1, 2015. 
• The U.S. Department of Health and Human Services (HHS) issued in September 2014, a rule 
finalizing Oct. 1, 2015 as the new compliance date for health care providers, health plans, 
and health care clearinghouses to transition to ICD‐10.
• Any provider covered by the Health Portability and Accountability Act (HIPAA) must make 
the transition to ICD‐10’s (MLN Matters Number SE1239). 
• Claims for services provided on or after the compliance date should be submitted with ICD‐
10 diagnosis codes.
• Claims for services provided prior to the compliance date should be submitted with ICD‐9 
diagnosis codes.
Update
Update
Direct data entry
• Providers that bill institutional claims are also permitted to submit claims electronically via direct data 
entry (DDE) screens. For more information about DDE, go to http://medicare.fcso.com/Direct_data_entry/.
• You must submit a request to submit claims via DDE by prior to October 1, 2015.
Please note that claims submitted via DDE must contain ICD‐10 codes for dates of discharge/through dates on or 
after October 1, 2015. Those submitted containing ICD‐9 codes for dates of discharge/through dates on or after 
October 1, 2015, will be returned to provider (RTP). 
Free Billing Software
• You may download the free billing software that CMS offers via the Electronic Data  Paper claims
Interchange (EDI) via each MAC’s website. • iInnf loimrmitaetdio snit uoant wiohnes,n y yoouu m maayy s suubbmmitit p paappeerr c clalaimimss w, vitishi tI CD‐10 codes to Medicare. To find more 
• This billing software only works for submitting Fee‐for‐Service claims to Medicare. It is  http://www.cms.gov/Medicare/Billing/ElectronicBillingEDITrans/ASCAWaiver.html
intended to provide submitters with an ICD‐10 compliant claims submission format; it does  • You must submit a wavier before October 1, 2015.
not provide coding assistance.
Please note that submitting paper claims to Medicare, even if approved for an ASCA waiver, does not change the 
Please note that submitting electronic claims to Medicare using the free billing software does not  requirement for ICD‐10 compliant claims to be submitted for FROM dates of service (on professional and supplier 
change the requirement for ICD‐10 compliant claims to be submitted for FROM dates of service on  claims) or dates of discharge/through dates (on institutional claims) on or after October 1, 2015 .
or after October 1, 2015. Any claims containing ICD‐9 codes for FROM dates of service on or after 
October 1, 2015, will be rejected by Medicare.
3
8/26/2015
Update
Update
07/06/2015
07/06/2015
Q&A Clarifying the 7/6/2015 
Letter form CMS
On July 6, 2015 a letter was sent to providers from CMS
Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) and American Medical
Association(AMA)callsforMedicareBFeeForServiceProviders/Suppliersto
useICD‐10codesinthecorrectfamilyinordertoqualifyforreimbursement.
What is meant by a family of codes? (Revised 7/31/15) 
Answer 5: 
“Family of codes” is the same as the ICD‐10 three‐character category. Codes within a 
category are clinically related and provide differences in capturing specific information on 
the type of condition. 
Gearing Up for Change
Why the Change?
• This is the first major change in U.S. coding in more than 30 years.
• Changeisnoteasytoembrace,eveniftheoutcomeisforthe
• Some call it healthcare’s version of Y2K. better.
• Reasonsforchange:
• Expands diagnosis code selections to 68,000+ compared
– Wehavetochange,becausethecurrentprocessisbroke;
to 14,000 ICD‐9‐CM selections. or
– Thereisabetterwaytoaccomplishataskorgoal.
4
8/26/2015
Clinical Clinical
• Paints a better picture due to specificity, laterality, 
• Better outcomes because of better  and more detailed information about the disease 
documentation. process.
• Improvement of care due to the  • Provides more precise information reporting to the 
State and other Public Health entities.
documentation on higher acuity patients.
• Improved tracking of patient illnesses.
• Help to design better protocols.
• Improved tracking of patient illnesses.
http://www.roadto10.org/icd‐10‐benefits/ http://www.roadto10.org/icd‐10‐benefits/
Operational Financial
• Better documentation, which gives ability to understand the 
• Improved definitions of patient conditions.
patient complexity and level of care; therefore, supporting 
• For institutional providers, helps with greater  reimbursement for the level of care provided.
specificity to define co‐morbidities and 
complications. • Allows for better comparison for benchmarking patient 
conditions.
• The ability to share better data based on patient and 
population.
• May aide in lowering audits due to more specific codes 
supported by greater documentation.
http://www.roadto10.org/icd‐10‐benefits/ http://www.roadto10.org/icd‐10‐benefits/
5
8/26/2015
ICD‐10‐CM
Used Across the World Since 1998
Documentation Focus Areas
ICD‐10‐CM Concepts
ICD‐10‐CM
• Disease Type
ICD‐10‐CM • Disease Acuity
21 Chapters
• Disease Stage
• Site Specific
• Laterality
ICD‐9‐CM
Only 17 Chapters • Combination Codes
• Changes in timeframes with certain codes
6
8/26/2015
ICD‐9‐CM
ICD 9 to ICD‐10: Differences
• 3‐5 Digits
• A move from a 5 Digit Code to a 7 Digit Code with different logic.
• The first digit is alpha or numeric
• Approximately 8X’s more ICD‐10 codes than ICD‐9 codes.  • Digits 2‐5 are numeric; and
• No E or V codes, they are incorporated into the main classification system. • A decimal is used after the third character.
8 1 3 4 2
Etiology, Atomic site, 
Severity
• The first 3 digits are the category, and if there are a 4thor 5thdigit they are 
the etiology, atomic site and severity of the patient.
Code Structure:
Code Structure:
ICD‐10‐CM
ICD‐10‐CM
“Heading Category” Laterality
Or 
Etiology Severity
All diagnoses will have 3 digits:
A 2 3 • 1stIs always an alpha character. A 2 3 4 5 6
• All letters of the alphabet has 
been utilized, except for “U”.
Category • 2ndIs always numeric. Category AtomicSite
• 3rdCan be a alpha or numeric.
Etiology: 4thdigit is defining the origination of the disease/injury/problem.
• A decimal is placed after the 3rd
character, if there are more than 3  Anatomic Site:   5thdigit, defines the body part that is affected.
digits to the code.
CMS is now calling the 3 digit 
category as a “family code”. Laterality or 
All defining the disease, injury or  Severity of Illness: 6thdigit, defines which side of the body is affected.
problem.
Then followed by a decimal, if a 7thdigit is necessary.
7
8/26/2015
Laterality Laterality
• ICD‐10‐CM code descriptions include right or left designation.
– Right side‐Character 1 When an ICD‐10 code allows for laterality AND the condition is 
– Left side‐Character 2 bilateral, and bilateral is not an option to code then code both 
right and left separately.
– Bilateral‐Character 3
– Unspecified side is either a character 0 or 9, depending on whether it 
If the side is not identified as right or left, then code unspecified.
is a fifth or sixth character. 
Code Structure:
Seventh Character
ICD‐10‐CM
Puncture wound w/o FB of Lower Back
And Pelvis w/o Pentetration into retroperitoneum
Extension:  7th Digit is a place holder for an extension of a code to increase specifity. 
It is only used in certain chapters to provide data and characteristic about an encounter.
The 7thCharacter is found to mostly identify injuries and fractures.
8
8/26/2015
Seventh Character Code Structure:
ICD‐10‐CM
What Do they Mean?
Initial Place Holder:     An “X” is used in place of a numeric number in position of the  4th, 5th
Receiving active treatment for a and/or 6thdigit.
condition. Laterality
Etiology Or 
Subsequent Severity
Hascompletedactivecare,andisinthe
healingprocess. T 5 6 0 X 2 A
Sequela
A“lateeffect”. Aconditionthatisthe
consequences of a previous Category AtomicSite Extension/Specify
condition/injury.
Puncture wound w/o FB of Lower Back
And Pelvis w/o Pentetration into retroperitoneum Toxic Effect of lead and its compounds, intentional self‐harm, initial encounter
When a code has less than 6 characters and a 7thCharacter is Required, the Xis 
assigned for all the characters less than 6 as a “dummy placeholder” in order to meet 
the requirement of coding to the highest level and for further expansion.
Code Structure: Code Structure:
ICD‐10‐CM ICD‐10‐CM
Laterality
Or 
Etiology Severity
Laterality
Etiology Or 
Severity
P 9 0
X X X
W 8 5 A
Category AtomicSite Extension/Specify
Category AtomicSite Extension/Specify
If a Category is not further subdivided, or there is not a need for a 4th, 5th, 6th, or 7th
Exposure to electric transmission lines, initial encounter
character, then the code is complete because it cannot be coded to further specificity.
9
8/26/2015
ICD‐10‐CM
Code Structure:
Not New‐Guidelines existed for ICD‐9‐CM’s too
ICD‐10‐CM
CMS is now calling the 3 digit 
P 9 0 category as a “family code”.
Category
P90:  Convulsions of a newborn
ICD‐10‐CM
ICD‐10‐CM
Approved By:
Alphabetic Index
• The American Hospital Association(AHA);
• The American Health Information Management Association  • Divided into 2 Parts:
(AHIMA);
• Centers for Medicaid and Medicare (CMS); and – Disease and Injuries; and
• The National Center of Health Statistics (NCHS).
– External Causes
Formatted the same as ICD‐9‐CM
• Adherence to these guidelines are to be used when assigning ICD‐
10‐CM diagnosis codes.
• Required by HIPAA.
• Adopted for all Healthcare Settings.
10