How to do everything with your iMac

643 Pages·1997·100.403 MB·English

by  Stauffer, Todd

S/(}3
L-174940
Second Edition
Use any model of iMac, from the
original to the new iMac DV
Take advantage of the
latest iMac features,
including Mac OS 9
and Sherlock 2
Learn to use the
software bundled
Nith your iMac,
including AppleWorks,
Desktop, and
~»aim
luicken Deluxe
odd Stauffer
OSBORNE B
What You'll Do In This Book
CHAPTER
• Set u ~our IM ac and turn it on and off properly 1
• Get on the Internet and myour e-mail for the first time 2
• Manage ~our files with the Finder 3_
____ 4_
•
• Use Sherlock or Sherlock 2 to search the Internet 6
• 8
• readsheet module
~----------~--
11
ublication 12
• Mana e ~our accounts, bud ets, and investment with Quicken:..___ _ ____ --=13_
• Edit your own digital movies with an iMac OV and I Movie 15
• Play the ames included with iMac and configure our am e controllers 16
• Manage your schedule ToDos and contacts with Palm Deskto 17__
• Retrieve send and manage our e-mail automatically 18
• Bookmark your favorite Web sites and browse offline
• Use flo J:IY disk ima es even thou h iMac doesn't have a flo QY_dri~ 20
• Connect our iMac for customized or high-speed Internet access
• Ad'ust ~ur iMac's screen sound, and ene!ID':saving settings
• Set individual accounts for our iMac's different users
• Add external disks RAM, or an AirPort wireless networkingsard
• Network our IMac to other Macs or PCs for file transfers
our iMac freezes or ex erlences a bomb
:....:.:..!= J-=-:
•
1
Second Edition
Todd Stauffer
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How to Do Everything with Your iMac, Second Edition
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1234567890 AGM AGM 019876543210
ISBN 0-07-212416-4
Publisher: Brandon A. Nordin
Associate Publisher and
Editor-in-Chief: Scott Rogers
Acquisitions Editor: Jane K. Brownlow
Project Editor: Madhu Prasher
Acquisitions Coordinator: Tara Davis
Technical Editor: John Rizzo
Copy Editors: Claire Splan and Barbara Brodnitz
Proofreader: Paul Tyler
Indexer: Claire Splan
Computer Designers: E. A. Pauw, Dick Schwartz, and Gary Corrigan
Dlustrators: Beth Young and Robert Hansen
Series Design: Peter Hancik
Cover Design: Dodie Shoemaker
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For Daisy T.,
because I promised not to dedicate
books to people.
About the Author ...
Todd Stauffer is the author or co-author of more than 20 books on computing,
including the first edition of How to Do Everything with Your iMac and How to Do
Everything with Your iBook. He's a contributing editor for MacCentral.com and has
written for a number of publications, including MacTech, MacAddict, and CMP Online.
He's the publisher ofMac-Upgrade.com as well as the writer and co-host of the
Emmy-winning television program, "Disk Doctors."
About the Reviewer ...
John Rizzo is the author of several books about Macs, a computer magazine
columnist, a consultant, and the founder of the MacWindows.com Web site. He
was an editor at Mac User magazine and a columnist for Mac Week magazine.
Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
PART I Get Started
CHAPTER 1 Welcome to iMac ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 3
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
What Makes iMac Different and Cool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
What Is the Internet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
iMac Is Still a Mac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
iMac Uses a New Type of Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
iMac: A Quick Tour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Different iMac Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
From the Front . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
From the Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Before You Set Up iMac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Get a Surge Protector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Keep Glare to a Minimum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Don't Forget the Ergonomics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Set Up iMac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Get Online with the Assistants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
The Mac OS Setup Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
The Internet Setup Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
iMac: On, Off, Sleep, Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Which Mac OS Do You Have? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Turn Off iMac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Restart iMac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Reset Your iMac When Frozen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
CHAPTER 2 Get Acquainted with iMac •••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 27
How to .............................................. . 28
What Is the Desktop? ........................................ . 29
What's an Icon? ...................................... . 29
What's a Menu? ...................................... . 30
What's a Window? ................................... . 31
v
VI How to Do Everything with Your iMac
Using the Mouse and Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Click with the Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Special Keyboard Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
The Mouse and Keyboard Connectors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Work with Icons and Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
In Depth with Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Rename Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Open Up Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Hard Disks, CD-ROMs, DVDs, and Peripherals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Storage vs. Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
The Hard Disk Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
The Trash Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
CDs and DVDs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Removable Disks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Printer Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Change Settings with the Control Strip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Turn on Control Strip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Get a Quick Start on the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Sign On to Your ISP (Modem Connections) . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Browse the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Get Your Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Sign Off of Your ISP (Modem Connections) . . . . . . . . . . . . . . . . 52
CHAPTER3 Manage Your Flles with the Finder •••••••••••••.••••••••••••••••• 53
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Finder 101: Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Dig Deep into Finder Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 55
Move Icons to Finder Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Select Items in the Finder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Get Information from Finder Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Finder 201: Create Folders, Copy Files, and Build Aliases . . . . . . . . . . . 61
Create a New Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Create a Duplicate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Create an Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Find the Alias, s Original . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . 64
Fix an Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Finder 301: Delete Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Toss Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Retrieve Items from the Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Empty the Trash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Finder 401: Get Information on Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Finder Grad School: Get Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Organize Documents Using Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Use Labels to Organize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Change How Folders Are Displayed in the Finder . . . . . . . . . . . . 70
Contents VII
CHAPTER4 Pull Down the Apple Menu ••••••••••••••••••••••••••••••.•••••• 75
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
What Is the Apple Menu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Items on the Apple Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Desk Accessories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Control Panels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Use the Recent Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Select a Recent Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Customize the Recent Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Create and Use Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Create a Favorite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Use a Favorite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Put Your Own Aliases on the Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
The Automatic Way . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
The Manual Way . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Shuffle the Order of Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
CHAPTER 5 Work with Applications and the Applications Menu • • • • • • • • • • • • • • • • • • 89
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
What Are Applications? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Start Up Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Start-Up Trouble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Create a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Open a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Save Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Basic Application Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Selecting and Select All . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Cut, Copy, and Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Undo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Quit the Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Other Interface Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Buttons, Check Boxes, and Sliders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
The About Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Multitasking: Use More Than One Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
The Application Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Switch Between Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Hide and Show Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
CHAPTERS Search for Things • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 107
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
You Can Find Anything with iMac . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Meet Sherlock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Save Searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
...
VIII How to Do Everything with Your iMac
Search for Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ill
The Basic Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ill
The Advanced Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Custom Searches in Sherlock 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Find by Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Index Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Perform the Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Search the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Start the Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Sherlock 2's Channels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Update Your Search Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Add New Search Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
CHAPTER7 Get Some Help • • • . . . • • . • • • . • . • • • • . • • • . • • • . • • . . • • • • . . • • . • . • . • 125
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
The Help Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Apple Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Browse for Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Search for Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
The Help Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Apple Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Help by Topic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Index and Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Balloon Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Other Types of Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
The Apple Works (QuickHelp) Help System . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Read Me Files and PDFs . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . 136
PART II Get Your Work Done
CHAPTERS Create Printed Documents 141
How to... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Write with Your iMac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Apple Works vs. The Other Guys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Begin Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Fonts, Styles, and Sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Save Often . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Format Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Format Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Insert Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Format the Whole Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Format the Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Tabs and the Ruler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Spell, Find, Change, and Count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Check Spelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Find and Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163