hoja de ruta para alcanzar los objetivos del primer y segundo nivel del complemento de ...

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PC01. PRIMER Y SEGUNDO NIVEL DEL VICEGERENCIA
COMPLEMENTO DE PRODUCTIVIDAD Y DE
MEJORA DE LA CALIDAD DE LOS ORGANIZACIÓN

SERVICIOS Y MEJORA

HOJA DE RUTA PARA
ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL
PRIMER Y SEGUNDO NIVEL DEL
COMPLEMENTO DE
PRODUCTIVIDAD Y MEJORA DE
LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS

Índice

1. Objeto
2. Alcance
3. Referencias/Normativa
4. Definiciones
5. Desarrollo de los procesos
6. Seguimiento y Medición
7. Archivo
8. Responsabilidades
9. Flujograma

ANEXOS:

Edición Fecha Motivo de la modificación
00 Edición Inicial
01 07/04/2008 Actualización Unidades Administrativas
02 11/04/2008 Revisión utilización lenguaje no sexista

Elaboración: Revisión: Aprobación:
Vicegerencia de Vicerrectorado de Calidad y Vicegerencia de Organización
Organización y Mejora Planificación Estratégica y Mejora.

Fecha: 11/04/2008 Fecha: 11/04/2008 Fecha: 11/04/2008
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1. OBJETO

Este documento pretende guiar tanto en el tiempo como en la forma para que
en los distintos servicios o unidades cumplan con los objetivos planteados en el
primer y segundo nivel del Complemento de Productividad y Mejora de los
Servicios.

También, se intenta contestar a varias preguntas que todos nos hacemos y que
generan incertidumbre.

2. ALCANCE

Para todo el PAS de la UMA.

3. REFERENCIAS/NORMATIVA

Acuerdo de 18 de Mayo de 2007 por el que se establece el Complemento de
Productividad.

4. DEFINICIONES

No proceden.

5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS

La Rectora comprometida con la aplicación del nuevo Complemento de
Productividad y Mejora de los Servicios, ha creado una Vicegerencia con el
objetivo primordial de coordinación y asesoramiento en todos estos asuntos.

Desde esta Vicegerencia con la colaboración del Vicerrectorado de Calidad,
Planificación Estratégica y Responsabilidad Social se prestará el máximo
apoyo y como objetivo primero se marca despojar el halo de dificultad que
envuelve al citado complemento. Ni es tan difícil como nos parece pero
tampoco es café para todos. Exige un mínimo de esfuerzo el cual, si es
distribuido en el tiempo, no va a interferir prácticamente nada en nuestra labor
propia del servicio. Al contrario, una vez conseguidos los puntos de los tramos
veremos como el Complemento de Productividad se convierte en un valor
añadido a nuestra área (en cierta forma pretende organizar y normalizar
nuestro trabajo, dándole un enfoque por procesos bajo criterios de mejora
continua).

Aunque en nuestra Universidad vamos con retraso en la planificación y puesta
en marcha de este Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de
los Servicios, este hecho no puede repercutir negativamente en los
trabajadores y trabajadoras y por lo tanto mientras se organizan y planifican la
puesta en marcha de los distintos objetivos por tramos del CPMyCS, se amplia
el plazo para el cumplimiento del segundo tramo para que todas las unidades
funcionales y todos los trabajadores y trabajadoras comprometidos con este
proceso puedan percibir el segundo tramo retributivo en el mes de octubre
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previo cumplimiento de los objetivos del segundo nivel y el mantenimiento de
los del primer nivel.

Por lo tanto es necesario comenzar ya, trabajando para implantar en nuestros
servicios un modelo de gestión profesional, eficaz y descentralizado con
parámetros de calidad, buscando siempre la mejora continua, utilizando las
nuevas tecnologías de la información en los procesos administrativos y
técnicos para satisfacer las necesidades de nuestros/as usuarios/as (la propia
comunidad universitaria y la sociedad en general).

Para la Rectora y su Equipo de Gobierno, el CPMyCS es un instrumento de
motivación para que, desde los propios integrantes de las unidades se defina y
se implante una estructura administrativa y técnica que pueda dar respuesta a
las necesidades y expectativas de los usuarios en cada momento, basada en
objetivos y procesos y que no debe entenderse como una carrera de
obstáculos o como un mero cumplimiento de objetivos teóricos que se quedan
en los documentos y no se aplican en el día a día.

También se quiere dejar claro las siguientes cuestiones:

• Todo lo que se ha trabajado desde las distintas unidades y servicios, en
relación a los procesos de Evaluación Institucional de los Servicios
(ANECA, UCUA, AGAE, Cartas de Servicios, etc.), tendrá su validez
para cumplir los distintos objetivos de los niveles con los que se
correspondan. Además estos trabajos previos van a ser de mucha
utilidad para que sean referente para otros servicios que todavía no han
empezado con estas nuevas prácticas de gestión.

• Además se quiere aprovechar todo este esfuerzo inicial de reflexión y de
análisis para poder diseñar una estructura de administración y servicios
lo más coherente posible, que trabaje con unos objetivos bien definidos
a través de una gestión por procesos, donde cada integrante del PAS
tenga su misión y responsabilidad claramente definida.

Expuestas estas intenciones, pasamos a lo que nos ocupa:

¿Cómo lo hago?
¿Cuándo lo hago?
¿Me van a ayudar y cómo?
¿Cuándo debo presentarlo?

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1. COMPOSICIÓN COMISIÓN DE SEGUIMIENTO GENERAL:

POR LA PARTE DE LA UNIVERSIDAD

VICEGERENTE DE RR.HH.
VICEGERENTE DE ORGANIZACIÓN Y MEJORA DE LOS SERVICIOS

POR PARTE DE LOS REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES

PRESIDENTE COMITÉ DE EMPRESA
PRESIDENTA JUNTA DE PERSONAL
CCOO
UGT
CGT

FUNCIONES:
Esta comisión tendrá la finalidad de informar sobre el seguimiento y control de la
implantación del CPMyCS en nuestra universidad, así como recibir propuestas para
mejorar la planificación de todo este proceso.

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2. UNIDADES FUNCIONALES

CÓ UNIDAD FUNCIONAL UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPONSABLE
D.
1 ASUNTOS GENERALES Y OFICIALÍA MAYOR Francisco José Andrade
ALUMNOS SECCIÓN REGISTRO GENERAL Núñez
SECCIÓN DE TITULACIONES
SECRETARÍAS DE CENTROS
SERVICIO DE ALUMNOS
SERVICIO DE DOCTORADO
OFICINA DE POSGRADO
2 ARCHIVO GENERAL ARCHIVO UNIVERSITARIO Cristina Guzmán
Quesada
3 ASUNTOS SOCIALES Y ALUMNOS SERVICIO DE AA.SS. Y ALUMNOS Félix M. Romero Martín
4 BIBLIOTECA UNIVERSITARIA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Gregorio García Reche
5 C.A.P. E INNOVACIÓN EDUCATIVA UNIDAD DE INNOVACIÓN Rosa María Márquez de
EDUCATIVA Antón
6 CENTRO DE TECNOLOGÍA DE LA CENTRO DE TECNOLOGÍA DE LA Javier Ramírez
IMAGEN IMAGEN González
7 COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN SERVICIO DE COMUNICACIÓN E Josefa Carmona
INFORMACIÓN
8 CONSEJO SOCIAL CONSEJO SOCIAL Sebastián M. Barceló de
Aguilar
9 CONSERJERÍAS CONSERJERÍAS Luisa Cordero
10 CONTRATACIÓN, CONST., EQUIP. SERVICIO DE CONSERVACIÓN Y Francisco Delgado
Y CONSERVACIÓN CONTRATACIÓN Viruet
SERVICIO DE MANTENIMIENTO
11 COOPERACIÓN EMPRESARIAL Y SERVICIO DE COOP. EMP. Y Antonio Peñafiel Velasco
PROMOCIÓN DEL EMPLEO PROMOCIÓN EMP.
12 CULTURA SERVICIO DE CULTURA M. Eugenia Pérez Navas
13 CURSO DE ESPAÑOL PARA CURSO DE ESPAÑOL PARA M. Luisa Martín Plata
EXTRANJEROS EXTRANJEROS
14 DEPORTES DEPORTES Pedro Montiel
15 ENSEÑANZA VIRTUAL Y ENSEÑANZA VIRTUAL Y LL.TT. Juan José Ortega Daza
LABORATORIOS TECNOLÓGICOS
16 ESCUELA INFANTIL ESCUELA INFANTIL Francisca Luque
Sánchez
17 EVALUACIÓN Y AUDITORÍA SERVICIO DE EVALUACIÓN Y Francisco Espinosa
AUDITORÍA Romero
18 FORMACIÓN PAS SERVICIO DE FORMACIÓN Antonia Rojas Mateos
19 GABINETE TÉCNICO DE LA GABINETE TÉCNICO DEL Luisa Martín Plata
RECTORA/CONDUCTORES/SECRE RECTORADO
TARÍAS DE CARGOS SECRETARÍA DE CARGOS
CONDUCTORES
20 HABILITACIÓN Y SEGURIDAD SERVICIO DE HABILITACIÓN Y Blanca A. Fernández
SOCIAL SEGURIDAD SOC. Sánchez
21 INVESTIGACIÓN SERVICIO DE INVESTIGACIÓN José Chica López
22 INVESTIGACIÓN Y SERVICIO DE O.T.R.I. Coral Erades Pina
TRANSFERENCIA SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN
23 ORDENACIÓN ACADÉMICA SERVICIO DE ORDENACIÓN Enrique Rincón
ACADÉMICA Almendral
24 SERVICIO DE MENSAJERÍA SERVICIO DE MENSAJERÍA Laudelino Palma Cortés
25 PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN SERVICIO DE PERSONAL DE Ricardo del Milagro
Y SERVICIOS ADMÓN. Y SERVICOS Pérez
26 PERSONAL DOCENTE E SERVICIO DE PERSONAL Fernando Raya Aranda
INVESTIGADOR DOCENTE E INVEST.
27 PLANIFICACIÓN Y CALIDAD SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Carmen Cayuela
YCALIDAD
28 PREVENCIÓN SERVICIO DE PREVENCIÓN José Antonio Orell
Cabrera
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29 RELACIONES INTERNACIONALES SECCIÓN DE RELACIONES Ángel Serrano
INTERNACIONALES
30 SECRETARÍAS DE DEPARTAMENTOS Federico Pastó
DEPARTAMENTOS
31 SERVICIO CENTRAL DE SERVICIO CENTRAL DE Joaquín Canca Cuenca
INFORMÁTICA INFORMÁTICA
32 LABORATORIOS LABORATORIOS Ángel Cosano
DEPARTAMENTALES DEPARTAMENTOS
33 SERVICIO DE PUBLICACIONES SERVICIO DE PUBLICACIONES E Mª Dolores González
INTERCAMBIO C. Palomo
34 SERVICIOS CENTRALES DE SERVICIO GENERAL DE Sergio A. Cañete
APOYO A LA INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN Hidalgo
35 SERVICIOS JURÍDICOS SERVICIOS JURÍDICOS Javier Such Martínez
36 TITULACIONES PROPIAS SECCIÓN DE TITULACIONES Francisco Jiménez
PROPIAS Torres
37 INSTITUTO CRIMINOLOGÍA UNIDAD DE CRIMINOLOGIA Elisa del Cubo Arroyo
38 AREA ECONÓMICA Y SERVICIO DE INTERVENCIÓN Beltrán Bautista Bueno
PATRIMONIAL SERVICIO DE ASUNTOS
ECONOMICOS
SERVICIO DE CONTABILIDAD
39 COMPRAS, SUMINISTROS Y SERVICIO DE ADQUISICIONES Ana Gómez Pérez
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
40 INTERDISCIPLINAR SERVICIO DE ATENCIÓN
PSICOLOGICA
REPROGRAFÍA
FINCA SAN JULIAN
RELACIONES INSTITUCIONES
SANITARIA
OFICINA DEL DEFENSOR
UNIVERSITARIO

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3. CRONOGRAMA COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Y MEJORA DE LA
CALIDAD DE LOS SERVICIOS.

Nivel Acción Hasta
2do Nivel Punto 1º
Tiene definidos mecanismos de participación interna 4 DE ABRIL
CONSTITUCIÓN GRUPOS DE MEJORA
CAUCES DE COMUNICACIÓN INTERNA
1er Nivel Punto 1º
Tiene identificadas las líneas y objetivos del Plan 30 DE ABRIL
Estratégico de la Universidad de Málaga.
1er Nivel Punto 2º y 3º
Formación por parte de la Unidad Técnica de Calidad POR DETERMINAR ANTES DEL 30
sobre Misión y Visión, Gestión por Procesos DE ABRIL
1er Nivel Punto 2º y 3º
Tiene definida la Misión y la Visión y elaborado el 30 DE ABRIL
Mapa de Procesos de su unidad
2do Nivel Punto 2º
Tiene documentados los procesos clave (Flujograma) FINALES DE JUNIO
y realiza medición de los mismos (Catálogo de
Indicadores)
2do Nivel Punto 3º
Explicación por parte de la Unidad Técnica de la futura FINALES DE JUNIO
estructura de encuesta de satisfacción Y POSTERIOR
IMPLANTANCIÓN EN CADA UNIDAD.
2do Nivel Punto 4º
Formación/coordinación por parte de la Vicegerencia FINALES DE JUNIO
de Organización y Mejora y la Unidad de Calidad sobre
las posibles vías de evaluación: ISO, EFQM. Para
aquellas unidades funcionales que no hayan iniciado
su evaluación.

1er y 2º Nivel Puntos 4º y 5º y 6º
Por parte de la Gerencia se está elaborando un Plan FINALES DE JUNIO
para implantar la Gestión por Competencias en cada
unidad. En el momento que se tenga terminado se
comunicará a las Unidades para que lo pongan en
marcha.

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4. OBJETIVOS DEL PRIMER NIVEL.

Punto 1º. IDENTIFICAR LAS LÍNEAS Y OBJETIVOS DEL PLAN
ESTRATÉGICO DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA.

¿Qué debo hacer?
Hay que leerse el documento del Plan Estratégico de la Universidad y extraer
del mismo aquellas líneas que consideremos que nos puedan afectar.

De todo lo anterior hay que confeccionar un documento que vamos a
denominar Anexo I.

¿Cómo puedo hacerlo?
El Plan Estratégico de la UMA está expuesto en la web en la siguiente
dirección: http://www.uma.es/ficha.php?id=10474

De esta acción habría que levantar acta como evidencia de que las líneas
objetivos seleccionadas han sido consensuadas por parte de los miembros del
área.

¿Qué ayuda voy a recibir?
En este punto no es más necesaria ayuda que la ya propuesta en al dirección
de Internet donde se encuentran los documentos.

¿Cuándo debo presentarlo?
La fecha límite en todos los casos es el 30 de abril de 2008.

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Punto 2º. ELABORACIÓN MAPA DE PROCESOS

¿Qué hacer?
Hay confeccionar un documento (de una sola página) donde se refleje las
denominaciones de los distintos procesos que desarrollamos dentro del área
que estarán unidos por líneas de progresión que nos indican el flujo del
proceso. Al final nos quedará eso, un mapa sencillo y fácil de interpretar.

¿Cómo puedo hacerlo?
Una vez recibida la formación/información necesaria y utilizando “mecanismos
de participación interna”, se determinan los procesos, sus clases y relaciones
entre los mismos. Todo lo anterior se plasma en un documento, ver ejemplos
en el Anexo II de la Guía, con la herramienta que mejor conozcamos.

¿Qué ayuda voy a recibir?
Se va impartir una formación/taller muy práctica y sobre casos reales de áreas
que ya tienen determinado su propio mapa de procesos. Incluso se podría
adelantar a dicha actividad formativa el esbozo en papel del mapa propio del
área para luego ser retocado en el área definitivamente. Además se enviará
una Guía de Mapa de Procesos elaborado por la Unidad Técnica de Calidad.

¿Cuándo debo presentarlo?
Para tener el documento confeccionado se propone hasta el 30 de abril de
2008.

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Punto 3º. DEFINIR LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA UNIDAD EN EL CONTEXTO
DEL LAN ESTRATÉGICO DE LA UNIVERSIDAD.

¿Qué debo hacer?

Hay que hacer un documento, donde se recoja nuestra Misión y Visión del
Área. En definitiva se trata de dos párrafos (de una 4 o 5 líneas de extensión,
no más) donde se expresa “qué hacemos” (Misión) y “qué queremos ser”
(Visión), no más. Consultar ejemplos en el Anexo III de la Guía

¿Cómo puedo hacerlo?
Como en los casos anteriores, y utilizando mecanismos de participación
interna, se plantean varios modelos (o un único modelos, según convenga) y se
determina el definitivo por el grupo del área.

Aquí quisiera adelantar en la ejecución de este punto un aspecto que en un
futuro va a ser muy importante: el valor que se da en el modelo EFQM a la
consideración de los grupos de interés. Es decir, para determinar la Misión y
Visión definitiva del área hay que tener en cuenta la opinión de nuestros/as
usuarios/as, e intentar en la manera de lo posible plasmarla en el resultado. Si
lo hacemos así, la valoración en la evaluación EFQM será mayor.

¿Qué ayuda voy a recibir?
En este apartado se va realizar una actividad formativa por parte del UNIDAD
DE CALIDAD para que, de una manera práctica, se esbocen distintas
propuestas de Misión y Visión de las áreas y luego éstas determinen según su
criterio el documento definitivo.

¿Cuándo debo presentarlo?
Para tener el documento confeccionado se propone hasta el 30 de abril de
2008.

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