Handbuch für die Stenotypistin und Sekretärin im Druck- und Verlagswesen: Handbuch für Sekretariatstechnik in Verlagen und Druckereien PDF
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Dr. WOLF-POMMRICH Hanobucb für oie Stenot~piiJtin uno sekretärin im DYuck.- uno vey{agiJweJen Dr. WOLF· POMMRICH Han(jbucb für i)ie Steno~pistin uni) sekretärin im Druck- uni) ver[alJswesen HaMÖb"ch IHr sekretariat"ech»ik il1 verlagel1 UI1i) Druckereiel1 Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH ISBN 978-3-663-06340-7 ISBN 978-3-663-07253-9 (eBook) DOI 10.1007/978-3-663-07253-9 Copyright bySpri"ger Fachmedie" Wiesbadel/ 1959 Ursprtmgficlt erschie"ell bei BetrnbswirlJrhajl/ithrr Verlag DT. TII. Gabler Gmb H, Witsbadm J 95 9 Sojico\"cr '·eprim of Ihe hardcm·er ISI edilio" /959 Vorwort Tüchtige Stenotypistinnen und gute Sekretärinnen sind überall rar. In Ver lagen und Druckereien ist der Mangel an geeigneten Fachkräflen besonders spürbar, weil in diesen Betrieben ganz bestimmte Anforderungen an die Vor bildung zu stellen sind. Eine branche/remde junge Stenotypistin vermag in den ersten Monaten ihrer Tätigkeit in einem grafischen Betrieb kaum nutzbringende Arbeit zu leisten. Zu viele Fachausdrücke und Spezialbezeichnungen im Verkehr mit Herstel lern, Autoren und Druckereien verwirren sie. Hinzu kommt, daß in Presse und Verlagsbetrieben die Arbeit sehr schnellläufl. Niemand findet Zeit, eine neu eintretende Stenotypistin oder Sekretärin mit ihrem Arbeitsgebiet ver traut zu machen. Deshalb haben sich Herausgeber und Autoren bemüht, das Gebiet der Se kretariatstechnik in Verlagen und Druckereien geschlossen darzustellen. Be sonderer Wert wurde auf eine alphabetische Kurzübersicht der Fachausdrücke in grafischen Betrieben gelegt. Von einem guten Handbuch darf man verlangen, daß es auf möglichst viele Zweifels/ragen Auskunft gibt. Diese Forderung dürfte mit der vorliegenden Ausgabe erfüllt sein. Das Stichwörterverzeichnis am Schluß des Handbuches erleichtert das Nachschlagen. Inha[t So wünschen sich Verleger und Redakteure ihre Sekretärinnen 13 Die erste Stufe: Verlagsstenotypistin 14 Die zweite Stufe: Verlagssekretärin 15 Das Berufsbild der Verlagsstenotypistin und -sekretärin 17 Die Schulbildung 18 Charakterliche Anforderungen 19 Das Tätigkeitsfeld der Verlagsstenotypistin und -sekretärin 19 Sekretärin und Schwarze Kunst 21 Druckerei- und Verlagsunternehmen im Rahmen der Gesamtwirtschaft 21 So gelangen Wort und Bild zum Leser. 23 Der moderne grafische Betrieb 24 Anm.: Grafik, Grafiker, grafisch, It. Duden auch Graphik, Graphiker, gra- phisch. Bewußt sind heide Schreibarten wechselweise angewandt. 8 Inhalt Typometrisches System 27 Schematische übersicht der hauptsächlichen Druckarten 28 Kleines Schriftenbrevier für die Sekretärin 30 Wichtige Korrekturzeichen 32 Bild- und Textarchiv ganz unentbehrlich 33 Nun etwas journalistisches Fachjargon 34 So entsteht eine Zeitung. 36 So entsteht eine Zeitschrift 39 So entsteht ein Buch. 41 Das Einmaleins mit 16 ist wichtig 43 Die kaufmännischen Abteilungen. 44 Wichtiges aus dem Verlags- und Presser echt 45 Wichtige Fachausdrücke aus dem Druck-und Verlagswesen 49 Kurzfassung der wichtigsten Fachausdrücke des Druck- und Verlagswesens für die Sekretärin aus Dr. Gablers Wirtschafts-Lexikon Einführung in die Sekretariatstechnik 65 Der Sinn der Rationalisierung 66 Der Begriff "Automation" 67 Das Problem in der Sicht der Träger des Rationalisierungsgedankens in Verwaltung und Büro . 69 Die Arbeitsweise der elektronischen Rechenanlagen . 70 Das neuzeitliche Büro 74 Möglichkeiten der Aneignung bürowirtschaftlicher Kenntnisse. 75 "Büromarkt" -Klassifikation . 76 Der Büroraum und seine Einrichtung. 83 Die wichtigsten Büromaschinen 85 Schreibmaschinen 85 Schreibautomaten . 89 Fernschreiber . 91 Adressiermaschinen 91 Vervielfältiger 92 Fotokopiergeräte 94 Diktiermaschinen 97 Rechenmaschinen 101 Buchungsmaschinen 103 Lochkartenmaschinen 103 Postbearbeitungsmaschinen 107 Nachrichten- und Beförderungsmittel 109 Die wichtigsten Bürohilfsmittel . 118 Die Kartei 118 Die Registratur (Die Schriftgutablage) . 127 Spezielle Sekretariatstechnik . 142 Die Bearbeitung der Sekretariatspost 142 Das Tagebuch 143 Inhait 9 Tägliche Berichte . 143 W ochen- und Monatsberichte 144 Vorlageplan 144 Briefpraktikum 145 Das Außere des Briefes . 147 Der Vordruck 149 Das Format . 149 Der Aufdruck 150 Der Aufdruck des Briefblattes A 4 zum Versand in Fensterbriefhüllen . 151 Die Vorteile des normgerechten Vordrucks 159 Die häufigsten Verstöße gegen den Vordruck nach DIN 676. 159 Die Postkarte A 6 . 161 mit Anschriftklappe 161 ohne Anschriftklappe 163 Die Halbbriefblätter A 5 zum Versand in Fensterbriefhüllen 165 Die Halbbriefblätter A 5 mit Sparvordruck zum Versand in Briefhüllen ohne Fenster . 168 Die Vordrucke für die Bestellungs- und Auftragsabwicklung . 170 Die Rechnung 170 Die Bestellung A 4 zum Versand in Fensterbriefhüllen . 173 Die Bestellungsannahme A 4 zum Versand in Fensterbriefhüllen • 176 Die Lieferanzeige A 4 zum Versand in Fensterbriefhüllen . 176 Die Beschriftung nach der Norm DIN 5008 176 Das Sekretariat im Außenverkehr 177 Sekretärin und Bank 178 Sekretärin und Postscheckamt 185 Sekretärin und Finanzamt 189 Sekretärin und Post 199 Sekretärin und Behörden, Verbände und Organisationen 210 Sekretärin und Kundschaft 216 Sekretärin und Lieferanten . 219 Sekretärin und Vertreter 222 Spezielle Arbeitstechnik der Sekretärin 225 Grundsätze der Verhandlungstechnik . 225 Die Sekretärin am Telefon 227 Die Telegrammtechnik 245 Die Fernschreibtechnik 252 Vorbereitung einer Reise 257 Reiseplan 257 Autoreise 259 Bahnreise 263 Reise mit dem Flugzeug 268 Reise mit dem Schiff 270 Geld- und Devisenbestimmungen für Auslandsreisen . 270 Internationaler Hotel-Telegraphenschlüssel 273 10 Inhalt Das Aufgabengebiet der Sekretärin bei Konferenzen 275 Fragebogen . . . 276 Wie soll die Konferenz ausgewertet werden? . 278 Vorarbeiten, Einladungen 278 Vorbereitung und Bereitstellung . 281 Beginn und Verlauf der Konferenz 284 Aufgaben während der Tagung • . . 285 Aufgaben bei Beratung und Verhandlungen im eigenen Betrieb. 286 Arbeiten nach der Tagung 289 Was gehört alles in ein Protokoll? 290 Abfertigen und Verabschieden der Teilnehmer 293 Auswertung der Konferenz 293 Der Chef ist nicht da! 295 Die Sekretärin und ihre schwierige Aufgabe bei Abwesenheit des Chefs. 295 Unterschriften 298 Persönliches Verhalten 300 Die Sekretärin als "rechte Hand" des Chefs 301 Die Einstellung zum Chef 301 Grundsätze der Vorzimmertechnik 311 Die Sekretärin muß das Ohr des Betriebes sein 312 Human Relations und Chef . 313 Sechs Gebote flir die Chefsekretärin . 315 Goldene Knigge-Worte . 316 Sekretärinnen - Frauen ohne Alter 317 Gesundheitspflege und Sport . 335 Deutsch - richtig und schön . 345 Gutes Deutsch sichert gute Stellung 345 Es gibt keinen Schreibstil 346 Schreiben Sie nicht so, sondern immer so . 346 Die Inversion als Satzdreh - ein grober Stilfehler 348 Silbentrennung . 349 Prüfstein: Richtiges Schreiben von Straßennamen 352 Nun machen Sie mal einen Punkt! 353 Komma freibleibend. 355 Hier setzen wir immer ein Komma 355 Bitte, hier ein Komma! Hier dagegen kein Komma! 355 Bitte, die Kommasetzung an Beispielen üben! . 357 Komma und Gedankenstrich . 358 Briefmuster für besondere Anlässe 359 Routineschreiben - von der Sekretärin entworfen 359 Anreden und Titel . 361 Schreiben zu besonderen Gelegenheiten 365 Inhalt 11 Buchführung für die Sekretärin 375 Buchungstechnik . 375 Aufgaben und Zweige des betrieblichen Rechnungswesens 376 Inventur und Inventar . 377 Die Bilanz und ihre Auswertung. 381 Die Buchungsbelege; Vork onti eren der Belege. 384 Das Konto . 385 Konrenrahmen und Kontenplan . 388 Die Bedeutung besonderer Geschäftsfälle . 389 Abschreibungen, Rücklagen, Rückstellungen, Abgrenzungsposten 390 Die Bücher der Buchhaltung . 392 Die Besonderheiten der Industriebuchführung . 395 Grundbegriffe des industriellen Rechnungswesens 396 Der Konrenrahmen der Industriebetriebe. 399 Der Betriebsabrechnungsbogen und seine Aufgaben 403 Die Auswertung der Buchführung 405 Rechnen für die Sekretärin 407 Das Wichtigste über die Bruchrechnung 407 Die Schlußrechnung (Dreisatz) 409 Der Kettensatz . 410 Währungsrechnen 411 Rechnen mit englischem Geld 413 Verteilungs- oder Gesellschaftsrechnung 414 Prozentrechnung 415 Zinsrechnung 418 Kontokorrentrechnung 423 Diskontrechnung 426 Kalkulationsberechnungen 428 Die Bezüge des Chefs 433 Aus welchen Quellen fließt das Einkommen des Chefs? 433 Betriebs- oder Privatausgaben? . 435 Einige Beispiele aus der Praxis 436 Private Reise oder Geschäftsreise? 437 Machen Sie es Ihrem Chef leicht . 440 Ein Fahrtenbuch macht sich bezahlt 440 Statistik für die Sekretärin 441 Was ist Statistik? 441 Das V erf ahren der Statistik • 441 Amtliche Statistiken, Pri .ate Statistiken 442 Betriebliche Statistiken 443 Marktbeobachtung durch Statistik 446 Statistik ohne Zahlen 446 Wie lassen sich statistische Ergebnisse darstellen? 446 Statistische Fortschreibung 447 Korrelationsvergleiche 447 Betriebsvergleiche 447 12 Inhalt Arbeitsrechtliche Sicherung der Sekretärin 449 Rund um das Zeugnis 449 Der freie Hausarbeitstag. 452 Der Mutterschutz im Arbeitsleben 455 Das personelle Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates . 459 Soziale Sicherung der Sekretärin . 464 Welche Risiken deckt die Sozialversicherung? . 464 Wer gehört der Sozialversicherung als Pflichtversicherter an? 465 Wer ist freigestellt, und wer kann sich befreien lassen? 466 Wer kann der Sozialversicherung freiwillig angehören? 467 Wer führt die Sozialversicherung durch? . 467 Welche Beiträge sind zu zahlen? . 469 Welche Leistungen können beansprucht werden? 471 Die einzelnen Rentenformeln lauten: . 473 Und wenn der Versicherte nicht einverstanden ist? 474 Wie hoch ist mein Ruhegeld? 475 Verzeichnis der wichtigsten kaufmännischen Fachausdrücke 479 Kurzfassung der wichtigsten kaufmännischen Fachausdrücke für die Sekretärin aus Dr. Gablers Wirtschafts-Lexikon. 479 Verzeichnis wichtiger Abkürzungen 513 Nachtrag: Wichtige Änderungen bei Drucklegung 516 Stichwörterverzeichnis 517
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