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I Guía para la organización de centros de documentación II GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN III Guía para la organización de centros de documentación Virginia Ayllón Rossana Brinati PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN ESTRATÉGICA EN BOLIVIA La Paz-2001 IV GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Esta publicación cuenta con el auspicio del Directorio General para la Cooperación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos (DGIS) Ayllón, Virginia; Brinati, Rossana Guía para la organización de centros de documentación: guía para la organización de unidades informativas especializadas en ciencias sociales / Virginia Ayllón; Rossana Brinati.- La Paz: FUNDACIÓN PIEB, 2001. XII; 160 p.; cuad.; fluj. – (Formación, v. 2) D.L.: 4 - 1 - 390 - 01 I.S.B.N. : 99905-817-7-0 I. MANUALES. II. SERVICIOS DE INFORMACIÓN. III. BIBLIO- TECAS ESPECIALIZADAS. IV. DOCUMENTALISTAS. 1. Título. 2. Serie. D.R. © FUNDACIÓN PIEB, marzo 2001 Edificio Fortaleza, Piso 6, Of. 601 Av. Arce N° 2799, esquina calle Cordero, La Paz Teléfonos: 43 25 82 - 43 52 35 Fax: 43 18 66 Correo electrónico: [email protected] Website: www.pieb.org Casilla Postal: 12668 Diseño gráfico de cubierta: Alejandro Salazar Edición: Nadya Gutiérrez A. Producción: Editorial Offset Boliviana Ltda. Calle Abdón Saavedra 2101 Tels.: 41 04 48 - 41 22 82 - 41 54 37 Fax: 37 25 52 La Paz - Bolivia Impreso en Bolivia Printed in Bolivia V Índice Presentación.......................................................................................... XI PRIMERA PARTE GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNIDADES INFORMATIVAS ESPECIALIZADAS EN CIENCIAS SOCIALES Prólogo.................................................................................................. 3 Introducción......................................................................................... 7 CAPÍTULO UNO. La especialidad de las unidades......................... 9 I. Armado de colecciones especializadas......................................... 13 II. El proceso de selección bibliográfica........................................... 16 1. El papel del documentalista y el papel del investigador........ 17 2. Comités de selección y adquisición....................................... 18 3. Las fuentes de información y la oferta editorial..................... 19 4. Formas de adquisición............................................................ 21 a. Compra.......................................................................... 21 b. Donación....................................................................... 21 c. Canje ............................................................................. 22 d. Suscripción.................................................................... 22 VI GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN CAPÍTULO DOS. Tratamiento técnico............................................ 31 I. Clasificación previa ..................................................................... 37 II. Catalogación o descripción bibliográfica..................................... 37 III. Clasificación ................................................................................ 38 1. Sistemas de clasificación........................................................ 39 2. Tipos de clasificación............................................................. 40 3. Formas de clasificación.......................................................... 40 IV. Indización..................................................................................... 43 1. Tesauro................................................................................... 45 2. Encabezamientos de materia.................................................. 46 V. Condensación.............................................................................. 46 1. Contenido.............................................................................. 47 2. Forma ..................................................................................... 47 VI. Procesamiento automatizado....................................................... 48 El programa Microisis ............................................................ 50 CAPÍTULO TRES. Usuarios ............................................................ 57 I. Las necesidades de los usuarios.................................................... 61 II. El estudio de usuarios................................................................... 62 III. Capacitación a usuarios............................................................... 63 IV. Necesidades de los usuarios e investigación de mercado............. 64 CAPÍTULO CUATRO. Servicios y productos................................ 67 I. El desarrollo de servicios y productos.......................................... 70 1. Entropía.................................................................................. 71 2. Ruidos y redundancia............................................................. 71 3. Silencios................................................................................. 71 II. Principales servicios y productos en una unidad de información especializada............................................................ 72 1. Lectura en sala ....................................................................... 72 2. Las bases de datos................................................................... 73 3. Los catálogos en línea............................................................ 73 VII 4. El préstamo a domicilio ......................................................... 74 5. El préstamo interbibliotecario ............................................... 74 6. Estantería abierta................................................................... 74 7. Internet.................................................................................. 75 8. Alertas bibliográficas ............................................................. 75 9. Convenios con investigadores............................................... 76 III. Condiciones para el establecimiento de los servicios y productos...................................................................................... 77 1. Las relaciones humanas.......................................................... 77 2. La reglamentación ................................................................. 77 3. Los costos............................................................................... 78 CAPÍTULO CINCO. Coordinación interbibliotecaria.................... 97 I. Redes Documentales.................................................................... 100 CAPÍTULO SEIS. Gestión de unidades de Información................. 101 I. Administración de unidades de información .............................. 103 1. La dirección ........................................................................... 104 2. La planificación ..................................................................... 104 3. La organización...................................................................... 105 4. Gerencia de unidades de información................................... 105 5. Recursos de las unidades de información............................... 106 a. Recursos materiales........................................................ 106 b. Recursos financieros...................................................... 106 c. Recursos humanos......................................................... 106 EJEMPLOS Ejemplo 1. Especialización y multidisciplinariedad.................... 27 Ejemplo 2. Colecciones especializadas........................................ 28 Ejemplo 3. Hemeroteca............................................................... 29 Ejemplo 4. Bibliometría y especialización de colecciones.......... 30 Ejemplo 5. Clasificación............................................................. 53 VIII GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Ejemplo 6. Elaboración de resúmenes......................................... 55 Ejemplo 7. Investigadores y demandas de información.............. 65 Ejemplo 8. Internet para la investigación en ciencias sociales... 81 Ejemplo 9. Páginas WEB............................................................. 87 Ejemplo 10. ¿Alerta o boletín bibliográfico?................................. 88 Ejemplo 11. Reglamento para servicios especiales ....................... 89 Ejemplo 12. Los servicios como inversión.................................... 91 Ejemplo 13. Principios básicos de atención al usuario ................. 93 Ejemplo 14. Costos vs. Servicios públicos.................................... 95 FLUJOGRAMAS Flujograma 1. Formas de adquisición............................................ 23 Flujograma 2. Tratamiento técnico............................................... 35 Flujograma 3. Catalogación........................................................... 41 SEGUNDA PARTE Una experiencia inédita auspiciada por el PIEB PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO A UNIDADES INFORMATIVAS ESPECIALIZADAS EN CIENCIAS SOCIALES EN BOLIVIA Prólogo.................................................................................................. 109 Introducción......................................................................................... 111 DOCUMENTO I. Panorama de las unidades informativas en ciencias sociales en Bolivia.................................................................. 112 I. Algunas nociones generales......................................................... 112 II. Los antecedentes.......................................................................... 113 III. La situación actual: el ámbito estatal .......................................... 114 IV. El ámbito académico universitario.............................................. 116 IX V. El ámbito privado y de la cooperación internacional.................. 116 VI. Las ONGs..................................................................................... 117 VII. Principales limitaciones de las unidades informativas especializadas en ciencias sociales ............................................... 118 Conclusión................................................................................... 120 DOCUMENTO II. Complementación al “Panorama de las unidades informativas en ciencias sociales en Bolivia”..................... 121 Cochabamba.......................................................................................... 121 Oruro .................................................................................................... 122 Potosí .................................................................................................... 123 Santa Cruz............................................................................................. 125 Sucre .................................................................................................... 126 Tarija .................................................................................................... 127 Trinidad................................................................................................. 129 DOCUMENTO III. Evaluación final del Programa......................... 131 I. Aplicación del Programa............................................................. 132 II. Valoración de los resultados por objetivos................................... 135 1. Actualización de las colecciones ........................................... 135 2. Optimización de tecnología informativa............................... 137 3. Establecimiento de servicios especializados para investigadores......................................................................... 139 a. Los nuevos servicios....................................................... 139 b. Los usuarios.................................................................... 141 III. Coordinación interbibliotecaria.................................................. 142 IV. Capacitación y recursos humanos................................................ 143 V. Gestión del Programa .................................................................. 144 1. Apoyo institucional a las unidades informativas ejecutoras de proyectos.......................................................... 144 2. Gestión de los proyectos........................................................ 145 3. Coordinación del Programa................................................... 146 X GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN VI. Impacto del Programa.................................................................. 147 1. Relación información-investigación ..................................... 147 2. Desarrollo de la documentación en las regiones del país....... 148 VII. Recomendaciones........................................................................ 150 ANEXO. Directorio de bibliotecas y redes financiadas por el Programa de Bibliotecas del PIEB....................................................... 151