Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco de

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by  Cata Londono

Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del
Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Vehículos

Tabla de contenido

I. Información del Acuerdo Marco de Precios ..................................................................................... 3
II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano ...................................... 4
III. Proceso de adquisición de Vehículos en la Tienda Virtual de Estado Colombiano ..................... 6
IV. Búsqueda de la Celda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano .............................................. 7
A. Pasos para identificar Referencias dentro de la celda ...................................................................... 7
B. Información de cada Referencia........................................................................................................ 9
C. Precio del Vehículo .......................................................................................................................... 11
V. Solicitud de cotización de Vehículos .............................................................................................. 12
A. Socios del Negocio .......................................................................................................................... 15
B. Plazo del evento .............................................................................................................................. 15
C. Anexos: formato de solicitud de cotización ..................................................................................... 15
D. Mensajes ......................................................................................................................................... 18
E. Finalizar evento de cotización ......................................................................................................... 19
F. Ajustes y revocatorias ..................................................................................................................... 20
G. Análisis de las ofertas de los Proveedores ..................................................................................... 21
H. Selección del Proveedor .................................................................................................................. 22
VI. Solicitud de compra .......................................................................................................................... 23
I. Dirección de entrega de los bienes o servicios ............................................................................... 25
J. Archivos anexos .............................................................................................................................. 25
K. Estudios y documentos previos ....................................................................................................... 25
L. Fecha de vencimiento ..................................................................................................................... 26
M. Datos del Supervisor de la Orden de Compra ................................................................................ 26
N. Gravámenes adicionales ................................................................................................................. 26
O. Artículos del carro ............................................................................................................................ 26
P. Presupuesto que soporta la compra ............................................................................................... 27
VII. Orden de Compra .............................................................................................................................. 29
A. Aprobación solicitud de compra ...................................................................................................... 29
B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra..................................................................... 30
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C. Documentos del Proceso ................................................................................................................ 33
D. Registro presupuestal ...................................................................................................................... 33
VIII. Recepción, Facturación y Pago ....................................................................................................... 34
A. Facturación y pago .......................................................................................................................... 34
IX. Modificaciones de la Orden de Compra .......................................................................................... 36
X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra .................................................................................. 36

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I. Información del Acuerdo Marco de Precios
La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el proceso de adquisición de Vehículos, sus
Adecuaciones y Accesorios y la prestación del servicio de Mantenimiento Preventivo a través de la
Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Los términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con las definiciones
incluidas en los Documentos del Proceso del Acuerdo Marco de Precios.

Antes de adelantar el proceso de adquisición en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la Entidad
Estatal debe conocer el Acuerdo Marco de Precios al que se va a vincular. En el siguiente link encontrará
el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Vehículos, con sus Adecuaciones y sus Accesorios, y
la prestación del Servicio de Mantenimiento Preventivo: Ver Acuerdo Marco de Precios.

Información general del Acuerdo Marco de Precios

(i) Número de Proceso: CCE-126-1-AMP-2014

(ii) Alcance: Establecer las condiciones en las cuales los Proveedores venden los Vehículos, con
sus Adecuaciones y sus Accesorios, y prestan el servicio de Mantenimiento Preventivo; y las
Entidades Compradoras los adquieren.

(iii) Fecha máxima de generación de Órdenes de Compra: 31 de diciembre de 2015, prorrogable
por un (1) año adicional.

(iv) Tiempos del proceso: Los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios disponen de 10 días
hábiles para cotizar los Vehículos requeridos por la Entidad Compradora. Para finalizar el evento
de cotización antes del tiempo mencionado ver Sección V.E.

Una vez finalizado el evento de cotización la Entidad Compradora dispone de 10 días hábiles
para realizar la Orden de Compra.

Los Proveedores disponen de un plazo máximo de 60 días calendario contados a partir de la
fecha de la Orden de Compra, salvo por lo establecido en el siguiente párrafo.

El Proveedor cuenta con 150 días calendario para la entrega de los Vehículos, cuando: (i) se
deban realizar las Adecuaciones o instalar los Accesorios solicitados por la Entidad Compradora;
(ii) la entrega es en un lugar diferente a las Ciudades de Entrega; (iii) la cantidad de Vehículos a
entregar es 20 unidades o más.

(v) Criterios de selección: La Entidad Compradora debe generar una requisición en la cotización
del Proveedor quien haya ofrecido el menor precio.

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(vi) Precio: Es el definido por el Proveedor en la cotización. El precio se compone de: (a) el valor de
la Referencia definido en el Catálogo el cual incluye el IVA y el impuesto al consumo; (b) el valor
del Mantenimiento Preventivo; (c) el costo de entrega del Vehículo en el lugar indicado por la
Entidad Compradora, cuando este no es una Ciudad de Entrega; (d) el valor de las Adecuaciones
definido en la ficha técnica de cada Referencia el cual incluye los impuestos aplicables a estos;
(e) el valor de las Accesorios definido en la ficha técnica de cada Referencia el cual incluye los
impuestos aplicables a estos; (f) los costos de la matrícula; (g) el valor de los gravámenes
adicionales identificados por la Entidad Compradora en la solicitud de cotización; (h) el valor de
las Adecuaciones y de los Accesorios adicionales requeridos (sólo aplica para bus y buseta); y (i)
opcionalmente el valor del SOAT de acuerdo al tipo de Vehículo y la vigencia requerida.
El valor definido en el literal (a) es el que resulta de aplicar al precio establecido en la Guía de
Valores de Fasecolda el descuento ofrecido por el Proveedor en la Operación Principal. Este
precio se actualiza mensualmente.

(vii) Lugares de entrega: El Proveedor debe garantizar la entrega de los Vehículos sin costo
adicional en las Ciudades Entrega definidas en los Documentos del Proceso. Estas son: Armenia,
Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Manizales, Medellín,
Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Popayán, Riohacha, Santa Marta, Sincelejo, Tunja, Valledupar,
Villavicencio y Yopal. Para el caso de los Vehículos Eléctricos y los Vehículos Híbridos son las
ciudades de Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali.

La Entidad Compradora puede solicitar en el formato de cotización otro lugar de entrega siempre
y cuando asuma los costos adicionales que se generen. Estos costos adicionales serán incluidos
por el Proveedor en el formato de cotización.

(viii) Facturación y pago: El Proveedor debe facturar el valor a pagar por la Entidad Compradora
una vez cuente con los documentos necesarios para iniciar el proceso de matrícula. Las
Entidades Compradoras deben aprobar o rechazar las facturas dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la fecha de su presentación y pagar las facturas dentro de los treinta (30)
días siguientes a la entrega del Vehículo.

El Proveedor puede facturar de manera independiente el valor Vehículo, al valor de las
Adecuaciones y los Accesorios, el valor del Mantenimiento Preventivo y el valor de los demás
costos asociados a la adquisición. Todos los valores facturados deben respetar los valores
cotizados a la Entidad Compradora y en el agregado no pueden superar el valor total definido en
la cotización. La Entidad Compradora debe tener en cuenta estas consideraciones para solicitar
la disponibilidad presupuestal adecuada para realizar la contratación.

II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano
Para iniciar el proceso de adquisición la Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar
usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en
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http://www.colombiacompra.gov.co/acuerdos-marco/solicitud, recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un
usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda
Virtual del
Estado Colombiano.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad
Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta.

El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del
Estado Colombiano.

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Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos
electrónicos del remitente [email protected].

Un usuario ya registrado debe ingresar a www.colombiacompra.gov.co/AMP y hacer clic en el ícono de la Tienda
Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de
usuario y contraseña para iniciar sesión.
III. Proceso de adquisición de Vehículos en la Tienda Virtual de Estado
Colombiano
El Acuerdo Marco de Precios determina que la compra de Vehículos debe realizarse por medio de una
solicitud de cotización a los Proveedores que ofrezcan las Referencias contenidas dentro de una Celda.
Una Celda es el resultado de la escogencia de un Segmento, la característica técnica que aplique al
Vehículo y el intervalo de precio que se ajuste al presupuesto.

Diagrama 1 Escogencia de la Celda

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IV. Búsqueda de la Celda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano
El Catálogo es la herramienta informativa que ayuda a las Entidades Compradoras a definir económica y
técnicamente su necesidad. El Catálogo contiene el precio de mercado y los descuentos por volumen de
cada Vehículo, su ficha técnica y las características de las adecuaciones y accesorios adicionales.
A. Pasos para identificar Referencias dentro de la celda
La Entidad Compradora debe identificar las Referencias de las celdas (ver Diagrama 1) cumpliendo los
siguientes 7 pasos:

Paso 1. Para determinar la Celda la Entidad Compradora una vez se encuentre en la página principal da
clic a la derecha en el cuadrado formado por 9 puntos.

Paso 2. Inmediatamente la barra se oculta y aparece el botón elegir. Al dar clic en este botón se
despliega una lista en la cual se debe escoger Acuerdos Marco de Precios:
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Paso 3. En la opción Acuerdos Marco de Precios se despliega la lista con los Acuerdos Marco de Precios
vigentes. Dentro de esta se da clic en Vehículos.

Paso 4. En la opción Vehículos se despliegan los Segmentos de Vehículos. De acuerdo a la necesidad
de la Entidad esta escoge el tipo de Vehículo que necesite.

Paso 5. Una vez escogido el Segmento, se despliegan las características técnicas aplicables a los
Vehículos. En el ejemplo se escoge automóviles y la característica técnica corresponde al cilindraje real
del Vehículo.

Paso 6. Escogido el cilindraje se despliega la lista de los intervalos de precios. En el ejemplo se escoge
un intervalo de cilindraje de 1450 cc a 1649cc.
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Paso 7. Escogido el intervalo de precios, la plataforma muestra las Referencias que se encuentran en la
Celda. En el ejemplo el intervalo es entre 35 y 43 millones. En los casos que el número de Referencias
no ameritaba una diferenciación de intervalos de precios la plataforma despliega como última opción la
característica técnica. En el caso del Vehículo eléctrico este mismo es una Celda.

B. Información de cada Referencia
Para cada uno de las Vehículo la plataforma despliega información técnica y económica que permite
determinar las características técnicas y calcular el valor de la disponibilidad presupuestal necesaria para
la compra. Para acceder a esta información se da clic sobre el nombre en azul del Vehículo. En siguiente
ejemplo se muestra el nombre, el Proveedor y el precio de mercado cuyo referente es el valor en la Guía
de Valores de Fasecolda. El precio marcado en negrilla corresponde al precio menos el descuento
negociado en la Operación Principal para una unidad.

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En el ítem “Enlaces” se encuentran los links a la minuta del contrato, la Guía de Valores de Fasecolda y
el documento con las fichas técnicas de las Adecuaciones y los Accesorios.

En la parte inferior de esta misma página se encuentra la información técnica del Vehículo, el precio del
Mantenimiento Preventivo, los descuentos adicionales por volumen y el precio de las Adecuaciones y
Accesorios que deben ser adicionados a la hora de calcular el presupuesto estimado. El precio tanto del
Mantenimiento Preventivo como de las Adecuaciones y de los Accesorios incluye el IVA.

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