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Guía del Archivo Histórico de la Municipalidad Metropolitana de Lima ¡Construyendo la memoria histórica de Lima! MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA DIRECCIÓN MUNICIPAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA División de Bibliotecas y Archivo Histórico Lima 2005 3 Municipalidad Metropolitana de Lima Luis Castañeda Lossio Alcalde Metropolitano de Lima Ángel Pérez Rodas Gerente Municipal Lola Franco Guardia Directora Municipal de Educación y Cultura Municipalidad Metropolitana de Lima © Edilibros División de Bibliotecas y Archivo Histórico Guía del Archivo Histórico de la Municipalidad Metropolitana de Lima Este libro no podrá ser reproducido, ni total ni parcialmente, sin previo permiso escrito de la editorial. Todos los derechos reservados. Coordinación: Sandro Covarrubias Llerena Investigación: Richard Chuhue Huamán, Luis Ordinola Ordinola, Iván Rojas Morales y Gianina Miranda Wilson Cuidado de edición, diagramación y diseño de portada: Ernesto Escobar Ulloa Foto de Portada: Acta de Independencia del Perú Fotos: División de Bibliotecas y Archivo Histórico Palacio Municipal de Lima Jirón de La Unión, N.º 300, Lima Teléfono: (00-511) 3151540 Correo electrónico: [email protected] ISBN: 4 ÍNDICE PRESENTACIÓN NOTA PREVIA 1. Historia del Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima 2. Descripción e historia de fondos, secciones y series 2. 1. Cabildo (Colonia) 2. 2. Concejo Provincial 2. 3. Junta Departamental 2. 4. Concejo Departamental 3. Otras colecciones y adquisiciones 3.1. Documentación no generada por la institución 3.2. Archivo fotográfico y audiovisual 4. Servicios del Archivo Histórico 5. Anexos 5.1. Cuadro de clasificación de series 5.2. Relación cronológica de los Alcaldes que han presidido el Cabildo de Lima GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA 5 6 PRESENTACIÓN Lima es una ciudad privilegiada debido a que posee una historia documental de más de cuatro siglos, de ahí que en lo concerniente a la reconstrucción de su pasado colonial y republicano, la capital del Perú tenga en el Archivo Histórico a un gran aliado que nos enseña que la historia no es una simple relación de hechos pretéritos; Lima es una continuidad y nosotros sus artífices. El programa de Puesta en Valor del Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima se propone organizar, conservar, restaurar y difundir el amplio patrimonio histórico bajo su custodia, a fin de que pueda ser utilizado como una herramienta indispensable en el estudio científico de nuestro devenir histórico. Como parte de dicho programa, la publicación de la Guía del Archivo Histórico Municipal de Lima tiene como objetivo apoyar la investigación y preservar la valiosa documentación que alberga el Archivo desde la fundación de la ciudad, en 1535, hasta el año 1980. Así pues, servirá de orientación para indagar momentos clave de la vida local y nacional, tales como la administración colonial, el proceso de Independencia, el desarrollo arquitectónico, el crecimiento urbano, la historia institucional de la municipalidad, entre otros. El patrimonio documental del Archivo no solo certifica que se trata de uno de los archivos municipales más antiguos, sino también de uno de 7 los más importantes e imprescindibles para el conocimiento de la historia de América, del Perú y particularmente de Lima. Luis Castañeda Lossio Alcalde Metropolitano de Lima 8 NOTA PREVIA Las fuentes archivísticas constituyen elementos fundamentales en la construcción de la Historia. Se trata de documentos que ayudan a consolidar nuestra identidad como nación, puesto que garantizan un conocimiento fehaciente del pasado y nos reafirman, como colectivo, frente al mañana. La organización del Archivo Histórico y la Biblioteca Histórica de la Municipalidad de Lima ha sido muchas veces postergada. El propósito de la Dirección Municipal de Educación y Cultura de la gestión actual es enmendar el estado en el que se encontraba la documentación, relegada al abandono y organizada con un criterio inapropiado. Se llevó a cabo una ardua labor de clasificación, ordenamiento, limpieza, preservación y restauración de los fondos, con la participación de un equipo de especialistas, integrantes de la División de Bibliotecas y Archivo Histórico. De esta forma se ha conseguido que ambos repositorios cumplan con su cometido principal: servir de materia prima para la reconstrucción de nuestra historia. Otro objetivo imprescindible de esta encomiable labor es resguardar la documentación, creando las condiciones favorables que impidan su deterioro y hacerla llegar así a las manos de las generaciones venideras en inmejorables condiciones, para ello se vienen realizado diferentes tareas, como la optimización de espacios, la refacción de estructuras y mobiliarios, el mantenimiento permanente de libros y documentos, la restauración de las unidades dañadas, la 9 creación de una base de datos informatizada y la publicación de guías y catálogos. Tomando como criterio inicial el Principio de Procedencia de la Archivística, la primera fase de la clasificación realizada en el Archivo Histórico se propuso determinar los organismos generadores de la documentación ahí reunida, estos fueron: el Cabildo Colonial, la Municipalidad o Concejo Provincial, la Junta Departamental y el Concejo Departamental. Cabe recalcar que los cambios nominales supusieron a su vez variantes en la política de competencias de dichas entidades, con lo cual era necesario imponer el criterio orgánico y funcional al criterio temático y cronológico utilizado en la precedente clasificación, a fin de realizar un trabajo riguroso que permita arrojar luz sobre las diferentes etapas históricas de lo que actualmente conocemos con el nombre de Municipalidad. Desde finales del siglo XIX se dieron importantes avances en lo que respecta a la conservación y desciframiento de las series de libros de Cabildo y libros de Cédulas y Provisiones Reales. Somos conscientes del valor histórico e institucional de dichos documentos, pero consideramos que también aportan un considerable valor aquellos otros menos sugerentes que yacían en el olvido, como Acuerdos de Concejo, Dictámenes, Expedientes de Obras, de Licencias, Patentes, Censos, documentos de Tesorería, de Espectáculos, de Gremios, de Inspecciones, tanto de la época colonial como de la republicana, etcétera. Ellos también explican sobradamente el funcionamiento, estructura y competencias de las instituciones señaladas, en vista de lo cual hemos venido clasificándolos para ponerlos al servicio del investigador. Ahora bien, dicho esto, es necesario resaltar la amplia información habida sobre dos instituciones poco recordadas, la Junta Departamental y el Concejo Departamental. 10 La Guía del Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima constituye el primer paso en la recuperación de este importante archivo, pone en conocimiento de manera general pero rigurosa este vasto patrimonio documental que abre sus puertas no solo a los investigadores profesionales sino también a los escolares y jóvenes universitarios y a todo aquel que desee descubrir la historia de esta gran ciudad que es Lima. Lima, Mayo de 2005 11 1. HISTORIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA MUNICIPALIDAD DE LIMA En 1549 el Cabildo dispuso que los documentos producidos hasta aquel entonces fueran guardados en un arca bajo tres llaves, determinándose a su vez la compra de libros en blanco para asentar cédulas, provisiones y títulos de escritura. Para abrir el arca que contenía dicha documentación debían estar presentes el alcalde, un regidor y el escribano, puesto que cada uno era poseedor y responsable de una de aquellas llaves. Basta decir para explicar tales precauciones que uno de los documentos custodiados era el Acta de Fundación de Lima. En cuanto a su ordenamiento, se tiene constancia de que el primero que se realizó tuvo lugar en 1633, y contó con la participación del mayordomo del Cabildo, Antonio Román de Herrera y Maldonado, quien elaboró por su parte el Libro III de Cédulas y Provisiones, adicionando breves notas1-. Sabemos asimismo que las disposiciones para el cuidado y protección de la documentación oficial fueron diversas, así lo demuestran el Libro II (titulo primero) y el Libro IV (título noveno) de la Recopilación de Leyes de Indias, en los que figuran ordenanzas respecto al resguardo de la documentación oficial. Posteriormente, en 1705 se 1 Boletín Municipal de Lima. (1953) N.º de junio, julio y agosto. Lima, Imprenta Torres Aguilar, pp. 49- 62. 12