Groepsprocessen: Overleggen en uitvoeren in teams

196 Pages·1997·0.729 MB·Dutch

by  Gert Alblas (auth.)

Groepsprocessen
Groepsprocessen
Overleggen
en uitvoeren
in teams
Gert Alblas
Bohn Stafleu Van Loghum
Houten/Diegem 1997
© 1997 Bohn Stafleu Van Loghum,Houten
Alle rechten voorbehouden.Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd,opgeslagen
in een geautomatiseerd gegevensbestand,ofopenbaar gemaakt,in enige vorm ofop enige
wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere
manier,zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b
Auteurswet 1912j°het Besluit van 20juni 1974,Stb.351,zoals gewijzigd bij Besluit van
23augustus 1985,Stb.471en artikel 17Auteurswet 1912,dient men de daarvoor wettelijk ver-
schuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882,1180AW
Amstelveen).Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen,
readers en andere compilatiewerken (artikel 16Auteurswet 1912) dient men zich tot de
uitgever te wenden.
ISBN 9031320943
NUGI 727
D/1997/3407/122
Ontwerp omslag:Bart Schouten,Hasselt
Eerste druk 1983
Tweede druk 1997
Bohn Stafleu Van Loghum
De Molen 77
3995AW Houten
Kouterveld 2
1831Diegem
Voorwoord
Dit boek is bedoeld om de lezer meer inzicht te verschaffen in het functione-
ren van groepen in organisaties.Dat inzicht is nodig om te kunnen begrijpen
waarom de samenwerking in groepsverband vaak zo moeizaam verloopt.
Meer kennis over groepen maakt het ook mogelijk om de samenwerking te
verbeteren.Het uiteindelijke doel van dit boek is dan ook om instrumenten
aan te reiken die gebruikt kunnen worden om vast te stellen wat de tekorten
zijn in de samenwerking en wat er gedaan kan worden om die tekorten op te
heffen.
De eerste druk ging voornamelijk over groepen waarin het overleg centraal
staat.In organisaties wordt het uitvoerende werk steeds meer overgelaten aan
betrekkelijk kleine groepen,ook wel semi-autonome groepen genoemd,die
in bepaalde mate zelforganiserend zijn.Ze kunnen redelijk zelfstandig bepa-
len hoe het werk in de groep wordt aangepakt.Daarmee is een mengvorm
ontstaan tussen uitvoeren en overleggen.Deze tweede druk besteedt daarom
zowel aandacht aan het overleg in groepen als aan de manier waarop het uit-
voerende werk wordt verricht.Een aantal hoofdstukken is daarom nieuw,
terwijl ook de volgorde en indeling van de hoofdstukken is gewijzigd.
De theorie over groepsprocessen komt als eerste aan bod.Daarna wordt aan-
gegeven wat er nodig is om het uitvoerende werk in groepen optimaal te laten
verlopen,hoe de tekorten in de uitvoering kunnen worden opgespoord en
welke ingrepen nodig zijn om die tekorten op te heffen.Eenzelfde volgorde
van aanpak is gevolgd voor het overleggen in groepen.Hiermee biedt dit
boek voor iedereen die geïnteresseerd is in het verbeteren van uitvoeren en
overleggen in teamverband de mogelijkheid om de samenwerking tussen
groepsleden te verbeteren.
Gert Alblas
Groningen,1997
VOORWOORD V
Inhoud
Inleiding 1
1 De groep 5
1.1 Wat is een groep? 6
1.2 Groepen in organisaties 7
1.3 Het belang van de groep voor de organisatie 9
1.4 De groep als werkomgeving en sociale omgeving 12
1.5 Het belang van de groep voor de medewerkers 13
1.6 Samenvatting 14
2 Groepsontwikkeling 17
2.1 Inleiding 18
2.2 Het ontstaan van een stabiele vorm van samenwerking 18
2.3 Onderlinge beïnvloeding 20
2.3.1 Conformeren 22
2.3.2 Vormen van onderlinge beïnvloeding 24
2.3.3 Het ontstaan en de functie van groepsnormen 26
2.4 Groepsontwikkeling 28
2.4.1 Het polariteitenmodel 28
2.4.2 Fasen in de groepsontwikkeling 29
2.5 De groep als sociale constructie 31
2.6 Samenvatting 32
3 Structurele kenmerken van groepen 35
3.1 Inleiding 36
3.2 Invloedsverdeling 36
3.3 Rolverdeling 40
3.4 Affectieve relaties 42
3.4.1 Cohesie 43
3.4.2 De relatie tussen cohesie en samenwerken 44
3.5 Communicatie 45
3.5.1 Verbale en non-verbale communicatie 46
3.5.2 Kenmerken van interpersoonlijke communicatie 47
3.5.3 De verschillende aspecten van communicatie 49
3.6 Communicatie en kenmerken van groepen 50
3.6.1 Communicatie en invloedsverdeling 51
3.6.2 Communicatie en rolverdeling 51
3.6.3 Communicatie en affectie 52
3.7 Samenvatting 54
INHOUD VII
4 Samenwerken 57
4.1 Inleiding 58
4.2 De relatie tussen groep en organisatie 58
4.2.1 De voordelen van groeperen voor de organisatie 59
4.2.2 De nadelen van groeperen voor de organisatie 60
4.3 De relatie tussen individu en groep 62
4.4 Groepstaken en wederzijdse afhankelijkheid 65
4.5 Samenwerken bij uitvoerende taken 67
4.5.1 Aard van de taak 67
4.5.2 Inzet van de groepsleden 68
4.5.3 Samenstelling van de groep en afstemming tussen
de groepsleden 69
4.6 Overleggen in groepen 70
4.6.1 Gebieden van overleg 70
4.6.2 Type problemen 71
4.6.3 Groepsaanpak en type problemen 73
4.6.4 De voor- en nadelen van een groepsaanpak 75
4.7 Besluitvorming in groepen 77
4.7.1 Besluitvorming en rationaliteit 77
4.7.2 Besluitvorming en belangen 79
4.8 Samenvatting 81
5 Leidinggeven aan groepen 85
5.1 Inleiding 86
5.2 De noodzaak van leiding 86
5.3 De functies van een leider 88
5.3.1 De taakgerichte functie 88
5.3.2 De groepsgerichte functie 89
5.4 Leiderschap en invloed 90
5.4.1 Positiegebonden machtsmiddelen 91
5.4.2 Persoonsgebonden machtsmiddelen 92
5.5 Machtsgebruik 94
5.5.1 De gevolgen van machtsgebruik 95
5.6 Verschillen in de manier van leidinggeven 96
5.7 Stijlen van leidinggeven 98
5.8 Leiderschap en invloed in de groep 100
5.9 Samenvatting 103
6 Uitvoerend werk in teamverband 105
6.1 Inleiding 106
6.2 Doelmatig samenwerken 106
VIII INHOUD
6.3 Voorwaarden voor doelmatig samenwerken 107
6.3.1 Een duidelijke taakstructuur en een goede
teamsamenstelling 107
6.3.2 Inzet 108
6.3.3 Hoge cohesie 112
6.3.4 Passend leiderschap 112
6.4 Diagnose van tekorten in uitvoerende teams 114
6.5 Verbeteren van de doelmatigheid 119
6.5.1 Teambuilding 119
6.5.2 Structurele verbeteringen 122
6.5.3 Verbeteren van de leiding 125
6.6 Samenvatting 132
7 Overleggen in teamverband 133
7.1 Inleiding 134
7.2 Doelmatig overleggen 134
7.3 Tekorten in het overleg 137
7.3.1 Procesverliezen door ongelijke inbreng en invloed 138
7.3.2 Procesverliezen door zelfcensuur 139
7.3.3 Procesverliezen door complexiteit en onzekerheid 141
7.3.4 Procesverliezen door slechte structurering van het
overleg 142
7.4 Conflicten in de groep 143
7.4.1 Escalatie van conflicten 144
7.4.2 Conflicthantering 147
7.5 Diagnose van de tekorten in het overleg 150
7.5.1 Diagnostische observatie 151
7.6 Samenvatting 157
8 Verbeteren van het overleg in groepen 161
8.1 Inleiding 162
8.2 Verbeteringen op het taakgerichte vlak 162
8.2.1 Brainstormen 162
8.2.2 De nominale groepstechniek 164
8.2.3 Het sequentiële fasenmodel 165
8.3 Verbeteringen op het groepsgerichte vlak 168
8.3.1 Escalerende interventie 169
8.3.2 De thematisch-interactionele methode 172
8.3.3 Conflicthantering 173
8.3.4 Procesbegeleiding 176
8.4 Verbeteren van de leiding 180
INHOUD IX
8.4.1 Taakgerichte leiderschapsbijdragen 181
8.4.2 Groepsgerichte leiderschapsbijdragen 182
8.5 Samenvatting 183
Literatuur 185
Register 191
De auteur 195
X INHOUD
Inleiding
Organisaties zijn te beschrijven als samenwerkingsverbanden tussen mensen
die met elkaar bepaalde doelen willen bereiken.Die samenwerkingsverban-
den zijn niet willekeurig van aard.Zeker in een wat grotere organisatie zou
die willekeur in de samenwerking al gauw gaan lijken op het gekrioel van
mieren bij een mierenhoop.Als de samenwerking niet op de een ofandere
manier geordend wordt,bestaat het gevaar dat men het overzicht kwijtraakt
en dat iedereen maar wat aan rotzooit.Doelgericht samenwerken vereist
enige ordening.Die ordening wordt onder andere aangebracht door mensen
te laten samenwerken in kleinere,meer overzichtelijke verbanden,zoals in
teams,commissies,taakgroepen,afdelingen en diensten.Samenwerken ge-
beurt in organisaties daarom grotendeels in groeps- of teamverband.Die
samenwerking heeft zowel betrekking op het uitvoerende werk (produceren
ofdienstverlenen) als op zaken die met het besturen van de organisatie te
maken hebben.Ook het overleg voor het vaststellen van strategie en beleid,
het plannen en toewijzen van werkzaamheden aan personen en groepen en
het oplossen van problemen die zich voordoen,wordt in teamverband aan-
gepakt.
Oforganisaties succesvol zijn zal daarom voor een gedeelte,ofwellicht zelfs
grotendeels afhangen van de kwaliteit van de samenwerking tussen de leden
van de organisatie.Mensen zijn echter maar in zeer beperkte mate opgeleid
om samen te werken.Binnen het onderwijs gaat het grotendeels om de indi-
viduele prestatie.Een vak als ‘leren samenwerken’is zelden in het vakkenpak-
ket opgenomen.In organisaties wordt niet alleen meer een beroep gedaan op
iemands vaktechnische kwaliteiten,maar ook en steeds meer op iemands
samenwerkingsvaardigheden.Gezien het feit dat er binnen het onderwijs en
de opvoeding aan die vaardigheden nauwelijks systematisch aandacht is be-
steed,mag niet verwacht worden dat die vaardigheden in voldoende mate
aanwezig zijn.In veel gevallen zal de samenwerking dan ook gebreken ver-
tonen.Overleggen in teamverband kan rommelig en weinig doeltreffend ver-
lopen.Ook kunnen verschillen in inzichten en belangen een overheersende
rol spelen,waardoor de groepsleden meer tegenover elkaar staan dan met
elkaar samenwerken. In het uitvoerende werk kunnen teamleden elkaar
dwars zitten,elkaar weinig steun geven en zich aan vervelende klussen probe-
ren te onttrekken.Het is dan ook eerder uitzondering dan regel als de samen-
werking in een team goed verloopt.Door gebrekkige samenwerking nemen
de effectiviteit en efficiency van de organisatie afen dat kan op de langere
duur funest zijn voor het voortbestaan van de organisatie.Zorgen voor een
goede samenwerking in en tussen de groepen waaruit de organisatie bestaat
behoort daarom tot de taak van het management.
INLEIDING 1
G. Alblas, Groepsprocessen, DOI 10.1007/978-90-313-9464-7_1, © 1997 Bohn Stafl eu Van Loghum
Het verbeteren van de kwaliteit van de samenwerking is niet alleen goed voor
de organisatie als geheel,maar vooral ook goed voor de leden van de organi-
satie.Werken met een groep mensen waarmee men op kan schieten,die soli-
dair zijn met elkaar,die kunnen geven en nemen en die samen succesvol zijn,
ofdat nu slaat op overleggen ofop uitvoeren,is prettig.In zo’n groep voelt
iemand zich thuis en kan iemand ook goed blijven presteren als de omstan-
digheden moeilijk zijn.
Wat kan gedaan worden om de samenwerking te verbeteren? In de eerste
plaats is daarvoor meer kennis nodig over de processen die zich binnen groe-
pen voltrekken.Wat is het specifieke van een groep? Welke processen spelen
zich tussen groepsleden af? Hoe is de verhouding tussen het individu en de
groep? Hoe ontwikkelt een verzameling mensen zich tot een groep en welke
vaste kenmerken heeft een eenmaal gevormde groep? Deze vragen worden in
de hoofdstukken 1,2en 3behandeld.Het gaat hierbij om algemene groeps-
dynamische kennis. In de tweede plaats is meer kennis nodig over wat
samenwerken in een groep voor het individu en voor de organisatie betekent.
In welke situatie komt iemand terecht als er in teamverband moet worden
samengewerkt? Welke vaardigheden en inzichten zijn daarvoor vereist? Wat
voor soort taken moeten verricht worden en met welk soort problemen
wordt men in het overleg geconfronteerd? Vereist de afstemming tussen de
groepsleden oftussen de verschillende groepen in de organisatie een ofande-
re vorm van leiding en zo ja,hoe moet die dan gegeven worden? Deze meer
op de samenwerking toegespitste vragen worden in de hoofdstukken 4en 5
behandeld.In de derde plaats vereist het verbeteren van de samenwerking
inzicht in wat optimale samenwerking precies is,welke condities er nodig zijn
om die te bewerkstelligen,welke tekorten er zijn in de samenwerking en
welke ingrepen er nodig zijn om die tekorten op te heffen.In hoofdstuk 6
komen deze zaken over het uitvoerende werk in teamverband aan de orde.
Na het beschrijven van de condities die nodig zijn om de uitvoering optimaal
te laten verlopen,wordt een meetinstrument aangeboden om de tekorten in
de uitvoering op te sporen.De uitkomst van die diagnose van tekorten kan
gebruikt worden om gerichte maatregelen te nemen die de uitvoering moe-
ten verbeteren.Welke maatregelen nodig kunnen zijn wordt eveneens aan-
gegeven.In hoofdstuk 7en 8is dezelfde aanpak gehanteerd,maar dan voor
het overleggen in teamverband.Na de beschrijving van wat nodig is voor een
goed overleg wordt een aantal methoden beschreven die gebruikt kunnen
worden om de tekorten op te sporen.Daarna wordt aangegeven hoe men het
overleg kan verbeteren.
2 INLEIDING