GESTION DES ARCHIVES HOSPITALIERES

148 Pages·2008·2.33 MB·English

by  Laaroussi Tarek

ROYAUME DU MAROC
MINISTERE DE LA SANTE
INSTITUT NATIONAL D’ADMINISTRATION
SANITAIRE
CENTRE COLLABORATEUR DE L’OMS
NNeeuuvviièèmmee CCoouurrss ddeeMMaaîîttrriissee eennAAddmmiinniissttrraattiioonn SSaanniittaaiirree
eett SSaannttéé PPuubblliiqquuee
PPrroommoottiioonn 22000066--22000088
GESTION DES ARCHIVES HOSPITALIERES :
Cas de L’Hôpital Mohamed V de Meknès
Mémoire présenté pour l’obtention du Diplôme de Maitrise
en Administration Sanitaire et Sante Publique
OPTION : SANTE PUBLIQUE
Elaboré par : DrTarekLAAROUSSI
JUILLET 2008
RESUME
Mots clés : archivistique, archives hospitalières, dossier patient, plan de classement,
calendrierde conservation,systèmed’archivage,recordmanagement,numérisation.
Le présent travail a été mené dans le but de contribuer à la mise en place d’un système
d’archivage à l’Hôpital Mohamed V de Meknès basé sur les techniques modernes de
l’archivistique. Partant du diagnostic de l’existant et de l’analyse des exigences
archivistiques, mais également des besoins exprimés par les utilisateurs, nous proposons
dans ce modeste travail un système d’archivage qui pourrait répondre aux attentes des
gestionnaires decet hôpital.
La collectedes données a étéréaliséepardeux outils quesont :
 L’inventaire des documents archivés, des locaux où ils sont disposés et des
équipements utilisés pourleurrangement et pourleurconditionnement ;
 Le questionnaire qui a servi à étudier les besoins des utilisateurs et à recueillir
leurs attentes et leurs suggestions.
Au terme de l’étude, nous avons constaté l’existence d’un patrimoine d’archives chiffré à
714ML dont 452ML sont représentés par les archives médicales. La masse totale des
archives est constituéede 27%d’archives courantes et de73%d’archives noncourantes.
Nous avons noté par ailleurs que ces archives sont caractérisées par l’absence de structure
de gestion de dispositifs réglementaires, par l’absence de ressources humaines qualifiées,
l’inadéquation des locaux et des meubles de rangement, surtout pour les archives
médicales, l’insuffisance des moyens de conditionnement, et enfin, par l’absence de
procédure standardisé de traitement des archives pour le classement, la recherche, la
communication,letri et l’élimination.
Pour remédier à cette situation nous avons proposé un projet global de gestion des archives
de l’Hôpital Mohamed V de Meknès. En premier lieu, la nécessité de mettre en place une
structure organisationnelle dédiée à la gestion des archives, nous proposons un croquis
d’aménagement d’un Service des Archives Centrales (SAC), la nécessité de pourvoir ce
service en ressources humaines et matérielles et enfin une description détaillée du
ii
processus de l’archivage, du procédurier de travail, ainsi que du tableau de bord à mettre
enœuvre.
SUMMARY
This work was undertaken with an aim of contributing to the installation of a management
system of archives to the Hospital Mohammed V of Meknès based on the modern archival
techniques. On the basis of the diagnosis of existing and the archivistic analysis of the
requirements, but also of the needs expressed by the users, we propose in this work a
management system of archives which could answer waitings of the managers of this
hospital. The data-gathering was realized by two tools that are: The inventory of the filed
documents, the buildings where they are laid out and the equipment used for their
arrangement and their conditioning. The questionnaire which was used the needs of the
users and to collect their waitings and their suggestions. At the end of the study, we noted
the existence of an inheritance of files quantified to 714 ml of which 452 ml are
represented bythe medical files. The total mass of the files consists of 27% of current files
and 73% of noncurrent files. We noted in addition that these archives document are
characterized bythe absence of structure of management of lawful devices, bythe absence
of qualified human resources, the inadequacy of the buildings and the storage units,
especially for the medical files, the insufficiency of the means of conditioning, and finally,
by the absence of procedure standardized of treatment of the archives document for the
classification, the research, the communication, the sorting and elimination. To rectify this
situation we proposed project of management of archives document of the Hospital
Mohammed V of Meknès. Initially, the need for setting up an organisational structure, we
propose a sketch of adjustment of a Service of the Central Archives (SAC), the need on
human and material resources and finally a detailed description of the process, of the
procedure,as well as dashboardtobeimplemented.
iii
SOMMAIRE
INTRODUCTION 1
PREMIERE PARTIE
ENONCE DU PROBLEME....................................................................................3
LES OBJECTIFS DE L'ETUDE ............................................................................4
CONTEXTE DE L’ETUDE.....................................................................................5
1. LA LÉGISLATION EN MATIÈRE D'ARCHIVES .....................................................5
2. PRÉSENTATION DU LIEU DE L’ÉTUDE : ............................................................8
REVUE DE LA LITTERATURE ..........................................................................11
DÉFINITIONS ET CONCEPTS DE BASE EN ARCHIVISTIQUE...............................11
1 ARCHIVES ET INFORMATIONS........................................................................11
2 CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS....................................................................12
3 RÔLE ET TYPOLOGIE DES ARCHIVES.............................................................15
SYSTÈMES DE GESTION DES ARCHIVES............................................................18
1 DÉFINITION.......................................................................................................18
2 PRINCIPES DE BASE DU SYSTÈME.................................................................18
3 COMPOSANTE D'UN SYSTÈME DE GESTION D'ARCHIVES ............................20
4 ETAPES DE CONCEPTION D'UN SYSTÈME D'ARCHIVAGE.............................34
L'EXTERNALISATION DE LA GESTION DES ARCHIVES.......................................37
1 DÉFINITION.....................................................................................................................37
2 MOTIFS DE RECOURS À L'EXTERNALISATION DES ARCHIVES.................................37
3 DESCRIPTION DE LA SITUATION ACTUELLE DE L'ARCHIVAGE................................38
4 LES PRESTATIONS EN ARCHIVAGE.............................................................................39
5 PRESTATIONS ET NIVEAU DE QUALITÉ EXIGIBLES....................................................40
6 SUIVI DE PRESTATION..................................................................................................40
7 LE CHOIX DU PRESTATAIRE........................................................................................40
8 LE CONTRAT ..................................................................................................................41
ARCHIVES ET TECHNONOGIE DE L'INFORMATION ............................................43
1 NUMÉRITÉ ET NUMÉRISATION........................................................................43
iv
2 TRAITEMENT INFORMATISÉ DES ARCHIVES..................................................44
3 SYSTÈMES DE GESTION INFORMATISÉE DES ARCHIVES.............................45
DEUXIEME PARTIE
MÉTHODOLOGIE................................................................................................48
1 L’INFORMATION RECHERCHÉE.......................................................................48
2 LES INSTRUMENTS DE COLLECTE DES DONNÉES........................................49
3 LA POPULATION CIBLE:...................................................................................50
4 LES CONTRAINTES ET LIMITES.......................................................................50
RESULTATS DE L’ETUDE.................................................................................52
ETUDE DE L’EXISTANT EN MATIÈRE D’ARCHIVES À L’HÔPITAL MOHAMED V DE
MEKNÈS................................................................................................................52
1 VOLUMÉTRIE ET TYPOLOGIE DES ARCHIVES................................................52
2 LOCAUX DE RANGEMENT ET DE STOCKAGE DES ARCHIVES.......................57
3 EQUIPEMENTS DE RANGEMENT ET DE CONDITIONNEMENT........................59
4 LES RESSOURCES HUMAINES........................................................................62
5 PROCÉDURES DE TRAITEMENT DES ARCHIVES............................................63
6 ETUDE DES BESOINS DES ENQUÊTÉS...........................................................66
7 ETUDE DES ATTENTES ET SUGGESTIONS DES UTILISATEURS....................67
DISCUSSION
ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT EN MATIÈRE DE GESTION D’ARCHIVES À
L’HÔPITAL MOHAMED V DE MEKNÈS..................................................................69
1 LA RÉGLEMENTATION ....................................................................................69
2 LE SERVICE « DOCUMENTATION ARCHIVES »...............................................69
3 LE BUDGET.......................................................................................................69
4 LES LOCAUX.....................................................................................................69
5 LES ÉQUIPEMENTS..........................................................................................70
6 LES RESSOURCES HUMAINES........................................................................70
7 LES PROCÉDURES DE TRAITEMENT DES ARCHIVES....................................70
8 L’USAGE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION..............................................71
9 PRÉSERVATION ET PROTECTION DES ARCHIVES................................................71
v
PROPOSITION D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE
LES ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME..............................................................73
1 LA STRUCTURE RÉGLEMENTAIRE.......................................................................73
2 LES LOCAUX DE RANGEMENT.............................................................................74
3 LES ÉQUIPEMENTS DE RANGEMENT ET DE CONDITIONNEMENT..........................76
4 LES RESSOURCES HUMAINES ............................................................................77
ORGANISATION DU SERVICE CENTRAL DES ARCHIVES ...................................78
1 LE PROCESSUS DE GESTION DES ARCHIVES......................................................78
2 LES PROCÉDURES DE GESTION DES ARCHIVES.................................................80
3 LES OUTILS DE GESTION....................................................................................88
3.1 CALENDRIERDECONSERVATION...................................................................................................88
3.2 PLANDECLASSEMENT...................................................................................................................89
3.3 LETABLEAUDEBORD....................................................................................................................90
CONCLUSION GENERALE....................................................................................92
REFERENCES.......................................................................................................94
ANNEXES............................................................................................................101
vi
LISTE DES TABLEAUX
Nº Intitulé du tableau Page
1 DifférencesentreUnSAEetunsystèmedeGED 47
2 Répartitiondesenquêtésparentité 51
3 Volumétriedesarchivesdel’HôpitalMohamedVdeMeknès 52
4 Répartitiondesarchivesadministrativespargrandeunitéadministrative 53
5 Répartitiondesarchivesadministrativesselonleursâges 53
6 Répartitiondesarchivesselonlesentitésdel’HôpitalMohamedV 54
deMeknès
7 Répartitiondesarchivesentrelesdifférentesunitésdesoins 55
8 Répartitiondesarchivespargrouped’unitédesoins 56
9 Répartitiondesarchivesmédicalesselonleursphasesdevie 56
10 Répartitiondesarchivesselonlelieudeconservation 57
11 Répartitiondeslocauxselonleurslocalisationsetleurscapacités 58
destockage
12 Répartitiondesenquêtésselonlesproblèmesposésparlaconservation 59
desarchivesnoncourantdanslesbureaux
13 RépartitiondesmeublesselonleurscapacitédestockageenML 60
14 RépartitiondesarchivesselonleursconditionsderangementenML 60
15 Répartitiondesarchivesadministrativesselonlematériel 61
deconditionnementutilisé
16 Appréciationdeséquipementsparlesenquêtés 61
17 Appréciationdumatérieldeconditionnementparlesenquêtés 62
18 Répartitiondesentitésdel’Hôpitalselonleclassementutilisé 63
19 Répartitiondesenquêtésselonl’instrumentderechercheutilisé 64
20 Répartitiondesenquêtésselonlemodedecommunication 65
21 Répartitiondesenquêtésselonlesraisonsquilespoussentàgarder 66
l’ensemble deleursarchives
22 Répartitiondesenquêtésselonl’importancequ’ilsaccordentaux 66
archivesdanslagestionetlaprisededécision
23 Répartitiondesenquêtésselonledegréderecoursauxarchives 66
24 Prioritésaccordéesauxattentesdunouveausystèmed’archivage 67
vii
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES
AMO Assurance Maladie Obligatoire
BAF Bureau d’Admission et de Facturation
GDA Gestion des Documents d’Archives
GED Gestion Electronique des Documents
ISO International Standard Organisation
ML Mètre Linéaire
NM Norme Marocaine
OAIS Open Archival Information System
PAA Pôle des Affaires Administratives
PAM Pôle des Affaires Médicales
PFGSS Projet de Financement et de Gestion des Services de Santé
PSI Pôle des Soins Infirmiers
SAE Système d’archivage électronique
SAC Service des Archives Centrales.
viii
INTRODUCTION
«C’est à l’hôpital que l’on envoie les amnésiques. Il est heureux que l’hôpital lui même se
refuse d’être amnésique, il y perdrait dans l’immédiat ses moyens d’action et dans le long
terme son identité » telle, fut la citation de Jean Favier, Directeur des Archives de France
pourdécrirel’importance des archives hospitalières.
Dotées d’une valeur administrative, légale et scientifique, les archives constituent une
sourced’information primordialepourle gestionnaire,lechercheur,lepraticien…
Conscients de cette importance, et confrontés à de nombreux problèmes tels que la
prolifération des documents produits ou reçus dans le cadre de leurs activités, à la diversité
de leur nature et à leur duplication excessive, les décideurs au sein des organisations
publiques et privées, ont introduit depuis longtemps dans leurs procédures de gestion de
l’information, les pratiques managériales archivistiques. Ceci a généré un gain de temps,
d’espace,et d’argent [44].
Au Maroc, il y’a quelques années seulement, les systèmes d’archivages et les pratiques
managériales archivistiques ne faisaient pas partie intégrante des préoccupations des
responsables. Cependant, le besoin d’une gestion moderne et efficace des archives est
apparu progressivement dans les administrations publiques et notamment dans certains
ministères : Ministère des Affaires Etrangères, Ministère des Finances, Ministère de la
justice,MinistèredelaSantéetc.
Actuellement, vu la loi nº 69-99 relative aux archives publiée dans le Bulletin Officiel N°
5588-9 Hija 1428 (20-12-2007) et vu l'arrêté nº 99-07 du 29 hija 1427 (19 janvier 2007) du
BO 5500 portant homologation de normes marocaines adoptant les normes NM ISO 11977
relatives aux prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques,
larestructurationdenos archives hospitalières devient uneobligation.
Rappelons que, la Première Conférence Nationale de la Santé organisée en 1959 par le
Gouvernement de l’époque, a annoncé parmi ses nombreuses recommandations relatives
«à l’exploitation maximum des lits existants », la nécessité d’organiser «un service
d’archives par centre hospitalier » et d’expliquer que « de nombreux malades
1
sont…souvent réadmis dans les services, faute d’avoir trouvé le dossier médical établi
lors d’unprécédent séjour àl’hôpital »[48].
Il fallait attendre 1991 pour que le Ministère de la Santé commandite une étude sur
l’Organisationdes Archives del’AdministrationCentrale[27].
Mais, en l’absence de structures hospitalières dédiées á cette activité et surtout faute de
ressources humaines qualifiées et d’une politiquenationale d’archivage, l’état des archives
dans nos hôpitaux laissebeaucoup ádésirer.
Cependant, dans le cadre de la Reforme Hospitalière en cours, pilier fondamental de la
reforme de notre système de sante, la mise à niveau de la gestion du système
d’information en général et celle de la gestion des archives hospitalières en particulier
constitueundes volets clédeladitereforme.
L’Hôpital Mohammed V de Meknès, l’un des sites pilotes de la mise en œuvre de cette
reforme qui, rappelons le, rentre dans le cadre du Programme de Financement et de
Gestion des Services de Santé (PFGSS), porte beaucoup d’intérêt à la gestion future de ses
archives.
C’est dans cette optique que nous menons ce travail qui consiste en une étude de cas
centrée sur l’analyse de la gestion et l’exploitation des archives hospitalières dans ces deux
composantes médicale et administrative et ce, dans une tentative de concevoir un système
d’archivage approprié, rationnel, et adapté á l’Hôpital Mohamed V de Meknès et, si
possible, d’en tirer quelques éléments de base d’une politique générale de gestion des
archives hospitalières dans notrepays.
L’étude est structurée autour de deux parties : la première constituée de trois chapitres dont
le premier énonce la problématique et les objectifs de l’étude, le deuxième présente le
contexte réglementaire de l’archivage et du lieu de l’étude, et le troisième est une revue de
la littérature qui fixe les définitions de base et explique les règles de gestion en matière
d’archivistique. La deuxième partie est constituée de quatre chapitres. Le premier est une
présentation de la méthodologie, le deuxième est une présentation des résultats obtenus,
letroisième est l’analyse et la discussion de ces résultats, et enfin le dernier chapitre
proposeunsystèmed’archivageàl’Hôpital MohamedVdeMeknès.
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