Herbert Fischer Albert Fleischmann Stefan Obermeier Gechäftsprozesse realisieren Aus dem Bereich IT erfolgreich nutzen Netzarchitektur – Entscheidungshilfe Controlling von Softwareprojekten für Ihre Investition Von Katrin Gruner, Christian Jost Von Thomas Spitz und Frank Spiegel Kommunikationssysteme Bilanzanalyse mit MS ACCESS mit Strategie Von Jörg Hartung VonPeter Fidrich Masterkurs Kostenstellenrechnung Optimiertes IT-Management mit ITIL mit SAP® Von Frank Victor und Holger Günther Von Franz Klenger und Ellen Falk-Kalms Chefsache Open Source Unternehmensführung mit SAP BI® Von Theo Saleck Von Heinz-Dieter Knöll, Christoph Schulz- Unternehmens-IT für Banken Sacharow und Michael Zimpel Von Andreas Krupinski Controlling für Industrieunternehmen Chefsache IT-Kosten Von Jürgen Bauer und Egbert Hayessen Von Theo Saleck CAD mit CATIA® V5 Handbuch Unternehmenssicherheit Von Michael Trzesniowski Von Klaus-Rainer Müller CRM-Systeme mit EAI Von der Unternehmensarchitektur Von Matthias Meyer zur IT-Governance Marketing-Kommunikation Von Klaus D. Niemann im Internet IT-Controlling realisieren Von Dirk Frosch-Wilke und Von Andreas Gadatsch Christian Raith Beyond Compliance B2B-Erfolg durch eMarkets Von Ralf-T. Grünendahl und Peter H.L. Will und eProcurement Von Michael Nenninger und Oliver Lawrenz Outsourcing realisieren Von Marcus Hodel, Alexander Berger SAP APO® in der Praxis und Peter Risi VonMatthias Bothe und Volker Nissen Die Praxis des Knowledge E-Mail-Marketing Managements Von Lutz Labs Von Andreas Heck Website Marketing Best-Practice mit SAP® Von Sven Roddewig VonAndreas Gadatsch und Reinhard Mayr Marketingkampagnen effizient Process Modeling with ARIS managen Von Heinrich Seidlmeier Von Thomas Dold, Bernd Hoffmann und Jörg Neumann ARIS in IT-Projekten Von Jürgen Grief Grundlagen des Software-Marketing VonBjörn Wolle Profikurs Microsoft Navision 4.0 Von Paul M.Diffenderfer und IT-Projekte lenken – mit System Samir El-Assal jr. Von Bogdan Lent Microsoft Navision 4.0 Controlling von Projekten Von Paul M.Diffenderfer und Von Rudolf Fiedler Samir El-Assal jr. Geschäftsprozesse realisieren Von HerbertFischer, Albert Fleischmann und Stefan Obermeier www.vieweg.de Herbert Fischer Albert Fleischmann Stefan Obermeier Geschäftsprozesse realisieren Ein praxisorientierter Leitfaden von der Strategie bis zur Implementierung Mit 78 Abbildungen Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.ddb.de> abrufbar. http://www.geschaeftsprozesse-realisieren.de 1.Auflage August 2006 Alle Rechte vorbehalten ©Friedr.Vieweg & Sohn Verlag | GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2006 Lektorat:Günter Schulz /Andrea Broßler Der Vieweg Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media. www.vieweg.de Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Ein- speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Konzeption und Layout des Umschlags: Ulrike Weigel, www.CorporateDesignGroup.de Umschlagbild: Nina Faber de.sign, Wiesbaden Druck- und buchbinderische Verarbeitung: MercedesDruck, Berlin Printed in Germany ISBN-10 3-8348-0053-8 ISBN-13 978-3-8348-0053-4 Vorwort Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens hängt zunehmend davon ab, wie flexibel es im Markt agiert. Das Management muss rasch auf neue Erfordernisse reagieren – zum Beispiel wenn es darum geht, neue Märkte zu erschließen, Kundenwünsche zu realisieren oder neue Lieferanten einzubinden. Je schneller und besser ein Unternehmen sich diesen Herausfor- derungen stellen kann, desto größer wird sein Vorsprung vor den Mitbewerbern sein. Unternehmen erreichen diese Agilität, indem sie Geschäftspro- zesse definieren, implementieren und optimieren. Geschäftspro- zesse regeln das Miteinander der beteiligten Personen, geben standardisierte Abläufe vor, bestimmen den Einsatz von Ressour- cen und führen zu einem definierten Ergebnis. Systematisierte Geschäftsprozesse versprechen konkreten wirt- schaftlichen Nutzen. Kosten werden reduziert und vorhandene Betriebsmittel werden besser genutzt. Gleichzeitig lässt sich die erwünschte Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung besser erreichen. Und nicht zuletzt schaffen gut gestaltete Ge- schäftsprozesse mehr Transparenz und vereinfachen die Führung eines Unternehmens. So ist es verständlich, dass der Markt für Geschäftsprozesse stark wächst. Viele Beraterhäuser haben sich darauf spezialisiert, Pro- zesse zu reorganisieren und zu verbessern; zahlreiche Werkzeu- ge unterstützen Unternehmen bei der Konzeption und Umset- zung von Prozessen; und in den Hochschulen sind Vorlesungen zu diesem Thema nicht mehr wegzudenken. Es gibt eine wachsende Zahl an Lehrbüchern zum Thema „Pro- zesse“, und in Fachzeitschriften kann man vielfältige Informatio- nen finden. Unserem Verständnis nach bleibt die Literatur jedoch vorwiegend in der Theorie. Mit dem Buch „Geschäftsprozesse realisieren“ wollen wir gerne Abhilfe schaffen. Wir wollen aus unserer Erfahrung der betriebli- chen Realität Hilfestellungen für die konkrete Umsetzung geben. So wird ein leicht nachvollziehbares, praxisorientiertes Modell an die Hand gegeben, das konkrete Schritte zur Realisierung von Geschäftsprozessen aufzeigt. Wir werden den Horizont etwas öff- nen und neben den gängigen flussorientierten Ansätzen mit wei- V Vorwort teren Methoden arbeiten. Anhand einer durchgängigen Fallstudie kann jeder Schritt nachvollzogen werden. Wir werden uns allen maßgeblichen Aspekten widmen und vor allem wichtige Fragen zur Realisierung beantworten: (cid:120) Was muss man wissen, um von Geschäftsprozessen zu spre- chen? (cid:120) Wie sieht die Planung von Geschäftsprozessen aus? (cid:120) Wie werden Geschäftsprozesse realisiert? (cid:120) Was kostet die Realisierung von Geschäftsprozessen? (cid:120) Wer muss an der Realisierung von Geschäftsprozessen betei- ligt sein? (cid:120) Passen die realisierten Geschäftsprozesse zu den Anforde- rungen? und mehr. Wir danken an dieser Stelle den Menschen, die uns beim Schrei- ben des Buches unterstützt haben. Da sind vor allem unsere Familien, die uns, an zahlreichen Abenden und Wochenenden in den Arbeitszimmern, vermisst haben. Besonderer Dank auch den Korrekturlesern Frau Eberle, Franz Böhm, Herrn Schneeberger, Herrn Dobmeier und Herrn Voigt. Silvia Haller und Georg Obermayr sei gedankt für die Erstellung der gelungenen Graphi- ken. Wir wünschen Ihnen mit diesem Buch einen guten „Lese-, Lern- und Unterhaltungsprozess“! Deggendorf, Rohrbach, München im Mai 2006 Herbert Fischer, Albert Fleischmann, Stefan Obermeier VI Inhaltsverzeichnis 1 Geschäftsprozesse – Warum?.......................................................................1 1.1 Aufbauorganisation.......................................................................................1 1.2 Ablauforganisation: organisationsverbindende Prozesse...........................3 1.3 Geschäftsprozess - Definition......................................................................4 1.4 Statische und dynamische Prozesse............................................................8 1.5 Detaillierungsgrade und Unternehmensgrenzen........................................9 1.6 Prozesse und IT..........................................................................................10 1.7 Herausforderung an das Unternehmen.....................................................11 1.8 Zusammenfassung......................................................................................12 2 Geschäftsprozesse realisieren auf fünf Ebenen........................................15 2.1 Klassisches Drei-Ebenen-Modell................................................................15 2.2 Das Fünf-Schichten-Modell zur Realisierung von Geschäftsprozessen...17 2.3 Ebene 1: Zielsetzung und Strategie (Kapitel 3)........................................18 2.4 Ebene 2: Architektur und Planung (Kapitel 4).........................................18 2.5 Ebene 3: Modell und Beschreibung (Kapitel 5).......................................19 2.6 Ebene 4: Test und Plausibilisierung (Kapitel 6).......................................19 2.7 Ebene 5: Implementierung und Anwendung (Kapitel 7)........................19 2.8 Zusammenfassung......................................................................................19 2.9 Aufgaben und Fallstudie............................................................................20 3 Unternehmersicht: Prozesse strategisch gestalten....................................21 3.1 Prozesse in Unternehmensstrategien.........................................................21 3.1.1 Business Process Re-Engineering.......................................................21 VII Inhaltsverzeichnis 3.1.2 ISO 9000:2000 und ISO 9001.............................................................22 3.1.3 Total Quality Management.................................................................24 3.1.4 EFQM Unternehmensbewertung........................................................26 3.1.5 Balanced Scorecard.............................................................................28 3.1.6 Six Sigma.............................................................................................31 3.1.7 Gegenüberstellung und Bewertung...................................................32 3.2 Strategisches Vorgehen im Geschäftsprozessmanagement......................33 3.2.1 Differenzierung der Prozesstypen......................................................33 3.2.2 Typenabhängiges Geschäftsprozessmanagement.............................34 3.3 Prozesscontrolling.......................................................................................40 3.4 Zusammenfassung......................................................................................42 3.5 Aufgaben zur Prozess-Modellierung (Teil 1)............................................43 4 Architektensicht: Prozesse übersichtlich strukturieren.............................45 4.1 Architektur von Geschäftsprozessen – warum ?.......................................45 4.2 Architekturkriterien.....................................................................................46 4.3 Flussorientierte Architekturkriterien..........................................................50 4.4 Objektorientierte Architekturkriterien.......................................................54 4.5 Asynchrone Architekturkriterien................................................................56 4.6 Zusammenfassung......................................................................................60 4.7 Aufgaben zur Prozessarchitektur (Teil 2)..................................................61 5 Fokus Mensch: Prozesse gekonnt beschreiben........................................63 5.1 Kriterien zur Prozessbeschreibung............................................................63 5.2 Textuell-informelle Prozessbeschreibungen.............................................64 5.3 Strukturierte Prozessbeschreibungen........................................................66 5.4 Flussorientierte Prozessbeschreibungen....................................................69 5.5 Objektorientierte Prozessbeschreibungen.................................................73 5.6 Subjektorientierte Prozessbeschreibungen................................................78 5.7 Zusammenfassung......................................................................................85 VIII Inhaltsverzeichnis 5.8 Aufgaben zur Prozess-Modellierung (Teil 3)............................................87 6 Qualitätskontrolle: Prozesse auf Eignung prüfen.....................................89 6.1 Visuelle Begutachtung................................................................................89 6.2 Walk-Throughs...........................................................................................91 6.3 Simulation....................................................................................................92 6.4 Geschäftsprozesse sofort erleben..............................................................93 6.4.1 Klärung des Begriffs...........................................................................94 6.4.2 Ziel: Geschäftsprozesse am System erleben......................................95 6.4.3 Beispiel für Prozesse erleben.............................................................95 6.5 Zusammenfassung....................................................................................101 6.6 Aufgaben zur Prozess-Modellierung (Ebene 4)......................................103 7 IT-Unterstützung: Prozesse erfolgreich implementieren........................105 7.1 Manuelle und IT-gestützte Prozessausführung.......................................105 7.1.1 Office-Unterstützung.........................................................................105 7.1.2 Isolierte Datenbankanwendungen...................................................106 7.1.3 Worklist-Anwendung........................................................................107 7.2 Standardsoftware in den Workflow integrieren......................................107 7.2.1 Referenzmodell für Workflow-Management-Systeme....................108 7.2.2 Umsetzung eines Prozesses in SAP/R3............................................110 7.2.3 Zusammenfassung............................................................................115 7.3 Konzepte einer offenen Architektur zur Prozessimplementierung.......116 7.3.1 Serviceorientierte Architektur...........................................................117 7.3.2 Implementierungskonzepte zur Prozessbeschreibungsmethodik..124 7.4 Technische Lösungen für Workflows......................................................129 7.4.1 J2EE....................................................................................................130 7.4.2 .NET...................................................................................................132 7.4.3 Web-Service.......................................................................................134 7.4.4 MQ-Series..........................................................................................137 IX Inhaltsverzeichnis 7.4.5 SAP Netweaver..................................................................................138 7.5 Zusammenfassung....................................................................................140 7.6 Aufgabe zur Prozess-Implementierung (Teil 5)......................................143 8 Fallstudie...................................................................................................145 8.1 Strategische Gestaltung............................................................................145 8.2 Anforderung an die Prozess-Struktur......................................................147 8.3 Optimierung der Prozessbeschreibung...................................................149 8.4 Prozessimplementierung..........................................................................152 8.5 Einbinden existierender Programme.......................................................158 8.6 Messen und Bewerten..............................................................................159 8.7 Zusammenfassung....................................................................................160 8.8 Aufgabe zur Fallstudie..............................................................................160 9 Checklisten................................................................................................161 9.1 Einleitung..................................................................................................161 9.2 Prozessüberblick.......................................................................................161 9.3 Prozessanalyse..........................................................................................162 9.4 Vorbereitung der Prozessmodellierung...................................................162 9.5 Prozessaufnahme......................................................................................163 9.6 Prozessoptimierung..................................................................................164 9.7 Prozesse einführen...................................................................................164 Literaturverzeichnis..................................................................................................167 Schlagwortverzeichnis..............................................................................................171 Über die Autoren.....................................................................................................175 X