Geschäftsprozeßanalyse mit Ereignisgesteuerten Prozeßketten: Grundlagen des Business Reengineering für SAP R/3 und andere Betriebswirtschaftliche Standardsoftware PDF
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Geschäftsprozeßanalyse mit Ereignisgesteuerten Prozeßketten Grundlagen des Business Reengineering für SAP R/3 und andere Betriebswirtschaftliche Standardsoftware Springer-Verlag Berlin Heidelberg GmbH Josef Staud Geschäftsprozeßanalyse n1it Ereignisgesteuerten Prozeßketten Grundlagen des Business Reengineering für SAP R/3 und andere Betriebswirtschaftliche Standardsoftware Mit 156 Abbildungen 'Springer Prof. Dr. Josef Staud Berufsakademie Ravensburg Marienplatz 2 D-88212 Ravensburg ISBN 978-3-662-07 471-8 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Staud, Josef L.: Geschäftsprozeßanalyse mit ereignisgesteuerten Prozeßketten: Grundlagen des Business Reengineering für SAP R/3 und andere betriebswirtschaftliche Standardsoftware I Josef Staud. - ISBN 978-3-662-07471-8 ISBN 978-3-662-07470-1 (eBook) DOI 10.1007/978-3-662-07470-1 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Ta bellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Ver wertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsge setzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fas sung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 1999 Ursprünglich erschienen bei Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York 1999 Softcover reprint of the bardeover 1st edition 1999 Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daß solche Na men im Sinne der Warenzeichen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wä ren und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: de'blik, Berlin SPIN 10673300 43/2202-5 4 3 2 1 0 - Gedruckt auf säurefreiem Papier Vorwort Die immer weiter und tiefer gehende Durchdringung unserer Unterneh- DV-Durch men und sonstigen Organisationen mit Informationstechnologien ist das dringung prägende Merkmal unserer Zeit. Vielleicht wird diese Entwicklung den zurückblickenden Historikern eines Tages viel wichtiger erscheinen als vieles, was uns heute beschäftigt. Der arbeitende Mensch wird zunehmend von einem im Rahmen der gesetzten Regeln autonom handelnden Individuum zum Partner einer Software, die die Abläufe kontrolliert. Die Herrschaft der Mechanisie rung (vgl. [Giedion 1982]) hat die Büros erreicht. Basis dieser Entwicklung ist die schon lange bekannte Tatsache, daß auch in den Büros die meisten Tätigkeiten Abschnitte standardisierter Abläufe sind und daß die Datenverarbeitung inzwischen so weit ist, diese standardisierten Abläufe (im weiteren werden sie Geschäftsprozesse ge nannt) umfassend nachzubilden. Gründe fiir diese Entwicklung gibt es viele. Der wichtigste ist, daß heutige Datenverarbeitungsanlagen nun mal wesentlich schneller Infor mationen speichern, verwalten und weitergeben können als Menschen, daß dies wesentlicher Bestandteil von Geschäftsprozessen ist und sich somit ein riesiges Einsparpotential auftut. Dabei ist das, was wir heute erleben, nur ein Zwischenschritt. End punkt dieser Entwicklung wird ein Zustand sein, der die Personalkosten in den Büros zu einem ebenso marginalen Posten werden läßt wie in der Produktion. Wer, wie der Verfasser, diese Entwicklung in einigen Unternehmen schon seit mehr als 25 Jahren beobachtet, muß aber auch von der bisheri gen Entwicklung beeindruckt sein, denn wir haben heute bereits einen Stand erreicht, bei dem es nicht mehr um die weitere Ausdehnung geht (es sind bereits alle Bereiche durchdrungen), sondern um die Vertiefung der DV-Durchdringung, darum, die Geschäftsprozesse immer detaillierter mit Hilfe von lnformationstechnologien abzuwickeln. Eine solche umfassende DV-Durchdringung kann nur erfolgen, wenn Unterneh vorher eine ausreichend formale' Fassung der Strukturen und Abläufe in mensmo den Unternehmen erfolgt, sprich, wenn die Unternehmensrealität in all ih- dellierung Für diesen Text wird die Unterscheidung von formal und formell benötigt. Formal im Sinne von formaler Sprache (hier: Beschreibung der Strukturen und Abläufe in einem Unternehmen mit einem entsprechenden abstrahierenden Beschreibungsin strument), formell im Sinne von offiziell, als Gegensatz von informell (hier: die vorgesehenen, den Regeln und Vorschriften entsprechenden Strukturen und Ab läufe in Unternehmen). VI Vorwort ren formellen Aspekten modelliert wird. Dieses zentrale Thema der Praxis (der Gestaltung der lnformationstechnologien) hat eine ebenso große Be deutung für die Theoriediskussion in der Wirtschaftsinformatik und ist mittlerweile in vielen Aspekten auch schon intensiv diskutierr. Schwer Dieses Buch hat zwei Schwerpunkte, die aus diesem Bereich der Un punkte ternehmensmodellierung stammen. Da ist zum einen die intensive Aus einandersetzung mit Ereignisgesteuerten Prozeßketten. Sie werden in die sem Buch als Instrument zur Beschreibung von Geschäftsprozessen ernst genommen und gründlich hinterfragt. Der zweite Schwerpunkt ist ein Blick auf die derzeitigen Techniken zur Modeliierung der Unternehmens realität, wie sie für Betriebswirtschaftliche Standardsoftware notwendig ist. Beide Schwerpunkte werden praxisorientiert und ohne unnötigen for malen Ballast dargestellt. Dem Verfasser halfen hier zahlreiche Kontakte zur unternehmefischen Praxis und die Möglichkeit, Modellierungsprozes se in Unternehmen zu begleiten. Damit wurde es möglich, eine semi-for male Methode wie die Ereignisgesteuerten Prozeßketten quasi empirisch zu erkunden mit der Fragestellung "Wie wird diese Methode in der Praxis eingesetzt, welche Probleme gibt es dabei?" SAPR/3 Als praktisches Beispiel einer umfassenden Unternehmensmodeliie rung wird der Ansatz von SAP für ihr Produkt R/3 vorgestellt. Dabei wird auf das Grundkonzept, die wichtigsten Komponenten und deren Zusam menhang eingegangen. Daß ein vergleichbarer Ansatz auch für andere Betriebswirtschaftliche Standardsoftware Verwendung fmdet, zeigt Ka pitellO, wo ein kurzer Blick auf Navision mit dem ARIS-Ansatz geworfen wird. Das Buch soll zum einen all denen Hilfestellung geben, die mit der Einführung und Nutzung Betriebswirtschaftlicher Standardsoftware be faßt sind. Zum anderen soll es zu einem tieferen Verständnis einer Ent wicklung beitragen, die unser aller Leben prägt und noch viel mehr prä gen wird. 2 Zentral in den Arbeiten von Scheer zu einem Gesamtkonzept integrierter unter nehmensweiter Informationssystem, dem ARIS-Konzept (vgl. [Scheer 1997], [Scheer 1998a], [Scheer 1998b] sowie Abschnitt 2.5), aber auch in Arbeiten, deren Schwerpunkt im Bereich des Business Engineering liegt (vgl. Abschnitt 2.2). Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG 1 2 GESCHÄFTSPROZESSE 5 2.1 Defmition und Begriff 5 2.2 Business Process Reengineering 11 2.3 Eigenschaften und Komponenten 12 2.4 Beispiele-Angebotserstellung· und Auftragsabwicklung 13 2.5 Das ARIS-Konzept 16 3 BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE STANDARDSOFTWARE 21 3.1 Definition und Abgrenzung 21 3.2 Begleiterscheinungen 27 3.3 Überwindung der "Lücke" 34 3.4 EinfUhrung 36 3.5 Leidensdruck-Warum überhaupt? 40 3.6 Perspektiven 42 4 EREIGNISGESTEUERTE PROZEßKETTEN - GRUNDLAGEN 45 4.1 EinfUhrung 45 4.2 Verknüpfungen 51 4.3 Verknüpfungsbeispiele 56 4.3.1 Ereignisverknüpfung mit auslösenden Ereignissen 57 4.3.2 Ereignisverknüpfung mit erzeugten Ereignissen 60 4.3.3 Funktionsverknüpfung mit auslösenden Ereignissen 63 4.3.4 Funktionsverknüpfung mit erzeugten Ereignissen 66 4.4 Der Kontrollfluß 69 4.5 Aufteilung großer Geschäftsprozesse 71 4.6 Erste Beispiele 74 5 EREIGNISGESTEUERTE PROZEßKETTEN - VERTIEFUNG 87 5.1 Rückschleifen 87 5.2 Repetitive Handhingen 91 5.3 Warten 93 5.4 Einftlgen der zeitlichen Dimension 96 5.5 Keine falschen Schlußereignisse 98 VIII Inhaltsverzeichnis 5.6 Genauigkeit erhöhen 99 6 BEISPIELE 103 6.1 Kundenanfrage und Angebotserstellung 103 6.2 Auftragsdurchgang 121 7 SITUATIONEN UND IHRE MODELLIERUNG 159 7.1 Beziehung zwischen Funktionen - am Beispiel von Überwachung und Kontrolle 159 7.2 Ebenen - Detaillierungsgrad -Kapselung 161 7.3 UND-Schalter 162 7.4 Leerzweige 164 7.5 Optionale Ereignisse 165 7.6 Komplexitätsbewältigung-Vervielfachung vs Schlankheit 167 8 EINSCHÄTZUNG DER "METHODE EPK" 171 8.1 Möglichkeiten und Grenzen 171 8.2 Geschäftsprozeßoptimierung 173 9 DAS SAP-KONZEPT FÜR DIE UNTERNEHMENSMODELLIERUNG 177 9.1 Das Konzept und die Elemente 177 9.2 Ereignisgesteuerte Prozeßketten 182 9.2.1 Basis-EPK's 182 9.2.2 Szenarien 194 9.2.3 VVertschöpfiErrgsketten 204 9.3 Informationsstrukturen 210 9.3.1 Grundkonzept 210 9.3.2 SAP-SERM 212 9.3.3 Konkrete Beispiele mit Erläuterungen 224 9.3.4 Business Objekte 231 9.4 Business Navigator 235 10 NA VISION MIT DEM ARIS-ANSATZ 237 10.1 Grundlagen 237 10.2 Die Komponenten 237 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 245 INDEX 251 LITERATUR 259 Abkürzungsverzeichnis AE Auslösende Ereignisse AV Abteilung Arbeitsvorbereitung BPR Business Process Reengineering CIS Computergestütztes Informationssystem DV Datenverarbeitung EDV Elektronische Datenverarbeitung EE Erzeugte Ereignisse eEPK erweiterte Ereignisgesteuerte Prozeßkette EPK Ereignisgesteuerte Prozeßkette ER Entity Relationship ERM Entity Relationship-Modell bzw. Entity Relationship - Modeliierung IS Informationssystem CIS Computergestütztes Informationssystem GP Geschäftsprozeß PC Personal Computer PPS Produktionsplanungssystem QM Kurzbezeichnung für das Modul Qualitätsmanagement in SAPR/3 SAP-SERM SAP Strukturiertes Entity Relationship-Modell bzw. SAP Strukturierte Entity Relationship -Modeliierung SD Kurzbezeichnung für das Modul Vertrieb (Sales and Distri bution) in SAP R/3 SERM Strukturiertes Entity Relationship-Modell bzw. Strukturierte Entity Relationship - Modeliierung UML Unified Modeling Language VKD Vorgangskettendiagramm vs versus (gegen) WSK Wertschöpfungsketten 1 Einleitung Wir haben es alle bemerkt, die einen gezwungenermaßen, die anderen leidvoll, andere vielleicht auch lustvoll: die Durchdringung der Unter nehmen mit Informationstechnologien hat in den letzten 30 Jahren ständig zugenommen und in den letzten Jahren eine neue Qualität erreicht. Schon lange erfolgte in unseren Unternehmen und darüber hinaus in Eine fiir Organisationen aller Art der Schritt von den Informationssystemen, die es Alle? bei organisiertem gemeinsamem Handeln immer geben muß, zu den Computergestützen Informationssystemen. Selten hat jedoch eine Neue- rung so viele Umwälzungen mit sich gebracht, wie die, die wir Betriebs wirtschaftliche Standardsoftware oder auch Standardlösung nennen. Eine preiswerte "Software von der Stange", die gleichzeitig viele Unternehmen auf einen höheren Stand der Informationstechnologie hebt oder ihnen zu- mindest die immensen Kosten des Weiterbetreibens der alten Software er- spart. Dieses Phänomen ist schon erstaunlich, soll doch diese Software ideal typisch einen großen Teil der Unternehmensaktivitäten in immer höherer Detaillierung abdecken und geht sie doch implizit davon aus, daß es eine Software fiir die Strukturen und Abläufe in vielen verschiedenen Unter nehmen geben kann. Gehen wir von einer Untergliederung des unternehmensweiten Com- Abdeckung putergestützten Informationssystems wie in [Mertens 1995, S. 1ft] aus, kann bei den Anbietern Betriebswirtschaftlicher Standardsoftware derzeit folgende Strategie bzgl. des abzudeckenden Bereichs festgestellt werden: Abgedeckt werden alle Bereiche der Administrations-und Dispositionssy steme ohne Forschung und Entwicklung und ohne die Produktionssteue rung, also (bezogen auf einen idealtypischen Industriebetrieb) • Marketing und Verkauf • Beschaffung • Lagerhaltung • Produktionsplanung • Versand • Kundendienst • Finanzen • Rechnungswesen • Personalwesen • Gebäudeverwaltung
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