Gabler Büro Lexikon

344 Pages·1982·5.72 MB·German

by  Dipl.-Vw. Dipl.-Hdl. Jo Appel, Manfred Leubner, Wolfgang Manekeller, Dipl.-Hdl. StR Ute Mielow, Staatl. gepr. Betriebsw. Helga Rühling, Annelore Schliz, Annemarie Weighardt (auth.), Dipl.-Hdl. Ernst Tiemeyer (eds.)

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GABLER
CIP-Kurztitelaufnahme der Deutschen Bibliothek
Gabler-Biirolexikon.-Wiesbaden: Gabler, 1982.
Redaktion:
Brigitte Dacol M. A.
Dipl.-Vw. Klaus HOlzel
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1982
Umschlaggestaltung: Horst Koblitz, Wiesbaden
Satz: Satzstudio R.-E. Schulz, Dreieich
Druck: Lengericher Handelsdruckerei, Lengerich/Westf.
Buchbinderei: GroBbuchbinderei Langeliiddecke, Braunschweig
Aile Rechte vorbehalten. Auch fotomechanische Vervielfiiltigung des Werkes (Fo
tokopie, Mikroskopie) oder von Teilen daraus bedarf der vorherigen Zustimmung
des Verlages.
ISBN-13: 978-3-409-99160-5 e-ISBN-13: 978-3-322-83772-1
DOl: 10.1007/978-3-322-83772-1
Vorwort
Der Btirobereich hat insbesondere in den letzten lahren einen tiefgrei
fenden Bedeutungswandel erfahren. Das Btiro von heute ist zu einem
"Zentrum der Informationsverarbeitung" geworden, in dem Texte dik
tiert und geschrieben, Schriftstticke vervielfiiltigt und archiviert, Daten
verarbeitet und ausgewertet sowie Informationen in vielfiiltiger Form
tibermittelt werden.
Tiefgreifend und beeindruckend waren und sind dabei solche Veriinde
rungen, die durch technologische Fortschritte und organisatorische MaB
nahmen verursacht werden. Neben den herkommlichen Hilfsmitteln (Re
chen- und Schreibmaschine, Telefon, Fernschreiber) stehen dem Ange
stellten im Btiro heute eine Vielzahl neuer, moderner Geriite zur Verfti
gung, die ihn in vielfiiltiger Weise bei der Abwicklung der Rechen-,
Schreib- und Kommunikationsvorgiinge untersttitzen. So sind die Com
puter heute direkt am Arbeitsplatz in den Fachabteilungen zu finden,
werden elektronische Schreibmaschinen und Textautomaten fur die
Schriftguterstellung genutzt, dienen Mikrofilmanlagen zur Archivierung
von Schriftstticken und Belegen und ergeben sich zahlreiche Moglichkei
ten der Kommunikation (Telefax, Teletex, Bildschirmtext).
Urn den daraus resultierenden neuen Anforderungen gerecht zu werden,
sollte jeder kaufmiinnisch Tiitige tiber ein ausreichendes Hintergrundwis
sen verfugen. Voraussetzung hierzu ist insbesondere die Kenntnis und
korrekte Verwendung der Fachbegriffe. Dazu bietet das vorliegende Le
xikon eine wertvolle Hilfe. Neben technischen, sekretariatskundlichen
und organisatorischen Fachausdrticken wurden zusiitzlich die betriebs
und volkswirtschaftlichen Begriffe aufgenommen, tiber die jeder Be
scheid wissen sollte. Wichtige, oft thementibergreifende Stichworte, wie
z. B. Textautomation, Btirowirtschaft oder Korrespondenz werden in
liingeren Artikeln abgehandelt.
Das Lexikon wendet sich an aile im Btiro Tiitigen, insbesondere an die Se
kretiirin und an den Sachbearbeiter. Ihnen werden Orientierungshilfen
fur die Praxis und Anregungen fur die Weiterbildung gegeben. Den Ler
nenden kaufmiinnischer Schulen (Auszubildende, Fachschtiler) wird das
Lexikon helfen, Begriffe einzuordnen und mit ihnen umzugehen. Wiih
rend der Ausbildungszeit, aber auch vor Prtifungen stehen dem Lernen
den zur Wiederholung des Stoffes kurze und eingiingig geschriebene
Texte zur Verftigung. SchlieBlich bietet das Hiirolexiton auch all denjeni
gen eine N achschlagemogiichkeit, die sich in der aktuellen Diskussion urn
die Rationalisierung im Btiro - mit ihren oft nur halb verstandenen
Schlagworten - behaupten mtissen.
Ernst Tiemeyer
Schriftleiter:
Dipl.-Hdl. Ernst Tiemeyer, Voerde
Autoren:
Dipl.-Vw. Dipl.-Hdl. Jo Appel, Dusseldorf
Manfred Leubner, Herford
Wolfgang Manekeller, Bergisch-Gladbach
Dipl.-Hdl. StR Ute Mielow, Hamburg
Staatl. gepr. Betriebsw. Helga Riihling, Krefeld
Annelore Schliz, Dusseldorf
Annemarie Weighardt, Hamburg
A
Abfrage der Dateien, die bearbeitbar sind;
Begriff aus der automatisierten Da einfache Sprachen erlauben nur die
tenverarbeitung; wird in verschie Auswertung einer Datei, wah~end
denen Zusammenhangen verwen Abfragesprachen in Datenbanken
det: mehrere Dateien bearbeiten. i
I. A. wird als eine Tatigkeit des Be
nutzers von Computern verstan Abgaben
den, der tiber ein _ Datensichtge samtliche Geldleistungen, die der
rat gespeicherte Daten ftir Verar Staat von seinen Btirgern fordert.
beitungs-bzw. Informationszwecke Man unterscheidet zwischen
aufruft; z.B. die A. des aktuellen Zwangsabgaben (Steuern, Zolle),
Lagerbestandes von bestimmten die ohne eine bestimmte, unmittel
Artikeln. bare Gegenleistung gezahlt werden
II. im Rahmen der _ Programmie und Beitragen sowie Gebtihren
rung wird unter A. das Prtifen be (z.B. Parkplatzgebtihren), flir die
stimmter Bedingungen verstanden, eine Gegenleistung (z.B. Park
deren Ergebnis den weiteren Pro platzraum) erbracht wird,
grammablauf bestimmt; siehe _
Verzweigung. Ablage
geordnete Aufbewahrung von
Abfragesprache Schriftgut und Belegen. Grtinde flir
auch Query Language genannt; die Ablage sind im wesentlichen:
viele Hersteller von Computern I. Moglichkeit der Kontrolle be
haben flir ihre Anlagen jeweils eine trieblicher Vorgange.
besondere A. entwickelt, die es II. Verfligbarkeit tiber Unterlagen
dem _ Benutzer ermoglicht, direkt zur Entscheidungsfindung.
vom Arbeitsplatz aus im Dialog III. Erflillung han de ls- und steuer
Abfragen an _ Dateien und/oder rechtlicher Vorschriften (§§38, 44
_ Datenbanken zu formulieren. HGB; §§146, 147 AO). Die Ein
Die verschiedenen A. unterschei haltung dieser Vorschriften soil ei
den sich vor allem durch die Anzahl nen Nachweis bei Rechtsstreitig-
1
A blageform
keiten sowie eine Oberprtifung der schrank - aufbewahrt. Dies ist
Besteuerungsunterlagen gewiihr zweckmiiBig flir Schriftstticke, die
leisten. Ort und Dauer der Aufbe aktuell bearbeitet werden mtissen
wahrung hiingen von dem Informa oder regelmiiBig im direkten Zu
tionswert des jeweiligen Schrift griff benotigt werden. Die Arbeits
sttickes (siehe Abbildung S. 3). platzablage hat den Vorteil, daB
Zeitverluste durch Laufwege und
Ablageform (Archivierungsform, Wartezeiten vermieden werden.
Ablageverfahren) II. Abteilungsablage. Die Registra
Art der Aufbewahrung von Schrift turmobel befinden sich im Bereich
gut: der Abteilung und enthaIten
I. Aufbewahrung des Schriftgutes Schriftgut, das stiindig von mehre
im Originalzustand (konventio ren Sachbearbeitern der Abteilung
nelle Ablageform). Je nachdem zu Bearbeitungszwecken benotigt
weIche SchriftgutbehiiIter zur An wird.
wendung gelangen, wird zwischen III. Zentralablage (Normalregi
lie gender, stehender und hiingen stratur). Wird das Schriftgut von
der Ablage unterschieden (siehe mehreren Abteilungen des Betrie
Abbildung S. 4). bes benotigt, ist es notwendig, eine
II. Mikroverfilmung (---». Zur Er zentrale Stelle oder Abteilung ftir
ftillung der gesetzlichen Aufbewah die Aufbewahrung einzurichten.
rungspflichten ist die Aufbewah Sie dient gleichzeitig der Aufbe
rung von Schriftgut in Form von wahrung des "toten" - aber noch
Mikrofilmbildern seit 1975 gemiiB aufbewahrungspflichtigen Schrift
§44a HGB rechtlich zuliissig. gutes (Altablage).
Wichtige Auswahlkriterien flir die IV. Firmenarchiv (Archivablage).
Bestimmung der geeigneten Abla Das Firmenarchiv dient der Auf
geform sind: Wirtschaftlichkeit, bewahrung des Schriftgutes mit
Zugriffszeit, Zugriffshiiufigkeit, Urkundencharakter (Dauerwert).
Schriftgutvolumen, Ablageort, Die getrennte Aufbewahrung die
Raumbedarf, Obersichtlichkeit. ses Schriftgutes erfolgt in erster Li
nie aus Sicherheitsgrtinden.
Ablageort
Stelle, in der ein-und ausgehendes Ablaufkarte
Schriftgut des Betriebes geordnet ---> Arbeitsablaufdiagramm.
aufbewahrt wird. Synonym findet
sich auch der Ausdruck Registra Ablauforganisation
tur. Teilbereich der betrieblichen Or
Arten: ganisation; regelt im voraus die
I. Arbeitsplatzablage. Das Schrift zeitliche und riiumliche Abfolge
gut wird in der Niihe des Sachbear der Arbeitsvorgiinge, die zur Lo
beiters - im Schreibtisch oder ei sung einer Arbeitsaufgabe (z.B. der
nem danebenstehenden Akten- Bearbeitung eines Kundenauftra-
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Dauer ..... ert Schriftstticke mit Urkundencharakter Bsp.: Grundungsunterlagen -(Gesellschaftsvertrag) -Patenturkunden -Lizenzvertdige -Grundstilcksurkunden standig Firmenarchiv
Gesetzes\\crt zum Schriftstucke Nachweis von Handelsgeschaften Bsp.: a) -Handelsbriefe -BuchungsbeJege b) -InventaTe Handelsbiicher --Bilanzen zu a) 6 Jahre ab lahresende zu b) 10 Jahre ab Jahresende Zentralregistratur (Allablage)
Pnif\\ert in Bearbeitung befindliches Schriftgut Bsp.: -eingegangene Bewerbungen -vorliegende Angebote -eingegangene Be~tellungen bis zur Erledigung des Vorganges Arbeitsplatz-oder Abteilungsablage (Zwischenablage)
Tageswert Schriftgut mit ciom .. 'iger Information Bsp.: Rundschreiben --unverlangte Werbe-prospekte Vernichtung nach Kenntnisnahme entfallt
onswert des SChriftgutes
Informati Merkmale Erlauterunlg der 8egriffe Aufbewahrungs dauer Aufbewahrungs-0.1'
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Ablage hangende PendeJabJage Schriftgutbehalter (Mappen odeT Hefter) hangen seitlich nebeneinander in Regalen -gtinstige Raumausnutzung -geringe Obersichtlichkeit
vertikale Hiinge-ablage Schriftgutbehiilter (Mappen odeT Hefter mit Hangenasen) hangen vertikal hintereinander (i.d.R. in Schreibtischen) Obersicht -gUle -schnelle Ablage-moglichkeit -hoher Flexibilitats· grad -hoher Raumbedarf -hohere Anschaffungskosten
n
Konventionelle Ablageforme stehende Ablage (bibliothekarische Ablage) Schriftgutbehiilter (Grdnef, Stehsammler) stehen in Regalen nebeneinander Obersicht -gUle dUTch Beschriftung def Ordnef -relativ geringe Materialkosten -klare Ordnung durch Register erheblicher -Raumbedarf
r-. liegende Ablage (Flacha blage) Schriftgutbeh~ilter Aklen-(Schnellhefter. decke!) liegen tiber-einander in Fachern Ablage--preisgOnstige form -geringe Obersicht-lichkeit -zeitraubende Bearbeitung -erheblicher Raumbedarf
~
n
Merkmale Kennzeiche Vorteile Nachteile
.j::o.
Abteilung
ges oder der Aufgabe einer Bestel schiiftsjahre, so erhiilt man die A.
lung) notwendig sind. Hauptziele Beispiel: Der Wert eines flir
der A. sind: kurze Durchlaufzeit 20 000 DM angeschafften Textau
der Bearbeitungsobjekte sowie tomaten mindert sich, wenn er 10
eine weitgehende Auslastung der Jahre lang genutzt werden kann,
eingesetzten Personen und Sach jiihrlich urn 2000 DM. Dieser Be
mittel. trag muB jiihrlich abgeschrieben
werden, damit nach 10 Jahren wie
Ablochbeleg der 20 000 DM zur Anschaffung
zum Zweck der -+ Datenerfassung eines neuen Textautomaten vor
auf -+ Lochkarten erstellter Beleg; handen sind.
unterscheidet sich yom Urbeleg Die A. kann linear, d.h. gleichblei
dadurch, daB die flir eine be bend, jedes Jahr yom Anschaf
stimmte Aufgabe zu erfassenden fungswert vorgenommen werden
Daten (etwa die Daten einer Be (also z.B. 10 Jahre 2000 DM) oder
steHung) in einer bestimmten glei degressiv, d.h. fallend, immer yom
chen Reihenfolge aufgezeichnet Restbuchwert berechnet werden
sind; dies erleichtert die Dbertra (also z.B. stets 10% von 20 000
gung der Daten auf Lochkarten un DM, dann von 18 000 DM usw.).
ter Einsatz eines -+ Kartenlochers.
Abteilung
Absatz organisatorische Einheit im Be
unterschiedlich verwendeter Be trieb, in der mehrere Stellen mit
griff:.A. ist der letzte Abschnitt des gleichartigen Aufgaben zusam
betrieblichen Leistungsprozesses mengefaBt sind. Die Leitung der A.
und umfaBt Bereiche wie Absatz obliegt einem bestimmten Stellen
planung, Werbung, Vertrieb. in haber, Abteilungsleiter genannt;
A. ist die Menge der in einem be dieser verfligt tiber genau festge
stimmten Zeitraum verkauften legte Entscheidungs- und Anord
Waren oder Dienstleistungen. Da nungsbefugnisse gegentiber den
gegen ist der Umsatz das Ergebnis anderen Stellen der A.
aus A. x Verkaufspreis. 1. Bildung von A.; die Aufteilung
des Betriebes in verschiedene A.
Absatzorganisation wird dann notwendig, wenn der Be
Betriebseinheit, die den Vertrieb trieb eine GroBe erreicht, die von
eines Produkts steuert. der Unternehmensleitung alIein
nicht mehr tiberschaubar ist. Ge
Abschreibung sichtspunkte, nach denen Stellen zu
Begriff aus dem Rechnungswesen. Abteilungen zusammengefaBt
Verteilt man die Anschaffungs werden, konnen sein:
oder HersteHungskosten eines ab 1. Verrichtungen; typisch hierflir ist
nutzbaren Gegenstandes des Anla die Aufteilung entsprechend den
gevermogens auf die einzelnen Ge- Grundfunktionen Beschaffung,
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