Formulieren und korrespondieren im Beruf: Mehr Erfolg durch Sprach- und Schreibkompetenz

326 Pages·1998·31.427 MB·German

by  Ute Mielow-Weidmann, Paul Weidmann (auth.)

Mielow-Weidmann/Weidmann . Fonnulieren und korrespondieren im Bernf
Ute Mielow-Weidmann
Paul Weidmann
Formulieren und
korrespondieren
im Beruf
Mehr Erfolg durch
Sprach- und Schreibkompetenz
GABLER
Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Mielow-Weidmann, Ute:
Formulieren und korrespondieren im Bernf : mehr Erfolg durch
Sprach-und Schreibkompetenz / Ute Mielow-Weidmann ; Paul
Weidmann. - Wiesbaden : Gabler, 1998
ISBN-13: 978-3-409-19752-6 e-ISBN -13: 978-3-322-82837-8
DOl: 10.1007/978-3-322-82837-8
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© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1998
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ISBN-13: 978-3-409-19752-6
Vorwort
1m Beruf werden Anforderungen gestellt, die ein umfangreiches Sprachverstandnis vor
aussetzen. Sicherheit im treffenden Ausdruck, in der grammatisch richtigen Formulierung
und in der Satzzeichenlehre sind die Grundlagen fUr die Textgestaltung. 1m privaten Be
reich sichem wir uns Rechte und Anspriiche, schaffen wir Zuwendung durch Kommuni
kation.
Nur die logische, in einwandfreiem Deutsch niedergeschriebene Aussage bringt Ordnung
in unsere Gedanken. Wer nicht richtig schreibt, spricht haufig unverstandlich. Sprache und
Schrift kontrollieren Denkvorgange.
Das Buch ist in drei Teile gegliedert, und zwar in: Sprache kultivieren, Korrespondieren
und Protokollieren. In einem einleitenden allgemeinen Teil setzen wir uns mit der Bedeu
tung der Sprache als Kommunikationsmittel auseinander. Sprache ist auch Ausdruck des
sozialen Willens, Sprache verbindet.
Das Buch enthalt Hinweise zur neuen Rechtschreibung, eine Kurzgrammatik und um
fangreiche AusfUhrungen zur vorbildlichen Textformulierung. Die beiden folgenden
Hauptabschniue geben weitere Hinweise zum erfolgreichen Formulieren von Texten und
zeigen an Beispielen die sinnvolle Anwendung der vorher erarbeiteten Grundlagen.
Wenn es Ihnen Freude bereitet Texte aus Zeitungen zu analysieren und die Wirkung un
terschiedlicher Darstellungen gleicher Inhalte zu empfinden und einzuordnen, dann sind
Sie auf dem besten Wege Ihre Muttersprache zu beherrschen. Sprache begriindet Sozialitat,
schafft Biindnisse.
Die Autoren
v
Inhaltsverzeichnis
Teil1: Sprache kultivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1 Die Rechtschreibrefonn . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1 Neue Regeln zur Rechtschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 3
1.2 Kritik und Anwendung - yom Sinn und Unsinn der Rechtschreibrefonn .. 6
1.3 Gedanken tiber Sprache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7
1.3.1 Der SelektioIismechanismus der Schreibkompetenz . . . . . . . . . . . . . . .. 7
1.3.2 Sprache als Gestaltungssystem aus soziologischer Sicht . . . . . . . . . . . . . 8
1.3.3 Die Sprachbildung und die Verwandtschaft der Sprachen . . . . . . . . . . .. 9
1.4 Sprechen - ZuhOren - Verstehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11
1.4.1 Verbale und nonverbale Kommunikation ........................... 11
1.4.2 Meine ich, was ich sage? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 12
1.4.3 Transfonnationsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 17
1.4.4 Kontext und Redundanz ........................................ 20
1.4.5 Dimension der Infonnation .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 20
1.5 Die Fonnen des gesprochenen Wortes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 22
1.5.1 Die Gesprachsorganisation ...................................... 22
1.5.2 Das private Gesprach oder die Konversation ........................ 23
1.5.3 Das Streitgesprach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 25
1.5.4 Das Beratungsgesprach ......................................... 26
1.5.5 Das Dienstgesprach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 27
1.5.6 Reden, Referate, Vortrage ....................................... 28
1.5.7 Anmerkungen zur Rhetorik . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 30
1.5.8 Vom Lesen ... . . .. . ... . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 34
2 Vom Schreiben . . .. . . . . . . .. . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 37
2.1 Vom Zeichen zorn Wort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 41
2.2 Vom Wort zorn Satz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 42
2.3 Guter und schlechter Stil .............. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 42
2.4 Fremdworter: Sinn und Unsinn ihrer Verwendung .................... 44
2.5 Der Klassenunterschied, den Sprache schafft ........................ 45
3 Grammatische Grundlagen im Uberblick ........................... 47
3.1 Verben ...................................................... 48
3.1.1 Die Stammfonnen ............................................. 48
3.1.2 Tempusstufen des Verbs (Zeiten) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 50
3.1.3 Aktiv (Tatfonn) und Passiv (Leidefonn) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 50
3.1.4 Indikativ (Wirklichkeitsfonn) und Konjunktiv (Moglichkeitsfonn) . . . . . .. 51
3.1.5 Der Imperativ (Befehlsfonn) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 56
3.1.6 Transitive und intransitive Verben (zielende und nichtzielende Verben) ... 56
3.1.7 Finite (bestimmte) und inftnite (unbestimmte) Fonn des Verbs .......... 57
3.1.8 Partizipien (Mittelworter) ....................................... 58
VII
3.2 Nomen ...................................................... 59
3.2.1 Genus (Geschlecht) ............................................ 60
3.2.2 Numerus (Zahl) ............................................... 60
3.2.3 Die Deklination (Beugung) - Kasus (Fall) .......................... 61
3.2.4 Arten der Nomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 63
3.3 Der Artikel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 68
3.4 Das Adjektiv ................................................. 68
3.4.1 Deklination des Adjektivs ....................................... 69
3.4.2 Komparationen (Steigerungsstufen) ............................... 71
3.5 Pronomen (Fiirworter) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 72
3.5.1 Personalpronomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73
3.5.2 Refiexivpronomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73
3.5.3 Das Possessivpronomen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 74
3.5.4 Demonstrativpronomen. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 75
3.5.5 Interrogativpronomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
3.5.6 Relativpronomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
3.5.7 Determinativpronomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 78
3.5.8 Indefinite Pronomen ........................................... 78
3.6 Numerale (Zahlworter) ...... '. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 79
3.7 Adverbien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 80
3.8 Prlipositionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 81
3.8.1 Prlipositionen mit dem Genitiv ................................... 82
3.8.2 Prlipositionen mit dem Dativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 82
3.8.3 Prlipositionen mit dem Akkusativ ................................. 83
3.8.4 Prlipositionen mit dem Akkusativ und dem Dativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 83
3.9 Konjunktionen (Bindeworter) .................................... 83
3.10 Interjektionen (Ausrufeworter) ................................... 85
4 Ausgewlihlte Rechtschreibklippen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86
4.1 Allgemeine Regeln ............................................ 86
4.2 "Das" und "dass" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 87
4.3 Das Zusammentreffen gleicher Konsonanten ........................ 87
4.4 Trennungsregeln deutscher Worter ................................ 87
4.5 Die Trennung von Fremdwortem ................................. 89
4.6 StraBennamen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 90
4.7 Was schreiben wir zusammen, was getrennt? ........................ 91
4.7.1 Verben in festen Verbindungen ................................... 91
4.7.2 Zusammengesetzte Prlipositionen ................................. 92
4.7.3 Verb und Adjektiv oder Verb und Verb ............................. 92
4.7.4 Worterweiterungen mit "zu" ..................................... 93
4.8 Orts-und Llindemamen als abgeleitete Adjektive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 93
4.9 Schreibweisen von Abkiirzungen ................................. 94
VIII
5 Die Satzteile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 95
5.1 Der einfache Satz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 95
5.2 Der erweiterte einfache Satz ..................................... 97
5.2.1 Das Attribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 98
5.2.2 Das Objekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 100
5.2.3 Die adverbiale Bestimmung ..................................... 104
5.3 Der zusammengesetzte Satz ..................................... 105
5.3.1 Die Satzverbindung oder die Satzreihe ............................. 105
5.3.2 Das Satzgeftige ., ............................................. 106
5.3.2.1 Die Arten der Nebensatze ....................................... 106
5.3.2.2 Nebensatze in ihrer Funktion als Satzteil ........................... 109
6 Zeichensetzung ............................................... 112
6.1 Der Punkt .................................................... 112
6.2 Das Ausrufezeichen ............................................ 112
6.3 Das Fragezeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 113
6.4 Der Doppelpunkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 114
6.5 Das Semikolon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 114
6.6 Die Anfiihrungszeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 114
6.7 Das Komma .................................................. 116
6.7.1 Das Komma in Aufzahlungen .................................... 116
6.7.2 Das Komma in herausgehobenen Satzteilen ....................... .. 117
6.7.3 Das Komma steht nach Interjektionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 117
6.7.4 Einschiibe und Zusatze ......................................... 118
6.7.5 Das Komma in Nebensatzen ..................................... 119
6.7.5.1 Der Konjunktionalsatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 119
6.7.5.2 Die Relativsatze ............................................... 121
7 Stilkunde .................................................... 122
7.1 Der treffende Ausdruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 123
7.1.1 Wortfelder ................................................... 123
7.1.2 Wortbildung und Wortfamilien ................................... 125
7.2 Die Rangordnung der Begriffe ................................... 127
7.3 Die Gliederung ................................................ 128
7.4 Die Wortstellung im Satz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 131
7.5 Ausdrucksfehler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 133
7.5.1 Verben ...................................................... 133
7.5.2 Nomen ...................................................... 135
7.5.3 Adjektive .................................................... 135
7.5.4 Adverbien ................................................... 135
7.5.5 Konjunktionen ..................... " ......................... 136
8 Die Abhangigkeit von Diktion, Syntax und Inhalt .................... 138
8.1 Die Angemessenheit der Sprache ................................. 138
8.2 Der Sprachstil ................................................ 139
IX
8.3 Der Sprachrhythmus ........................................... 140
8.4 Sprach-und Sachlogik .......................................... 141
8.5 Yom Satz zum Text ............................................ 143
8.5.1 Das Prasens .................................................. 143
8.5.2 Das historische Prasens ......................................... 143
8.5.3 Das Perfekt ................................................... 144
8.5.4 Das Prateritum (Imperfekt) ...................................... 144
8.5.5 Das Plusquamperfekt ........................................... 145
8.5.6 Futur I ...................................................... 145
8.5.7 Futur II ...................................................... 145
9 Textformulierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 146
9.1 Hauptabschnitte der Textgliederung ............................... 146
9.2 Die auBere Form der Gliederung .................................. 147
9.3 Die auBere und innere Gestaltung von Texten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 148
9.4 Formulierungsregeln ........................................... 150
9.4.1 Wortwahl .................................................... 150
9.4.2 Wie wird ein Text lebendig? ..................................... 152
9.4.3 Worterweiterungen im Satz ...................................... 160
9.4.4 Satzbildung - stilistisch betrachtet ................................ 162
9.5 Schreiben - eine Kunst des Weglassens ............................ 166
9.5.1 Ein verwirrendes Wort .......................................... 167
9.5.2 Vorreiter ..................................................... 168
9.5.3 Streckkonstruktionen ........................................... 169
9.5.4 Ausdrucksverdopplungen ....................................... 170
9.5.5 Besonders hllufige FeWer ....................................... 172
Teil 2: Korrespondieren ............................................. 175
Rationalisierung der Korrespondenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 178
1.1 Vordrucke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 178
1.2 Der Kurzbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 179
1.3 Der Pendelbrief ............................................... 179
1.4 Schnellantwort (auch: Blitzantwort) ............................... 181
1.5 Auswahltexte ................................................. 182
1.6 Die Arbeit mit Textkonserven .................................... 182
2 Form und Norm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 184
2.1 Die Papierformate ............................................. 184
2.2 Das Briefblatt ohne Aufdruck .................................... 185
2.3 Normvordrucke im kaufmlinnischen Schriftverkehr ................... 186
2.3.1 Der Geschaftsbriefnach DIN 676 ........ , ........................ 186
2.3.2 Der 2/3-Brief ................................................. 188
2.3.3 Andere Vordrucke ............................................. 188
x
3 Briefgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 190
3.1 Die Schreib-und Anordnungsregeln nach DIN 5008 .................. 190
3.1.1 Die Anschrift ................................................. 190
3.1.2 Bezugszeichenzeile und Betreffvermerk ............................ 196
3.2 Anreden, GruJ3formeln, Unterschriften ............................. 196
3.2.1 Die Anrede ................................................... 196
3.2.2 Gliederung des Brieftextes ...................................... 200
3.2.3 Die GruBformel ............................................... 201
3.2.4 Unterschriften ................................................ 202
3.2.5 Anlagen-und Verteilervermerk ................................... 204
4 Textgestaltung ................................................ 205
4.1 Raumaufteilung ............................................... 205
4.2 Die Textgliederung ............................................ 205
4.3 Autorenkorrekturen ............................................ 207
4.3.1 Allgemeine Vorschriften ........................................ 207
4.3.2 Anwendung der Korrekturzeichen ................................. 208
5 Angewandte Textformulierung ................................... 211
5.1 Private Korrespondenz .......................................... 212
5.1.1 Die Bewerbung ............................................... 212
5.1.2 Das Zeugnis ................................................... 214
5.1.3 Briefe an BehOrden und Untemehmen ............................. 215
5.2 Briefe zu besonderen AnUissen ................................... 219
5.2.1 Allgemeine Regeln zur Gestaltung des Textes ....................... 220
5.2.2 Gratulationen ................................................. 222
5.2.3 Genesungswiinsche ............................................ 232
5.2.4 Die Kondolation ............................................... 234
6 Handelskorrespondenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 240
6.1 Formulierungsgrundsiitze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 240
6.2 Der Kaufvertrag kommt zustande ................................. 242
6.2.1 Von der Anfrage zum Angebot ................................... 243
6.2.2 Yom Angebot zur Bestellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 249
6.3 Storungen bei der Erfiillung des Kaufvertrages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 260
6.3.1 Die Mangelriige ............................................... 260
6.3.2 Lieferverzug .................................................. 264
6.3.3 Annahmeverzug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 268
6.3.4 Zahlungsverzug ............................................... 271
Teil 3: Protokollieren................................................ 277
1 Schriftliche Informationsspeicherung .............................. 279
1.1 Bedeutung der Informationen .................................... 279
1.2 Formen schriftlicher Information ................................. 279
XI
1.2.1 Der Bericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 280
1.2.2 Das Erstellen von Manuskriptaufzeichnungen ....................... 281
1.2.3 Tagebuchaufzeichnungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 282
1.2.4 Die Aktennotiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 282
1.2.5 Das Protokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 284
1.3 Die Protokollarten ............................................. 284
1.3.1 Das Beschlussprotokoll ......................................... 284
1.3.2 Das wortliche Protokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 284
1.3.3 Das Kurzprotokoll ............................................. 285
1.3.4 Das ausfiihrliche Protokoll ...................................... 285
2 Das ausfiihrliche Protokoll 287
2.1 Die auBere Fonn ............................................. . 287
2.1.1 Der Protokollrahrnen .......................................... . 287
2.1.2 Der Protokollkern ............................................ . 288
2.2 Beispiel eines wortlichen Protokolls aus dem daraus entstandenen
ausfiihrlichen Protokoll ........................................ . 289
2.3 Die innere Gestaltung des Protokolls ............................. . 295
2.3.1 Probleme bei Textzusarnmenfassungen ............................ . 295
2.3.2 Verkiirzte Wiedergabe der direkten Rede .......................... . 296
2.3.3 Wahl des treffenden Verbs ...................................... . 296
2.3.4 Prasens oder Prateritum ........................................ . 299
2.3.5 Uberlegenswertes zum Konjunktiv ............................... . 299
2.4 Vorbereitung der Protokollaufnahrne .............................. . 301
2.5 Anforderungen an eine Protokollantin/einen Protokollanten ........... . 302
2.5.1 Sicherheit im Umgang mit der Sprache ............................ . 302
2.5.2 Sach-und Fachkenntnis ........................................ . 302
2.5.3 Charakterliche Qualifikation .................................... . 303
2.6 Die Protokollaufnahrne ........................................ . 303
2.7 Nachbereitung der Protokollaufnahrne ............................ . 304
2.7.1 Anfertigen des Entwurfs ....................................... . 304
2.7.2 Genehmigung des Protokolls .................................... . 305
2.7.3 Tenniniiberwachung .......................................... . 305
3 Einladung und Tagesordnung .................................... 306
3.1 Die Einladung ................................................ 306
4 Die Geschaftsordnung .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 310
4.1 Grundlagen ...................... '" ......................... 310
4.2 Beispiel einer Geschaftsordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 311
Stichwortverzeichnis .................................................. 313
XII