Fahrplan zur Transformation des Einkaufs: So erreichen Sie Spitzenleistung in der Beschaffung

341 Pages·2019·7.446 MB·German

by  Mario Büsch

Mario Büsch
Fahrplan
zur Transformation
des Einkaufs
So erreichen Sie Spitzenleistung
in der Beschaffung
Fahrplan zur Transformation des Einkaufs
Mario Büsch
Fahrplan zur Transformation
des Einkaufs
So erreichen Sie Spitzenleistung
in der Beschaffung
Mario Büsch
PURCHNET - Einkaufs und Supply Chain Beratung
Euskirchen, Deutschland
ISBN 978-3-658-25636-4 ISBN 978-3-658-25637-1 (eBook)
https://doi.org/10.1007/978-3-658-25637-1
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Vorwort – Einkaufstransformation
Bei der Arbeit mit verschiedenen Einkaufsorganisationen musste ich häufig feststellen,
dass es für eine umfassende Weiterentwicklung einer Einkaufsorganisation nicht ausrei-
chend ist, nur einzelne Maßnahmen umzusetzen oder einzelne Prozesse, wie den strategi-
schen Einkaufsprozess, zu professionalisieren. Auch wenn der strategische Einkauf we-
sentlich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen kann, so müssen häufig weitergehende
Rahmenbedingen für eine Einkaufsabteilung selbst und für seine Einbindung im Unter-
nehmen geschaffen werden, damit sich das volle Potenzial, das durch die Beschaffung
entstehen kann, entfalten kann.
Das 2007 in der Erstveröffentlichung erschienene Buch Praxishandbuch Strategischer
Einkauf, habe ich mit dem festen Wunsch geschrieben, den Einkäuferinnen und Einkäu-
fern zu helfen, ihren eigenen Aufgabenbereich strategischer zu gestalten. Die Rückmel-
dungen der Leser haben mich bestätigt, dass dieses Buch nun bereits seit mehr als 10
Jahren den strategischen Einkäuferinnen und Einkäufern dabei hilft, die Wettbewerbsposi-
tionierung ihres Unternehmens zu verbessern.
So wie das Praxishandbuch Strategischer Einkauf den strategischen Einkäuferinnen
und Einkäufern hilft, ihre Rolle als interne Projekt- und Prozessmanager, die alle Wert-
schöpfungsstufen der Supply Chain optimieren, zu verstehen, so soll das aktuelle Buch zur
umfassenden Transformation des Einkaufs den Einkaufsverantwortlichen dabei helfen,
ihre Rolle als Veränderungs- und Transformationsmanager zu verstehen. Dieses Buch soll
aber auch den Managern und Geschäftsführern zeigen, welchen Vorteil sie erlangen kön-
nen, wenn sie die Transformation und Weiterentwicklung des Einkaufs aktiv fördern. So-
mit wendet sich dieses Buch also an alle Führungskräfte mit Einkaufsverantwortung, aber
auch an die Geschäftsführung, die einen wesentlichen Beitrag zur Transformation und
Entwicklung des Einkaufs beitragen kann.
Hierbei sind zwei Punkte besonders hervorzuheben:
1. Ein Unternehmen schafft den eigentlichen Durchbruch zur Transformation des Ein-
kaufs erst, wenn sich das gesamte Unternehmen konsequent auf die Optimierung der
externen Beschaffungen konzentriert.
2. Es sind alle externen Ausgaben, die ein Unternehmen tätigt, zu berücksichtigen und
diese müssen professionell bearbeitet werden.
V
VI Vorwort – Einkaufstransformation
Mit dieser Aussage kommt klar zum Ausdruck, dass es nicht (nur) um die Optimierung
einer einzelnen Abteilung, die sich Einkauf nennt, handelt, sondern um eine durchgehende
und interdisziplinäre Optimierung der Unternehmensprozesse geht, die externe Ausgaben
und Verpflichtungen nach sich ziehen. Dies schließt auch die Produkt- und Prozessent-
wicklung, Anlagenbeschaffung oder Marketingbeschaffungen mit ein. In dieser Aussage
ist auch implizit enthalten, dass alle externen Ausgaben, die ein Unternehmen tätigt, zuerst
einmal in der Verantwortung des Einkaufs liegen. Dann ist es an der Einkaufsleiterin oder
dem Einkaufsleiter, mit der Geschäftsleitung eventuell Ausnahmen von dieser allgemei-
nen Regel zu definieren.
Wie bereits beim Praxishandbuch Strategischer Einkauf wird auch in diesem Buch
wieder sehr viel Wert auf die praktische Anwendbarkeit der hier beschriebenen Methoden
und Werkzeuge gelegt. Somit sind die Beschreibungen in der Arbeit mit Kunden entstan-
den, angewendet und verbessert worden. Hiermit möchte ich meinen Kunden und allen
dort handelnden Personen dafür danken. Dies ist kein klassisches Studien- oder Lehrbuch
zum Thema Einkauf, auch wenn es sicherlich für viele Studentinnen und Studenten wert-
volle Hinweise liefert, sondern ein Buch aus der Praxis für die Praxis.
Noch ein kleiner Hinweis zur Ansprache. Obwohl es mir am Herzen liegt, jeden einzeln
und persönlich anzusprechen, so möchte ich doch um Ihre Erlaubnis bitten, im Weiteren
nur noch von Einkäufern zu sprechen, da dies zur Vereinfachung der Sprache beiträgt. Um
es noch einmal ausdrücklich zu sagen: Dies dient lediglich der besseren Lesbarkeit, denn
selbstverständlich sind beide Geschlechter angesprochen.
An dieser Stelle wünsche ich allen Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleitern aus den
verschiedenen Einkaufsabteilungen, seien es nun kleine Unternehmen mit wenigen Mit-
arbeitern oder große Konzerne, eine für ihr Unternehmen erfolgreiche und fruchtbare Be-
schaffungsarbeit, die einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil für das entsprechende Unter-
nehmen generiert.
Euskirchen, im Frühjahr 2019 Prof. Dr. Mario Büsch
PURCHNET - Einkaufs und
Supply Chain Beratung
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung und Notwendigkeit der Einkaufstransformation ............. 1
1.1 Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2 Aufbau des Buchs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Qualitative Analyse des Einkaufsumfelds ............................. 7
2.1 Analyse der Geschäftsbedürfnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.1.1 Spezifische und unspezifische Geschäftsbedürfnisse. . . . . . . . . . . . 8
2.1.2 Analyse des internen Umfelds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.2 SWOT-Analyse einer Einkaufsfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.3 Analyse der Einkaufsstakeholder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.3.1 Identifikation von Stakeholdern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.3.2 Anforderungen der Stakeholder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.3.3 Analyse von Stakeholdern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.3.4 Stakeholderbehandlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.4 Einkaufsaudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2.5 Prozessanalyse als eine Möglichkeit zur internen Analyse . . . . . . . . . . . . . 39
3 Quantitative Einkaufsanalyse ...................................... 45
3.1 Spend Cube zur Bedarfstransparenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.2 Spezifikationstransparenz und deren Besonderheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.3 Kostenstrukturanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
4 Analyse des Unternehmensumfelds .................................. 55
4.1 Unternehmensorganisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2 Position des Unternehmens in der Wertschöpfungskette . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3 Struktur der Supply Chain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.4 Mögliche Internationalisierungsstrategie des Unternehmens . . . . . . . . . . . 62
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
VII
VIII Inhaltsverzeichnis
5 Analyse des Marktumfelds ......................................... 65
5.1 Makroumfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.2 Megatrends, die den Einkauf beeinflussen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.3 Steuerungsmöglichkeiten in Supply Chains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.3.1 Fünf Arten von Steuerungsmöglichkeiten in
Wertschöpfungsketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.3.2 Analyse der Wertschöpfungskette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
6 Transformation des Einkaufs ....................................... 77
6.1 Einkaufsreifegrad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.2 Change Management zur Transformation einer Einkaufsorganisation . . . . 81
6.2.1 Kraftfeldanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
6.2.2 Veränderung und die Menschen: Der persönliche
Veränderungsprozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
6.2.3 Sechs-Stufen-Modell der Veränderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
6.2.4 Ein Wandel beginnt mit W-Fragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
6.3 Business Case zur Transformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
6.4 Projektmanagement zur Transformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
6.5 Organisationsentwicklung oder Einsparungen oder beides . . . . . . . . . . . . . 107
6.5.1 Die drei Routen der Transformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.5.2 Die Werkzeuge der Transformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
6.6 Kooperation als eine Transformationsgrundlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
6.7 Ausblick: Einkauf 4.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
7 Hebel: Einkaufsvision und -strategie ................................ 119
7.1 TOWS-Matrix zur Zieldefinition des Einkaufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
7.2 Ausrichtung des Beschaffungssystems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
7.3 Ausrichtung einer Beschaffungsfunktion: Mission und Vision . . . . . . . . . . 129
7.4 Einkaufsstrategie nach dem Objectives-Goals-Strategy-and-Measurement-
Modell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
8 Hebel: Einkaufsmandatierung und Integration ........................ 143
8.1 Einkaufsmandat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
8.1.1 Modell zur Einkaufsorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
8.1.2 Operationalisierung der Transformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
8.1.3 Vorbereitung des Einkaufs, um wirkliche Zustimmung und
Unterstützung zu erhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
8.2 Make-or-Buy-Entscheidungen – Eigenfertigung oder Zukauf? . . . . . . . . . . 153
Inhaltsverzeichnis IX
9 Hebel: Strategische Beschaffung (Warengruppenstrategie) .............. 163
9.1 Grundlagen zur Warengruppenstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
9.2 Die neun Prinzipien für die Beschaffungsstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
9.3 Workshops zur Erstellung einer Warengruppenstrategie . . . . . . . . . . . . . . . 169
9.4 Analyse des internen Umfelds und der geschäftlichen Anforderungen . . . . 170
9.5 Analyse des externen Umfelds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
9.6 SWOT-Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
9.7 Entwicklung des Strategieziels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
9.8 Dokumentation der Strategie und der Taktiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
9.9 Kosten-Nutzen-Bewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
9.10 Dokumentationsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
10 Hebel: Operative Beschaffung (Ausschreibungsprozess) ................ 191
10.1 Grundlagen des operativen Beschaffungsprozesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
10.2 Ausschreibungsprozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
10.2.1 Vorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
10.2.2 Voranfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
10.2.3 Anfrageunterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
10.2.4 Angebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
10.2.5 Finalisierung des Lieferumfangs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
10.2.6 Vorbereitung des technisch-kommerziellen Klärungsgesprächs . . . 200
10.2.7 Angebotsvergleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
10.2.8 Angebotspräsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
10.2.9 Vergabeempfehlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
10.2.10 Vertragsabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
10.3 Vertragsverhandlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
10.3.1 Wie verhandeln andere Gesellschaften? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
10.3.2 Ein neuer Blick auf Taktiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
10.3.3 Fünf Arten von Verhandlungen, die gleichzeitig existieren . . . . . 208
10.3.4 Was macht einen guten Verhandlungsführer aus? . . . . . . . . . . . . 212
10.3.5 Teamverhandlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
10.3.6 Die Macht der Planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
10.3.7 Motivation: Was der andere wirklich möchte . . . . . . . . . . . . . . . 214
10.3.8 Festlegen von besseren Zielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
10.3.9 Verhandlungsablauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
10.3.10 Wie macht man Zugeständnisse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
10.4 Vertrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
10.4.1 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
10.4.2 Vorstufen des Vertrags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
10.4.3 Längerfristige Verträge (Rahmenvertrag) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
10.4.4 Der Vertrag im Beschaffungsprozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
X Inhaltsverzeichnis
11 Hebel: Lieferantenmanagement und Kooperationen ................... 229
11.1 Lieferantenklassifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
11.2 Lieferantenbewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
11.3 Operatives Lieferantenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
11.4 Strategisches Lieferantenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
11.5 Entwicklungsprojekt – Lieferanten-KVP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
11.6 Kooperation und Kollaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
11.7 Lieferanten- und Lieferrisikomanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
12 Hebel: Beschaffungsorganisation und Organisationsentwicklung
im Einkauf ...................................................... 255
12.1 Organisatorische Herausforderung für den Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
12.2 Zentrale und dezentrale Beschaffung – klassische Alternativen . . . . . . . . 257
12.3 Materialgruppenmanagement und Lead Buyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
12.4 Zusammenarbeit von Technik und Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
12.5 Einbindung Projekteinkauf in eine Beschaffungsorganisation . . . . . . . . . 263
13 Hebel: Personal im Einkauf, Kompetenzen und Personalentwicklung ..... 267
13.1 Beschaffungsrollen und Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
13.2 Entwicklung von Beschaffungskompetenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
13.3 Kollegiale Wissensvermittlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
13.4 Praxisbeispiel: Interaktives Schulungskonzept
Warengruppenstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
13.5 Einarbeitung neuer Einkaufsmitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
13.6 Karriere im Einkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
14 Hebel: Messung der Einkaufsleistung und Controlling ................. 289
14.1 Verschiedene Arten von Messgrößen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
14.2 Controlling einer Warengruppen (-strategie) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
14.2.1 Kostenbasierte Verfahren zur Erfolgsmessung von
Warengruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
14.2.2 Situative Eignung der kostenbasierten Verfahren zur
Erfolgsmessung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
14.2.3 Qualitative Erfolgsermittlung von Warengruppen . . . . . . . . . . . . 297
14.2.4 Einflüsse und Bereinigungen bei der Erfolgsmessung von
Warengruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
14.2.5 Kennzahlen zur Erfolgsmessung auf der Ebene der
Warengruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
14.3 Controlling einer Einkaufsorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
14.4 Bewertung und Controlling von Lieferanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306