En retorisk analyse af ledelse i videomødet Kandidatspeciale PDF
Preview En retorisk analyse af ledelse i videomødet Kandidatspeciale
KØBENHAVNS UNIVERSITET DET HUMANISTISKE FAKULTET - En retorisk analyse af ledelse i videomødet Kandidatspeciale Frederik Lindhardt og Jakob Mark Hansen Vejleder: Elisabeth Hoff-Clausen, Ph.d. Fakultet: Det Humanistiske Fakultet Institutnavn: Medier, Erkendelser og Formidling Fag: Retorik Forfattere: Frederik Lindhardt (FL) og Jakob Mark Hansen (JMH) Titel og evt. undertitel: Leder du efter medarbejderne? – En retorisk analyse af ledelse i videomødet Title / Subtitle: Looking for Your Employees? / A Rhetorical Analysis of Leadership via Video Emnebeskrivelse: Retorik og ledelse – ledelse via videomedierede møder: Et kvalitativt studie i, hvordan man bedst bruger videomødet til at distancelede. Vejleder: Elisabeth Hoff-Clausen, Ph.d. Afleveret den: 29. januar 2016 Antal anslag: --- (ca. 123 ns.) DETTE ER EN ANONYMISERET UDGAVE AF KANDIDATSPECIALET. DER ER IKKE ÆNDRET PÅ INDHOLDET. DENNE MÅ IKKE VIDERESENDES UDEN SAMTYKKE FRA FORFATTERNE. 2 0. ABSTRACT (FL og JMH) Videoconferencing is a cost effective way of meeting that more and more organisations will be using in the future. It enables leaders and their employees to hold meetings without being physically present at the same location. This master thesis examines the videoconference, its situation of communication and how leaders will be able to strengthen their leadership in the medium. Theoretically, we have described the videoconference’s situation of communication as a complex hybrid containing elements from both written and verbal situations of communication. Furthermore, we have defined leadership as rhetorical, based on contingency theories and the rhetorical term agency. In our definition we emphasize a dynamic approach that underscores leadership as reciprocity between leaders and employees. This reciprocity shares certain characteristics with agency and is based on trust – a virtue that seems ever so more important when leading from a distance through videoconferencing. Our research has empirically focused on four videoconferences in two Danish organisations, where we have analysed the interaction between two different leaders and their employees. In all four meetings it became perfectly clear that videoconferencing dictates a new way of leading and makes it more difficult for the leader to establish the same character and amount of authority as in normal, physical meetings. The employees seem to gain a more powerful agency in videoconferences – and therefore the leader must approach a more involving leadership (in our view, the rhetorical). With our analysis as a backdrop, we enunciated three major points the leaders with advantage could implement to improve their leadership through videoconferencing. Although the effect of the improvements wasn’t completely clear at first sight, we have no doubt that our advice will be beneficial for the leaders in this thesis – and leaders in general – if they persist practicing and implementing them in the future. If the leaders are able to do so, the potential usability of videoconferencing will most definitely increase and the medium will contribute to even more cost reductions for organisations than it does today. 3 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale Indholdsfortegnelse 0. ABSTRACT 3 1. INDLEDNING 7 1.1 FORSKNING PÅ OMRÅDET 7 1.2 PROBLEMFORMULERING 8 2. SPECIALETS ELEMENTER 9 3. METODISKE OVERVEJELSER 10 3.1 OVERVEJELSER VEDRØRENDE UNDERSØGELSESDESIGN 12 3.2 FREMBRINGELSE AF EMPIRI 13 3.3 DELTAGEROBSERVATION I DE TO VIRKSOMHEDER 14 3.3.1 OVERVEJELSER VEDRØRENDE DEN KVALITATIVE METODE 16 4. VALG AF TEORI 22 5. TEORETISK UDREDNING 23 5.1 MUNDTLIGHED OG SKRIFTLIGHED 23 5.1.1 MUNDTLIGHED 24 5.1.2 SKRIFTLIGHED 26 5.2 KOMMUNIKATIONSSITUATIONER 28 5.2.1 EN SKRIFTLIG MODTAGER 30 5.2.2 EN SKRIFTLIG AFSENDER 33 5.2.3 EN SKRIFTLIG KONTEKST 36 5.2.4 EN SKRIFTLIG STIL 37 5.2.5 ET SKRIFTLIGT EMNE 38 5.3 OPSAMLING 39 5.4 VIDEOMØDETS KOMMUNIKATIONSSITUATION 39 5.4.1 EN HYBRID MELLEM MUNDTLIG OG SKRIFTLIG KOMMUNIKATION 44 5.5 LEDELSE OG AGENCY 46 5.5.1 LEADERSHIP: SITUATIONSBESTEMT LEDELSE 47 5.5.2 EN INDKREDSNING AF RETORIK 50 5.5.3 AGENCYS SKABENDE KRAFT 52 4 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale 5.5.4 AGENCY PÅ SKRIFT 55 5.5.5 AGENCY FORUDSÆTTER TILLID 56 6. FORMULERING AF HYPOTESER 58 7. ANALYSE 60 7.1 MØDERNE I VIRKSOMHED 1 OG VIRKSOMHED 2 60 7.1.1 MØDERNE I VIRKSOMHED 1 60 7.1.2 MØDERNE I VIRKSOMHED 2 61 7.1.3 TEKNISKE OBSERVATIONER 62 7.2 EN NY OG KOMPLEKS KOMMUNIKATIONSSITUATION 64 7.3 KONSEKVENSER VED DEN NYE OG KOMPLEKSE KOMMUNIKATIONSSITUATION 70 7.3.1 FØLSOMME/VANSKELIGE EMNER EGNER SIG IKKE TIL VIDEO 71 7.3.2 SAGLIGE OG FAGLIGE EMNER ER NEMMEST AT GÅ TIL VIA VIDEO 72 7.3.3 KORTERE SÆTNINGER OG MERE BEVIDSTHED OM DERES INDHOLD 73 7.3.4 DIALOGEN HAR SVÆRERE BETINGELSER 74 7.4 LEDERROLLER OG TROVÆRDIGHED I VIDEOMEDIET 75 7.4.1 ETOS-‐BEGREBET I VIDEOMØDET 78 7.5 RETORISK LEDELSE FORUDSÆTTER TILLID 80 7.5.1 OPLEVET STYRING FREM FOR ØGET TILLID 82 7.6 NYE VILKÅR FOR AUTORITET 83 7.6.1 AUTORITET I VIRKSOMHED 2S VIDEOMØDER 84 7.6.2 AUTORITET I VIRKSOMHED 1S VIDEOMØDER 86 7.6.3 MAGTBALANCEN RYKKES 87 7.7 NYE VILKÅR FOR AGENCY 89 7.8 FRA SITUATIONSBESTEMT TIL RETORISK LEDELSE 91 7.9 TRYGHED VED MEDIET 93 8. DISKUSSION AF OG OPSAMLING PÅ AKTIONSFORSKNING 99 8.1 TÆNK VIDEOMØDERNE PROCESSUELT 100 8.2. SKAB FÆLLES GRUND 104 8.2.1 DEN FATISKE SPROGFUNKTION I VIDEOMØDERNE 105 8.2.2 EN EKSTRA KOMMUNIKATIONSSITUATION 107 8.3 INDTAG ROLLEN SOM FACILITATOR 108 8.3.1 FACILITATORENS FUNKTION 109 5 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale 8.3.2 FACILITERING I VIDEOMØDERNE HOS VIRKSOMHED 1 OG 2 114 8.3.3 VANSKELIG OMSTILLING 117 8.3.4 FACILITATOREN ER IKKE UDEN MAGT 117 8.4 RÅD OM ÆNDRING AF DEN TEKNISKE OPSTILLING 118 9. BEHANDLING AF HYPOTESER 120 9.1 HYPOTESE 1 120 9.2 HYPOTESE 2 121 9.3 HYPOTESE 3 123 9.4 HYPOTESE 4 124 10. PERSPEKTIVER FOR VIDEOMEDIET 126 11. KONKLUSION 128 12. LITTERATURLISTE 131 BØGER 131 ARTIKLER 133 INTERNETSIDER 134 6 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale 1. INDLEDNING (FL og JMH) Flere og flere ledere er distanceledere. Derfor er det efterhånden en alment kendt ledelsesudfordring at skulle skabe en følelse af nærhed på trods af en fysisk distance såvel som en mental barriere mellem lederen og hans/hendes medarbejdere. Et af de mest populære teknologiske værktøjer til at lede via distancen er videomødet, hvor lederen kan møde sine medarbejdere virtuelt. Og det synes kun at blive endnu mere populært: ”Det starter formentlig i de største virksomheder og bevæger sig ned til de mindre virksomheder,” har chefkonsulent i Dansk Industri Christina Busk bl.a. udtalt i en artikel til DR (Kokkegård 2014). Fordelene ved videomøder er umiddelbart klare. Videomødet kan bringe ledere og medarbejdere tættere sammen, på trods af at de er placeret på forskellige lokationer. Fysiske møder kan i stedet afholdes som videomøder på tværs af afdelinger, byer og landsdele. Derudover sparer virksomheder ressourcer i form af både tid og penge ved at afholde videomøder, da ledere og medarbejdere ikke er nødsaget til at befinde sig i samme rum for fx at fordele arbejdsopgaver eller planlægge den daglige drift. Og det er ikke få ressourcer, der er tale om. ”Vores bedste vurdering er, at vi sparer et tocifret millionbeløb om året på at erstatte fysiske møder med videomøder,” har Theis Brøgger, pressechef i Arla Foods, sagt (ibid.). Dette er bl.a. muligt, fordi videomødet lader til at tildele distancelederen en ekstra kommunikativ dimension (den visuelle), som kontakten via telefon eller mail endnu ikke har opnået. Spørgsmålet er, om lederen formår at udnytte teknologien optimalt. 1.1 Forskning på området I takt med videomødets øgede popularitet er der også kommet mere forskning på området. Særligt er distanceledelse – herunder også kommunikation via video (også betegnet ICT, information and communication technology) – oftest blevet belyst fra et psykologisk/kognitivt perspektiv (se fx Schramm og Diederichsen (2008) samt Ferran og Watts (2008)). Brugen af videomøder er imidlertid ikke kun blevet belyst fra en psykologisk synsvinkel. I 2014 har Mie Femø Nielsen, professor på Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab, undersøgt videokonferencer med udgangspunkt i konversationsanalyse. Hun 7 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale understreger i den forbindelse, at ”[…] uanset hvor man vælger at sætte ind, bliver det tydeligt, […] at der klart er brug for mere forskning i, hvordan folk anvender og socialiseres i at anvende ICT” (Nielsen 2014, p. 206). En ting er imidlertid, hvordan folk anvender og socialiseres i at anvende videomøder, men vores mål med dette speciale er snarere at karakterisere den mest optimale ledelsesform via video. Derfor er det relevant at kombinere retorisk teori med ledelsesteori, som fx Browning og Hartelius tidligere har set muligheden for: ”Our review shows that the combination of rhetorical theory and practical topics of organizational research are natural allies” (Browning og Hartelius 2008, p. 33). Men mængden af litteratur, der anskuer videomødet fra et retorisk perspektiv og analyserer dets kommunikationssituation1 med retorisk terminologi, er ifølge en grundig litteratursøgning endnu begrænset. Retorikken har som fag altid anset teori og praksis som uløseligt forbundne. Der har altid været en tæt forbindelse mellem at tænke og at (sprog)handle, hvilket Browning og Hartelius også fremhæver: ”[R]hetoric is at once a lens for interpreting the world and a concrete strategy for intervening in it” (ibid., p. 19). Det er bl.a. derfor, vi ser den retoriske terminologi som oplagt til at karakterisere videomødets kommunikationssituation, fordi vi med terminologien kan beskrive den teoretisk og praktisk og samtidig anvise konkrete handlemuligheder. Meget tyder på, at videomødet (enten i dets nuværende eller en mere avanceret udgave) som kommunikationsteknologi og ledelsesplatform er kommet for at blive. Derfor er det nødvendigt at beskrive videomødet retorisk, da retorikken kan udvide forståelsen af videomødet og den sproglige interaktion, der foregår heri. 1.2 Problemformulering Dette gør vi med afsæt i følgende problemformulering: • Hvordan leder man bedst via video? Og hvordan kan videomødets kommunikationssituation, herunder mulige fordele/begrænsninger for afsender og modtagers interaktion heri, karakteriseres retorisk? 1 Her er det vigtigt at bemærke, at vi med kommunikationssituation i nærværende speciale refererer til de overordnede rammer og vilkår, indenfor hvilke en konkret kommunikativ interaktion finder sted. Det er også på denne måde, vi anvender 8 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale For at besvare dette spørgsmål undersøger vi videomødet og dets kommunikationssituation ud fra retorisk teori om mundtlighed og skriftlighed, ligesom vi undersøger og indkredser ledelsesbegrebet med henblik på at beskrive en retorisk ledelsesform, der evner at tage højde for videomødets kommunikationssituationelle vilkår. For at gøre det fyldestgørende vil vi inddrage ledelsesteori, særligt om leadership, herunder situationsbestemt ledelse, og koble det sammen med teori om retorisk agency.2 Det gør vi, fordi det er relevant at se på, hvilke handlemuligheder videomødet som medie giver henholdsvis leder og medarbejder, og videre hvordan lederen kan optimere egne handlemuligheder. Undersøgelsen tager sit konkrete udgangspunkt i videomøder fra to virksomheder -‐ Virksomhed 1 og 2 – hvor vi har fået mulighed for at observere to lederes brug af videomødet som distanceledelsesredskab. 2. SPECIALETS ELEMENTER (FL og JMH) Dette speciale er inddelt i tre overordnede hoveddele: Del ét indeholder argumentation for vores valg af teori samt teoretiske ståsted. Videre skitserer vi videomødets kommunikationssituation ud fra mundtlighed og skriftlighed og et pilotstudie foretaget i Virksomhed 2. Desuden definerer vi vores udlægning af retorisk ledelse med afsæt i teori om leadership, situationsbestemt ledelse og retorisk agency. Ud fra de teoretiske pointer fremsætter vi fire hypoteser om videomødets kommunikationssituation og interaktionen heri. Vores definition af retorisk ledelse og den indledende udlægning af videomødet udgør fundamentet for specialets anden del. Her analyserer vi videomødets 2 De tre begreber etos, autoritet og agency udgør en central del i dette speciale. Begrebernes betydning og anvendelse kan indimellem overlappe, hvorfor vi kort finder det nødvendigt at nuancere vores opfattelse og brug af dem. Vi bruger etos til at omtale den generelle opfattelse af lederen. Autoritet kan betragtes som en særlig form for etos, men vi bruger begrebet selvstændigt, da det er med til at beskrive et konkret forhold mellem leder og medarbejder, der har indflydelse på muligheden for agency. Agency omfatter hele interaktionen, herunder både etos og autoritet, men det ville imidlertid være uklart at omtale aspekter af etos og autoritet som agency alene, og derfor vil vi anvende de tre begreber særskilt fremadrettet. 9 Retorik Frederik Lindhardt & Jakob Mark Hansen Speciale kommunikationssituation i detaljen med henblik på at afdække, hvilke vilkår og rammer videomødet synes at sætte for interaktionen – og dermed ledelsen. På baggrund af førnævnte analyse udforsker og diskuterer vi i specialets tredje del mulige tiltag, vi har foreslået lederne at implementere for at styrke deres lederskab via video. Derudover behandler og nuancerer vi vores hypoteser. Afslutningsvis overvejer vi videomediets fremtidige perspektiver og reflekterer i den forbindelse over validiteten af de tiltag, vi som en del af undersøgelsen foreslog lederne. Endeligt følger vores konklusion. Indledningsvist følger vores metodiske overvejelser. 3. METODISKE OVERVEJELSER (FL) Vores analyse vil centrere sig omkring to forskellige virksomheder og ledere. Dels har vi undersøgt Virksomhed 1 og økonomichef i en afdeling, ”Claus”. Dels har vi undersøgt Virksomhed 2 og centerdirektør, ”Trine”, hvor vores fokus har været ”Claus” og ”Trines” brug af videomøder. I specialeprocessens begyndelse havde vi oprindeligt planlagt, at vores case fra Virksomhed 2 skulle være vicedirektør, ”Morten”, som vi nåede at interviewe omkring hans lederrolle og erfaringer med ledelse via video. Det videomøde, vi skulle have observeret med ”Morten”, blev desværre aflyst, og derfor var vi nødt til at sadle om. Det lod sig heldigvis gøre relativt ubesværet, og vi fik med et par timers varsel mulighed for at observere et videomøde med ”Trine”. ”Morten” fremlagde til gengæld nogle yderst relevante pointer i vores interview med ham, og da han har bred erfaring med at lede via videomøder i Virksomhed 2, anvender vi i stedet ”Morten” som ekspert og ikke som den ene leder i vores case, som det oprindeligt var tiltænkt. Fælles for begge organisationer er, at de er valgt på baggrund af deres opbygning og organisatoriske udformning. Og ”Claus” og ”Trine” står begge overfor nogle af de samme udfordringer, når de skal lede via video, som ”Morten” sandsynligvis ville have gjort. 10
Description:The list of books you might like
