G6tz Schmidt EinfUhrung in die Organisation G6tz Schmidt Einfuhrung in die Organisation Madelle - Verfahren - Techniken 2., aktualisierte Auflage GABLER Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz fur dlese Publikation ist bei Der Deutschen Blbliothek erhaltlich Prof. Dr. Gotz Schmidt ist Geschaftsfuhrer der Ibo Beratung und Training GmbH sowle der ibo Software GmbH und seit 30 Jahren als Trainer und Berater tabg mit den Schwerpunkten Organisation und Fuhrung Er ist auBerdem Honorarprofessor an der RWTH Aachen 1 Auflage September 2000 2 Auflage September 2002 Nachdruck April 2003 Nachdruck November 2003 Aile Rechte vorbehalten © Betriebswlrtschaftlicher Verlag Dr Th Gabler GmbH, Wiesbaden 2002 Lektorat Ulnke Lorcher Der Gabler Verlag 1St eln Unternehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSprlnger www gabler de Das Werk elnschheBlich aller seiner Teile 1St urheberrechtlich geschutzt Jede Verwertung auBerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes 1St ohne Zustimmung des Verlags unzulasslg und strafbar Das gilt insbesondere fur Vervlelfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfllmungen und die Einspelcherung und Verarbeltung in elektromschen Systemen Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw in dlesem Werk berechbgt auch ohne besondere Kennzelchnung mcht zu der Annahme, dass solche Namen 1m Slnne der Warenzelchen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von Jedermann benutzt werden durften Umschlaggestaltung Ulnke Weigel, www CorporateDesignGroup de Gedruckt auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier ISBN 978-3-409-21504-6 ISBN 978-3-322-90885-8 (eBook) DOl 10.1007/978-3-322-90885-8 Vorwort Dem Leser solI ein Uberblick geboten werden iIber das breite Thema Organisation und die darmt verbundenen Fragestellungen. Nach der Klarung des Begnffes Organisation wird ein Gesamtmodell entwickelt, das als Leltfaden fur das gesamte Werk dienen solI. Alle spater behandelten Tellthemen lassen sich m dIesen Rahmen emordnen, der als ibo Modell der organisatorischen GestaItung in der WIrtschaftspraxis heute welt verbreltet 1St. In einem weiteren grundlegenden Kapitel wird die Organisation in den Gesamtzusam menhang der Unternehmensfuhrung emgebettet - insbesondere werden dIe BezIehungen von Strategle, Kultur und Technik zur Struktur (OrgamsatIon) heraus gearbeitet. Gestal tungsprinziPlen und Gestaltungsbedmgungen der Organisanon schlieBen dleses Kapitel abo In welteren Kapiteln werden dIe Elemente der Orgamsation und Formen der Verkmip fung dieser Elemente 1m Uberbhck dargestellt, urn dann auf die Teilgeblete der soge nannten AufbauorganlsatIon emzugehen. Dabel handelt es sich urn dIe Stellenbildung, das Leitungssystem, das Informanonssystem, das Kommumkationssystem und das Sach IDlttelsystem. Insbesondere dIe StellenbIldung und das Leltungssystem werden ausfuhr hcher behandelt, die resthchen Teilsysteme 1m Uberbhck dargestellt. Ein weiteres Kapitel ist der Prozessorganisation gewidmet, das hier getrennt erbrtert wird, obwohl dem Autor der unlosbare Zusammenhang zur AufbauorgamsatlOn bewusst 1St. Ein Uberblick tiber die Organisationsmethodik folgt. Hier wird das planmaBige Vorge hen in Organlsationsprojekten behandelt. AuBerdem wlfd eine Uberslcht der Techmken geboten, dIe eine planmaBlge OrgamsatIonsarbeit unterstutzen konnen. Das Buch wird abgeschlossen mit einer - viel zu kurzen - Darstellung der Rolle des Menschen in der Orgamsationsarbelt. Das Werk wendet sich an Studierende unterschiedlicher Disziplinen, die sich einen Uberbhck uber dleses Thema verschaffen wollen, und an Mltarbelter m Unternehmen und Verwaltungen, dIe slch berufhch IDlt Organlsattonsfragen beschafttgen wollen oder mussen. Es solI dazu beitragen, em vertieftes Verstandms fur die vlelschichtIge und fas zlmerende Organisattonsdiszlphn zu schaffen, es solI HIlfen zur Losung konkreter Fra gestellungen bieten und Hmweise geben, welche Quellen fur eine vertiefte Behandlung geelgnet smd. GOTZ SCHMIDT Inhaltsverzeichnis Vorwort ..................................................................................................................... . 1. Grundlagen der Organisation .......................................................................... 1 1.1 Begriffe ...................................................................................................... 1 1.1.1 Organisation .................................................................................... 1 1.1.2 DIsposItIon ....................................................................................... 5 1.1.3 Improvisation ................................................................................... 6 1.2 Bedeutung organisatorischer Regelungen in einer dynamischen Welt.. ... 7 1.3 Gesamtmodell der Organisation .............................................................. 10 2. Basis der organisatorischen Gestaltung ......................................................... 13 2.1 OrganIsation im GesamtzusanIIDenhang der Unternehmensfuhrung ...... 13 2.2 Situativer Ansatz der Organisation .......................................................... 14 2.3 Ziele der Organisation ............................................................................. 16 2.4 Gestaltungsprinzipien der Organisation .................................................. 20 2.5 Gestaltungsbedingungen der Organisation .............................................. 21 2.5.1 RestriktIonen ................................................................................. 21 2.5 .1.1 Intern gesetzte RestnktlOnen ...................................... 21 2.5.1.2 Extern gesetzte Restriktionen .................................... 22 2.5.2 Rahmenbedingungen ..................................................................... 23 3. Elemente, Beziehungen und Dimensionen der Organisation ...................... 2S 3.1 Elemente der Organisation ...................................................................... 25 3.1.1 Aufgaben ....................................................................................... 25 3.1.2 Aufgabentrager .............................................................................. 27 3.1.3 Sachmittel ...................................................................................... 29 3.1.4 Informationen ................................................................................ 29 3.2 Beziehungen der Organisation ................................................................ 30 3.2.1 Aufbaubeziehungen ....................................................................... 30 3.2.1.1 Stellenbildung ............................................................ 30 3.2.1.2 Leitungssystem ........................................................... 31 3.2.1.3 InformatlOnssystem .................................................... 31 3.2.1.4 KommunikatlOnssystem ............................................. 31 3.2.1.5 Sachmittelsystem ....................................................... 32 vm Inhaltsverzeichnis 3.2.2 Ablaufbeziehungen (Prozesse) ...................................................... 33 3.3 Dimensionen der Organisation ................................................................ 33 4. Stellenbildung ................................................................................................... 35 4.1 Begriff. ..................................................................................................... 35 4.2 Prinzipien der Stellenbildung .................................................................. 36 4.2.1 Emhelt von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung ................. 36 4.2.2 Freie oder gebundene Stellenbildung ............................................ 36 4.2.3 Zentralisauon und Dezentrallsation .............................................. 37 4.3 Stellenarten .............................................................................................. 39 4.3.1 Rangaspekt der Stellenblldung ...................................................... 40 4.3.1.1 Leitungsstellen ........................................................... 40 4.3.1.2 Ausfuhrungsstellen mit Reahsauonsaufgaben .......... .42 4.3.1.3 Stabsstellen ................................................................. 42 4.3.2 Aufgabenorientierte Stellenblldung .............................................. 43 4.3.2.1 Stellenbildung nach Verrichtungen ............................ 43 4.3.2.2 Stellenbildung nach Objekten ................................... .47 4.3.3 Bewertung der Vemchtungs- und ObJektzentrallsatlOn ............... .48 4.3.3.1 Bewertung der Verrichtungszentralisation ............... .48 4.3.3.2 Bewertung der Objektzentralisation ......................... .49 4.4 Regelung der Arbeitsteilung .................................................................... 50 4.4.1 Aufgabenwechse1 (Job Rotation) .................................................. 53 4.4.2 Aufgabenerwelterung (Job Enlargement) ..................................... 53 4.4.3 Aufgabenbereicherung (Job Enrichment) ..................................... 54 4.4.4 Autonome Arbeitsgruppen ............................................................ 55 4.5 Stellvertretung ......................................................................................... 58 4.6 Stellenblldung und Personalbemessung .................................................. 59 5. Leitungssystem ................................................................................................. 61 5.1 Definition ................................................................................................. 61 5.2 Leitungsspanne und Leitungstiefe ........................................................... 61 5.3 Grundmodelle des Leitungssystems ........................................................ 63 5.4 Primarorganisation ................................................................................... 64 5.4.1 Funkuonale OrganIsation .............................................................. 64 5.4.2 Objektorientierte Organisation ...................................................... 65 5.5 Sekundarorganisation .............................................................................. 71 5.6 Aufbauorganisatorische Entwicklungen .................................................. 73 Inhaltsverzeichnis IX 6. Informationssystem ......................................................................................... 78 6.1 Grundbegriffe .......................................................................................... 78 6.1.1 Nachrichten, Informationen, Redundanz, Daten ........................... 78 6.1.2 Beschreibung des Informationssystems ........................................ 80 6.1.2.1 Elemente und Beziehungen emes Informationssystems .................................................. 80 6.1.2.2 InformatlOnsprozesse ................................................. 82 6.1.2.3 InformatlOns-und KommumkatlOnssystem ............... 83 6.2 Gestaltung des Informationssystems ....................................................... 84 6.2.1 Zusammenhange zwischen Informationsbedarf, -angebot und -nachfrage ...................................................................................... 84 6.2.2 Informallonsbedarf ........................................................................ 86 6.2.2.1 Art des Informallonsbedarfes ..................................... 86 6.2.2.2 Enruttlung des Informallonsbedarfes ......................... 87 6.2.3 Informationsangebot. ..................................................................... 88 6.2.4 Informationsnachfrage ................................................................... 89 7. Kommunikationssystem .................................................................................. 91 7.1 Begriff. ..................................................................................................... 91 7.2 Bedeutung der Kommunikation .............................................................. 93 7.3 Modell der Kommunikation .................................................................... 95 7.4 SWrungen der Kommumkation ............................................................... 96 7.5 Beteiligte der Kommunikation ................................................................ 99 7.6 Personhche und technisch-unterstiitzte Kommunikation ...................... 100 7.7 Welsungsgebundene und weisungsungebundene Kommunikation ...... 100 7.7.1 Kommumkallonswege ................................................................. 101 7.7.2 HierarchIeuberlagemde Kommunikallonsbeziehungen (Sekundarorgamsation) ............................................................... 104 7.8 Sprach-, Text-, Daten-und BIldkommumkation ................................... 104 8. Sachmittelsystem ............................................................................................ 106 8.1 Begriff. ................................................................................................... 106 8.2 Strategie, Struktur, Kultur und Technik ................................................ 108 8.3 Organisatorische Aufgaben beim Sachmitte1einsatz ............................. 110 8.4 Sachmitte1 und organisatorische Trends ................................................ 114 9. Prozessorganisation ....................................................................................... 116 X Inhaltsverzeichnis 9.1 Grundlagen ............................................................................................ 116 9.2 Ziele der Prozessorganisation ................................................................ 118 9.3 Von der Aufgabenanalyse zur Prozessorganisation .............................. 121 9.3.1 Grundfonnen von Prozessen ....................................................... 121 9.3.2 Darstellungsfonnen der Prozessorganisation .............................. 126 9.4 Optimieren von Prozessen ..................................................................... 133 9.4.1 Analyse und Wurdlgung von Prozessen ...................................... 133 9.4.2 Gestaltung von Prozessen ............................................................ 134 10. Methode nnd Techniken der Organisation ................................................. 136 10.1 Methode ................................................................................................. 136 10.1.1 Einordnung der Methode .......................................................... 136 10.1.2 Zlele methodischen Vorgehens ................................................. 137 10.1.3 ProJektablauf ............................................................................. 138 10.1.3.1 Planungszyklus ......................................................... 138 10.1.3.2 Projektphasen ........................................................... 143 10.1.4 Systemdenken ........................................................................... 148 10.1.4.1 Emordnung ............................................................... 148 10.1.4.2 Begnffliche Grundlagen .......................................... 148 10.1.4.3 Bestandteile des Systemdenkens (SEUSAG) .......... 150 10.1.5 Projektmanagement ................................................................... 155 10.1.5.1 Funkttonen ............................................................... 155 10.1.5.2 Pr0Jektaufbau ........................................................... 157 10.2 Techniken .............................................................................................. 161 10.2.1 Einordnung ................................................................................ 161 10.2.2 Organlsationstechmken ............................................................. 162 10.2.3 Managementtechnlken .............................................................. 164 11. Verhalten ....................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert. 11.1 Einordnung ............................................................................................ 165 11.2 Konflikte im Projekt .............................................................................. 166 11.3 Macht ..................................................................................................... 168 11.4 Wlderstande in der Organisationsarbeit ................................................ 169 Literatnrverzeichnis ............................................................................................ 173 Stichwortverzeichnis ........................................................................................... 177 1. Grundlagen der Organisation 1.1 Begriffe 1.1.1 Organisation Der Begnff "Organisation" wird im tagltchen Sprachgebrauch sehr untersch1edlich ver wendet. "Orgamsiere Ill1r mal ernen PC" kann z.B. bedeuten, beschaffe Ill1r einen Perso nal Computer, unter Umstanden sogar mit dem Unterton "mcht auf dem formell vorge sehenen Weg". Die Formulterung "er 1st organis1ert" bedeutet mcht etwa, dass dIeser Mensch serne Belange geordnet halt, sondem dass er M1tglied einer Gewerkschaft 1St. Wiederum anders verstehen normalerweise Soziologen den Organisationsbegriff. Sie be ze1chnen jede zlelonentlerte Instltution - erne Behorde, eine Untemehmung oder eine Gewerkschaft - als Organ1satlon. Organisation im sozIOloglschen Srnne ist also em Oberbegriff fur Instltutionen, in denen Menschen zu einem bestlmmten Zweck zusam menarbe1ten, beispielsweise um Burgem Dienste zu erbringen, Autos herzustellen oder Interessen von Mitghedem zu vertreten. Von all diesen Begriffsverwendungen solI der betriebswirtschaftliche Organisationsbe gnff abgegrenzt werden. Ole Inhalte der OrganIsatIOn sol1en an einem BeispIel verdeut hcht werden. Ein groBer Nahrungsmittelliersteller, der am Markt sehr erfolgreich gearbeitet und hohe finanz1elle Uberschusse erz1elt hat, beschheBt, slch auf das Kemgeschaft zu konzentrie ren und den Trarningsbere1ch, der rn der Personalabteilung angesiedelt 1St, auszughe demo Das hegt insofem auf der Hand, als schon b1sher die Veranstaltungen auch fur M1t arbeiter anderer Untemehmungen geoffnet waren. Ein qualifizierter M1tarbeiter aus der Personalabteilung, Herr Appel, der ein betriebs wirtschafthches Studium abgeschlossen hat, wrrd zum Geschllftsfuhrer der neu gegrun deten Gesellschaft Alltrain gemacht. Das vorhandene SeIll1narangebot wird erngebracht. Das Management des N ahrungslllittellierstellers erwartet von Herro Appel, dass er nach einer Anlaufphase von em blS zwei Jahren erne Rend1te von ca. 10 % nach Abzug der Steuem auf das erngesetzte Grundkapital erwlrtschaftet. AuBerdem wird em jahrliches Umsatzwachstum von 10 - 12 % erwartet. 2 Grundlagen der Organisation Herr Appel ist vollig frei m seinen Entsche1dungen, wie er d1ese Zlele erreicht. Er sturzt sich in dIe Arbeit und beschafft Raume, stellt MItarbelter em bzw. wandelt bestehende Vertrage urn und weIst den MItarbeltem Aufgaben zu, kauft Einnchtungsgegenstande, besucht Lieferanten fur Drucksachen, baut einen Emkauf auf usw. Anhand dieser Beisp1ele solI die Frage geklart werden, was denn eigenthch Organisation ist. Das folgende Schema solI dazu eme H1lfe b1eten. Organi atori che Aufgaben Sonstige Fachaufgaben - Ra.ume be ehaffen - Bedarf ermitteln - Vertrag ab chlieBen - geeignete Lage be timmen - Umbauten oder Renovie- - aehliehe Anforderungen, rung vergeben, uberwa- z.B. An- und Abfahrten chen, bezahlen von Fahrzeugen festlegen - Ein tellen von Mit- - Bedarf nach Anzahl und - Werben, au wahlen neue arbeitern Quali fi kation feststellen Vertrage formulieren, ein- tellen au -und weiterbil- den, betreuen - Be uch von Liefe- - Verhandlungen und Ver- ranten fUr Druck- trag ab ehli.i e saehen - Mitarbeiterein atz - Zuteilen von Aufgaben - SteILenbewertung (Lohn- und Befugnissen Wei- bzw. Gehaltsfindung) sungsrechte festlegen - Mitarbeiterfuhrung (Ifd. - Information reehte und zi Igeriehtete Steuerung -pfliehten bestimmen und Motivation) - Einkauf aufbauen - Befugni e verteilen - Art und Menge des Be- - Ablauf von der Bedarf er- darfs fe tlegen mittlung bi zur Bezahlung - Art und Zeitpunkl der Be- der eingegangenen Ware zahlung be timmen. regeln. Tab. 1.1 Organisations-und Fachaufgaben Allgemein - und ein wenig abstrakt - gesagt werden Menschen, Sachmittel und Infor mationen eingesetzt, urn bestimmte Aufgaben zu erfiillen. AIle MaBnahmen sol1en dazu beitragen, das vorher bestimmte Zlel bzw. die Ziele moghchst gut zu erreiehen. Werden derartige Regelungen getroffen; und zwar solche Regelungen, die nicht nur ei nen Einzelfall betreffen sondem dauerhaft wirksam smd, wird das als Organisation be ze1chnet. Dauerhaft wirksam heISt mcht eWlg. Die Regelung gilt so lange, W1e Sle zweckmaBig 1St. Sie ist jedoch nieht von vomherem befristet oder gilt nur fiir einen Einzelfall. Orgamsatorische Regelungen betreffen folgende Sachverhalte: