ECM – Enterprise Content Management: Konzepte und Techniken rund um Dokumente

160 Pages·2019·3.119 MB·German

by  Wolfgang Riggert

Wolfgang Riggert
ECM – Enterprise
Content Management
Konzepte und Techniken rund um Dokumente
2. Auflage
ECM – Enterprise Content Management

Wolfgang Riggert
ECM – Enterprise Content
Management
Konzepte und Techniken rund um
Dokumente
2., vollständig überarbeitete Auflage
Wolfgang Riggert
FB Wirtschaft
HS Flensburg
Flensburg, Deutschland
Ergänzendes Material zu diesem Buch finden Sie auf https://www.springer.com
ISBN 978-3-658-25922-8 ISBN 978-3-658-25923-5 (eBook)
https://doi.org/10.1007/978-3-658-25923-5
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Vorwort
Das Thema „digitale Transformation“ oder „Digitalisierung“ von Wirtschaft und Gesell-
schaft ist heute allgegenwärtig. Damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, verändern
sie mittels Digitalisierung ihre Geschäftsprozesse, ihre Produkte oder ihre Geschäftsmo-
delle.
Im Zuge dieses Vorgehens entstehen zahlreiche digitale Inhalte („Daten“), wobei der
Schwerpunkt dieser Inhalte ursprünglich im Bereich strukturierter Daten lag, wie z. B. Bu-
chungsdatensätze im ERP-System. In den vergangenen zwei Jahrzehnten hat die Digitali-
sierung jedoch verstärkt den Bereich der weniger strukturierten Daten (z. B. Verträge,
Korrespondenz) und Mediendateien (z. B. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen. Dieser
Trend hat sich in der vergangenen Dekade durch das Internet in Verbindung mit mobilen
Endgeräten wie Laptops, Tablets und Smartphones dramatisch beschleunigt.
Informationen zusammenführen, verdichten und nutzen ist das Motto vieler Anstren-
gungen zu diesem Thema. Dabei sollen alle relevanten Inhalte zu Kunden oder Produkten
in einer ganzheitlichen Sicht betrachtet werden. Die Arbeitsrealität weicht jedoch oft von
dieser Wunschvorstellung vieler Mitarbeiter und Entscheidungsträger ab. Wesentliches
Wissen ist in Dokumenten, E-Mails oder Reports enthalten, aber nicht zur Nutzung er-
schlossen. Systeme wie Enterprise Content Management bzw. Dokumentenmanagement
bieten hier die Möglichkeit, dieses Wissen durch Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und
Verteilung zugänglich zu machen.
Zu den Aspekten eines umfassenden Dokumentenmanagements gehören vielfältige
Überlegungen, z. B. was unter Dokumenten verstanden wird, warum sie verwaltet werden
sollten und auf welcher Grundlage diese Aktivitäten erfolgen. Begleitet werden diese Ge-
sichtspunkte durch Fragen nach der automatischen oder manuellen Dokumentenerfas-
sung, der Einbindung von Dokumenten in Geschäftsprozesse, der komfortablen Suche
bzw. dem Wiederfinden von Dokumenten und letztlich der regelkonformen Ablage in
Form einer revisionssicheren Archivierung. Diese Aufzählung zeigt die Spannbreite der
mit Dokumenten verknüpften Problematik.
Die inhaltliche Darstellung dieses Buches orientiert sich an den Bausteinen eines En-
terprise Content Management Systems in Verbindung mit dem Dokumentenlebenszyklus.
Dieser beginnt mit der Entstehung, der Erfassung und dem Austausch von D okumenten.
V
VI Vorwort
Den Abschluss eines Dokumentenlebens bildet dann die Archivierung. Dieser Aufbau soll
die logische Gedankenlinie für den Leser nachvollziehbar machen. Die Kapitel sind so
konzipiert, dass sie auch einzeln gelesen werden können und kommen so dem Anliegen
entgegen, sich bei Interesse an nur einer bestimmten Thematik hierüber gezielt informie-
ren zu können.
Flensburg, Deutschland Wolfgang Riggert
Inhaltsverzeichnis
1 ECM – Bestandsaufnahme ........................................ 1
1.1 Anwendungsintegration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2 ECM-Bausteine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 D okument ...................................................... 7
2.1 Dokument und Papier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2 Dokumentenlebenszyklus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.3 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3 Dokumentenaustausch ............................................ 13
3.1 Electronic Data Interchange EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2 UN/EDIFACT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
3.3 EDIFACT Vor- und Nachteile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.4 Nachrichtenaufbau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.5 EDIFACT-Beispielnachricht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.6 EDIFACT-Architektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.7 Erweiterung Web-EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.8 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4 X ML (Extensible Markup Language) ............................... 35
4.1 X ML-Standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2 X ML-Begleitstandards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
4.3 XML-basierte Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
4.4 X ML/EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4.5 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
VII
VIII Inhaltsverzeichnis
5 Dokumentenerfassung ............................................ 47
5.1 Automatische Dokumentenerfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.2 Dokumentenklassifikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.3 Datenextraktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5.4 Text-Mining . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.5 Trend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.6 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
6 D okumentenmanagement ......................................... 65
6.1 Dokumentenmanagementsysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
6.2 I nformationsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
6.3 N CI-Dokumente und Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
6.4 I nformationsarten und betrieblicher Ablauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6.5 Einsatzfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.6 Business Process Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.7 Virtuelle Akte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.8 Elektronische Signatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6.9 Dokumentenmanagement und Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
6.10 Weiterentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
6.11 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
7 Dokumentensuche – Information Retrieval ........................... 99
7.1 Information Retrieval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
7.2 Gütemaße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
7.3 Deskriptoren und Indexierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
7.4 R echercheformen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
7.5 S uche in Dokumentenmanagementsystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7.6 E nterprise Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
7.7 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
8 Archivierung .................................................... 113
8.1 Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
8.2 Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
8.3 Revisionssichere Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
8.4 A rchivierungsmedien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
8.5 E-Mail-Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
8.6 Rechtliche Aspekte elektronischer Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
8.7 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Inhaltsverzeichnis IX
9 Dokumentenablage ............................................... 133
9.1 Informationsvolumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
9.2 HSM, ILM oder Tiered Storage – Idee und Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . 134
9.3 Datensicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
9.4 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
9.5 Kontrollfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
10 F azit ........................................................... 147
11 Praktische Hinweise .............................................. 149
Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153