ECM Enterprise Content Management

91 Pages·2006·1.18 MB·English

by  Ulrich Kampffmeyer

Ulrich Kampffmeyer
ECM
Enterprise Content Management
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich KampffmeyerGmbH

ECM
Enterprise Content Management

Ulrich Kampffmeyer
Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer

Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Französische Fassung: Dr. Stefan Gradmann, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner, Fabian Hammerschmidt

Bibliographische Information der Deutschen Bibliothek
Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie;
detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.
ISBN 10: 3–936534–09–8
ISBN 13: 978–3–936534–09–8
White Paper zum Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS EXPO 2006 in Köln „Enterprise Content Management“ 19.09.2006

Verlag / Herausgeber
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln

© PROJECT CONSULT 2006

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Contents

Definition 1

Architecture & Scope 7

The « 5 Components » of ECM 13
A model

The « 5 C » of ECM 17
Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost

A House for 23
Enterprise Content Management

ECM Components 27

ECM Suites 73

A View into the Future 77

Literature & Sources 82

Foreword Vorwort Préface
The administration, use, and storage of Die Verwaltung, Erschließung und Bewahrung La gestion, le désenclavement et la conservation
electronic information independent of von elektronischer Information, unabhängig des informations numériques indépendamment
originator, location, format and time is one of von Erzeuger, Ort, Format und Zeit, ist eine du producteur, du lieu, du format et du temps
the central challenges of our generation. The besondere Herausforderung für unsere est un défi majeur pour notre génération. Les
past decades have seen rapid advances in Generation. In den letzten Jahrzehnten wurden dernières décennies ont vu le développement des
technologies for generating, processing and Technologien entwickelt, die Information technologies pour la production, le traitement et
distributing information. Information erzeugen, verarbeiten und verteilen. Das la distribution des informations – la gestion y
management, by contrast, has been largely Management der Information blieb dabei ein est restée l’enfant mal aimé.
ignored by comparison. Stiefkind.

ECM Enterprise Content Management Durch ECM Enteprise Content Management La gestion due contenu dans l’entreprise
advances the methods and technologies for werden die Methoden und Technologien (ECM) propage les méthodes et les technologies
handling information efficiently, using it as vorangetrieben, Information effizient zu pour le maniement efficace des informations
enterprise knowledge and providing it to handhaben, als Wissen in den Unternehmen zu ainsi que leur utilisation comme savoir dans
processes as needed. nutzen und in Prozessen bereitzustellen. ECM l’entreprise et les rendre disponibles pour les
hat den gleichen Stellenwert wie andere processus. ECM a acquis la même valeur que
ECM has gained the same importance as the
Akronyme in der Geschäfts-, Informations- d’autres acronymes des secteurs commerciaux,
other acronyms in common use in business, IT
und Telekommunikationswelt gewonnen. d’information et de télécommunication.
and telecommunications.
This publication defines the objectives, scope Die vorliegende Publikation definiert Ziele, La présente publication définit les objectifs, le
and components of ECM Enterprise Content Umfang und Komponenten von ECM périmètre et les composantes de la gestion du
Management, providing a guide for the wide- Enterprise Content Management und soll so als contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un
ranging world of information management. Leitfaden zur Orientierung in der vielfältigen fil conducteur pour l’orientation dans le monde
Welt des Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations.
Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer
Definition

1 ECM
The definition of ECM Die Definition von ECM La définition d'ECM
Enterprise Content Management itself is just one Enterprise Content Management selbst ist nur La notion même de la « gestion du contenu de
of the many terms used in the context of Content einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des l'entreprise » n’est qu’un des concepts multiples
Management. Enterprise Content Management, Content Managements. Enterprise Content dans l'environnement de la gestion du contenu.
at least in theory, includes Web Content Management hat den Anspruch, auch Web La notion prétend l’inclusion de la gestion de
Management. Content Management mit einzuschließen. contenu web (WCM).
The general term Content Management itself has Der allgemeine Oberbegriff Content Manage- Le terme générique ‘gestion du contenu’ est
a great many facets, and also includes Web ment ist äußerst facettenreich und schließt extrêmement riche en facettes et englobe de son
Content Management, Content Syndication, seinerseits Web Content Management, Content côté la gestion du contenu Web, la syndication
Digital or Media Asset Management, and Syndication, Digital oder Media Asset du contenu, la gestion des ressources numériques
naturally Enterprise Content Management as Management und natürlich Enterprise Content ou multi-média et – bien sûr - la gestion du
well. This “vicious circle“of terminology merely Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der contenu de l'entreprise. Ce cercle vitieux des
points up the lack of clarity in manufacturers’ Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei concepts indique surtout un manque de clarté
marketing language. den Marketingaussagen der Hersteller. dans les discours de marketing des producteurs.
The important thing is whether the term ECM or Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Il est crucial pour la survie de la notion même d’y
Enterprise Content Management means more Enterprise Content Management eine neue pouvoir associer une qualité nouvelle, un
functionality and benefit for the user. This Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen excédent de fonctionnalité et d'avantages pour
applies to subsets of ECM as well as to its overall für die Anwender verbinden lässt. Dies ist les usagers. C'est le cas non seulement dans des
claim of managing enterprise content. With all sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim secteurs particuliers mais aussi dans une vision
the comprehensive claims and all the countless ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise intégrante de la gestion du contenu de
components of Enterprise Content Management, Content Management der Fall. Jedoch muss man l'entreprise (ECM). Face aux prétentions
at the end of the day ECM is a vision, a strategy, auch angesichts des allumfassenden Anspruch universelles et les composantes innombrables de
or even a new industry, but it is not a closed und der zahllosen Komponenten von Enterprise la notion force est de constater qu’ECM sera tout
system solution or a distinct product. Content Management konstatieren, dass ECM au plus une vision, synonyme d’une stratégie ou
allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung désignation d'un secteur commercial – mais
Therefore, along with DRT (Document Related
einer Branche dienen kann – eine geschlossene certainement pas un système opérationnel ou un
Technologies) or DLM (Document Lifecycle
Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist produit spécifique.
Management), ECM can be considered as just
ECM nicht.
one possible catch-all term for a wide range of On ne peut donc positionner ECM (tout comme
technologies and vendors. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT DRT/Document Related Technologies ou comme
Document Related Technologies oder DLM DLM/Document Lifecycle Management) que
Document Lifecycle Management nur als eine comme une désignation générique et sommaire
mögliche zusammenfassende Gruppen- pour des technologies et entreprises assez
bezeichnung für die verschiedenste Technologien diverses.
und Unternehmen positionieren.

Enterprise Content Management 2
Integration of structured and unstructured information

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MMMAAANNNAAAGGGEEE
UUnnssttrruuccttuurreedd
BBuussiinneessss SSSTTTOOORRREEE
DDaattaa
PPrroocceesssseess CCoonntteenntt
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AIIM International, 2003
AIIM International, 2003

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