e-Procurement: Euphorie und Realität

167 Pages·2003·4.877 MB·German

by  Dr. Alexander-Philip Nekolar (auth.)

e-Procurement
Springer-Verlag Berlin Heidelberg GmbH
Alexander-Philip Nekolar
e-Procurement
Euphorie und Realität
Mit 60 Abbildungen
fj^^ Springer
Dr. Alexander-Philip Nekolar
Telekom Austria AG
Wiedner Hauptstraße 73
1040 Wien
Österreich
[email protected]
www.e-procurement.info
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ISBN 978-3-642-62881-8
Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Nekolar, Alexander-Philip: E-Procurement: Euphorie und Realität / Alexander-Philip Nekolar. - Berlin;
Heidelberg; New York; Hongkong; London; Mailand; Paris; Tokio: Springer, 2003
ISBN 978-3-642-62881-8 ISBN 978-3-642-55618-0 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-642-55618-0
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© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2003
Ursprünglich erschienen bei Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York 2003
Softcover reprint of the hardcover 1st edition 2003
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rechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der
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benutzt werden dürften.
Umschlaggestaltung: Erich Kirchner, Heidelberg
SPIN 10887666 42/2202-5 4 3 2 1 0 - Gedruckt auf säurefreiem Papier
Widmung

Ich danke meinen Eltern für ihre unendliche Liebe und Unterstützung, welche
Sie mir Zeit meines Lebens haben zukommen lassen. Alles was ich bin, verdanke
ich ihnen und auch meinem Bruder Christoph, der all die Jahre unserer Kindheit
und Jugend an meiner Seite gestanden ist.

Ebenso bedanke ich mich bei meiner Freundin Peti und meinen Freunden,
welche mir sehr viel bedeuten. Pater Schenker SJ war mir während meiner
Schulzeit im Kollegium Kalksburg mit seinem Verständnis, seiner großen
Menschlichkeit und seinem Lateinwissen ein wahrer Freund. Durch seinen allzu
frühen Tod war ich nicht mehr in der Lage, ihn das wissen zu lassen. Ich werde
ihn stets in dankbarer Erinnerung behalten. Weiters danke ich allen nahen
Familienmitgliedern, welche mich stets mit ihrer Fürsorge begleitet haben und
begleiten.

Die Professoren Prosser und Taudes und Herr Bergmann haben mich stets
unterstützt und mir auf diese Weise einen schnellen Studienfortschritt ermöglicht.
Allen Herren gilt mein besonderer Dank.

Hier mein Geheimnis. Es ist ganz einfach: „Man sieht nur mit dem Herzen gut.
Das Wesentliche ist für die Augen unsichtbar.“ „Das Wesentliche ist für die
Augen unsichtbar“, wiederholte der kleine Prinz, um es sich zu merken. „Die Zeit,
die du für deine Rose verloren hast, sie macht deine Rose so wichtig.“ „Die Zeit,
die ich für meine Rose verloren habe...“ sagte der kleine Prinz, um es sich zu
merken. „Die Menschen haben diese Wahrheit vergessen“, sagte der Fuchs.
„Aber du darfst Sie nicht vergessen. Du bist zeitlebens für das Verantwortlich,
was du dir vertraut gemacht hast. DU bist für deine Rose verantwortlich...“ „Ich
bin für meine Rose verantwortlich...“, wiederholte der kleine Prinz, um es sich zu
merken.“

„Le Petit Prince“, Antoine de Saint-Exupéry
Vorwort

e-Procurement stellt für viele Unternehmen eine sehr einfache und effiziente
Möglichkeit dar, um Kosteneinsparungen im Einkauf und durch Prozess-
optimierungen nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die anfänglichen
Schwachpunkte der Systeme gehören der Vergangenheit an und nach der er-
folgten Konsolidierungswelle im e-Business Bereich können Kunden nun auf
wenige aber zuverlässige Systeme mit einer großen Anzahl von Referenz-
implementierungen zurückgreifen. Das Buch beschreibt die wesentlichen Er-
kenntnisse, welche im Laufe der Jahre bei der Implementierung von e-
Procurement Systemen gewonnen wurden und geht auch (als erstes Buch über e-
Procurement nach der Konsolidierungsphase im e-Business Bereich) auf die
erfolgreichsten Lösungsansätze, Standards und Softwareanbieter in der EU und
der Schweiz (mit dem Fokus auf dem deutschsprachigen Sprachraum) ein.

Dieses Buch gibt Anregungen, über die möglichen Arten und Formen von e-
Procurement, sowie die richtige Planung und Implementierung von solchen
Systemen. Dem Leser werden wichtige Informationen, welche vor dem Treffen
von Entscheidungen und dem Festlegen der neuen Einkaufsstrategien bedacht
werden sollten, gegeben. Es wird eine Aufstellung und ein Vergleich wichtiger,
im deutschsprachigen Raum vertretener, e-Procurement Systemanbieter auf-
gezeigt. Auf Grund von Erfahrungen bei der Umsetzung von e-Procurement
Lösungen bei führenden Unternehmen werden mögliche kritische Faktoren näher
beleuchtet und Praxistipps gegeben, damit mögliche Problemfelder erst gar nicht
entstehen. Es wird auf die erfolgreichsten Lösungsansätze, Standards und
Softwareanbieter eingegangen. Neben der Anbindung und der Integration in die
bestehenden ERP Systeme stellen auch weitere wesentliche Technologien (wie die
der digitalen Signaturen etc.) welche im e-Procurement Umfeld oft eingesetzt
werden, im Blickfeld. Die Planung und Durchführung von e-Procurement
Projekten wird basierend auf Projektmanagement Know How mittels Beispiel-
abläufen in Theorie und Praxis erläutert.

Obwohl dieses Buch auf die kritischen Faktoren bei der Implementierung von
e-Procurement Projekten fokussiert ist, wurde dennoch auf Grund der Neuheit der
Materie nicht auf eine kurze Einführung in die e-Procurement Thematik
verzichtet. Den Abschluss dieses Buches bildet ein Überblick über die gegen-
seitigen Abhängigkeitsverhältnisse der möglichen Problemfelder bei Implemen-
tierungsprojekten. Alle Graphiken und Abbildungen können zusätzlich zu der
gedruckten Version für Käufer des Buches auch von der Homepage www.e-
procurement.info in hoher Auflösung und in Farbe heruntergeladen werden.
Wesentliche Vorlagen für eine schnellere Umsetzung (wie etwa im Bereich des
Projektmanagements von e-Procurement Projekten) können ebenfalls als Vorlagen
heruntergeladen und rasch an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Dies reduziert die Umsetzungs-/Implementierungszeiten für Praktiker enorm.
Inhaltsverzeichnis
1 e-Procurement Background Informationen.............................................1
1.1 Definition e-Procurement........................................................................1
1.2 Kosteneinsparungspotentiale von e-Procurement Lösungen...................1
1.3 Entwicklungsstufen in der Beschaffung..................................................2
1.4 Der heutige Beschaffungsablauf.............................................................3
1.5 Zukünftiger Fokus des Beschaffungsablaufes.........................................4
1.6 Derzeitige Phase der e-Procurement Einführung von Unternehmen......5
1.7 Zeitersparnis und Prozessverbesserung stehen im Vordergrund.............6
1.8 Geeignete Artikel für e-Procurement Lösungen.....................................6
1.9 Klassifizierung von e-Procurement Systemen........................................7
1.9.1 Klassifikation an Hand der Katalogverantwortlichkeit...................8
1.9.2 Klassifikation an Hand des Grades der Technologienutzung........10
1.9.3 Klassifikation an Hand der beschafften Produkte.........................11
2 Prozess(Kosten) bei e-Procurement Systemen.......................................13
2.1 Einleitung..............................................................................................13
2.2 Geschäftsprozessanalyse.......................................................................13
2.3 Beschaffungsprozess.............................................................................15
2.4 Kostenkomponenten in einem Beschaffungsprozess............................16
2.5 Bestellkosten.........................................................................................16
2.6 Prozesskosten........................................................................................16
2.7 Prozesskostenanalyse............................................................................17
2.8 Prozesskostenrechnung.........................................................................17
2.8.1 Vorgehen bei der Prozesskostenrechnung.....................................17
2.8.2 Prozessanalyse..............................................................................18
2.8.3 Zuordnung der Kosten zu Prozessen.............................................18
2.8.4 Bestimmung der Kostentreiber.....................................................18
2.8.5 Prozesskostenermittlung...............................................................18
2.8.6 Prozesskostenkalkulation..............................................................19
2.9 Prozesskostenersparnis durch den Einsatz von e-Procurement.............19
2.9.1 Einsparung an Prozesskosten - Formel.........................................19
2.9.2 Ausgabenabschätzung - Formel für e-Procurement Systeme........19
2.9.3 Vergleich Beschaffungsprozess (traditionell/e-Procurement).......19
2.9.4 Internationale Studien zur Prozesskosteneinsparung....................22
2.9.5 Beispiel Flughafen Frankfurt Main AG........................................23
2.9.6 Prozessunterstützung durch e-Procurement Systeme....................24
2.10 Aktivitäten im e-Procurement Umfeld..............................................25
2.10.1 Bedarfserstellung......................................................................25
2.10.2 Genehmigungshierarchie...........................................................25
2.10.3 Materialentnahme......................................................................26
2.10.4 Beschaffungsplanung................................................................26
2.10.5 Materialbeschaffung..................................................................27
2.10.6 Warenannahme.........................................................................27
2.10.7 Warenprüfung...........................................................................27
X Inhaltsverzeichnis
2.10.8 Rechnungsprüfung....................................................................27
2.11 Prozessoptimierung...........................................................................27
2.11.1 Sparprinzip................................................................................28
2.11.2 Maximalprinzip.........................................................................28
2.12 Prozessmanagement..........................................................................28
2.12.1 Was ist Prozessmanagement?...................................................28
2.12.2 Prozessmanagement und Projektmanagement..........................29
2.12.3 Best Practices............................................................................29
2.12.4 Aufkommen von Standardprozessen.........................................30
2.12.5 Herausforderungen im Prozessmanagement.............................30
2.12.6 Effizientes Prozessmanagement................................................31
2.13 Prozessmanagement im e-Procurement Projekt................................31
2.13.1 Die Schnittstellen zu den Systemen..........................................32
3 Change Management................................................................................33
4 Desktop Purchasing Systeme...................................................................35
4.1 Definition Desktop Purchasing System (DPS)......................................36
4.2 Kurzvorstellung einer Auswahl von DPS.............................................37
4.2.1 Ariba (www.ariba.com) - Buyer...................................................38
4.2.2 CommerceOne (www.commerceone.com) - Enterprise Buyer....41
4.2.3 SAP (www.sap.com) - Supplier Relationship Management.........44
4.2.4 Oracle (www.oracle.com) iProcurement.......................................47
5 Integration in vorhandene „Back End“ Systeme...................................51
5.1 Definition Back End System.................................................................51
5.1.1 ERP-System..................................................................................51
5.1.2 Client Server Architektur..............................................................51
5.1.3 Legacy System..............................................................................52
5.1.4 OLTP............................................................................................53
5.2 Interprozesskommunikation..................................................................53
5.2.1 Klassischer elektronischer Datenaustausch...................................53
5.2.2 RPC (Remote Procedure Call)......................................................55
5.3 Integrationsbedarf in ERP-Module.......................................................57
5.4 Systemadministration Desktop Purchasing Systeme............................58
5.4.1 Allgemeine Informationen............................................................58
5.4.2 Human Ressource Programme als Datenquelle............................59
5.4.3 Directory Services als Datenquelle...............................................59
5.5 Geschäftsregeln.....................................................................................61
5.6 Genehmigungsworkflows.....................................................................61
5.6.1 Standard Genehmigungsworkflows..............................................61
6 Content Management (Katalogverwaltung)...........................................63
6.1 Einleitung..............................................................................................63
6.2 Kostenfaktoren bei Katalog Management.............................................63
6.2.1 Content - Verwaltung ist komplex und kostenintensiv.................64
Inhaltsverzeichnis XI
6.2.2 Content - Total Cost of Ownership...............................................65
6.2.3 Charakteristika eines hochqualitativen Contents..........................65
6.2.4 Kostenfaktoren bei Lieferantenkatalogen.....................................66
6.3 Katalogmanagement / Katalogstandards...............................................67
6.3.1 Katalogstandards...........................................................................67
6.3.2 Datenstrukturstandards..................................................................70
6.3.3 Verbreitung der Katalogstandards.................................................74
6.4 Umstände für eine schnelle Umstellung auf elektronische Kataloge....74
6.5 Voraussetzungen an die Qualität von Content......................................75
6.5.1 Kategorisierung.............................................................................75
6.5.2 Normalisierung.............................................................................75
6.5.3 Verbesserung.................................................................................75
6.5.4 Einheitliches Aussehen.................................................................76
7 Content Management Strategien.............................................................77
7.1 Unternehmensinternes Selbstmanagement des Contents......................77
7.1.1 Multi Lieferanten Kataloge (MSPC).............................................78
7.2 Management des Contents durch die Lieferanten.................................80
7.2.1 Vorteile des Content Managements bei Lieferanten.....................80
7.3 Outsourcing an Content Management Service Provider.......................81
7.3.1 Vorteile für Beschaffungsorganisationen......................................83
7.3.2 Kriterien für die Auswahl eines CMSP.........................................83
7.3.3 Vorteile durch Content Management Service Provider.................86
7.4 Outsourcing an einen Full Service Internet Marktplatzanbieter............87
7.5 Horizontale Marktplätze.......................................................................87
7.5.1 www.bizmarket.at.........................................................................88
7.6 Anbindung an vertikale Marktplätze.....................................................89
7.7 Komplexere Systeme (zusätzlich mit Marktplatzanbindung etc.).........89
8 Durchführung und Planung von e-P.-Projekten....................................91
8.1 Projektmanagement im Bereich von e-Procurement.............................91
8.1.1 Die Erstellung eines Projekthandbuches.......................................92
8.1.2 Möglicher Aufbau eines e-Procurement Projekthandbuches........92
8.1.3 Änderungsverzeichnis...................................................................93
8.1.4 Ansprechpartner............................................................................93
8.1.5 Projektdurchführendes Unternehmen............................................93
8.1.6 Kurzbeschreibung Projekt.............................................................93
8.2 Projektpläne..........................................................................................94
8.2.1 Projektauftrag (Zweck und Beispielplan).....................................94
8.2.2 Projektzieleplan (Zweck und Beispielplan)..................................95
8.2.3 Beschreibung Vorprojekt und Nachprojektphase..........................95
8.2.4 Projektumweltanalyse (Zweck und Beispielplan).........................96
8.2.5 Beziehungen zu anderen Projekten (Zweck und Beispielplan).....98
8.2.6 Projektergebnisplan (Zweck und Beispielplan)............................99
8.2.7 Projektstrukturplan (Zweck und Beispielplan)............................100
8.2.8 Arbeitspaket Spezifikationen......................................................102
XI I Inhaltsverzeichnis
8.2.9 Projektfunktionen Diagramm (Zweck und Beispielplan)............103
8.2.10 Projektmeilensteindiagramm...................................................105
8.2.11 Projektbalkenplan....................................................................106
8.2.12 Projektpersonaleinsatzplan......................................................108
8.2.13 Projektkostenplan....................................................................108
8.2.14 Projektorganigramm................................................................109
8.2.15 Projektkommunikationsstrukturen..........................................111
8.2.16 Projektkultur / Projektspielregeln...........................................111
8.2.17 Projektdokumentation.............................................................113
8.2.18 Projektstart Workshop.............................................................114
9 B2B Standards im e-Procurement Umfeld...........................................115
9.1 Die Entstehung von B2B Standards....................................................115
9.2 Unterschiedliche Standards und Protokolle für den Datentransfer.....116
9.3 UDDI (www.uddi.org)........................................................................116
9.4 Biztalk ( www.biztalk.org)..................................................................118
9.5 Oasis / XML.org (www.oasis-open.org / www.xml.org )...................118
9.6 RosettaNet (www.rosettanet.org ).......................................................119
9.7 OBI (www.openbuy.org)....................................................................121
9.8 OpenTrans (www.opentrans.org)........................................................122
9.9 IOTP (www.iotp.org) bzw.OTP (www.otp.org).................................123
9.10 XML (www.xml.org)......................................................................123
9.11 EDIFACT........................................................................................124
9.12 Der Kampf der Standards................................................................124
9.13 Durchsetzung von Standards...........................................................125
9.14 B2B e-Commerce Lösungen...........................................................126
9.14.1 EDIFACT Lösungen...............................................................127
9.14.2 Die klassische Middleware.....................................................128
9.14.3 XML Middleware...................................................................129
10 Integrationsstufen von e-Procurement Lösungen................................131
10.1 Applikationsintegration...................................................................131
10.2 Datenintegration..............................................................................131
10.3 Prozessintegration...........................................................................131
11 Weitere wesentliche Technologien.........................................................133
11.1 Digitale Signaturen.........................................................................133
11.1.1 Kriterien einer digitalen Signatur............................................133
11.1.2 Verschlüsselung und kryptographische Systeme....................135
11.1.3 Asymmetrische Verschlüsselung (Public Key).......................135
11.1.4 Der Einsatz von digitalen Zertifikaten in der Praxis...............136
11.2 Sichere Übertragung der Daten.......................................................137
11.2.1 SSL (Secure Socket Layer).....................................................138
11.2.2 TLS und WTLS.......................................................................140
11.3 Appliance Applikationen für die Reduktion der TCO....................140