Библия деловых писем, факс-сообщений и e-mail на английском языке

509 Pages·2014·4.515 MB·Russian

by  Уолден Дж.К.

БИБЛИЯ
ДЕЛОВЫХ
ПИСЕМ

ФАКС-СООБЩЕНИЙ E-MAIL
И

НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
Джон К. Уолден

2014 г
ББК 81.2 Англ.
Б 34

«БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ ФАКС-СООБЩЕНИЙ И E-MAIL НА
АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» /под редакцией Джона К. Уолден/, МОСКВА:
Дельта Паблишинг, 2-е изд. 2014. - 508 стp., 45 илл.

EAN 9785946190923 (Россия, печатное издание)
ISBN 5-94619-092-х (Россия, печатное издание)

EAN 9785946192507 (Россия, электронное издание, pdf)
ISBN 978-5-94619-250-7 (Россия, электронное издание, pdf)
Перед Вами первый в России наиболее полный практический
справочник-руководство по деловой корреспонденции на
английском языке. Издание полностью адаптировано для
русскоязычных читателей - все темы писем и примеры связаны с
реальными экспортно-импортными операциями, которыми
ежедневно приходится заниматься менеджерам российских фирм.
Принципиальная новизна издания в том, что любое из писем Вы
можете с помощью прилагаемого диска в течение нескольких
секунд использовать в качестве шаблона для своего письма,
изменив в необходимых местах.
"Библия Деловых Писем" - первое русскоязычное издание
всемирного англоязычного бестселлера Джона Уолдена – одного
из наиболее известных авторов в области PR и технических
коммуникаций. Более 15 лет он совмещает преподавательскую
деятельность в Университете Нью-Йорка и пост директора в
Центре Коммерческих отношений, Вашингтон, где консультирует
менеджеров ведущих компаний США и помогает им повысить
эффективность своей работы.
Издание поможет любому менеджеру или руководителю, который
по роду своей работы ведет переписку с англоязычными
партнерами.

Всё содеpжание данной книги, обложка и торговая марка защищены
соответствующими договоpами. Любые фоpмы нелегального копиpования будут
пpеследоваться согласно Законам PФ и Указам Пpезидента PФ об автоpских пpавах.

© copyright 2014, Delta Systems Publications Co.
© издательство «Дельта Паблишинг» (русский перевод и адаптация), 2014

Издательство ООО “Дельта Паблишинг www.deltapublishing.ru
2 ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
Оглавление

Книга I
Теория делового письма

Введение (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 11

Глава 1
Элементы делового письма

1.1 Предмет, цель и структура делового письма (cid:121) (cid:121) (cid:121) 12

1.2 Структура письма (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 15

1.3 Семь основных правил стиля (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 18

1.4 Части делового письма (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 20

1.5 Формат делового письма (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 24

Глава 2
Правила пунктуации и стиля в деловой
корреспонденции

2.1 Знаки препинания (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 30
ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL 3
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
2.1.1. Апостроф
2.1.2. Квадратные скобки
2.1.3. Двоеточие
2.1.4. Запятая
2.1.5. Многоточие
2.1.6. Восклицательный знак
2.1.7. Дефис
2.1.8. Круглые скобки
2.1.9. Точка
2.1.10. Вопросительный знак
2.1.11. Кавычки
2.1.12. Точка с запятой
2.1.13. Косая черта (слэш)

2.2 Заглавные буквы и курсив в деловом стиле (cid:121) (cid:121) 84
2.2.1 Прописные буквы и курсив
2.2.2. Прописная буква и курсив в прилагательных и в именах
собственных
2.2.3 Употребление прописной буквы и курсива в
сокращениях

2.3 Образование множественного числа,
притяжательная форма и сложные слова (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 123
2.3.1 Образование множественного числа
2.3.2 Притяжательная форма
2.3.3 Сложные слова

2.4 Сокращения (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 162
2.4.1 Знаки препинания с сокращениями
2.4.2 Употребление прописной буквы в сокращениях
2.4.3 Употребление множественного числа, притяжательной
формы и сложных слов с сокращениями
2.4.4 Специальные правила употребления сокращений

2.5 Числительные (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 182
4 ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
2.5.1 Числительные, написанные прописью или цифрами
2.5.2 Знаки препинания
2.5.3 Правила употребления числительных в особых случаях

2.6 Сноски и библиография (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 213

Глава 3
Составление писем и употребление различных
слов

3.1 Руководство по составлению писем (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 222
3.2 Проблемы словоупотребления (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 225
3.3 Слова, которые часто путают и неверно употребляют 234

3.4 Выражения, которых следует избегать в деловой
переписке (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 249
3.5 Редактирование и корректирование (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 266

Глава 4
Форматы деловой корреспонденции

4.1 Служебные записки (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 270

4.2 Электронная почта (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 273

4.3 Факсы (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 280

4.3.1 Выбор факсимильного аппарата 4.3.2 Отправка
факсов
4.3.3 Безопасность и неправильно адресованные факсы

4.4 Протоколы собраний (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 286

4.5 Пресс-релизы (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 291

ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL 5
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
4.6 Отчеты (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 293

4.6.1 Форматы деловых отчетов 4.6.2 Элементы отчета
4.6.3 Документирование источников 4.6.4 Библиографии

Книга II

Практика делового письма

Глава 5
Первичные запросы, начало переговоров

5.1 Первичные запросы (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 310
5.2 Краткие запросы (примеры) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 315
5.3 Запрос в ответ на объявление (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 320
5.4 Запрос от менеджера по закупкам (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 321
5.5 Запрос образцов для ознакомления (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 322
5.6 Запрос от торговой фирмы зарубежному 323
производителю (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121)
5.7 Слова для запоминания (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 324
5.8 Ответы на письма-запросы (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 326
5.9 Отказ от поступивших предложений (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 331

Глава 6
Заказ товара

6.1 Размещение заказа (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 334
6.2 Обсуждение цен (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 337
6.3 Условия оплаты. Возможность предоставления 338
кредита (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121)
6.4 Скидки (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 341
6.5 Условия доставки (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 343

6.6 Упаковка грузов (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 345

6 ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
6.7 Заключительная часть писем-заказов (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 345

6.8 Письмо – размещение заказа агентом по закупке от
имени (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 346
6.9 Подтверждение заказа поставщиком (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 347
6.10 Подтверждение получения заказа (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 350
6.11 Сообщение об отправке (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 352
6.12 Отказ от сделанного заказа (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 354

Глава 7
Платежи

7.1 Инвойсы (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 356
7.2 Предварительные счета (проформа инвойсы) 357
7.3 Отчет о состоянии счета 358
7.4 Способы оплаты во внешнеторговых операциях 359
7.5 Уведомление об оплате 361
7.6 Просьба о продлении срока уплаты 362
7.7 Словарь (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 363
7.8 Уведомление о задержке оплаты 365
7.9 Напоминание о неоплате 365
7.10 Запрос о причинах задержки оплаты 366
7.11 Настойчивое требование 367
7.12 Благодарность за своевременную оплату 367
7.13 Потерянный платеж/извинение 368
7.14 Проверка (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 368

Глава 8
Транспортировка товара, транспортные расходы и
страхование

ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL 7
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
8.1 Термины для обозначения условий доставки товаров 369
8.2 Транспорт и водные перевозки (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 371
8.3 Запрос тарифов на безрельсовые перевозки (cid:121) (cid:121) 376
8.4 Запрос о фрахте судна (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 376
8.5 Словарь: транспортировка груза (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 377
8.6 Ответственность при перевозках и страховые 380
процедуры (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121)
8.7 Запрос о полном страховании (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 383
8.8 Запрос о расценках на морское страхование (cid:121) (cid:121) 384
8.9 Запомните (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 384
8.10 Словарь по страхованию груза (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 385
8.11 Претензии и жалобы по грузам (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 387

Глава 9
Рекламные письма и письма о продаже

9.1 Организация продаж товара (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 397
9.2 Представление нового менеджера клиенту (cid:121) (cid:121) (cid:121) 398
9.3 Письмо существующему клиенту по поводу продаж 399
9.4 Рекомендательное письмо (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 400
9.5 Дополнительное письмо (нет ответа на запрос) 400
9.6 Настойчивое письмо по поводу отсутствия ответа 401
9.7 Письмо, сопровождающее договор (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 402
9.8 Письмо передачи с запросом (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 402
9.9 Письмо с приложениями (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 403
9.10 Письмо передачи с информацией (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 403

Глава 10
Письма, поддерживающие имидж компании

8 ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing
10.1 Общая благодарность (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 406
10.2 Признательность (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 407
10.3 Официальная дата (менеджеру компании) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 407
10.4 Приглашения – официальные (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 408
10.5 Приглашения – неофициальные (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 408
10.6 Признание достижений (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 410
10.7 Дополнительное письмо после продажи (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 411
10.8 Объяснение политики и позиции (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 411

Глава 11
Разнообразная корреспонденция: бронирование,
встречи, гостеприимство, личные деловые письма

11.1 Бронирование (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 413
11.2 Встречи (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 416
11.3 Гостеприимство (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 419
11.4 Личные деловые письма (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 421

Глава 12
Искусство и правила составления резюме

12.1 Резюме (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 429
12.2 Самостоятельные ("холодные") сопроводительные
письма потенциальным работодателям (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121)
432
12.3 Письма с ответами на объявления (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 435
12.4 Полезные выражения (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 437
12.5 Описание опыта предыдущей работы в 442
сопроводительных письмах (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121)
12.6 Полезные выражения для описания целей карьеры 447
или профессиональных целей
12.7 Образцы резюме (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) (cid:121) 449
ДЖОН К. УОЛДЕН «БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, E-MAIL 9
НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ» © Delta Publishing