Dokumentenlogistik: Theorie und Praxis PDF
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Dokumentenlogistik Stefan Walter • Gernot Kaiser (Hrsg.) Dokumentenlogistik Theorie und Praxis Herausgeber Stefan Walter Gernot Kaiser HoLM House of Logistics and Mobility FB Rechts- und Wirschaftswissenschaften Frankfurt Technische Universität Darmstadt Deutschland Darmstadt Deutschland ISBN 978-3-642-00506-0 ISBN 978-3-642-00507-7 (eBook) DOI 10.1007/978-3-642-00507-7 Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Springer Vieweg © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2014 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht aus- drücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Ein- speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk be- rechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Vieweg ist eine Marke von Springer DE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media www.springer-vieweg.de Vorwort Beginnen wir mit einer hoffnungsvollen Frage: Gibt es bald keine behörtlichen Formulare mehr? Die Bundesagentur für Arbeit jedenfalls unternimmt zusammen mit der Deutschen Post einen Riesenschritt in diese Richtung: Sie überführt rund 35 Millionen Akten in eine elektronische Dokumentenlogistik. Verläuft das Projekt nach Plan, werden dafür täglich rund 400.000 Dokumente gescannt. Warum der Aufwand? Weil er sich lohnt. Die Bundesbehörde wird sich damit beträchtliche Kostenvorteile sichern. Außerdem wird sie spürbar service- und kundenorientierter werden: Die Bearbeitungszeiten ver- kürzen sich deutlich. Diese und andere Vorteile der Digitalisierung ziehen sich wie der sprichwörtliche rote Faden durch die Beiträge dieses Sammelbandes. Ein häufig überse- hener Faden. Denn immer noch nimmt die Dokumentenlogistik die Rolle des Hidden Champion der unternehmerischen Abläufe im Dienstleistungsgewerbe ein: Die Potenziale des Back Office sind nahezu unsichtbar, aber umso reichhaltiger. Es ist an der Zeit, diese brachlie- genden Potenziale zu heben. Der rechtliche Rahmen dafür ist vorhanden, die technischen Möglichkeiten seit Jahren ausgereift. Aber noch immer unterschätzen Unternehmen die Akzeptanz digitaler Korres- pondenz und Formulare bei ihrer eigenen Kundschaft. Zehntausende Bankkunden jährlich müssen zum Beispiel ihren Antrag auf eine Kre- ditkarte immer noch handschriftlich ausfüllen – obwohl das Formular als PDF auf der Website erscheint. Aber: Es kann nicht auf dem Bildschirm ausgefüllt werden. Es wird stattdessen ausgedruckt, ausgefüllt, eingeschickt, geht zweimal auf dem Dienstweg verlo- ren und verärgert den unnötig wartenden Kunden. Immer noch. Im Zeitalter von Web 2.0! Und wenn Unternehmen dann endlich moderne Dokumentenlogistik-Projekte starten, unterschätzen sie leider noch oft, wie viele Fachbereiche entlang der Wertschöpfungskette in den Joint Effort integriert werden müssen, damit der Kunde elektronisch weder unter- noch überfordert wird. Damit diese unerquicklichen Zustände möglichst schnell der Vergangenheit angehö- ren, leisten die Autoren dieses Sammelbandes ihren fachübergreifenden Beitrag, wie er V VI Vorwort den unerschöpflichen Facettenreichtum der Dokumentenlogistik nicht besser widerspie- geln könnte. Lassen wir uns von den ungeheuren Möglichkeiten der Dokumentenlogistik begeistern und wünschen wir uns eine zweckmäßig digitalisierte Zukunft, in der niemand physisch ein Formular ausfüllen muss, das danach doch wieder gescannt und eingelesen wird. Dr. Stefan Walter Dr. Gernot Kaiser Inhaltsverzeichnis 1 Logistik in Dienstleistungsunternehmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Stefan Walter 2 Dokumentenlogistik in Wiesbaden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Falk Werner Raschke und Gernot Kaiser 3 Dokumentenlogistik als neue logistische Disziplin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Gernot Kaiser 4 Rechtliche Grundlagen der Dokumentenlogistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Franz Josef Rehmann und Nikolai Bolte 5 Dokumentenlogistik als Enabler für Wissensmanagement. . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Nils Urbach, Stefan Smolnik und Gerold Riempp 6 Information Lifecycle Management für Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Michael G. Kaiser und Stefan Smolnik 7 Dokumentenlogistik als Schlüssel zur Prozessoptimierung . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Robert Dekena und Klaus Höring 8 Selbstorganisation in International Document Supply Networks – Von einer zentralen Planung zur dezentralen Entscheidungsfindung in dienstleistungslogistischen Prozessen am Beispiel von Filmproduktionen. . . 121 Jörn Grapp und Michael Hülsmann 9 Einführung einer bürgerorientierten elektronischen Verwaltungsakte in einer deutschen Landeshauptstadt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Christoph Georgi und Johannes Vorbeck 10 Dokumentenlogistik – ein Fallbeispiel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Heiko von der Gracht 11 Dokumentenprocessing in der deutschen Finanzindustrie . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Dirk Schiereck und Steffen Scholz VII VIII Inhaltsverzeichnis 12 Dokumentenintensive Geschäftsprozesse: Eine branchenübergreifende Chance zur Optimierung der Leistungstiefe und Außenwirkung . . . . . . . . . . 193 Jörg Siemes 13 Dokumentenlogistik – Durchgängigkeit und Integration steigen . . . . . . . . . . 207 Stephan Peters 14 Dokumentenlogistik-Outsourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Rüdiger Sokollek 15 Industrialisierung von Bankprozessen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Jürgen Meutgens 16 Die digitale Patentakte: Prozessunterstützung bei der elektronischen Patentverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Sabine Lonien 17 Foresight in Document Logistics—The Future of Physical Mail . . . . . . . . . . . 259 Heiko von der Gracht Autorenverzeichnis Nikolai Bolte Bielefeld, Deutschland Dr. Robert Dekena DOKULOG Dokumentenlogistik & Management Beratung, Ferdi- nandstrasse 30b, 51469 Bergisch Gladbach, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Christoph Georgi Strascheg Institute for Innovation and Entrepreneurship (SIIE), EBS Campus Rheingau, Rheingaustraße 1 65375 Oestrich-Winkel, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Jörn Grapp Institut für Strategisches Kompetenzmanagement, Fachgebiet Manage- ment Nachhaltiger Systementwicklung, Grapp Consulting, Universität Bremen, Herbststr. 84, 28215 Bremen, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Klaus Höring Höring Management Consulting, Reiser 42, 51429 Bergisch Gladbach, Deutschland E-Mail: [email protected] Prof. Dr. Michael Hülsmann Fachgebiet Systems Management, Campus Ring 1, Jacobs University Bremen, Wilhelm-Herbst-Str. 12 (WING-Geb.), 28759 Bremen, Deutschland E-Mail: [email protected] Jun.-Prof. Dr. Gernot Kaiser FB Rechts- und Wirschaftswissenschaften, Technische Uni- versität Darmstadt, Hochschulstraße 1, 642289 Darmstadt, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Michael G. Kaiser Odacer finanzsoftware GmbH, Dotzheimer Str. 36, 65185 Wies- baden, Deutschland E-Mail: [email protected] Sabine Lonien 7P Solutions & Consulting AG, Meitnerstraße. 10, 70563 Stuttgart, Deutschland E-Mail: [email protected] Jürgen Meutgens IBM Deutschland, Wilhem-Fay-Strasse 30-34, 65936 Frankfurt, Deutschland E-Mail: [email protected] IX X Autorenverzeichnis Dr. Stephan Peters Rhenus AG & Co. KG, Rhenus-Platz 1, 59439 Holzwickede, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Falk Werner Raschke Schumpeter Center for Cluster, Entrepreneurship and Innova- tion, House of Logistics and Mobility, Gateway Gardens, Jean-Gardner-Batten-Straße 8, 60549 Frankfurt, Deutschland E-Mail: [email protected] Franz Josef Rehmann Rechtsanwälte Kröger & Rehmann, Im Aatal 2, 33181 Bad Wün- nenberg, Deutschland E-Mail: [email protected] Prof. Dr. Gerold Riempp Institute of Research on Information Systems (IRIS), EBS Busi- ness School, EBS Universität für Wirtschaft und Recht, Konrad-Adenauer-Ring 15, 65187 Wiesbaden, Deutschland E-Mail: [email protected] Prof. Dr. Dirk Schiereck FG BWL: Unternehmensfinanzierung, Technische Universität Darmstadt, S1|02 40 Hochschulstr. 1, Darmstadt, Deutschland E-Mail: [email protected] Steffen Scholz Swets Information Services GmbH, Mainzer Landstraße 625, 65933 Frank- furt a. M., Deutschland E-Mail: [email protected] Jörg Siemes Océ Business Services Europe – A Canon Group Company, Solinger Str. 5–7, 45481 Mülheim a.d. Ruhr, Deutschland E-Mail: [email protected] Prof. Dr. Stefan Smolnik Institute of Research on Information Systems (IRIS), EBS Busi- ness School, EBS Universität für Wirtschaft und Recht, Konrad-Adenauer-Ring 15, 65187 Wiesbaden, Deutschland E-Mail: [email protected] Rüdiger Sokollek ING-DiBa AG, Logistik Interne services, Südwestpark 97, 90449 Nürn- berg, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Nils Urbach Institute of Research on Information Systems (IRIS), EBS Business School, EBS Universität für Wirtschaft und Recht, Konrad-Adenauer-Ring 15, 65187 Wiesbaden, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Heiko von der Gracht Institute for Futures Studies and Knowledge Management (IFK), EBS Business School, EBS Universität für Wirtschaft und Recht, Konrad-Adenauer- Ring 15, 65187 Wiesbaden, Deutschland E-Mail: [email protected] Johannes Vorbeck IfBV, Vulkanstrasse 15, 56659 Burgbrohl, Deutschland E-Mail: [email protected] Dr. Stefan Walter House of Logistics and Mobility (HOLM) e. V., Gateway Gardens, Jean- Gardner-Batten-Straße 8, Gebäude 612, 60549 Frankfurt, Deutschland E-Mail: [email protected]
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