Documentos públicos e privados: arranjo e descrição

205 Pages·1980·9.72 MB·Portuguese

by  Theodore Roosevelt Schellenberg

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Blblloteca Central • une
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T.R.SCHELLENBERG
DOCU1\1ENTOS PÚBLICOS
E PRIVADOS:
ARR.A.-NJO E DESCRIÇÃO
Tradução de
Manoel A. Wanderley
-1
FGV - Instituto de Documentação
Editora da Fundação Getulio Vargas
Rio de Janeiro, RJ - 1980
. ISBN 85-225-0006-1
Tírnlo da obra em inglês:
Public and private records:
their arrangement and description
Diréitos reservados desta edição à Funda?!,') Getulio Vargas
Praia de Botafogo, 190 - 22253
CP 9.052-20.000
Rio de Janeiro - Brasil NOTA À EDIÇÃO DO ARQUIVO NACIONAL
É vedada a reprodução total ou parcial de~ta obra
Copyright© da Fundação Getulio Vargas
Este livro foi editado em 1963 pelo
Arquivo Nacional, do então Ministério da A direção do Arquivo Nacional, empenhada em divulgar os
Justiça e Negócios Interiores princípios arquivísticos, já publicou uma série de estudos arqui
2~ edição - 1980 vísticos. A coleção mimeografada, composta de 19 títulos, vulga
rizou artigos e ensaios inseridos em revistas técnicas francesas, in
glesas e norte-americanas. A coleção tei;á prosseguimento este
FGV - InstitUto de Documentação
Diretor: Benedicto Silva ano. A coleção..impressa,a-for.a estudos técnicos parciais de gran
Editora da FundaçãO Getulio Vargas de interesse~ditou dois manuai's, um para princ_!Qiantes, de auto
Chefia: Mauro Gama ria do vice-diretor doshrquL'<.o_s_l\/acionais de_W.ashington e pro
Coordenação editorial: Walter Barboza da Silva
fessor na Ãmerican University, Dr. Theodor R-S.chellenberg, _e_
Supervisão de editoração: Ercflia Lopes de Souza
Supervisão gráfica: Helio Lourenço Netto . outro de grande reputação na arquivística européia, escrito por
Composição: Compositora Helvética Ltda. uma-c-ómissão de técnicos d~o.ciacã.Q.ll.QS_&Q.u.iY.i.s.tas Neerlan-,
Impressão: Cio. Brasileira de Artes Gráficas _cl~es. Considerando a inexistência de bibliografia especializada !
3 3::J. 2Sd na Espanha, em Portugal ou na América Latina, em língua portu
guesa ou espanhola, estas duas coleções davam inicio a um pro- -
grama de formação e aperfeiçoamento do pessoal de arquivos. A·
repercussão foi enorme; recebemos pedidos de quase todos os paí-
l1= 1e.ºJ ,,i w<r,ídcde de 8--:dlia ses latino-americanos. ., · · ·
---,------1 Como no Brasil e em lingúa·"J)ortuguesa só existiam um pe
i ~\:,°' , queno livro distribuido aos alunos do Curso de Arquivos da Hol
rrf:J _,~ -':J\ l c1~-s-:-5J~d -.:.__. lerith, dirigido por D. Inês de Barros Barreto Corrêa de Araujo,
t uma publicação do DASP, Vade-Mécum do Arquivista, de Mar
'16.QEZ9\ i.! 8Ü 8 Üj J cílio Vaz Tôrres, e Arquivar e Achar, de Eric Watson White, fun
cionário da Light, obras todas limitadas e insatisfatórias,_pode-se
avaliar o salto que a técnica arquivística deu no Brasil ao ·coiítaT
com a bibliografia qúe_O_A-rquivó· Naciõnal_pôs~disposiçao..aos-.
atuais e füturOsarquivíslas.Asobrasâe&hellenberg e de S. Mul
Schel!enberg, Theodore Roosevelt, 1903-1970. ler, J. A. Feith ..e ·R.-Fruin pertencem à mais alta categoria e se
Documentos públicos e privados : arranjo e descrição/ T. R. Schellen classificam entre as melhores do gênero na literatura especializada
berg; trad. de Manoel A. Wanderley. - 2. ed. - Rio de Janeiro: Ed. da mundial.
Fundação Getulio Vargas, 1980. Para completar esta bibliografia, jà temos em preparo nume
xii, 396 p. : il. -
rosos estudos que serão mimeografados e distribuidos e, final
T~adução de Public and privace records: their arrangement and descrip mente, o novo livro do Dr. Theodor R. Schellenberg, Documen
tion. tos públicos e privados: arranjo e descrição, que hoje entregamos
Inclui bibliografia e índice. ao público.
Este novo trabalho do Prof. Schellenberg, em parte publica
1. Catalogação-Material de arquivo. I. Fundação Getulio Vargas. II.
Ticulo. do em espanhol, representa um novo avanço no domínio da técni-
CDD 025.341 V
CDU 651.S
1
1
ca arquivística e um novo instrumento de aperfeiçoamerito do
nosso pessoal. Como não há reforma administrativa sem reforma
do sistema de arquivos, e como não há desenvolvimento econômi
co sem arquivos eficientes, esperamos que estas medidas represen
tem também a modesta contribuição do Arquivo Nacional à re
forma geral brasileira. Finalmente, queremos agradecer a Manoel
A. Wanderley a correta tradução do original em inglês.
NOTA DO TRADUTOR
José Honório Rodrigues
A presente tradução antecedeu, com plena anuência do Dr.
T. R. Schellenberg, a edição americana da obra Public and priva
te records: their arrangement and description.
Evitaram-se, assim, delongas imperdoáveis no dotar a arqui
vística nacional de instrumento de trabalho cuja falta se fazia sen
tir há longo tempo. Que este livro lhe possa ser de grande provei
to, sem dúvida se reconhecerá mediante simples relance aos alen
tados capítulos, e ali mesmo onde porventura não se venceram de
· todo as barreiras t~rminológicas e outras, inevitáveis em versões
similares.
Eis por que não se afigurou de forma alguma excessivo o pre
ço de semelhante antecipação. Ao que tudo indica, ligeiras discre
pâncias - formais e não substanciais, cumpre frisá-lo - há de
acusar o texto em português, quando cotejado com a edição ame
ricana definitiva. É que a presente versão se valeu de originais
que, embora sempre enviados por quem os redigiu, correspondem
a estádios ou idades algo diferentes.
A primeira parte, intitulada Introdução à metodologia da ar
quivística - a última a ser traduzida - coincidirá in totum com a
da edição americana, uma vez que a forma que reveste é final, no
dizer do autor.
Quanto à segunda - Arranjo dos documentos textuais - já
se achava integralmente vertida, quando .foi dado confrontá-la
com o texto revisto. Porque as alterações se revelaram de pequena
monta, salvo no tocante ao Arranjo das grandes unidades,
decidiu-se, a conselho do próprio Dr. Schellenberg, retraduzir
tão-só este capitulo, escoimando os demais das repetições decor
rentes de haver o autor, no momento da revisão, deslocado umas
tantas passagens para a seção anterior.
Por fim, na terceira parte - Técnicas descritivas de arquivos
- acompanhou-se fielmente, ainda que com o mesmo cuidado de
expungi-la de duplicações ocasionais com respeito às páginas an
tecedentes, o Draft of a manual on archival descritive techniques.
Pareceu prudente optar-se por essa alternativa, já que se descarta
ra a de aguardar, como ficou dito, a remessa do texto definitivo, e
VI VII
_________________ _j__ _____
1
que a revisão qu'ase sempre se cifrou em redistribuir uns poucos
trechos, de situação menos definida, no mesmo e coerente con
junto.
Manoel A. Wanderley
Este livro,
na sua tradução em português, é
respeitosamente dedicado aos
arquivistas brasileiros
VIII
!X
SUMÁRIO
Parte 1
INTRODUÇÃO À METODOLOGIA DA ARQIDVÍSTICA
, 1. da .metodologia biblioteconômica 3
{,, .
, .2
.1.3 Indexação 19
D envolvimento da metodo a arquivísticW
Condições que inflmram no desenvolvimento 21
2.2 ranjo 33
2.3 Descrição 53
Desenvolvimento da profissão de arquivista ·71
Definição dos métodos 73 .
Normalização dos métodos 82
Benefícios 85
Parte 2
ARRANJO DOS DOCUMENTOS TEXTUAIS
(ti
Natureza das operações de arranjo 89 · ·
~ife.renças entre o arranjo do arquivo e atividades ·correlatas 90
elação do arranjo com outras atividades do arquivo 94
tapas essenciais do arranjo 98 ·
5. Princípios de arranjo dos arquivos 105
5.1 Proveniência 108
5.2 Ordem original ll6
6. Arranjo das grandes unidades 123
6.1 Grupos e subgrupos de arquivo 123
6.2 Coleções de manuscritos 133
7. Arranjo das séries 145
7 .1 Séries .de arquivo 146
7 .2 Séries de manuscritos 148
XI
8. Arranjo dos itens documentários 157
8.1 Definiçãol57
8.2 Regras do arranjo 158
9. Acondicionamento e colocação dos documentos nas estantesJ71
9.1 Acondicionamento 173 ·
9.2 Colocação nas estantes 189
1
Parte 3
PARTE 1
TÉCNICAS DESCRITIVAS DE ARQUIVOS
!O. Natureza do programa descritivo 199
!0.1 Identificação das unidades documentárias 199 INTRODUÇÃO Ã M~TODOLOGIA
10.2 Objetivos do program~ descritivo 202
DA ARQUIVISTICA
10.3 Elementos essenciais do programa descritivo 207
-1
11. Caracteres dos documentos2J7 (
11. l Caracteres estruturais 221
11.2 Caracteres substantivos 230
\
12. Preparação de inventários 241
12.1 Alcance e objetivos 241
\ 12.2 Preparação da· introdução 246
12.3 Arranjo das séries 250
12.4 Preparação das entradas descritivas 253
12.5 Apêndices 269
13. Preparação de guias 271
13.1 Arranjo sistemático da informação 275
13.2 Conteúdo das entradas descritivas 290
14. Preparação de listas e calendários ou repertórios 305
14.1 Listas de itens distintos 306
14.2 Listas de documentos impressos 318
14.3 Listas de itens com caracteres comuns321
14.4 Listas de unidades de arquivamento 328
14.5 Calendários ou repertórios 329
15. Preparação de índices e catálogos 335
15. 1 ln dices 335
15.2 Catálogos 346
16. Uso das notações 369
16.1 Atribuição de símbolos às unidades documentárias37/
16.2 Atribuição de sim bolos ás galerias e estantes '388
16.3 Aplicação de símbolos às caixas ou receptáculos 389
Índice analítico 391
XII
1
!
1. DESENVOLVIMENTO DA
METODOLOGIA BIBLIOTECONÔMICA
Conhecem-se sobejamente as contribuições dos historiadores
ao movimento em prol da arquivistica nos EUA, mas a influência
dos bibliotecários sobre a profissão que a ela diz respeito atraiu
relativamente pouca atenção.
Depois de organizarem a Associação Histórica Americana, os
que se consagravam à história encorajaram o estabelecimento de
arquivos, levantaram o material destes e discutiram-lhes os prin
cípios e técnicas. Os meios principais de que se valeram em tal es
forço consistir~m em duas comissões, Uma dedicada aos papéis
privados, outra aos públicos.
Em atividades similares às dos historiadores se empenhàram
os bibliotecários. No século XIX, a esta última profissão também
pertenciam dois cultores da história que se achavam à testa da ar
quivistica. Na verdade, talvez alcançassem maior notoriedade
como bibliotecários do que como historiadores,-e ambos vieram a
ser presidentes tanto daAmerican Library Association (Associação
Americana de Bibliotecas) quanto da American Historical As
s0ciation (Associação Histórica Americana). Ademais, no século
XX, os que militam nas bibliotecas organizaram uma co~issão que
se empenhou em atividades paralelas às da Public Archives Com
mission · (Comissão dos Arquivos Públicos), da Associação His
tórica Americana. Tratava-se do Comitê dos Arquivos Públicos,
instaurado pela Associação Nacional de Bibliotecas Estaduais, que
se reuniu anualmente, entre 1913 e 1918, para discutir os desenvol
vimentos e os métodos da arquivística.
Os citados membros de ambas as sociedades, que durnnte o
século XIX envidaram o maior esforço em proveito da arquivística
americana, foram Justin Winsor e William F. Poole.
Justin Winsor (1831-1897), historiador e cartógrafo de no
meada, e primeiro presidente da Associação Americana de Bi
bliotecas, contribuiu para o estabelecimento das técnicas e das ins
tituições atinentes à arquivística. Interessou-se ele próprio por ar
quivos e manuscritos em geral, constituindo a sua Nan-ative and
3
--_-=--,--
critica/ histo,y of America I a melhor fonte de informação, sobre os por projeções fixas, filmes cinematográficos, e mapas. Só se lo
materiais em questão, de que se podia dispor no século XIX. grará, _porém, adequada discriminação entre as respectivas téc
Tratou, outrossim, dos métodos aplicáveis aos papéis aludidos. nicas mediante a presunção de que elas se ocupam com diferentes
Como membro da Sociedade Histórica de Massachusetts, for sortes de material, presunção que só é válida se qualificada pela
mulou regras para a catalogação de manuscritos2 e, como biblio afirmação adicional, de· que os bibliotecários lidamprimacialmen
tecário da Universidade de Harvard, organizou os arquivos univer te com as puDlicações e os arquivistas sobretudo com os documen
sitários e compilou o calendário ou repertório dos papéis deJared tos. A análi~e. no presente livro, das técnicas de arquivo repousa
Sparks (1789-1366). Visitou, em 1890, as instituições inglesas, in neste postulado fundamental.
clusive o Public Record Office (Repartição de Documentos Pú As razões-_pelas quais devem os arquivistas se ocupar com as
blicos) e o British Museum, para estudar-lhes os sistemas, nos quais técnicas da biblioteca são as seguintes: elas colimam o mesmo ob
encontrou "muitos defeitos". 3 Participou ativamente do esforço jetivo que as concernentes à arquivística - tornar o material aces
envidado pela Associação Histórica Americana no sentido não só sível ao uso.
de preservar os manuscritos históricos e de tomã-Ios aptos para o O caráter geral de ambas é o mesmo. Embora a c.oleção da
uso, mas também de promover a criação de um arquivo nacional biblioteca possa diferir muito da do arquivo, há que adotar. com
nos EUA. · . respeito a ambas, a mesma ordem de ações, e saber arranjá-las e
William F. Poole (1821-1894), outro presidente da American descreVê-las de modo que se prestem à cons"ulta.
Library Association e bibliotecário da Biblioteca Pública de Com freqüência se aplicaram as técnicas biblioteconômicas a
Chi~ago, igualmente se revelou diligente no que toca ao movimento material documentário da alçada dos arquivistas. Os bibliotecários
da arquivística. Veio a intere_ssar-se sobremodo pela administràção superintenderam o trabalho atinente aos manuscritos históricos na
aos manuscritos históricos do Departamento do Estado.', Tra maior parte dos repositórios do século XIX, e atualmente, mais do
balhou, ao lado de Winsor, numa comissão da Associação His que qualquer outra classe de profissionais, vemo-los deter a Cus
tórica Americana, que patrocinou o estabelecimento, nos EUA, de tódia de tais papéis. E ao exercerem tal administração, não raro
um arquivo nacional. Em 1893 escreveu que "por muito tempo recorreram aos métodos que lhes são peculiares - as técnicas de
crera que a missão precípua da Associação Histórica Americana catalogação e classificação destinadas às publicações.
c_onsistia em convencer o Governo do dever de fundar e manter um Na verdade, tais processos se desenvolveram para resolver
departamento de arquivos". s problema essencialmente similar ao com que os arquivistas se
Já que, não raro, os bibliotecários se interessaram pelo defrontam, a saber, ci problema das grandes massas. Os biblio
progresso da arquivística, compete aos que desta fazem profissão, tecários, depois da Guerra Civil, como os arquivistas algumas
cm reciprocidade, voltar a atenção para as técnicas das bibliotecas. décadas após, viram-se compelidos a tratar com quantidades sem
Entre estas e as dos arquivistas costuma-se estabelecer distinção, e pre crescentes de material. Houve, pois, que conceber técnicas ap
isto com base num pressuposto: a saber, que as técnicas de arquivo tas para alcançar semelhante fim. Uns e outros achavam-se, aSSim,
correspondem aos documentos, e as da biblioteca, às publicações. na contingência de tomar em consideração a metodologia:
P?de-se, ao que nos parece, opor contra tal presllnção o fato de O crescimento dos acervos das bibliotecas é de certa forma
lidarem· os que militam em uma e em outra instituição com as ines paralelo ao das coleções de documentos. No início do século XIX,
mas classes de material. Até certo ponto, tal é de fato o que se dá, os EUA eram "pobres em livros". Todos os volumes existentes no
porque ocorre que os próprios ·arquivistàs se preocupem com · conjunto das bibliotecas do país não alcançavam, em número, os
publicações, isto é, com os documentos já editados, e os biblio de um único dos grandes repertórios europeus de livros. Ao de~
tecários, com manuscritos, os quais lhes vêm progressivamente flagrar a Guerra Civil, os acervos daquelas instituições haviam
reclamandp os esforços. Além disso, aqueles e estes se interessam aumentado consideravelmente, elevando-se a um montante de 3
milhões de obras nas bibliotecas públicas importantes da nação. 6
Winst1r. Justln. Narruriwt a11d criticai JziSt~ry ofA merica. Boston, 1884-89. 8 v. Por volta de 1876, tal cifra já atingia o total de 12.300.000.7 Vários
2 r-.1as ... :idll1'-L'tls ffotoril·:11 Sol'icty. Proceedll/gs. IV, Ser. 2. 103-05 .
.1 Juqin Wi11sor ll} Roh~rt C. Winthrop. Dcc. 23. 1890: lbid. VI. Ser. 2. 260.
-1- ,\nwriL·an Hi~111riL·:d i\ssod:11i,m. Awwa/ Rt'port. 1894. p. 281-98. 6 U. S. Burcau of Education. Pub/ic Libraries in the United States o/ America
5 \\"iili:1m F. P111}k• w J:uncs B. i\ngdl. No\'. 23. 1893. Justin Winsor Historic:il (daqui cm diante citado como Ed., Pu.blic Lib,aries). Washington, 1876. p. 760 ff.
papL'I°S, si.:;1rps etc. 5:131. I n: M,1ssad1use1ts Historii.:al.Socicty. 7 Jd. ibid. p. l.Ol l.
4 5
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fatores - soc1a1s, educacionais, econom1cos e tecnológicos - de 60 anos após, recomendariam a compilação de um manual de
acarretaram, a partir da mencionada data, imensa produção de arquivística (Manual of archival economy). 1-1 -Mas o dos primeiros,
livros. Fundaram-se inúineras bibliotecas cujos acervos se am quando editado algum tempo depois, não pretendeu oferecer aos
pliaram segundo uma progressão geométrica, e não mais arit bibliotecários uma orientação concreta e revelou simplesmente que
mética. a fase em que fora escrito correspondia "a período primitivo da
Pode-se ilustrar melhor o crescimento dos acervos das bi história da biblioteca americana"; como observou William I. Flet
bliotecas através do exame das estatísticas'. relativas a uma delas em cher (1844-1917), quando bibliotecário do Amherst College.12
particular, ou seja, à da Universidade de Harvard. -Esta foi a Em 1876 ocorreram vários acontecimentos de vulto, cada um
primeira biblioteca universitária a estabelecer-se nos EUA (em dos quais já suscetível de conferir notoriedade àquela data, e mais
1636) e "por mais de dois séculos ... a maior do Continente ainda no seu conjunto, pelo que a tornariam, na verdade, o começo·
Americano", 8 figurando hoje como a que ocupa o primeiro lugar, de nova era na biblioteconomia. Por coincidência, trata-se também
quanto às dimensões, entre as congêneres de todo o mundo. Parte de ano dotado de grande significação para a arquivística, pois foi
importante do legado de John Harvard (1607-1638) à Universidade no seu decurso que se patentearam duas invenções: a máquina de
consistiu na doação de 400 volumes de clássicos. Em 1836, a bi escrever, que permitiu grande aumento na produção de material
blioteca, que ele auxiliara a fundar, contava com 47 .500 volumes; documentário, e. os arquivos de haste Woodruff, que possibili
em 1863, 140 mil volumes; em 1876, 227.650 volumes; em 1893, taram o desenvolvimento dos modernos sistemas expansivos de ar
407.989 volumes; em 1900, 900 mil volumes; em 1928, 2.750.000; quivamento.
em 1937, 3.863.050; e atualmente, acima de 7 milhões.' Na data em questão, centenário da independência americana,
A razão, porém, talvez mais relevante, pela qual cabe aos ar registraram-se na arquivística os seguintes fatos:
quivistas interessarem-se pela técnica da biblioteca reside no fato
de haverem os bibliotecários proporci.onado um modelo positivo, l. Publicou-se, pelo Bureau de Educação dos EUA, um dos mais
no que toca ao modo de desenvolver a metodologia. Mostraram es notáveis relatórios jamais apresentados pelo governo federal sobre
tes, aos primeiros, a maneira segundo a qual se leva determinada as Public libraries of the United States of America: their hisJ_ory,
profissão a um alto grau de proficiência. Consoante Robert C. Bin
condition and management (Bibliotecas públicas dos Estados
kley (1879-1940), os seus planos de classificação "praticamente se Unidos da América: sua história, condição e administração).
tornaram partes permutáveis de um sistema nacional de documen
tos. O próximo grande problema técnico se situará na área em que
2. Editaram-se as Rufes for a printed dictionary catalog (Regras
se exerce o controle, por parte dos repositórios, das suas fontes de
. para um catálogo-dicionário impresso), de Charles A. Cutter,
materiais não-publicados; e, quanto a ele, se acha hoje a técnica
como a segunda parte do citado relatório.
onde, há 50 anos, estava a catalogação dos livros".'° Antes de
1876, ano que marcou época na biblioteconomia, os métodos desta
3. Foi dada a lume a primeira edição da Decimal classlfication and
apareciam mal definidos. A profissão vivia a sua infância. Re
relative index, de Melvíl Dewey.
conheceram os bibliotecários, reunidos em 1853, na convenção
realizada em Nova Iorque, a necessidade de redigirse um má.nua}
4
para a sua orientação, da mesma forma que os arquivistas, cerca 4. Formou-se a American Library Association.
5. Lançou-se um periódico, The Library Jou~al, cujo primeiro
8 Sib!ey, John Langdon.. (bibliotecário de Harvard):Statement. Apud: Library
número circulou antes do fim do ano em questão.
Jou.mal. 4: 305.
9 As estatísticas par.:i os.períodos de 1836, 1863 e 1876 foram obtidas no Bur. of
Ed. P11blic Libraries. p. 764-5; para ·1893, no U. S. Bur. of Ed. Pupers prepared/or Os "dois decênios e meio, de 1876 a 1900, e até mesmo algum
1/ie World 's Library Congress (citados como Bur. of Ed. WorldS Librao• Congress). tempo depois, podemo-los encarar como período de tr3znsição de
Washington, 1896. p. 864~ e para. a década iniciada em 1900 em artigos do College
und Research libraries.
10 Binkley, Robert C., rev. The Care and catalogu.ing ofmanu.scripts, asprac
11 Amer. Histo,. Assoe. Ann. Rept., 1912. p. 253-63.
riad by the Mirwesota hisrorical sociery. by Grace Lee Nute. St. Paul, 1936. ln:
1~ . Fletcher. William I. Public Libraries in America. Boston, 1894. p. 86, ao pé da
Aliw,esota Hi.srory. v. 18, p. 448, 0cc. 1936.
pagma.
6
7