diseño e implementacion de un sistema de administración de almacenamiento y gestion de

275 Pages·2006·3.1 MB·Spanish

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENAMIENTO Y GESTION DE INVENTARIOS DE LAS BODEGAS DE
SUMINISTROS PERTENECIENTES A COMFENALCO SANTANDER.

FRANCISCO JOSE GRANADOS PARRA

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERÍAS FÍSICO-MECÁNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA, 2006.
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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENAMIENTO Y GESTION DE INVENTARIOS DE LAS BODEGAS DE
SUMINISTROS PERTENECIENTES A COMFENALCO SANTANDER.

FRANCISCO JOSE GRANADOS PARRA

Proyecto de grado para optar al título de
INGENIERO INDUSTRIAL

Director
OSCAR MORANTES
Ingeniero - Físico

Codirector
MIGUEL ANGEL GOMEZ
Ingeniero

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERÍAS FÍSICO-MECÁNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA, 2006.
2
II3I
DEDICATORIA

A pesar que han pasado 17 años, no olvido tu calor, tu sabor, tu arte y esa eterna
primavera-verano que te pertenece, has sido mi fuente primaria y absoluta de
creatividad y esmero; ahora entre muchos días y noches recordándote donde solo
tengo ese bronceado que me dio tu sol, llevo mis ganas de volver a verte y
entregarte todo lo que te pertenece… mi Barranquilla.

Ahora, mis palabras de bondad y regocijo presento a mis padres, Marta y Rafael,
aquellos benefactores de mi vida e ilusiones, el cual el transcurso de mi tic, tac
biológico los ha colmado de mis alegrías y desdichas, donde cada arruga que veo
en sus rostros atestigua momentos de sabiduría y dicha.

A aquellos ocho héroes de mi sangre, donde ya uno se encuentra caído en la
batalla de la vida, que con sus aciertos y desaciertos he aprendido a no jugar con
candela y a pesar de mi cautela la terquedad siempre ha sido cosa de herencia.

A ese primer beso en una noche estrellada, donde tu y yo nos hemos demostrado
con el tiempo que no ha sido en vano creer y crecer, donde el pasado fue mi
verdugo, el presente lo vivo al lado de tu piel y el futuro que deseo ver, se
presenta como esa luz que en tus ojos puedo ver.

Y por ultimo, pero el más importante, a ese ser supremo y omnipresente, Dios, al
cual elevo mis oraciones de fe, perdón y gratitud por la gran vida que me ha dado
para seguir creciendo y aprender.
IV4
AGRADECIMIENTOS

Solo con palabras de agradecimiento no vasta el hecho de que por mis años, que
considero muchos, pero no lo suficientes, que aquellos que han creído en mi, sea
por motivos familiares, sea por motivos de amistad, siempre me han tendido la
mano con verme crecer y madurar.

Así, a mis padres, Martha y Rafael, les hago una reverencia por ser soporte y
soportar las decisiones que he tomado en mi vida.

Agradezco aquellos recuerdos que me acompañaban las ínfimas travesuras, ya
que son las que han definido el sentido de la verdadera amistad, donde mi grande
corazón tendrá por siempre atesorado cada risa, cada golpe y cada abrazo dado
por mis amigos, tanto de la fría montaña como los del calor de mi caribe
Colombiano.

A Comfenalco Santander, especialmente a Don Alfonso Alquichire y Miguel Ángel
Gómez, que me dieron su confianza en la importancia de mis actividades respecto
al proyecto, ustedes me enseñaron que el liderazgo se lleva puesto como algo que
sale del sentimiento, del corazón y no de la fuerza que ejerce el poder y al
personal de la Sede Recreacional, con su apoyo y paciencia se pudo lograr el
objetivo que todos anhelaban.

De esta manera finalizo, agradeciendo a mi preciosa hermosa Adriana, que mi
mente nunca podrá poseer toda la riqueza de la inteligencia que posees, pero me
das la pauta para poder esforzarme y demostrar que puedo ser ese ser tan grande
que dices ver.
V5
RESUMEN EJECUTIVO

Titulo: DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENAMIENTO Y GESTION DE INVENTARIOS DE LAS BODEGAS DE
SUMINISTROS PERTENECIENTES A COMFENALCO SANTANDER.*

Autor: GRANADOS PARRA, FRANCISCO JOSE.**

Palabras Claves: Almacenamiento, abastecimiento, compras, costos, inventarios, control,
pronósticos, demanda, bodega, administración.

Descripción:

El aprovisionamiento es uno de los aspectos mas importante en la gestión de una
empresa. La adecuada conservación de los productos, así como el control de las
cantidades requeridas y su oportuno suministro son una ventaja competitiva que aporta a
la rentabilidad de la organización.

La propuesta del diseño de un sistema de administración para las bodegas de suministros
de Comfenalco Santander que se presenta en este proyecto, tuvo como finalidad
establecer las actividades, procedimientos y documentos de control para las operaciones
del flujo de los productos o insumos que se obtienen mediante su compra y que se
almacenan dentro de las bodegas para luego ser manipulados en la prestación de los
servicios.

Encontramos inicialmente en el proyecto una serie de diagnósticos de cada bodega de
suministros que actualmente posee la organización en sus diferentes dependencias, el
cual permitirá llevar a cabo un diseño que sea factible para todo nivel de bodega y así,
poder estandarizar un sistema de control eficiente para almacenar los productos o
insumos.

Además, se realiza un análisis y se propone una gestión del sistema de control de
inventarios de suministros como apoyo en la toma de decisiones de las cantidades a
comprar en cada periodo y se analiza los costos que intervienen en el sistema de
inventarios.

Todo el diseño va enmarcado en factores de fácil implementación llevando así la
propuesta en la Sede Recreacional de Comfenalco Santander, donde se demuestra
claramente la importancia que debe poseer el establecimiento de un sistema de
administración de almacenamiento y gestión de inventarios.

* Trabajo de Grado
** Facultad de Ingeniería Físico-Mecánica, Ingeniería Industrial, Ing. Oscar Fabian Morantes.
V6I
EXECUTIVE RESUMME

Title: DESIGN AND PERFORMANCE OF A STORAGE ADMINISTRATION SYSTEM
AND INVENTORY MANAGEMENT OF THE COMFENALCO SANTANDER SUPPLIES
WAREHOUSE.*

Author: GRANADOS PARRA, FRANCISCO JOSE.**

Keywords: Storage, provision, purchasing, costs, inventory, control, predictions, demand,
warehouse, administration.

Description:

The principal topic in an enterprise into logistic management is the provision. The right
preservation of the products, then, control of the amount products for buying y their lead
time are a competitive advantage in the income of the organization .

The management system design for the Comfenalco Santander supply warehouse that
involves this project, has the chance to describe the activities, process and documents
control for the operation flow products that to acquire through to buy, therefore, this
products are warehousing into the storage, waiting to use in the necessary services.

In this project contains a few diagnostics of each supply warehouse that Comfenalco has
in theirs department, allowing to become a feasible design for all warehouse, then,
performance standardizing the efficient system control for warehousing the products.

Moreover, the performance of an analyses and realizes of a system management of
inventory control of supplies to support the decisions taking of the amount products for
buying each period and analyses the costs that to involve in the inventory system.

All the design is framed in factors to easy performance become to realizes the project in
the Recreation Club of Comfenalco Santander, showing feasible the important of to have a
storage system management and management inventory.

* Graduation Work
** Engineering Physical-Mechanic College, Industrial Engineering, Eng. Oscar Fabián Morantes.
V7II
TABLA DE CONTENIDO

LISTADO DE TABLAS..........................................................................................XII
LISTADO DE GRAFICOS.....................................................................................XV
LISTADO DE ANEXOS......................................................................................XVIII

INTRODUCCION...................................................................................................20

1 DEFINICION DEL PROYECTO......................................................................22
1.1 JUSTIFICACIÓN .....................................................................................22

2 OBJETIVOS....................................................................................................23
2.1 GENERALES...........................................................................................23
2.2 ESPECIFICOS ........................................................................................23
2.3 ALCANCE................................................................................................24

3 GENERALIDADES DE LA EMPRESA ...........................................................25
3.1 RESEÑA HISTORIA................................................................................25
3.2 LA RAZON DE COMFENALCO SANTANDER .......................................26
3.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS...............................................................26
3.4 MAPA DE PROCESOS...........................................................................28
3.5 SEDES....................................................................................................29
3.6 MISIÓN....................................................................................................31
3.7 VISIÓN....................................................................................................32
3.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.......................................................32
3.9 VALORES CORPORATIVOS..................................................................33

4 MARCO TEORICO.........................................................................................35
V8III
4.1 CARACTERISTICAS PARA DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA
DE ADMINISTRACION......................................................................................35
4.2 LOGISTICA .............................................................................................36
4.2.1 SISTEMA DE ABASTECIMIENTO...................................................37
4.2.2 SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.................................................38
4.2.3 GESTION DE INVENTARIOS..........................................................54

5 DESCRIPCION Y DIAGNOSTICO ACTUAL DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO, ALMACENAMIENTO Y GESTION DE INVENTARIOS EN
LAS BODEGAS DE SUMINISTROS PERTENECIENTES A COMFENALCO
SANTANDER.........................................................................................................70
5.1 IDENTIFICACION DE ELEMENTOS ORGANIZACIONALES EN EL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO.....................................................................72
5.1.1 RESPONSABLES EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS 72
5.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO LA GESTIÓN DE COMPRAS......72
5.1.3 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE COMPRAS DE SUMINISTROS
Y SERVICIOS.................................................................................................74
5.2 IDENTIFICACION DE ELEMENTOS ORGANIZACIONALES EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL ALMACENAMIENTO..................................................81
5.2.1 UNIDAD MEDICO-ODONTOLOGICA U.M.O...................................87
5.2.2 CLINICA COMFENALCO.................................................................91
5.2.3 MERCOMFENALCO........................................................................94
5.2.4 LAS SEDES RECREACIONALES....................................................96
5.3 DESCRIPCION DE LA GESTION DE INVENTARIOS EN COMFENALCO
SANTANDER...................................................................................................104

6 DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA DE
GENERAL DEL ABASTECIMIENTO, ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS DE
LA CAJA DE COMPENSACIÓN COMFENALCO SANTANDER.........................106
6.1 DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
DEL ABASTECIMIENTO..................................................................................109
IX9
6.1.1 DISEÑO DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.109
6.1.2 CONSOLIDACIÓN DE LOS PLANES DE COMPRAS...................113
6.1.3 MONITOREO DE LA GESTIÓN DE LAS ORDENES DE
REQUISICIÓN Y ORDENES DE COMPRA.................................................115
6.1.4 COMUNICACIÓN CON LAS DEPENDENCIAS DE LA GESTION DE
COMPRAS....................................................................................................118
6.2 DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
DE ALMACENAMIENTO..................................................................................119
6.2.1 SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LAS BODEGAS.........................121
6.2.2 SENSIBILIZACION Y CAPACITACION..........................................130
6.2.3 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN DE CONSERVACIÓN E
IDENTIFICACION DE LAS BODEGAS DE ALMACENAMIENTO................134
6.2.4 DISEÑO DE UNA FICHA DE CONTROL DE ALMACENES..........144
6.2.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
DEL PRODUCTO.........................................................................................145
6.2.6 IDENTIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL
PRODUCTO.................................................................................................148
6.2.7 IDENTIFICACIÓN DEL USO Y MANIPULACIÓN DE LOS
PRODUCTOS...............................................................................................149
6.2.8 PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENAMIENTO EN LA SEDE RECREACIONAL.................................152
6.2.9 BODEGA DE ADMINISTRACIÓN..................................................155
6.2.10 BODEGA DE INSUMOS QUÍMICOS.............................................162
6.3 DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LA GESTION DE INVENTARIOS DE
COMFENALCO SANTANDER.........................................................................166
6.3.1 DEFINICION DE FACTORES EN LA GESTION DE INVENTARIOS
DE COMFENALCO ......................................................................................167
6.3.2 DISEÑO DE LA INFORMACION DE LA GESTION DE
INVENTARIOS.............................................................................................168
1X0