Die kaufmannische Buchffihrung in der Apotheke Nach bequemem und brauchbarem Verfahren an der Hand eines Beispiels in leicht fa.lllicher Weise dargestellt von Dr. W. Mayer Apotheker Vierte, vermehrte Auflage Berlin Verlag von Julius Springer 1914 ISBN 978-3-642-48512-1 ISBN 978-3-642-48579-4 (eBook) DOl 10.1007/978-3-642-48579-4 AIle Rechte, insbesondere das der "Obersetznng in fremde Sprachen, vorbehalten. Softcover reprint of the hardcover 1st edition 1914 Vorwort zur dritten A.uflage. DaB eine dritte Auflage meines Werkchens tiber die kauf mannische Buchfiihrung in der Apotheke notig wird, beweist den BeifaH, den es in weiten Kreisen der Fachgenossenschaft ge funden hat. Erst ktirzlich schrieb mir der Besitzer einer groBeren Apotheke, der zugleich Fabrikant und GroBhii.ndler ist: "Es war fUr mich eine besondere Freude, Ihre Anleitung fiir die kaufmannische Buchfiihrung in der Apotheke kennen zu lernen, und gebe ich gern mein Urteil dahin ab, daB sie hilt, was das Titelblatt verspricht: eine bequeme und praktische Methode darzustellen. Einen besonderen Vorzug erblicke ich darin, daB sie sich an die seit vielen Jahren tibliche Buchfiihrung in den Apotheken anlehnt and dadurch es den Kollegen wesentlich erleichtert, zu einer richtigen und tibersichtlichen Buchfiihrung zu gelangen." Was ich schon im Jahre 1879 schrieb, kann ich heute nur wiederholen, namlich daB mir meine Buchfiihrung, solange ich eine Apotheke leitete, immer mehr eine liebe Beschaftigung in MuBestanden, als eine Arbeit war. Ein Abend reichte aus, um die aHmonatlichen Eintragungen zu machen, ein Abend, um die vierteljahrlichen tibertragungen in das Journal und in das Hauptbuch auszufiihl'en, und die ganzen AbschluBarbeiten fertigte ich - abgesehen von der Inventur der Waren und Geratschaften, wobei man sich Hilfe nehmen kann - in ein bis zwei Tagen. Die Nachahmangen, die mein Werk inzwischen gefunden hat, waren, wie mir scheint, keine glticklichen. Wli.hrend der Grundgedanke' meines Verfahrens del' war, die von jeher in den Apotheken iiblichen Biicher beizubehalten und nur die sich aus ihnen ergebenden, meist monatlichen Summen streng nach den Regeln del' doppelten Buchfiihrung zu verarbeiten, haben jene sich oft bemiiht, die kaufmannische Buchfiihrung selbst zu ver einfachen odeI' zu verandern. Bei solchem Bestreben muB die BuchfUhrung abel' notwendigerweise unzureichend oder gar falsch werden. Die Kaufleute schreiben sicherlich seit J ahrhunderten keine Zeile mehr in ihren Biichern, als durchaus notig ist. rch hoffe, daB mein Werk auch ferner zahlreiche Kollegen anregen wird, fUr eine gute Buchfiihrung in ihren Apotheken zu sorgen. Den jiingeren Herren mochte ich dringend empfehlen, daB sie, sobald sie einmal in einer grofieren Handelsstadt als Gehilfen tiitig sind, die sich dort wohl stets bietende Gelegenheit, einen Unterrichts-Kursus in del' Buchfiihrung durchzumachen, nicht versaumen. Die Anwendung des Gelernten auf die Apothekenverhii.ltnisse wird ihnen dann mit Hilfe meiner An weisung um so leichter fallen. Stettin, im Januar 1902. Der V erfasser. Vorwort zur vierten Aufiage. In der notwendig gewordenen vierten Auflage meiner Buch fiihrung in der Apotheke habe ich das seit dem Erscheinen der dritten Auflage in Deutschland kraftig entwickelte Scheckwesen und namentlich den Postscheckverkehr beriicksichtigt (siehe Seite 43). fiber die in den letzten J ahren gemachten Vorschlage flir die Buchflihrung in Apotheken konnte ich nur mein friiheres Urteil wiederholen. Auch die amerikanische Buchfiihrung ist empfohlen worden. Bei dieser spart man wohl an der Anzahl der Bucher, aber sie hat die schlimme Eigenschaft, daB man dabei gar zu leicht Buchungsfehler macht. Gegen die after geiibte Verdeutschung der alten Kunstausdriicke liiBt sich fUr nur mit dem Inlande arbeitende Geschafte nichts sagen. Nicht zu loben ist die Fortlassung der hergebrachten Wortchen An und Per (fUr) vor den einzelnen Posten. Gerade durch diese werden Fehler am besten vermieden. Stettin, im Januar 1914. Der Verfasser. Inhal t. 8eite Die Hilfsbficher . . . . . . . . . 1 Begriff der doppelten Buchfiihrung 8 Bucher der doppelten Buchfiihrung 9 Ausfiihrung der Buchungen 10 Abschlutl der Bucher . 16 Beispiel der Buchffihrung. Memorial .... 22 Kassa-Buch. . . . 24 Konto-Korrent-Buch. 26 Journal . . 28 Hauptbuch .... 32 Rohe Bilanz . . . 40 Schlu13-Bilanz (Inventur-Buch) 41 Verschiedenes zur Buchffihrung und zur kaufmiinnischen Tiitigkeit 43 Nachtrag ............ . 54 Die Hilfsbiicher. Es kann vorausgesetzt werden, daB der Leser mit den nach altem Herkommen wohl in jeder Apotheke in irgend einer Form iiblichen Biichern vertraut ist. Diese sind bei dem hier darzu stellenden Verfahren der Buchfuhrung samtlich beibehalten, wenn auch nur als Hilfsbiicher fur die kaufmannische Buchfiihruug. Eine kurze Auffiihrung ohne nahere Besprechung der Einrichtung' mag daher geniigen. 1. Buch, in welchem die tagliche bare Einnahme vermerkt winl. 2. Buch, worin diejenigen Zahlungen vermerkt werden, welche fur Rechnungen aus dem Vorjahre geleistet werden. 3. Buch, worin diejenigen Zahlungen vermerkt werden, welche fUr im Ia ufenden Jahre auf Kredit entnommene Arzneien oder Waren geleistet werden. 4. Buch, in welchem taglich die bare Rezeptur, die Konto Rezeptur und der Konto-Handverkauf eingetragen werden. 5. Buch, in welchem aIle laufenden baren Ausgaben fUr das Geschaft (inkl. Einrichtung und Haus) notiert werden, aus genommen diejenigen Zahlungen, welche an Jemanden ge leistet, werden, mit welchem eine Iaufende Rechnung gefiihrt wird (der ein Konto in dem unten zu besprechenden Konto Korrent-Buch hat und der dahel' fUr jede ihm gemachte Zahlung gleich im Kassa-Buch zu belasten ist). 6. Buch, in welchem aIle laufenden Privatausgaben gebucht werden, ausgenommen wieder solche Zahlungen, weiche an J emanden geleistet ",-erden. mit welchem laufende Rechnung geflihrt wird 1). 1) Da del' Apothekenbegitzel' seine Buchungen alJein zu besorgen pfleg-t, kann el' die Buchungen iiber ~eine pl'ivaten VerMltllisse fiiglich mit del' geschiift lichen Buchfiihl'ung vel'binden. Mayer. Buchfiihrung. 4. Auf!. 1 2 7. Sammlung samtlicher einlaufenden Briefe, Fakturen usw. soweit sie von solchen herriihren, mit den en laufende Rech nung gefiihrt wird. (Diese Sammlung ist am besten mittels eines sogenannten Bibliorhaptes oder Registrators zu bewerk stelligen.) 8. Buch, in welchem am Ende des Jahres alie ausgeschriebenen Rechnungen verzeichnet werden, zunachst nach Buchstaben geordnet und innerhalb der einzelnen Buchstaben nach der Hohe des Betrages. Die Summe aUer Rechnungen miiBte nun eigentlich gleich sein dem sich aus Hilfsbuch 4 ergebenden Konto abziiglich der laut Hilfsbuch 3 geleisteten Zahlungen. Das wird aber in der Praxis nie zutreffen aus mancherlei Ursachen, z. B. Gewahrung kleiner Rabatte, nachtragliche Tax-Anderungen usw. Das Buch muB so eingerichtet sein, daB in einer Kolumne neben jedem Posten das Datum, an welch em er berichtigt wurde, aus Buch 2 iibertragen werden kann. Wiihrend die Bucher 1 und 5 bis 8 gewohnlich vom Besitzer selbst gefiihrt werden, pHegen die Biicher 2 bis 4 meist in der Offizin vom Personale gefiihrt zu werden. 1m Buche 4 werden dann gleich alie Rezepte kopiert und mit laufenden Nummern versehen. Es ist wohl zu empfehlen, daB sich der Geschaftsinhaber aus den Biichern 1 bis 4 in einem besonderen Buche, wie sie seit Jahren im Handel kauflich sind 1). eine iibersichtliche Zusammen steliung des gesamten Apothekenumsatzes macht. Es wird darin vermerkt fUr jeden Tag: 1. Die bare Einnahme und zwar: a) bezahlte Rezepte (aus Buch 4 ersichtlich); b) barer Handverkauf (berechnet aus der gesamten baren Einnahme abziiglich der baren Rezeptur); 2. Konto und zwar: a) unbezahlte Rezepte (aus Buch 4 ersichtlich), die man noch wieder trennen kann in solche fiir Private (a) und fiir Kassen (b); c) Konto-Handverkauf (aus Buch 4); 1) z. B. bei den Firmeu F. M. Lenzner und Wiese & Co. in Stettin. 3 3. Gesamtumsatz; 4. Anzahl der Rezepte, bezahlte, unbezahlte, zusammen (aus Buch 4); 5. Nachzahlungen aus de.m laufenden Jahre (aus Buch 3); 6. Zahlungen fiir Rechnungen aus friiheren J ahren (aus Buch 2). Aile diese Eintragungen nehmen fUr jeden Monat eine Seite des Buches ein, dessen Einrichtung aus dem auf Seite 4 wieder gegebenen Schema ersichtlich ist. Auf einer anderen Seite, am besten rechts neben der ersteren, wird die summarische Zusammenstellung des Monats gemacht, wie aus dem auf Seite 5 gegebenen Schema ohne nahere Erklarung ersichtlich sein wird. Wie aus dem Schema hervorgeht, erhalt man jeden Monat die Summe der AuBenstande, indem man die unbezahlten Rezepte, den unbezahlten Handverkauf und die Aufienstande yom Ende des vorigen Monats addiert und davon die Nachzahlungen des laufen den Monats abzieht. lch habe diese Berechnung in dem Schema stehen lassen, weil sie sich in den kauflichen Biichem dieser Art gewohnlich vorfindet; doch ist sie fUr jeden Apothekenbesitzer, der eine ordentliche BuchfUhrung hat, ganzlich unniitz, da sie sich in seinem Konto-Korrent auf dem Konto fUr "Diverse kleine Debitores" (siehe Konto-Korrent Buch Fol. 3) stets voilstandig vorfindet. Nachdem so auf 12 Doppelseiten die Umsatze der 12 Monate des J ahres eingetragen sind, werden diese wieder auf einer Doppel seite fiir das ganze J ahr zusammengefafit. Es wird geniigen, das Schema abzubilden (siehe Seite 6 und 7). Fiir die darauf vor gesehene und bei ordentlicher Buchfiihrung unnotige Berechnung der Aufienstande gilt das schon oben Gesagte. 1* 4 1 2 3 4 5 6 Bar- Anzahl ., Einnahme Konto Redzeerp te ',S-4 ~'"' ~~->= -;.... .S~, a b Unbezahlte c= ~dS ~0N0 ....d'c"= ;, ":'.>~",:I .~=: S~~~ Ad BReezzaehplttee VHearkndau-f Prfiivai arR tee zeKpotferibp i ro r. VHearkndau-f "~ pS :;~!:'"':q""! P;.~!.","':"0;! r"LaE=! .,Z..d"cQ ;. .,!!-.;=!,; P~= "~l5.:, -..=~..~..... .hi "'J JI( "'J JI( "'J JI( 'Ji'i. df( Q'I}. df( I"'J· uli '''}. df( :~ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Sa. i II I I iI