Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument: Handbuch für Führungskräfte und Personalverantwortliche PDF
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Brigitte Winkler Das Mitarbeitergespräch Helmut Hofbauer h als Führungsinstrument c ä r p Professionelle Mitarbeitergespräche sind für jedes Unternehmen unverzicht- bar. Sie schaffen Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und s Das Mitarbeiter- e bilden die Grundlage für eine produktive Zusammenarbeit. g Dieses Praxishandbuch hilft Verantwortlichen, ihre Gespräche mit Mitarbei- r tern gezielt vorzubereiten, sicher zu führen und fachgerecht zu bewerten. gespräch als e t Alles über institutionelle und anlassbezogene Mitarbeiter- i e Führungsinstrument gespräche (z. B. Zielvereinbarungs-, Beurteilungs- und Ent- b H I G H L I G H T S ! wDeiclekgluantgiosngse-s purnädc hPer,o bAlneemrklöesnunnugnsggse-s upnrädc hKeri,t Gikegsepsrpärcähceh ez,u ar Fehlzeiten und Alkoholmissbrauch) t Handbuch für Führungskräfte und i Tipps zur Führung von schwierigen und emotional aufgela- M denen Gesprächen Personalverantwortliche Empfehlungen für die Einführung von Zielvereinbarungen, s a Leistungsbeurteilungen und variablen Vergütungssystemen D Erfahrungsberichte renommierter Unternehmen (z. B. Ber- telsmann) zur gelebten Praxis ihrer Mitarbeitergespräche r e Dr. Brigitte Winkler, A47-Consulting, berät internationale Organisationen u im Bereich Managementdiagnostik, Personal- und Unternehmensentwick- a b lung (www.a47-consulting.de). f o Helmut Hofbauer ist seit 20 Jahren selbstständiger Berater mit Schwer- H punkt Führungskräfteberatung und -training, Coaching sowie Begleitung / von Veränderungsprozessen (www.hofbauerundpartner.de). r e 4., vollständig überarbeitete Auflage l k n i W ISBN 978-3-446-41606-2 ,!7ID4E6-ebgagc! www.hanser.de Brigitte Winkler/Helmut Hofbauer Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument Brigitte Winkler Helmut Hofbauer Das Mitarbeiter gespräch als Führungsinstrument Handbuch für Führungskräfte und Personalverantwortliche 4., vollständig überarbeitete Auflage Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National bibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de ab rufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches oder von Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Geneh migung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfah ren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung – mit Ausnahme der in den §§ 53, 54 URG genannten Sonderfälle –, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. © 2010 Carl Hanser Verlag München Internet: http://www.hanser.de Lektorat: Lisa HoffmannBäuml Idee und Konzeption: Rudolf Jan Gajdacz, München Redaktion: Dr. Barbara Bichler, Germering bei München Grafiken: © FaRo Marketing GmbH, München, www.faro.de Herstellung: Ursula Barche Umschlaggestaltung: Keitel & Knoch, Kommunikationsdesign, München, unter Verwendung eines Bildmotivs von © GhostFotolia Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell Printed in Germany ISBN 9783446416062 Vorwort Seit dem erstmaligen Erscheinen dieses Buches im Herbst 1999 haben sich Mitar beitergespräche in vielen Organisationen als Führungsinstrument weiter etabliert. Durch die Verzahnung des Instruments mit weiteren wichtigen Prozessen der Per sonalführung (wie z. B. Personalentwicklung, Nachfolgeplanung und Vergütungs fragen) ist es in vielen Unternehmen zum zentralen Instrument zur Strukturierung des Führungsprozesses und des Leistungsmanagements avanciert, jedoch damit auch komplexer und umfassender geworden. Viele Führungskräfte und Personalexperten verfügen inzwischen über ein breites Wissens und Erfahrungsspektrum, wie dieses Instrument im Unternehmen erfolg reich eingeführt und angewandt werden kann. Aber auch Wissenschaftler erforsch ten ausgiebig, unter welchen Bedingungen Mitarbeitergespräche eine hohe Ak zeptanz besitzen, positive Folgeeffekte bei Mitarbeitern erzielen und welche Einflussfaktoren die Qualität von Mitarbeitergesprächen und Leistungsbeurteilun gen erhöhen. Dieses Wissen kann wiederum dafür genützt werden, um die Instru mente selbst, aber auch die Vorbereitung von Mitarbeitern und Führungskräften effektiv zu gestalten. Dieses Buch basiert auf dem inzwischen breiten Erfahrungswissen von Praktikern und Organisationen und auf den Forschungsergebnissen zum gesamten Themen bereich, sowie auf unserer eigenen umfassenden Erfahrung in der Einführung die ser Instrumente. Dieses Buch richtet sich daher an: • Führungskräfte, • Firmeninhaber und • Personalverantwortliche, die sich mit dem Thema der Einführung und Durchführung von Mitarbeitergesprä chen in Organisationen beschäftigen. Dieses Buch ist zwar primär aus der Sicht einer Führungskraft geschrieben, enthält aber auch für Verantwortliche der Arbeitnehmervertretung wertvolle Informatio nen für die Gestaltung von Mitarbeitergesprächssystemen und interessierte Mitar beiter können ebenfalls von konkreten Tipps für die Vorbereitung und Führung der Gespräche profitieren. Inhaltlich deckt diese vierte, völlig neu überarbeitete Auflage des Buches die ge samte Bandbreite der Themen ab, die sich bei der Einführung von Mitarbeiter gesprächssystemen oder bei der Durchführung der Gespräche selbst ergeben: Die behandelten Inhalte erstrecken sich von Tipps zur Gestaltung von anlassbezoge nen Gesprächen, wie z. B. Kritikgesprächen oder Rückkehrgesprächen, bis hin zu Fragestellungen der Konzeption und Implementierung von institutionalisierten Mitarbeitergesprächen mit den Komponenten Zielvereinbarung und Leistungs beurteilung. Es kann daher sowohl als Handbuch zur Einführung wie auch als VI Vorwort Nachschlagewerk für aktuell durchzuführende schwierige Gespräche genützt werden. Im Feedback und in den Rezensionen zu den ersten drei Auflagen wurden beson ders die Verständlichkeit und der hohe Nutzwert für die Praxis hervorgehoben. Diese Leitlinien haben uns auch bei der Überarbeitung und Aktualisierung der vier ten Auflage begleitet. Zu Beginn jeden Kapitels wird eine kurze Übersicht zu den Hauptinhalten gegeben. Jedes Kapitel ist für sich betrachtet eigenständig und kann vom Leser als Nach schlagemöglichkeit verwendet werden. Am Ende jeden Kapitels empfehlen wir weitere Literatur, die zur Vertiefung des Themenbereichs aus unserer Sicht lesenswert ist. Diese Übersicht hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir haben uns vielmehr entschlossen, nur solche Bücher und Fachartikel zu berücksichtigen, die eine hohe Praxisrel evanz und Qua lität aufweisen. Für all diejenigen, die sich noch intensiver mit dem Thema auseinandersetzen möchten, ist am Ende des Buches eine ausführliche Literaturliste mit der von uns für die Erstellung des Buches gesichteten Literatur angeführt. Leser mit wenig Zeit finden am Ende jeden Kapitels eine Zusammenfassung der behandelten Themen unter der Überschrift »Das Wichtigste in Kürze«. Um den Lesefluss nicht zu behindern, haben wir die männliche Schreibweise ge wählt und z. B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dem Begriff »Mitarbeiter« zu sammengefasst. Auf unseren Homepages www.a47consulting.de und www.hofbauerundpartner.de finden Sie Gesprächsleitfäden und Checklisten als pdfDateien zum Herunterladen. Es ist jedoch meist notwendig, Veränderungen an einzelnen Fragestellungen vorzu nehmen, um ein individuelles Gesprächsinstrument für die eigenen Ansprüche zu kreieren. Die interessanten Fallbeispiele in Kapitel 13 eröffnen die Chance, von den Erfahrun gen anderer Organisationen zu lernen, die Mitarbeitergesprächssysteme schon seit mehreren Jahren im Hause etabliert haben. Unser Dank gilt folgenden Firmen und Ansprechpartnern, die sich mit uns über ihre Erfahrungen austauschten und uns damit ermöglichten, diese Beispiele zu erstellen: • Bertelsmann AG, Gütersloh – Dr. Gabriele Becker und Dr. Franz Netta • Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit GmbH (GTZ), Eschborn – Ursula Lauterbach und Paul Soemer • MEAG MUNICH ERGO AssetManagement GmbH, München – Alexander Kaiser • Zollner Elektronik AG, Zandt bei Cham – Hildegard Brunner Dank ihrer Erlaubnis, Auszüge aus ihren im Einsatz befindlichen Instrumenten ab drucken zu dürfen, und ihrer Offenheit, auch über auftretende Problemstellungen und gefundene Lösungsmöglichkeiten zu berichten, können wir in diesem Buch von deren Praxiserfahrungen berichten. Unser Dank geht auch an die Personen, die uns bisher bei den jeweiligen Auflagen des Buches unterstützt haben: Vorwort VII Wir danken unseren »Testlesern«, die uns aus ihrer Sicht als Führungskräfte, Personalspezialisten oder interessierte Laien zu Inhalten des Buches wertvolle Rückmeldung gaben. Es sind unter anderem Andreas Arbogast, Martina Behr, Frederick Berker, Michael Hampel, Dr. Gudrun Jakubeit, Dr. Martin Mühlbauer, Heike Niemeier, Marion SchmidtHuber, Silke Sichert und Lothar Maßmann. Außer dem danken wir Dr. Stefan Dörr, Bettina Habbel, Franz Handwerker, Dr. Ulfried Klebl, Matthias Knott und Dr. Heiko Roehl für die weiterführenden Gespräche zum Thema. Helmut Schwering danken wir besonders für die vielen wichtigen Anregungen zum Themengebiet der Einbindung der Arbeitnehmervertretung und für die rechtliche Beratung. Ebenso dem Team der Faro Marketing GmbH gilt unser Dank für die pro fessionelle Gestaltung der aufgeführten Grafiken. Rudolf Jan Gajdacz danken wir nochmals herzlich für die sprachliche Überarbei tung bei der ersten Auflage. Unser Dank geht auch an Dr. Barbara Bichler, die mit hohem Engagement und kri tischem Blick die sprachliche und inhaltliche Überarbeitung dieser Neuauflage übernahm und damit einen wesent lichen Beitrag zum Erscheinen dieses Buches leistete. Wir danken Martin Janik vom Hanser Verlag, der es uns ermöglichte, dieses Buch herauszugeben und die ersten beiden Auflagen mit seinem Rat begleitete. Lisa Hoff mannBäuml, die die Betreuung der dritten und vierten Auflage übernahm, danken wir für ihren fachlichen Rat, ihre hohe Gesprächsbereitschaft und große Pragmatik bei der Lösung auftretender Fragestellungen. Dieses Buch wäre nicht entstanden, hätten uns nicht unsere Partner Manuela Hof bauer und Dr. Martin Mühlbauer dabei unterstützt. Sie brachten großes Verständ nis auf und hielten uns »den Rücken frei«, damit wir uns auf die Erstellung dieses Buches konzentrieren konnten. Danke dafür! Wir wünschen Ihnen als Leser, dass Sie diesem Buch wertvolle und umsetzbare Anregungen für Ihre jeweilige Tätigkeit entnehmen können und vor allem: Viel Spaß beim Lesen. Dr. Brigitte Winkler Helmut Hofbauer Inhalt Vorwort........................................................... V 1 Was ist ein Mitarbeitergespräch? ................................. 1 1.1 Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?..................... 2 1.2 Nutzen für das Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3 Entwicklung des Mitarbeitergesprächs zum zentralen Führungsinstrument 8 1.4 Fünf Ebenen des Mitarbeitergesprächs.............................. 9 2 Anlassbezogene Mitarbeitergespräche ............................ 15 2.1 Arten anlassbezogener Mitarbeitergespräche ........................ 16 2.2 Vorgehen bei anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen ................ 18 2.3 Verhaltensbedingte Anlässe....................................... 21 2.4 Gespräche zur persönlichen Lebenssituation des M itarbeiters .......... 41 2.5 Organisations- bzw. strukturbedingte Anlässe ........................ 53 2.6 Arbeits- bzw. aufgabenbezogene Anlässe ............................ 63 3 Institutionalisierte Mitarbeitergespräche .......................... 73 3.1 Ziele institutionalisierter Mitarbeitergesprächssysteme ................ 74 3.2 Akzeptanz des Mitarbeitergesprächs ............................... 77 3.3 Bestandteile institutionalisierter Mitarbeitergespräche ................. 81 3.4 Prototypischer Ablauf eines institutionalisierten M itarbeitergesprächs .... 98 4 Ziele formulieren und vereinbaren ................................ 107 4.1 Bedeutung von Zielen ............................................ 108 4.2 Arten von Zielen ................................................ 117 4.3 Gestaltung des Aufgaben- und Zielportfolios ......................... 124 4.4 Entwicklung strategischer Ziele mit der Balanced Scorecard ............ 126 4.5 Zielakzeptanz und Mitarbeitermotivation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 4.6 Typische Fallen bei Zielvereinbarungsprozessen ...................... 134 5 Wahrnehmung ................................................. 143 5.1 Wie wird Wirklichkeit wahrgenommen? ............................. 144 5.2 Wahrnehmungsverzerrungen ...................................... 149 5.3 Verbesserung der Wahrnehmung und Erkennen der eigenen Muster ..... 154 6 Feedback ..................................................... 159 6.1 Feedback: Eine Chance für Entwicklungen ........................... 160 6.2 Feedback geben und nehmen ..................................... 162 6.3 Mögliche Verhaltensweisen nach Feedback und angemessene Reaktion .. 170 6.4 Feedback – Grenzen und Besonderheiten ........................... 172
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