cover idrc final technical re...

370 Pages·2009·6.57 MB·English

The Water
Indonesia
Dialogues
Research and Multistakeholder Dialogues in Indonesia's Water & Sanitation
Final Technical Report
Address of Research Institution:
Secretariat - Jln. Percetakan Negara No. 29
Jakarta Pusat, Indonesia 10560
Telp. [phone]
Fax. [phone]
Email : [email protected]
Indonesia

RESEARCH AND MULTISTAKEHOLDER DIALOGUES IN INDONESIA'S WATER & SANITATION 

Final Technical Report 

By: The Water Dialogues – Indonesia 

Date: June 22, 2009 

Published By: The Water Dialogues – Indonesia 
Location: Jakarta, Indonesia 

IDRC Project Number: 105059‐001 
IDRC Project Title: Water Dialogues‐Indonesia 
Country: Indonesia 

Full Name of Research Institution:  
National Working Group 
The Water Dialogues – Indonesia  

Address of Research Institution: 
Secretariat ‐ Jln. Percetakan Negara No. 29  
Jakarta Pusat, Indonesia 10560 
Telp. [phone] 
 Fax. [phone] 
Email : [email protected] 

Names of the National Working Group Members: 

Riant Nugroho, Alizar Anwar (Jakarta Water Supply Regulatory Body); Hamong Santono, 
Fabby Tumiwa (People's Coalition for the Right to Water, KRuHA); Sutjipto, Job 
Supangkat, Reski Dian Diniari (Indonesian Communication Forum on Drinking Water 
Quality Management, FORKAMI); Lis Novari Trisiane (Jakarta Water Supply Company‐
PAM JAYA); Bernard Lafrogne, Kumala Siregar (PAM Lyonnaise Jaya); Bambang Purwanto 
(BPPSPAM – Ministry of Public Works); Oswar Mungkasa (National Development and 
Planning Agency); Purwoko Hadi, Sukmayeni (Association of Indonesian Water 
Enterprises, PERPAMSI); Budi Widianarko, Wijanto Hadipuro (Soegijapranata University, 
Semarang); Nila Ardianie (Amrta Insitute); Rhamses Simanjuntak, Ria Swarna Putra (PT. 
AETRA); Lina Damayanti (World Bank). 

| i
Indonesia

This report is presented as received from project recipient. It has not been subjected to peer 
review or other review processes. 

This work is used with the permission of : The Water Dialogues‐Indonesia 

Copyright  : 2009, The Water Dialogues‐Indonesia 

Abstract  :  

This report provides information on substantive achievements and lessons learned from the 12‐
month experience of conducting a scoping process of safe water and sanitation management in 
Indonesia. Details of activities are presented in such a way that they support the argument of the 
researcher, namely that scoping processes of complex subjects such as safe water and sanitation 
management requires the combining of conventional research methods and multi‐stakeholder 
reviews. The main finding of the research was that the stakeholders refined the methodology of 
the research and simultaneously guaranteed general acceptance of its outputs. The outputs 
included reviews on a national scale of service expansion, operational efficiency, and quality of 
service,  as  well  as  service  tariffs,  special  programs  to  serve  the  poor,  and  environmental 
conservation. The outcomes were then an ongoing and conducive dialogue of safe water and 
sanitation management stakeholders, the acceptance by the stakeholders of milestones in the 
design of future developments, and the change of attitude in favour of transparent safe water 
and sanitation management, to achieve good governance in providing water and sanitation 
services. 

Keywords  :  

National Safe Water and Sanitation Management, Scoping Process, Multi‐stakeholder Dialogue, 
Staged Research Process, Private Sector Participation 

| ii
Indonesia
CONTENTS 

1  Research Problem 
  1.1  Project Background and Rationale          1 
  1.2  Research Problem              1 

2  Objectives 
  2.1  Initial Objectives              2 
  2.2  Final Objectives               2 

3  Methodology 
  3.1  Selection of Scope, Researcher and Study Units       2 
  3.2  Refining the Methodology           6  

4  Project Activities 
  4.1  Timeline                6 
  4.2  Field Survey in Kota Batam and Kota Bogor        7 
  4.3  National Working Group Meetings          8 
  4.4  Round Table Discussions            9 
  4.5  Publication Research, White Book, and Contextual Analysis    10 

5  Project Outputs 
  5.1  Contextual Analysis              11 
  5.2  White Books                11 
  5.3  Presentations                11 
  5.5  Round table Discussions            11   
  5.6  Policy & Practice              11 

6  Project Outcomes 
  6.1  Lessons Learned              11 
  6.2  Change of Attitude              12 
  6.3  Nation‐wide Scoping Process Approach         12 

7  Overall Assessment 
  7.1  Successful Mapping              12 
  7.2  Research Not Conclusive About PSP          12 
  7.3  Future Research Needed            12 

8  Appendix                  13 
| iii
Indonesia

1. RESEARCH PROBLEM 

1.1 Project Background and Rationale 

  Debates  have  been  marking  the  reform  of  Indonesia's  safe  water  and  sanitation 
management. Private Sector Participation (PSP) was introduced in the 1990s in the absence of a 
national regulatory framework, to the existing Local Drinking Water Company (PDAM) system 
with various obstacles. Differences in terms of regulations and practices occurred across regions 
and local areas, hindering the development of a national discourse, let alone a national standard, 
of safe water and sanitation management services. The introduction of a new law in late 2004 
did not resolve the problem. Dialogues crumbled in the face of disputes about values, lack of 
information, and fear of hardship in open debates. 

  Safe water and sanitation management is one of the Millennium Development Goals 
(MDGs) that Indonesia has agreed to pursue. However, over the past five years, recognition has 
grown that fierce arguments at national and international levels over private sector participation 
in water supply and sanitation are seriously hindering progress towards the MDGs. Recognizing 
that the private sector works across national boundaries, five countries (Brazil, the Philippines, 
South  Africa,  Uganda,  and  Indonesia)  have  joined  the  international  group  of  The  Water 
Dialogues, with the aim of contributing to meeting the MDGs for water and sanitation, through 
series  of  national  multi‐stakeholder  dialogues  and  research  processes,  which  will  examine 
whether and how the private sector can contribute to the delivery of affordable and sustainable 
water supply and sanitation services, especially to poor communities.  

  The Indonesian Water Dialogues process was initiated in 2005, with the establishment of 
the multi‐stakeholder National Working Group (NWG), during a period of intense controversy 
over recent water reforms. Accordingly, one of the two primary focuses of The Water Dialogues – 
Indonesia (WDI) was the factors for success or failure in government management of drinking 
water  supply,  both  with  and  without  PSP.  The  other  was  the  focus  of  prerequisites  for 
successfully implementing PSP that delivers affordable and sustainable access to water and 
sanitation services for poor communities. These foci also guided the national review process. The 
part of this process that was funded by IDRC comprised a scoping study, the design of research 
methodology and terms of reference, the employment of a research team, and the completion of 
a pilot study. 

1.2  Research Problem 

  Much of the success WDI depended on the acceptance of the pilot study as a model of 
integrating research and stakeholder critique in the national review process. To reach that 
quality, the outputs of the research had to be free from the ideological and political biases that 
marked previous efforts to clarify matters of safe water and sanitation management at the 
national level in Indonesia. Therefore, the main problem of this research was an epistemological 
challenge that could only be solved through the multi‐stakeholder dialogues themselves. In 
terms of management, the challenge meant that the research had to be managed in phases, 
growing  step‐by‐step  with  the  participation  of  stakeholders  from  defining  the  objectives, 
designing the research methodology and terms of reference, employing the research team, to 
completing a pilot study and presenting the gathered data, with the ultimate outcome of 
creating a base for further research in mind. The evolution of the research objectives was 
therefore anticipated from the start. 

 | 1
Indonesia

2. OBJECTIVES 

2.1   Initial Objectives 

Prior to the IDRC‐sponsored research, the objective of the Water Dialogues – Indonesia research 
process was fourfold: 
• to provide high‐quality, multistakeholder‐endorsed research for use by governments and their 
partners  in  development,  which  may  inform  future  water  and  sanitation  services  (WSS) 
policies for both public and private sector participation; 
• to decrease conflict amongst sector stakeholders by providing safe spaces in which they can 
explore contentious issues, understand each other's perspectives, share expertise and develop 
mutual respect; 
• to facilitate a more balanced understanding of the roles of the public and private bodies 
amongst the wide range of sector actors by communicating and publishing the findings of the 
multistakeholder research and national working group deliberations to governments, donors, 
civil society, and industry, so that these findings may inform future policies and practices; and 
• to provide information and guidance for others that wish to pursue similar initiatives by 
documenting both the methods and the processes that were required to create and sustain 
effective multistakeholder dialogues, as well as by recording the experiences and the lessons 
learned. 

These objectives directed the research with the purpose of assessing whether and how the 
private sector, from large companies to small informal providers, can contribute to the securing 
of the human right to sustainable and affordable WSS. 

2.2   Final Objectives 

After series of discussions with the stakeholders the research was focused to review performance 
of providers in terms of: 
• Service Expansion: the ability to finance growth of service coverage; 
• Operational Efficiency: the factors of inefficient WSS; 
• Quality of Service: customer relationship management; 
• Service Tariff: the relation of the industry's structure to pricing; 
• Special Program for Serving the Poor: the ability to develop and sustain service to the poor; 
and 
• Environmental Conservation: the balance of exploiting resources and giving back to nature. 

3. METHODOLOGY 

3.1 Selection of Scope, Consultant, and Units of Study  

True  to  its  nature  as  a  multi‐stakeholder  review,  the  design  of  the  research  was  not  a 
straightforward process. Rather, as indicated by the evolution of the objectives, it involved a 
series  of  discussions  with  national,  regional,  and  local,  but  also  international  stakeholders 
(consultants of the Water Dialogues group). 

During the discussions, it was decided by the stakeholders of NWG to use the existing WSS 
standards of the MOHA Decree No. 47/1999 on Guidelines for PDAM. The standards comprise six 
aspects: 
 | 2
Indonesia

• Technical (level of water losses, water quality supplied, continuity of flow, water pressure at 
customer pipe or tap); 
• Customer Service (total population served, idle capacity, water gauge replacement, time 
needed  for  installing  new  connection,  time  needed  to  respond  to  customer  complaint; 
customer satisfaction); 
• Financial (operational cost ratio, personnel cost ratio, energy cost ratio, debt payment capacity 
ratio, short‐term loan repayment ratio, net fixed assets rate of return, operational costs per m3 
of  water  sold,  average  water  price  per  m3,  cost  recovery,  duration  of  billing/account 
receivable); 
• Business Management (quality of Good Corporate Governance implementation); 
• Human Resources (staff per 1,000 connections ratio, productivity level); 
• Access to Water for Poor (ratio of total customers in the low income category against all active 
customers,  ratio  of  total  poor  people  served  against  total  population  of  serviced  area, 
affordability of water for the poor. 

Based on the design, a research consultant was selected. The consultant team was led by Dr 
Khrisna  S.  Pribadi,  Associate  Professor  of  Bandung  Institute  of  Technology  (Faculty  of  Civil 
Engineering  and  Environment),  a  very  experienced  team  leader  of  development  research 
projects. 

To approximate the scope of national review, two WSS providers (one public, one private) were 
selected  as  units  of  study.  With  the  aim  of  comparing  performances  in  terms  of  the 
aforementioned standards, the PDAM Tirta Pakuan of Bogor, West Java and the private company 
of PT Adhya Tirta Batam (ATB), Batam were chosen on the basis of: 
• both were operating in an urban area with a number of customers and citizens of more than 
700,000; 
• ample access to ground water was common in both area, as most of the sources were close to 
the surface; and 
• both had intact WSS, yet Bogor without PSP and Batam with PSP. Therefore, their comparison 
could be expected to highlight the impact of PSP in WSS. 

The consultant defined the data required as follows: 

Performance 
No  Operational Definition 
Indicator 
I  Technical and Operational Aspects 
Ratio of difference between water distributed and water sold per year to 
1  Level of water loss  
water distributed per year 
Quality  of  water 
2  In accordance to the MOHA regulation (focusing on certain parameters) 
supplied 
Continuity  of  water 
3  Duration of water flow per day across the year 
flow  
Water  pressure  at 
4  Average of water pressure at the customers' pipes 
customer's pipe 
II  Customer Service Aspect 
1  Customer satisfaction  Ratings based on customer satisfaction surveys 
Number  of  served 
2  population (scope) of  Ratio of served citizens to total population of the served area 
served area  
 | 3
Indonesia

Performance 
No  Operational Definition 
Indicator 
3  Idle capacity   Level of use of production capacity 
Replacement of water  Ratio (in percent) of units that are replaced in a year to number of gauges 
4 
gauges   at all branches 
New connection lead 
5  Average lead time to install a new connection 
time 
Customer  complaint  Average time needed to respond to customer complaints (counted from 
6 
response time  complaint placement to solution delivery) 
III  Financial Aspect   
Operational  Costs  Ability of operational income to cover operational costs (not including 
1 
Ratio  cost of money and amortization) 
This performance indicator measures the debt payment capacity due, 
Debt  Payment 
2  defined  as  profit  potential  generated  by  the  company  to  meet  its 
Capacity Ratio   
obligations to pay the debt instalments (principal and interest) due.  
This performance indicator measures the capacity level of company to 
Short  Term  Loan 
3  repay short term loan, by calculating through comparison of current 
Repayment Ratio   
asset with company obligations.  
4  Full cost recovery   Ratio of operational income to operational costs 
This indicator measures the capacity level of operational profit that can 
Net Fixed Assets Rate 
5  cover fixed asset value, which is calculated by dividing business operation 
of Return 
profit with fixed asset value.  
Operational Costs per 
6  Costs needed to produce water per cubic meter 
cubic meter  
7  Employee costs ratio  Ratio of employee costs to operational costs per year 
8  Energy costs ratio  Ratio of energy costs to operational costs per year 
Average  price  of 
9  Average price of water sold per cubic meter per year 
water 
10  Collection period  The period of time needed to collected outstanding water bills 
IV  Business Management Aspect 
Good  Corporate 
1  GCG system in place 
Governance 
V  Human Resources Aspect 
Employees/1,000  Ratio of total number of workforce, including outsourced employees that 
1 
connections ratio  helped in the operational activities, compared to total active connections 
2  Productivity  M3 water sold/total employees 
V  Poor people Access Aspect 
Accessibility of  Ratio of number of served poor people and number of total population 
1 
service 1  of the served area 
Accessibility of 
2  Ratio of number of served poor people and number of total customers 
service 2 
The tariffs implemented by the WSS providers were affordable for poor 
people (affordability was defined as in the Minister of Internal Affairs 
3  Affordability of tariff  
Regulation No. 23/2006, namely not exceeding four % of income) and the 
affordability of installing new connections. 

Based on common practices of research, sources of information were distinguished between 
primary and secondary; quantitative and qualitative; as well as internal and external. With this 
 | 4
Indonesia

holistic approach to data gathering, it was expected to obtain enough information to produce the 
required data. 

The information gathering was then classified with the following scheme: 
Source  Measure  Comparison 
Q Q
S
u u
P e
a a
r c
li n
N i o Int Ext
Data  t ti
o  m n er ern
a t
a d nal  al 
t a
r a
i ti
y  r
v v
y 
e  e 
1  Level of water loss     X    X  X   
2  Quality of water delivered  X  X    X  X  X 
3  Continuity of water flow   X  X    X  X  X 
4  Water pressure at customer's pipe  X  X    X  X  X 
5  Customer satisfaction level  X  X  X    X  X 
Number of served population (scope) of serviced  X  X 
6      X  X 
area 
7  Idle capacity    X    X  X   
8  Replacement of water gauge    X    X  X   
9  New installation lead time  X  X  X  X  X  X 
10  Customer complaint response time  X  X  X  X  X  X 
11  Operational Cost Ratio    X    X  X   
12  Debt Payment Capacity Ratio      X    X  X   
13  Short Term Loan Repayment Ratio      X    X  X   
14  Full cost recovery    X    X  X   
15  Net Return on Assets    X    X  X   
16  Operational costs per cubic metre sold    X    X  X   
17  Employee cost ratio    X    X  X   
18  Energy cost ratio    X    X  X   
19  Average price of water per cubic metre    X    X  X   
20  Collection period    X    X  X   
21  Good Corporate Governance    X  X    X   
22  Ratio of employees/1,000 customer connections    X    X  X   
23  Productivity    X    X  X   
24  Affordability of services for poor people 1  X  X    X  X  X 
25  Affordability of services for poor people 2  X  X    X  X  X 
26  Tariff affordability for poor people  X  X    X  X  X 

The document review and the design of the questionnaire was conducted before the field survey. 
The questionnaire was then distributed to consumers of the WSS providers, non‐consumers, and 
to low‐income communities in the served area, on the basis of random sampling. Interviews 
however were targeted at staff‐members of PDAM Tirta Pakuan and ATB that were in charge of 
the aspects of management related to the particular performance indicators. 
 | 5
Indonesia

Sampling of 150 respondents was conducted based on quota sampling, which is a common 
practice of research in Indonesia. Consumers were defined based on the Minister of Internal 
Affair Regulation No. 23/2006, which stated that consumers comprise: (1) Group I, namely those 
that pay a low tariff to fulfill their standard minimum drinking water needs; (2) Group II, namely 
those that pay the basic tariff to fulfill their standard minimum drinking water needs; (3) Group 
III, namely those that pay the full tariff to fulfil their own drinking water needs; and (4) the 
Special Group, which pay a negotiated tariff of drinking water. 

FGDs were conducted to gain wider stakeholder input and information about the perception of 
the WSS in Bogor and in Batam. In Bogor, targeted participants of the FGD were members of the 
NWG,  the  research  consultant,  PDAM  Tirta  Pakuan,  Local  Government,  Media,  Regional 
Parliament, Consumers, and NGOs. In Batam, targeted participants were members of the NWG, 
the research consultant, ATB, the Batam Authority, Local Government, Media, Water Kiosks, and 
Consumers. 

For the segment of low‐income communities, the group interviews method was used. Here, 
interviews  and  target  group  discussions  were  conducted  by  researchers  that  positioned 
themselves as equals to the interviewees and discussants. This position endorsed interactivity, so 
that the results of the appraisal will become more nuanced, richer in detail, and more accurate.   

3.2 Refining the Methodology 

After the consultant presented the results of the field survey, the NWG stakeholders decided that 
it was necessary to enrich the understanding of the performances. The research consultant was 
asked to conduct in‐depth interviews with the WSS providers, to cross‐check and gain additional 
information related to the performances. Selection of indicators of performance to be elaborated 
with the in‐depth interview was conducted by the NWG. 

4. RESEARCH PROJECT ACTIVITIES 

4.1 Timeline 

The period of the research is from April 2008 until May 2009, as described below: 

2008  2009 
No.  Activities 
Apr  May  Jun  Jul  Aug  Sep  Oct  Nov  Dec  Jan  Feb  Mar  Apr  May 
1  NWG Meeting                                           
  ‐ Meeting I                                            
  ‐ Meeting II                                           
  ‐ Meeting III                                           
  ‐ Meeting IV                                           
  ‐ Meeting V                                           
2  Round Table Discussions                                           
  ‐ RTD I                                           
  ‐ RTD II                                           
  ‐ RTD III                                           
  ‐ RTD IV                                           
 | 6