City of Palo Alto Operating Budget.book

510 Pages·2016·9.71 MB·English

FISCAL YEAR 2017
PROPOSED
OPERATING BUDGET
PPUUBLIC TRRUSTT
IMAGINE
ENTERPRRIISSEE
LIVABLE
DIVERSITTYY
SUSTAINABLE
• CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2016 PROPOSED BUDGET 1
INCCLUSIVE

Fiscal Year 2017 Proposed
Operating Budget
City Council
Patrick Burt, Mayor
Gregory Scharff, Vice Mayor
Marc Berman
Tom DuBois
Eric Filseth
Karen Holman
Liz Kniss
Greg Schmid
Cory Wolbach
James Keene, City Manager
Suzanne Mason, Assistant City Manager
Ed Shikada, Assistant City Manager
Lalo Perez, Director of Administrative Services/Chief Financial Officer
David Ramberg & Joe Saccio, Assistant Director of Administrative Services
Kiely Nose, Budget Manager, Office of Management and Budget
Eric Filseth, Finance Committee Chair
•CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2017 PROPOSED BUDGET 1
City of Palo Alto
The government of the City of Palo Alto exists to promote and sustain a
superior quality of life in Palo Alto. In partnership with our community,
our goal is to deliver cost-effective services in a personal, responsive and
innovative manner.
Our Values
Quality
Superior delivery of services
Courtesy
Providing service with respect and concern
Efficiency
Productive, effective use of resources
Integrity
Straight-forward, honest and fair relations
Innovation
Excellence in creative thought and implementation
2 • CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2017 PROPOSED BUDGET

4 • CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2017 PROPOSED BUDGET
TABLE OF
CONTENTS
CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2017 PROPOSED BUDGET 5

TABLE OF CONTENTS
Table of Contents
I Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Transmittal Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Budget Acknowledgments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
City of Palo Alto Organizational Chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Palo Alto at a Glance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
The Budget Process and Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Budget Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
II Citywide Funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Citywide Funds Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Fund Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Citywide Revenues by Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
Citywide Expenses by Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59
Citywide Projected Operating Fund Balance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Citywide Average Salary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
III General Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
General Fund Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69
General Fund Reserves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
General Fund Revenue Descriptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
General Fund Expense by Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
IV Enterprise Funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Enterprise Funds Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Enterprise Fund Reserves. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
V Internal Service Funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Internal Service Funds Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Internal Service Funds Reserves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
VI Special Revenue Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Special Revenue Funds Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
VII Debt Service Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Debt Service Funds Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131
VIII City Departments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
City Attorney . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
City Auditor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
City Clerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
City Council. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
City Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
TABLE OF CONTENTS • CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2017 PROPOSED BUDGET 7
TABLE OF CONTENTS
Administrative Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
General Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Printing and Mailing Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Community Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Golf Course Financials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
Human Service Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Development Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Fire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
Human Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
General Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
General Liabilities Insurance Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Workers' Compensation Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Information Technology. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Office of Emergency Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Office of Sustainability. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Planning and Community Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Police . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Public Works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
General Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Refuse Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361
Storm Drainage Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Wastewater Treatment Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
Airport Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .387
Vehicle Replacement and Maintenance Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Utilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Electric Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Fiber Optics Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .425
Gas Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Wastewater Collection Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Water Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Non-Departmental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
IX Employee Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .473
X General Benefits Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .475
XI Retiree Health Benefit Fund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .479
XII Table of Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .481
Table of Organization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .481
XIII Supplemental Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Financial Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .501
Glossary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
8 TABLE OF CONTENTS • CITY OF PALO ALTO FISCAL YEAR 2017 PROPOSED BUDGET