Church Administration Manual

137 Pages·2014·8.21 MB·English

Church(cid:3)Administration(cid:3)Manual(cid:3)
Table(cid:3)of(cid:3)Contents(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)1(cid:3)–(cid:3)Rebates/Grants/Fundraising(cid:3)
1. GST/HST(cid:3)Rebates(cid:3)(50%)(cid:3)
2. PST(cid:3)Rebates(cid:3)(sanctuary(cid:3)items)/(cid:3)Retail(cid:3)Sales(cid:3)Guide(cid:3)
3. Government(cid:3)Grants(cid:3)
4. Other(cid:3)Fundraising(cid:3)Ideas(cid:3)(sample(cid:3)donation(cid:3)letter)(cid:3)
5. Renting(cid:3)
a. Length(cid:3)of(cid:3)Agreement(cid:3)
b. Rental(cid:3)Price(cid:3)
c. Service(cid:3)Times(cid:3)and(cid:3)Room(cid:3)Locations(cid:3)
d. Liability(cid:3)Insurance(cid:3)
e. Audio(cid:3)Equipment(cid:3)
f. Church(cid:3)Security(cid:3)
g. Other(cid:3)Potential(cid:3)Issues(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)2(cid:3)–(cid:3)Charity(cid:3)Requirements(cid:3)
1. How(cid:3)to(cid:3)Apply(cid:3)for(cid:3)Charity(cid:3)Status(cid:3)
2. T3010(cid:3)Charity(cid:3)Return(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)3(cid:3)–(cid:3)Money(cid:3)Matters(cid:3)
1. Church(cid:3)Offering(cid:3)Information(cid:3)
a. Rules(cid:3)
b. Offering(cid:3)Sheets(cid:3)
c. How(cid:3)to(cid:3)Count(cid:3)
2. Income(cid:3)Tax(cid:3)Receipts(cid:3)
3. Gifts(cid:3)
4. Budgeting(cid:3)
5. Other(cid:3)Stuff(cid:3)
a. Mileage(cid:3)
b. Bookkeeping(cid:3)
c. Supplies(cid:3)(offering(cid:3)envelopes)(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)4(cid:3)–(cid:3)Employee(cid:3)Matters(cid:3)
1. Personal(cid:3)Files(cid:3)
a. Employee(cid:3)information(cid:3)
b. TD1(cid:3)Form(cid:3)
c. Confidentiality(cid:3)sheet(cid:3)
d. Record(cid:3)of(cid:3)Employment(cid:3)
2. Vacation(cid:3)Entitlement(cid:3)
a. 4%(cid:3)of(cid:3)the(cid:3)employee’s(cid:3)gross(cid:3)salary(cid:3)or(cid:3)vacation(cid:3)time(cid:3)
b. Each(cid:3)church(cid:3)should(cid:3)have(cid:3)a(cid:3)written(cid:3)policy(cid:3)
3. Payroll(cid:3)
a. Clergy(cid:3)Residence(cid:3)Deduction(cid:3)T1223(cid:3)
4. Employee(cid:3)Benefits(cid:3)
a. Extended(cid:3)Health(cid:3)Care(cid:3)&(cid:3)Dental(cid:3)Benefits(cid:3)
b. RRSP(cid:3)Contribution(cid:3)
5. Sick(cid:3)Day(cid:3)Policy(cid:3)
6. Personnel(cid:3)Policy(cid:3)Manual(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)5(cid:3)–(cid:3)Church(cid:3)Info(cid:3)
1. Church(cid:3)Journal(cid:3)
a. Wedding(cid:3)
b. Funeral(cid:3)
c. Water(cid:3)Baptism(cid:3)
d. Baby(cid:3)Dedication(cid:3)
2. Insurance(cid:3)Photo(cid:3)Album(cid:3)
3. Church(cid:3)Board(cid:3)Binder(cid:3)
a. Corporate(cid:3)papers(cid:3)
b. List(cid:3)of(cid:3)church(cid:3)activities(cid:3)(with(cid:3)dates(cid:3)&(cid:3)times)(cid:3)
c. List(cid:3)of(cid:3)Board(cid:3)members(cid:3)
d. Board(cid:3)Meeting(cid:3)Minutes(cid:3)
e. Church(cid:3)Policies(cid:3)
4. Building(cid:3)Information(cid:3)
a. Building(cid:3)Insurance(cid:3)&(cid:3)Directors(cid:3)Liability(cid:3)Insurance(cid:3)
b. Fire(cid:3)Extinguisher(cid:3)and(cid:3)Fire(cid:3)Alarm(cid:3)Annual(cid:3)Testing(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)6(cid:3)–(cid:3)Important(cid:3)Contacts(cid:3)
1. Websites(cid:3)
a. Government(cid:3)
b. Charity(cid:3)Law(cid:3)
c. Minister(cid:3)of(cid:3)Labour(cid:3)Publications(cid:3)
2. Telephone(cid:3)Numbers(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)7(cid:3)–(cid:3)Legal(cid:3)Issues(cid:3)
1. Dismissing(cid:3)Staff(cid:3)
2. Protecting(cid:3)your(cid:3)Children’s(cid:3)Program(cid:3)–(cid:3)“Plan(cid:3)to(cid:3)Protect”(cid:3)
3. Honourariums(cid:3)to(cid:3)Preachers/Singers,(cid:3)etc(cid:3)
a. To(cid:3)American(cid:3)Residents(cid:3)
b. T4A(cid:3)–(cid:3)Statement(cid:3)of(cid:3)Pension,(cid:3)Retirement,(cid:3)Annuity(cid:3)and(cid:3)Other(cid:3)Income(cid:3)
c. Church(cid:3)Name(cid:3)Change(cid:3)
i. Change(cid:3)of(cid:3)name(cid:3)form(cid:3)
ii. Minute(cid:3)showing(cid:3)75%(cid:3)membership(cid:3)approval(cid:3)
d. Offer(cid:3)to(cid:3)Purchase(cid:3)Property(cid:3)–(cid:3)Conditions(cid:3)“Schedule(cid:3)A”(cid:3)
(cid:3)
Section(cid:3)8(cid:3)–(cid:3)Helpful(cid:3)Hints(cid:3)
1. Church(cid:3)Calendar(cid:3)Binder(cid:3)
2. Church(cid:3)Directory(cid:3)Binder(cid:3)
3. Credential(cid:3)Matters(cid:3)
a. Application(cid:3)
b. Renewal(cid:3)(annually(cid:3)–(cid:3)due(cid:3)June(cid:3)30th(cid:3)each(cid:3)year)(cid:3)
c. ACLR(cid:3)(annually(cid:3)–(cid:3)due(cid:3)February(cid:3)28th(cid:3)each(cid:3)year)(cid:3)
4. Leaving(cid:3)a(cid:3)Church(cid:3)–(cid:3)Guidelines(cid:3)
(cid:3)