Chefentlastung: Wie Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil optimieren

229 Pages·1991·3.024 MB·German

by  Klaus Rischar (auth.)

Klaus Rischar
Chefentlastung
Klaus Rischar
Chefentlastung
Wie Sie Ihren
persönlichen Arbeitsstil
optimieren
CiABLER
Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Rischar, Klaus:
Chefentlastung : Wie Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil
optimieren / Klaus Rischar. -Wiesbaden: Gabler, 1991
ISBN 978-3-409-19172-2 ISBN 978-3-322-93001-9 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-322-93001-9
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© BetriebswirtschaftlicherVerlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1991
Lektorat: Ulrike M. Vetter
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Umschlaggestaltung: Schrimpf und Partner, Wiesbaden
Satz: Fotosatz Huhn, Maintal
ISBN 978-3-409-19172-2
Vorwort
Viele Menschen, die bei ihrer beruflichen Arbeit unter starkem
Zeitdruck leiden, hoffen, dieses Problem zu bewältigen, wenn sie
sich bestimmte Methoden aneignen. Sie scheitern aber dabei,
weil sie einen wesentlichen Faktor übersehen haben: den Anteil,
den ihre Persönlichkeitsstruktur zu dem Dilemma beiträgt. Wenn
Sie mit Ihrer Zeit rationell umgehen wollen, müssen Sie nämlich
mit Ihren Bemühungen viel tiefer ansetzen: an bisherigen Einstel
lungen, seit Jahren liebgewonnenen Verhaltensweisen, Ihrem Ver
halten gegenüber dem Chef, den Kollegen, Mitarbeitern, Außen
stehenden wie Kunden und Lieferanten.
Sie müssen mit einer genauen Selbstanalyse des eigenen Arbeits
stils beginnen: Es ist wichtig für Sie zu wissen, wie bewußt Sie mit
Ihrer Zeit umgehen, welche Faktoren vor allem Ihre Arbeitslei
stung stören, was Sie dagegen unternommen haben, mit welchem
Erfolg und wie konsequent. Dabei werden Sie nicht selten fest
stellen, wie wenig Sie mit der Zeit gelebt haben: Sie haben kaum
mit Zeitplanung gearbeitet, wenn, dann frustriert Sie der Ver
gleich mit der Wirklichkeit wegen der starken Unterschätzung des
echten Zeit bedarfs. Bei Teilen Ihres kostbaren Zeitbudgets wissen
Sie vielleicht überhaupt nicht, wo sie geblieben sind. Nur die
Wahrheit gegenüber sich selbst bringt Sie weiter, jede Vertuschung
der wirklichen Gegebenheiten läßt Sie mit Ihrem Problem allein:
nicht andere sind es, zum Beispiel der Chef oder die Kunden, die
Ihnen die Zeit stehlen, auch nicht die Zustände, sondern Sie
selbst!
Der Mensch muß wesentliche Prinzipien der Arbeitsökonomie
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beherrschen. Dazu zählen überlegtes Handeln, das Nutzen
brachliegender kreativer Potenz, das disziplinierte Umgehen mit
der Zeit, das Setzen der richtigen Prioritäten.
Rationelles Umgehen mit der Zeit bedeutet stets auch erhöhte
Streßstabilität. Der Hauptstreß wird weder durch besondere Um
stände noch andere Personen erzeugt, sondern den schafft jeder
Mensch sich selbst. Die wichtigsten Ursachen für Streß sind Ehr
geiz, Perfektionismus, das Streben danach, alles zu sehen, zu
kennen, letztlich selbst zu erledigen, niemandem zu trauen außer
dem eigenen Können.
Wie können Sie bei sich rechtzeitig Streß erkennen und sofort
energisch gegensteuern? Wie andere bei der Streßbewältigung
wirkungsvoll unterstützen? Unnötiger Streß entsteht wesentlich
durch die mangelnde Kunst des Neinsagens. Untersuchen Sie,
weshalb Sie sich persönlich mehr Arbeit aufladen, als Sie verkraf
ten können, und weshalb Sie sich trotz negativer Erfahrungen
immer wieder so verhalten.
Es geht bei diesem Punkt der optimalen Zeitnutzung überhaupt
nicht um die Aneignung bestimmter Methoden, sondern allein
um die Einstellung zu sich selbst, anderen gegenüber, der Arbeit,
dem Lebensstil. Ist der Mensch in dieser Hinsicht nicht zu grund
legenden Änderungen bereit, dann können ihm auch wichtige,
sonst erfolgreiche, Möglichkeiten des Zeitgewinns nicht helfen.
Dazu zählen das systematische Lösen von Problemen und die
Verbesserung der Kommunikation.
Das Buch ist so verfaßt, daß es sowohl Vorgesetzte als auch Mitar
beiter, vor allem Sekretärinnen und Assistenten mit Gewinn stu
dieren können. Aus diesem Grund enthält es Abschnitte, wie der
Mitarbeiter seinen Chef noch stärker als bisher entlasten kann,
wie er für ihn Texte liest, Reisen vorbereitet, Unterlagen systema
tisiert.
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Das Kapitel über die optimale Nutzung eines Zeitplanbuches ist
nicht nur für die Chefs gedacht, sondern auch für die engsten
Mitarbeiter, damit sie bestimmte Aufgaben für ihn wahrnehmen
können.
Vorgesetzte erkennen, wie sie Mitarbeiter bei deren Arbeitsorga
nisation nachhaltig unterstützen, sie durch eigenes systemati
sches, kooperatives und verständnisvolles Verhalten vor unnöti
gem Zeitdruck bewahren, durch sachlich angemessenes, motivie
rendes Delegieren zur eigenen Arbeitsentlastung wesentlich bei
tragen können.
Das Besondere an diesem Werk ist, daß alle Methoden der ratio
nellen Arbeitstechnik immer in bezug zum Menschen und seiner
Persönlichkeit gesetzt werden. So bewahrt es davor zu meinen,
es sei zur rationellen Arbeitstechnik ausreichend, eine bestimmte
Methode zu beherrschen. Es verdeutlicht immer wieder, daß es
letztlich auf die Persönlichkeit ankommt.
Das Buch geht zurück auf Erfahrungen in vielen Beratungsge
sprächen mit Einzelpersonen, Seminaren zur rationellen Arbeits
technik, zur Streßbewältigung, zum erfolgreichen Führen, die ich
selbst und meine Mitarbeiter für die verschiedensten Zielgrup
pen in Betrieben, Dienststellen, diakonischen Einrichtungen, bei
Gewerkschaften durchgeführt haben, aber auch auf die eigene
Führungspraxis und die damit verbundene Selbstorganisation.
Ich wünsche Ihnen als Leserin/Leser, daß Sie nach der gründli
chen Lektüre des gesamten Buches oder von Teilen energisch,
konsequent und methodisch richtig, erfolgreich auf Dauer Ihre
Arbeitszeit bedeutend effektiver nutzen und damit viel zufriede
ner als gestern sind und Zeit für sich und andere Menschen ha
ben, die Sie bisher entbehren mußten.
KLAUS RTSCHAR
7
Inhalt
Vorwort ..................................................................
5
1. Grundlagen der notwendigen Selbstanalyse..
15
1.1 Konkrete Zielsetzungen im Berufsleben ............... 15
1.2 Konkrete Zielsetzungen im Privatleben................ 20
1.3 Die Stärke des zielorientierten Vorgehens ............. 22
1.4 Die Kraft zum Neinsagen .................................. 25
1.5 Selbstdisziplin bei der Zeit- und Arbeitsplanung .... 27
2. Durchführung einer genauen Selbstanalyse ...
30
2.1 Systematisierung der eigenen Tätigkeiten
mit Zeiteinschätzung ........................................ 30
2.2 Exakte Analyse eines typischen Arbeitsablaufes .... 30
2.3 Analyse der Schwachstellen ............................... 37
2.4 Zeitverluste und ihre Ursachen ........... ........ ....... 39
2.5 Der erfolgreiche Kampf gegen Zeitfal1en ............. 42
3. Die persönliche Arbeitsgestaltung ...................
44
3.1 Merkmale des eigenen Arbeitsstils .... .................. 44
3.2 Zeitaufwendige Entscheidungsfindung ................. 47
3.3 Ursachen für Leistungshemmungen .................... 49
9
3.4 Anpassung des persönlichen Arbeitsstils an neue
Anforderungen ................................................ 52
3.5 Umsetzung von Lebens- und Berufserfahrung
in die tägliche Praxis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . 54
4. Prinzipien der Arbeitsökonomie .......................
56
4.1 Überlegtes Handeln in jeder Situation ................. 56
4.2 Einsetzen der eigenen unbewußten Kräfte ............ 58
4.3 Nutzen der Phantasie ....................................... 60
4.4 Diszipliniertes Umgehen mit der Zeit .................. 62
4.5 Setzen Sie die richtigen Prioritäten ...................... 66
4.6 Beginnen Sie Ihre Arbeit positiv ......................... 68
5. Schaffung von Streßstabilität ...........................
70
5.1 Klärung des Streßbegriffs ................................. 70
5.2 Subjektiver Streß ............................................ 70
5.3 Biologischer Streß ...................................... ..... 72
5.4 Kognitiver und emotionaler Streß ...................... 73
5.5 Die Bewertung von Streß ................................. 74
5.6 Selbst erzeugter Streß ........................... ........... 76
5.7 Negative Auswirkungen auf die Leistung ............. 81
5.8 Negative Auswirkungen auf das
zwischenmenschliche Verhalten .......................... 83
5.9 Streßbewältigung als soziales Geschehen ............. 87
5.10 Den Chef bei seiner Streßbewältigung
unterstützen ................................................... 88
10
6. Die Kunst des Neinsagens ..............................
90
6.1 Stärke des eigenen Ehrgeizes .. .................... ....... 90
6.2 Angst vor Mißbilligung ihres Chefs ..................... 93
6.3 Übersteigertes Pflichtbewußtsein ........................ 95
6.4 Streben nach Perfektionismus ............................ 97
6.5 Angst vor Konkurrenz ...................................... 98
6.6 Ausweichen vor Konflikten mit anderen .............. 99
7. Zeitgewinn bei der Lösung von Problemen ....
108
7.1 Die Problem-Entdeckung .................................. 108
7.2 Problem-Klärung.... ............... ............ ..... ..... .... 109
7.3 Die Einstimmung auf das Problem ....................... 111
7.4 Das Vorgehen bei der Sammlung von Material ....... 112
7.5 Die Problem-Beurteilung ................................... 113
7.6 Die Ursachenerforschung ................................... 114
7.7 Entwicklung einer speziellen Entscheidungs-
matrix ............................................................ 115
7.8 Das Arbeiten mit dem Entscheidungsbaum ........... 116
8. Verbesserte Kommunikation .............................
118
8.1 Informationsaufnahme ....................................... 118
8.2 Informationsaufnahme und -verarbeitung ............. 122
8.3 Passives und aktives Zuhören ............................. 126
8.4 Die Wahl des richtigen
Kommunikationsmittels .................................... 130
8.5 Der effizienteste Einsatz von Kommunikations-
mitteln ............................................................ 131
11
8.6 Informationsweitergabe .................................... 138
8.7 Die Notwendigkeit eines persönlichen Gesprächs .. 140
9. Die unmittelbare Entlastung des Chefs ...........
142
9.1 Terminplanung undTerminüberwachung .............. 142
9.2 Selbstmanagement mit Hilfe eines Zeitplanbuches . 148
9.3 Reisevorbereitungen ......................................... 151
9.4 Die Vorbereitung von Besprechungen .................. 159
9.5 Die Vorbereitung von Gesprächen und
Verhandlungen ................................................. 170
9.6 Das Abfassen von Protokollen ............................ 172
9.7 Die organisatorische Vorbereitung von Seminaren .. 178
10. Archivaufgaben ...............................................
186
10.1 Das organisierte Gedächtnis ............................ 186
10.2 Die Verwaltung von Literatur .......................... 193
11. Lesen für den Chef .........................................
198
11.1 Das Studium von Unterlagen .......................... 198
11.2 Das Lesen von Texten für den Chef .................. 200
11.3 Das Lesen interner Schreiben .......................... 202
11.4 Die Auswertung von Gerichtsurteilen ............... 205
11.5 Das Auswerten von Tages- und Wochen-
zeitungen ..................................................... 208
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