Business Writing: электронное учебное пособие

212 Pages·2015·4.612 MB·Russian

by  Ермолаева Е.Н., Шведова Е.В.;Рецензенты: Зникина Л. С., доктор педагогических наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков Кузбасского государственного технического университета имени Т. Ф. Горбачева, Лушникова Г. И., доктор филологических наук, профессор кафедры иностранной фил

Министерство образования и науки РФ
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального образования
«Кемеровский государственный университет»
Кафедра английской филологии

Е. Н. Ермолаева, Е. В. Шведова

Business Writing

Электронное учебное пособие
(Тексто-графические учебные материалы)

Кемерово
2015

© Е. Н. Ермолаева, Е. В. Шведова, 2015
© Кемеровский государственный
университет, 2015

ISBN 978-5-8353-1782-0

Об издании – 1, 2, 3
ББК Ш 143.21я-7я73
УДК 821.111.-6 (075.8)
Е 74

Издается по решению редакционно-издательского совета
Кемеровского государственного университета

Рецензенты:
Зникина Л. С., доктор педагогических наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков
Кузбасского государственного технического университета имени Т. Ф. Горбачева;
Лушникова Г. И., доктор филологических наук, профессор кафедры иностранной филологии
и методики преподавания Крымского федерального университета имени В. И. Вернадского

Авторы:
Ермолаева Елена Николаевна – доцент кафедры английской филологии, канд. филол. наук
Шведова Елена Валерьевна – старший преподаватель кафедры английской филологии

Е 74 Ермолаева, Е. Н. Business Writing: электронное учебное пособие: тексто-графические
учебные материалы [Электронный ресурс]: / Е. Н. Ермолаева, Е. В. Шведова; КемГУ. –
Электрон. дан. (4,9 Мб). – Кемерово: КемГУ, 2015. – 1 электрон. опт. диск (СD-ROM).
– Систем. требования: Intel Pentium (или аналогичный процессор других производите-
лей), 500 МГц; 512 Мб оперативной памяти; видеокарта SVGA, 1280x1024 High Color
(32 bit); 5 Мб свободного дискового пространства; операц. система Windows ХР/7/8;
Adobe Reader. – Загл. с экрана.

ISBN 978-5-8353-1782-0

Учебное пособие разработано по дисциплине «Деловое общение» для направления
подготовки Филология. Пособие представляет собой систематизированный курс обучения
основам англоязычного делового общения. В пособии освещаются специфические
особенности ведения личной и деловой переписки на английском языке: типы писем,
композиционные и лингвистические особенности их составления, рассматривается структура
и языковое оформление документов, необходимых для успешного трудоустройства (резюме,
CV, сопроводительное и рекомендательное письма). Теоретические положения, излагаемые в
пособии, сопровождаются практическим материалом: заданиями и упражнениями,
направленными на развитие навыков письменной речи.
Учебное пособие адресовано студентам направления подготовки Филология, а также
может быть полезно для студентов старших курсов языковых факультетов высших учебных
заведений, аспирантов, преподавателей и слушателей курсов повышения квалификации.

© Е. Н. Ермолаева, Е. В. Шведова, 2015
© Кемеровский государственный
университет, 2015
Текстовое электронное издание

Минимальные системные требования:
Компьютер: Pentium 3 и выше, 500 МГц; ОЗУ 512 Мб; 5 Мб на жестком диске;
видеокарта SVGA, 1280x1024 High Color (32 bit); привод CD-ROM
Операционная система: Windows ХР/7/8
Программное обеспечение: Adobe Reader

омер государственной регистрации электронного издания __________.

© Е. Н. Ермолаева, Е. В. Шведова, 2015
© Кемеровский государственный
университет, 2015
3
Введение (Foreword)

Формирование коммуникативной компетентности, представ-
ляющей собой способность человека решать языковыми и неязыко-
выми средствами определенные коммуникативные задачи в раз-
личных сферах и ситуациях общения, является неотъемлемой со-
ставляющей профессиональной подготовки специалистов в области
филологии. В таком контексте освоение навыков делового общения
как разновидности межличностной коммуникации, несомненно,
входит в круг важных и актуальных задач обучения английскому
языку.
Настоящее учебное пособие представляет собой систематизи-
рованный курс обучения письменной деловой коммуникации на
английском языке и предназначено для широкого круга лиц: сту-
дентов языковых факультетов, аспирантов, преподавателей и слу-
шателей курсов повышения квалификации. Освоение материала,
изложенного в пособии, способствует формированию у обучаю-
щихся таких компетенций как:
- способность к коммуникации в письменной форме на ино-
странном языке для решения задач межличностного и межкультур-
ного взаимодействия;
- свободное владение основным изучаемым языком в его лите-
ратурной форме, базовыми методами и приемами различных типов
письменной коммуникации на данном языке.
Структура пособия включает разделы, каждый их которых по-
священ различным типам личной и деловой корреспонденции, тес-
ная взаимосвязь которых обусловливает комплексный характер
предлагаемого подхода. Представленные разделы содержат сведе-
ния, освещающие правила и наиболее эффективные стратегии на-
писания указанных видов письма. В первой части даются основные
правила ведения переписки на английском языке. Вторая часть со-
держит рекомендации по оформлению личной корреспонденции.
Третья часть пособия посвящена особенностям написания деловых
писем разных типов. В четвертой части пособия рассматриваются
правила оформления и написания документов, необходимых для
предъявления работодателям (резюме, CV, сопроводительное
письмо, рекомендательное письмо). В пособии предлагаются раз-
4
личные схемы построения документов, коррелирующие процесс
речемыслительной деятельности отправителя и получателя доку-
мента, и определяющие успешность и эффективность делового со-
трудничества в целом.
Помимо теоретических положений письменного делового
дискурса каждого типа пособие включает значительное количество
примеров и упражнений, нацеленных как на формирование и ак-
тивный тренинг навыков грамотного письма на английском языке,
так и на развитие творческих возможностей обучающихся. Матери-
ал, предлагаемый для изучения, представляет собой образцы бри-
танского и американского вариантов английского языка, что позво-
ляет обучающимся освоить специфику лингвистических явлений
территориальных разновидностей английского языка.
Учебное пособие может быть использовано как на аудиторных
занятиях, так и для организации самостоятельной работы студентов
во внеаудиторное время.

5
Module I

The Basics of

Formal and Informal

Correspondence

6
1.1. Introduction

Correspondence is the general name for written communications
such as emails, memos and letters that you send to specific recipients.
Your goal is to communicate plans, procedures, purchases, and other
matters. You might want to share or ask for information, learn or request
specific actions or influence decisions.
Though nowadays the format for writing has changed, people are
doing as much writing (if not more) than they ever have. Writing effec-
tively allows you to express your ideas clearly and coherently, and it is
an essential part of corresponding with others in the workforce. In the
professional world, being able to write well is a key to being successful
in nearly every field.
Letters and emails in England and other English-speaking coun-
tries are arranged in a certain way, which differs in some respects from
practice in Russia. The layout (arrangement) and the formulas used de-
pend on the type of a letter or an email, personal or business.

1.2. Writing Styles in Letters and Emails

It is important that you use the correct style when writing a letter
or an email. The writing style you should use (i.e. informal, formal or
semi-formal) depends on who you are writing to:
(cid:57) when you are writing to someone you know well (i.e. a close
relative, your best friend, your colleague, etc.), you should use
informal style;
(cid:57) when you are writing to someone you do not know or to some-
one in an authority (i.e. the manager of a hotel, your business
partner, etc.), you should use formal style;
(cid:57) when you are writing to someone you do not know well or
someone you want to be polite and respectful to (i.e. a friend’s
parents, your teacher, etc.), you should use semi-formal style.

The characteristics of formal style in letters and emails are:
(cid:57) a formal greeting/salutation (Dear Mr./Mrs./Ms. Lee, Dear
Sir/Madam, Dear Sirs);
7
(cid:57) formal language (formal expressions, advanced vocabulary,
complex sentences): e.g. I am writing to inquire whether …
(not I want to ask if);
(cid:57) formal linking words and phrases (consequently, however,
therefore, for this reason);
(cid:57) an impersonal tone, i.e. frequent use of the passive: e.g. I can
be contacted (not You can contact me);
(cid:57) the use of polite forms without contractions: e.g. I would be
grateful if ... (not I’d be grateful if), I would like to apply (not
I’d like);
(cid:57) a formal ending (Yours faithfully /Yours sincerely + your full
name).
Colloquial expressions, phrasal verbs, idioms and short forms are
not used in formal style.

The characteristics of informal style in letters and emails are:
(cid:57) an informal greeting/salutation (Dear Alex, Dear Dad, etc.).
An informal email can begin with Hi + your first name, or
simply Hi/Hello;
(cid:57) informal language (colloquial expressions, idioms, phrasal
verbs): e.g. I thought I’d drop you a line; Thanks a million ...;
(cid:57) informal linking words and phrases (but, so, because, and,
etc.);
(cid:57) the frequent use of short forms: e.g. I won’t be able to come
to your party as I’ll be away on a business trip;
(cid:57) pronouns omitted: e.g. Just got your letter and sat down
straight away to tell you what I think;
(cid:57) an impersonal tone, i.e. use of first person (I/We): e.g. I’ve
got great news. I’ve found a new job;
(cid:57) an informal ending (Love, Lots of love, Best wishes, etc. +
your first name).

The characteristics of semi-formal style in letters and emails are:
(cid:57) a formal greeting/salutation (Dear Mr. and Mrs. Baker, etc.);
(cid:57) the use of less colloquial language: e.g. Thank you very much
for your letter (instead of Thanks a million for your letter);
8
(cid:57) less frequent use of short forms, phrasal verbs or idioms: e.g.
I’m writing to request information about ... (instead of I
thought I’d drop you a line to ask about ...);
(cid:57) a respectful, polite tone: e.g. I was wondering if you had ...
(instead of Do you have ...);
(cid:57) a semi-formal ending (Regards, Best wishes, etc. + your full
name).
(From: V. Evans Successful Writing Intermediate, pp. 16-37;
V. Evans Successful Writing Upper-Intermediate, pp. 40-41)
Compare:
Formal: I would be grateful if you could reply at your earliest
convenience.
Semi-formal: I look forward to receiving your reply as soon as
possible.
Informal: I can't wait to hear from you.

WRITING PRACTICE

Exercise 1. Look at the different layouts. Which are used to write
a formal, semi-formal or informal letter? Which one would you use to
write a letter to:
a) someone you know but are not on intimate terms with?
b) a relative?
c) a company manager whose name you know/ don’t know?
d) the authorities?

9
Exercise 2. Read these extracts and say which is a) informal, b)
semi-formal and c) formal. Then, underline the characteristics which
indicate the style in each extract. What is the purpose of writing these
letters? Who are the letters addressed to?

A. Regarding the future opportunities in your field of work, I
would recommend that you consider trying to find a position of greater
seniority. You have already proved yourself to be a highly competent
and effective member of your company, and I believe that you now pos-
sess sufficient skills and experience to tackle the challenge of additional
responsibility.
On the matter of further training, I would suggest that you might
try to upgrade your IT skills to enable you to take advantage of the full
range of modern technology available. There are some very well-run and
useful courses operating locally, at least one of which you should find
appropriate to your needs.

В. If you really hate living in Winkleborough that much, I’d say do
yourself a favour and leave. Don’t hang about either. If you come back
here soon, I’m sure you can find a job without any problem, and you
know you can stay with me until you find yourself a place to live.
Why don’t you pull yourself together and get on with building a
better life back here where you belong? It’s high time you took a few
risks again, like when you were a kid. Get a new job; find some other
stuff to fill your time. Move back here and go for it!

С. Of course, it will be a big change going to live in a different
part of the country, away from your family and all your old friends, but
it need not be as difficult as you seem to think. Why not apply for a
room in a university hall of residence? Everything is provided, and be-
cause you live with a lot of other students, it is easy to make new
friends.
As far as the course goes, I am sure you will manage very well.
The work is at a higher level, but I am certain you’ll enjoy the challenge.
In fact I think you will enjoy the opportunity to study your subject in
depth, so I really think you should give it a try.

1 0