Деловой английский: деловая переписка = Business English: Business Correspondence : учебное пособие

228 Pages·2012·6.386 MB·Russian

by  Воскресенская Е.Г., Фрезе О.В.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. Ф.М. ДОСТОЕВСКОГО

ДЕЛОВОЙ АНГЛИЙСКИЙ: ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА 

BUSINESS ENGLISH: BUSINESS CORRESPONDENCE 

Учебное пособие 

Омск

2012
УДК 802.0
ББК 81.2Англ.–923
Д295

Рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом ОмГУ

Рецензенты:
канд. пед. наук Д.Б. Ковалева
канд. филол. наук С.А. Тихонова

Д295 Деловой английский: деловая переписка = Bu-
siness English: Business Correspondence : учебное по-
собие / сост. Е. Г. Воскресенская, О. В. Фрезе. – Омск : Изд-
во Ом. гос. ун-та, 2012. – 228 с.
ISBN 978-5-7779-1518-4
Цель пособия – развитие иноязычной коммуникативной
компетенции в письменном деловом общении.
Пособие состоит из двух разделов: “Business Letters”, кото-
рый знакомит с основными правилами написания делового пись-
ма, его жанрами и формами, и “Business Reports”, формирующе-
го умения написания разных видов отчетов.
Учебное пособие «Деловой английский: деловая переписка»
предназначено для использования на занятиях по курсам «Анг-
лийский язык» (аспект «Деловая переписка») слушателями Про-
граммы подготовки управленческих кадров для организаций
народного хозяйства Российской Федерации, «Межкультурная
коммуникация в сфере деловых отношений» факультета ино-
странных языков, в рамках общеуниверситетского спецкурса
«Деловая электронная переписка на английском языке», а так-
же будет полезно студентам неязыковых специальностей, изу-
чающим деловой английский язык.
УДК 802.0
ББК 81.2Англ.–923

© Е.Г. Воскресенская, О.В. Фрезе,
составление, 2012
ISBN 978-5-7779-1518-4 © ФГБОУ ВПО «ОмГУ
им. Ф.М. Достоевского», 2012
CONTENTS

ПРЕДИСЛОВИЕ........................................................................................4
PART 1. BUSINESS LETTERS................................................................6
Unit 1. STRUCTURE OF A BUSINESS LETTER.................................6
Unit 2. LETTERS GIVING INFORMATION.......................................20
Unit 3. LETTERS OF REQUEST.........................................................38
Unit 4. LETTERS OF APPLICATION.................................................50
Unit 5. LETTERS OF COMPLAINT....................................................64
Unit 6. REMINDER (COLLECTION) LETTERS................................79
Unit 7. LETTERS OF APOLOGY.........................................................94
Unit 8. MEMORANDUM....................................................................109
REVISION...........................................................................................116
PART 2. BUSINESS REPORTS...........................................................120
Unit 1. STRUCTURE OF A REPORT. PARTS OF A REPORT........120
Unit 2. INFORMATIVE REPORTS....................................................129
Unit 3. PROPOSAL REPORTS...........................................................160
Unit 4. ASSESSMENT REPORTS.....................................................168
Unit 5. SURVEY REPORTS...............................................................176
REVISION...........................................................................................184
ADDITIONAL EXAM PRACTICE........................................................186
APPENDIX 1. Letter Writing Scheme................................................195
APPENDIX 2. Useful language: Letter writing.................................199
APPENDIX 3. Report Writing Scheme...............................................215
APPENDIX 4. Useful language: Report writing................................216
APPENDIX 5. General Impression Mark Scheme.............................220
APPENDIX 6. Linking words and phrases........................................222
BIBLIOGRAPHY....................................................................................227

3
ПРЕДИСЛОВИЕ 

Цель настоящего издания – развитие иноязычной комму-
никативной компетенции в письменном деловом общении, что
включает формирование следующих умений и навыков:
• лексических, грамматических, орфографических в сфере
письменного делового общения (лингвистическая компетенция);
• реализовывать коммуникативные намерения с учетом
социальных факторов в обеих культурах (социолингвистическая
компетенция);
• продуцировать целостные тексты, адресно и логично из-
лагая мысли с учетом целей и намерений коммуникантов (дис-
курсивная компетенция);
• соблюдать социокультурные правила делового этикета
(социокультурная компетенция);
• варьировать речевое поведение в соответствие с конкрет-
ной ситуацией общения (стратегическая компетенция).
В основу пособия положена концептуальная идея о совме-
щении элементов двух существующих сегодня в методике под-
ходов к обучению написанию письменного произведения – под-
ход, ориентированный на продукт, и процессуальный подход.
Мы полагаем, что именно сочетание этих двух подходов позво-
лит сформировать иноязычную коммуникативную компетенцию
студентов в письменном деловом общении.
Исходя из целей обучения в соответствии с системой уров-
ней владения языком Совета Европы, представленных в доку-
менте «Общеевропейские компетенции владения иностранным
языком: Изучение, преподавание, оценка» (Common European
Framework of Reference: Learning, Teaching, Assessment), дан-
ное пособие ориентировано на уровни B 1 (пороговый уровень)
– С 1 (уровень профессионального владения).
Пособие состоит из двух разделов: раздел “Business Letters”
знакомит слушателей с основными правилами написания де-
лового письма, его жанрами и формами; формирует навыки на-
4
писания писем следующих типов: письма запроса информации,
письма, предоставляющего информацию, письма-жалобы, пись-
ма ответа на жалобу, резюме, сопроводительного письма, пись-
ма напоминания об оплате, служебной записки, личного дело-
вого письма; в разделе “Business Reports” представлена инфор-
мация о видах отчетов, их особенностях и структуре; формиру-
ются навыки написания следующих видов отчетов: отчет, пре-
доставляющий информацию, отчет-оценка, отчет-исследование,
отчет-предложение.
В пособии представлено большое количество образцов де-
ловых писем и отчетов, которые послужат для студентов иллю-
страцией основных принципов современной грамотной деловой
письменной коммуникации.
Одной из особенностей пособия является знакомство с ос-
новными схемами логико-композиционного построения текстов
писем и отчетов.
Результат обучения связан с последовательным выполне-
нием предложенного комплекса упражнений, являющихся сред-
ством формирования иноязычной коммуникативной компетен-
ции в письменном деловом общении: подготовительные, услов-
но-коммуникативные и коммуникативные.
Данное учебное пособие предназначено для использова-
ния на занятиях по курсам «Английский язык» (аспект «Дело-
вая переписка») слушателями Программы подготовки управлен-
ческих кадров для организаций народного хозяйства Российской
Федерации, «Межкультурная коммуникация в сфере деловых
отношений» факультета иностранных языков, а также в рамках
общеуниверситетского спецкурса «Деловая электронная перепис-
ка на английском языке».
5
PART 1
Business Letters

Unit 1. STRUCTURE OF A BUSINESS LETTER  

Structure of a letter
There are many parts of the business letter – some required, some
optional. The parts of the business letter follow:
1. Letterhead or Heading
2. Date
3. File Number (optional)
4. Confidential (optional)
5. Inside Address
6. Attention Line (optional)
7. Salutation (optional)
8. Subject Line (optional)
9. Body of the Letter
10. Complimentary Close (optional)
11. Signature
12. Added Information (optional)
13. Postscript (optional)
14. Mailing Instructions (optional)

Letter format
There are many ways to lay out a business letter. The block format
is by far the simplest. Every part of the letter starts at the margin,
with spaces between each part.

Italics Unlimited Letterhead
231 W. 40th Street • Camden, NJ 08618 •
[phone]

August 10, 20XX Date (2–3 spaces)

XXX File Number
6
Terry Lancaster Inside Address
Capital Supply (2–3 spaces)
657 Minden Ct.
Des Moines, Iowa 54687
Attention Line
Attention: President of Capital Supply (2–3 spaces)

Dear Mr. Lancaster: Salutation
(2–3 spaces)
Subject: XXXXXXXX Subject Line

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Body
XXXXXXXXXXXXXX (2 spaces between
paragraphs)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
Complimentary
Sincerely, Close (4 spaces for
signature)
Signature Signature

Joan McAllister Typed Name
(2–3 spaces)
JFM: eer
Additional
P.S. XXXXXXXXXX Information
Postscript
XXXXXXXXXXX Mailing Instructions

Date
Be careful with the date! In Britain, they write the day first, but
in the United States they write the month first. This means:

12.06.11 the twelfth of June (Great Britain)
the sixth of December (United States)

So write the date like this:
12 June 1987 (Great Britain) or June 12, 1987 (United States)
And then everybody will know what you mean. Remember to use a
capital letter for the month. You do not have to write th, rd, nd or
st after the day.

7
How would you write these dates in a letter?
a) Jan, 16th, 1988 c) 6/11/87 (UK) e) 21.1.88
b) 23rd March 1988 b) 09-07-87 (USA) f) 04.08.87(USA)

Salutation and Complimentary Close
Here are some ways to open a letter.
Dear Sirs / Ladies to a company
and Gentlemen
Dear Sir to a man if you do not know his name
Dear Madam to a woman if you do not know her name
Dear Sir or Madam to a man or a woman you do not know
Dear Mr Smith to a man
Dear Mrs Smith to a married woman
Dear Miss Smith to an unmarried woman
Dear Personnel Director to a person if you do not know his or
her name, but know the title
To Whom It May Concern if you do not know whom to address

Note: It is wrong to open a letter with “Dear Mr John” or “Dear
Mr John Smith”.
Unless you know that a woman prefers to be called Miss or
Mrs, use Ms.

The way you close a letter depends on how you open it.

Dear Sirs/Sir/Madam – Yours faithfully
Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Smith – Yours sincerely
Dear John – Best wishes

Parts of a letter
Most letters have three parts.
Dear …

An opening
This says why you are writing.

The main message
This gives the details.
8
The close
This usually talks about the future.

Yours faithfully/sincerely etc.

Each part is usually a separate paragraph but the main message
can be more than one paragraph if you are writing about more
than one subject.

USEFUL LANGUAGE

To begin a letter:
• We are writing to enquire about …
• We are writing in connection with …
• We are interested in … and we would like to know …

To answer a letter:

asking if …
Thank you for your letter of (date), enquiring about …
We have received your letter of (date), enclosing …
concerning …

To end a letter:
• I look forward to receiving your reply/order/products/etc.
• Looking forward to hearing from you.
• I hope that this information will help you.
• Please contact me/Please feel free to contact me/ Please let
me know if you need any further information

PRACTICE

1. Choose the correct close from the box for each of the
openings (a-g).

Best wishes Yours faithfully Yours sincerely

a) Dear Mrs Wilson d) Dear Mr Gonzalez g) Dear Sirs
b) Dear Madam e) Dear Susanna
c) Dear Ms Hemsuchi f) Dear David

9
2. Look at the different layouts. Which are used to write a
formal, semi-formal or informal letter? Which one would you
use to write a letter to a) someone you know but are not on
intimate terms with? b) a relative? c) a company manager
whose name you know/don’t know? d) the authorities?
A B C
Dear Margot, Dear Mr and Mrs Dear Mr Ford,
Love, Connelly,
Chris Yours sincerely,
Best Wishes, Adam Clayton
Alberto Ponti Adam Clayton
D E
Dear Sir/Madam, Dear Sirs,

Yours faithfully, Yours faithfully,
Helen Perkins Jessica Collins
Helen Perkins Jessica Collins

3. How would you start these letters? Don’t forget about
ways to begin a letter.
• We are writing to enquire about …
• We are writing in connection with …
• We are interested in … and we would like to know …

asking if …
Thank you for your letter of (date), enquiring about …
We have received your letter of (date), enclosing …
concerning …

a) You want to know the prices of some air conditioners.
b) You saw an advertisement in the newspaper yesterday and
you want further information.
c) You want to know if the company you are writing to organ-
izes business conferences in Malaysia.

How would you start your reply in these situations?
a) A company wrote to you on 23 July. They wanted to know if
you sell photocopiers.
b) A company sent you a fax on 3 June. They wanted to know if
you were going to the marketing conference in London.
10