Bürowirtschaft: Ein Lehr- und Arbeitsbuch mit praktischen Fällen für die Ausbildung in Büroberufen

177 Pages·1980·4.33 MB·German

by  Dipl.-Volksw./Dipl.-Hdl Jo Appel

Appel/Riihling • Biirowirtschaft
Dipl. -Volksw.lDipl. -Hdl. Jo Appel
Staad. gepr. Betriebsw. Helga Riihling
Biirowirtschaft
Ein Lehr- und Arbeitsbuch
mit praktischen Fallen
fUr die Ausbildung in Biiroberufen
© 1980 Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden
Umschlaggestaltung: H. Koblitz, Wiesbaden
Satz und graflSche Gestaltung: Giinter Hartmann, Nauheim
Aile Rechte vorbehalten. Auch die fotomechanische Vervie1fattigung des Werkes (Fotokopie, Mikro
kopie) oder von Teilen daraus hedarf der vorherigen Zustimmung des Veri ages.
ISBN-13: 978-3-409-97261-1 e-ISBN-13: 978-3-322-85452-0
DOl: 10.1007/978-3-322-85452-0
Vorwort
"Wenn Du einmal Erfolg hast, kann das Zufall sein.
Wenn Du zweimal Erfolg hast, kann das Gluck sein.
Wenn Du dreimal Erfolg hast, ist es FLEISS und TOCHTIGKEIT."
Dieses Sprichwort aus der Normandie zeigt eines sehr deutlich: Ein tiichtiger, ein erfolg
reicher Mensch wird nicht geboren, er wird gemacht, und zwar durch sich selbst. Ja, er
lernt, trainiert, hat Selbstdisziplin und - FLEISS.
Das vorliegende Lehr- und Arbeitsbuch der Burowirtschaft ist fur kaufmannische Auszu
bildende gedacht, die anhand praxisnaher FaIle lernen mochten. Wir haben uns bemuht,
der Theorie nur die Bedeutung zukommen zu lassen, die erforderlich ist, urn im Arbeits
leben erfolgreich burowirtschaftliche FaIle losen zu konnen. Wir wenden uns mit diesem
Lehr- und Arbeitsbuch aber auch an all iene, die ihre burowirtschaftlichen Kenntnisse und
Fertigkeiten systematisieren oder ausbauen mochten.
Wir wunschen allen Lesern unseres Buches, daB Sie mit Fleig, Ausdauer, Interesse - und
mit einem Kugelschreiber versehen, die nachfolgenden Seiten "bearbeiten".
Vie I Freude und Erfolg!
Die Verfasser
5
Inhaltsverzeichnis
1. Kapitel: Organisation des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufes
1. Zeitfallen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 12
2. Zeitanalyse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 14
3. Arbeitsverhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 15
4. Sich Ziele und Prioritiiten setzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 18
5. Hilfsmittel des Arbeitsablaufs: Checklisten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 19
6. Organisation des Arbeitsplatzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 20
7. Obungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 22
2. Kapitel: Postbearbeitung
1. Sendungsarten und Versendungsformen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 27
1.1 Erlauterung der fUr den Kaufmann wichtigsten Sendungsarten .......... , 28
1.2 Erlauterung der fUr den Kaufmann wichtigsten Versendungsformen . . . . . .. 31
2. Behandlungsvermerke. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 34
2.1 Behandlungsvermerke erlautem (Obung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 3S
3. Bearbeitungsvorgange und Organisationshilfsmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 37
4. Portokosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 40
5. Obungen ................................................. 42
3. Kapitel: Betriebliche Kommunikation
1. Der betriebliche InformationsfluB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 48
2. Kommunikationsmittel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 49
2.1 Telefon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 49
2.2 Telex ................................................ 53
2.3 Schriftverkehr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 55
3. Obungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 64
4. Kapitel: Terminplanung und -kontrolle
1. Hilfsmittel und Techniken bei der Arbeit mit Terminen . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73
1.1 Terminkalender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73
1.2 Termintafeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
1.3 Terminmappe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
2. Obungen ................................................. 76
7
5. Kapitel: Registratur (I1Iformatio1lsspeicberu1lg)
1. Was versteht man untcr dem Begriff "Schriftgut"? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86
2. Wit lange solI welches Schriftgut aufbewahrt werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86
3. Ordnungsweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 88
4. Registraturartcn ........................ '.' . . . . . . . . . . . . . . . . .. 94
5. Ort der Ablagc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 96
6. Obungen ................................................. 97
6. Kapitel: Reprogra[re
1. Verviclfiltigungen ........................................... 105
1.1 Umdruckverfahren. ....................................... 106
1.2 Matrizcnverfahren ............... '.' ....................... 107
1.3 Biirohochdruckverfahren. ................................... 107
1.4 Offsctverfahren .......................................... 108
2. Kopierverfahren ............................................ 112
2.1 Fotokopie (NaBkopie) ..................................... 112
2.2 Thermo-oder Wirmekopie .................................. 113
2.3 Xerografie oder elektrostatische Kopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
3. Kosten der Reprografie ........................................ 11 5
4. Innerbetriebliche Organisation der Reprografie ......................•. 118
5. Gesctzliche Grundlagen der Reprografie ............................. 119
6. Obungen ................................................. 120
7. Kapitel: Vordruckwese1l
1. Rationelle Vordruckgestaltung ................................... 125
2: Obungen ................................................. 126
8. Kapitel: Statistiscbe Arbeite1l
1. Welchen Zweck hat eine Statistik? ................................ 134
2. Aufbau ciner Tabelle ......................................... 135
3. Die grafische Darstellung. ...................................... 136
3.1 Das Kreisdiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
3.2 Das Beziehungsdiagramm ................................... 138
3.3 Das Stab-oder Siulendiagramm ............................... 139
4. Obungen ................................................. 139
8
9. Kapitel: Dienst-und Gescbiiftsreisen
1. Reisevorbereitung ........................................... 147
2. Zusammenstellen der Reiseunterlagen .............................. 149
3. Reisekostenabrechnung ....................................... 150
4. Obungen ................................................. 154
10. Kapitel: Konferenzen und Besprecbungen
1. Besprechungs-bzw. Konferenzvorbereitung .......................... 160
2. Besprechungs-bzw. Konferenzdurchfiihtung .......................... 165
3. Nachbereitung einer Konferenz bzw. einer Besprechung .................. 166
4. Das Protokoll .............................................. 167
4.1 Was ist ein Protokoll? ..................................... 167
4.2 Protokollarten .......................................... 167
4.3 Protokollrahmen ......................................... 168
5. Ergebnisiiberpriifung ......................................... 170
6. Obungen ................................................. 171
Sachregister . . . . . . . . . . . . . . . .................................. 177
9
t. Kapitel
Organisation des Arbeitsplatzes
und des Arbeitsablaufes
rl I
Lemziele:
Was sollen Sie nach der Bearbeitung des folgenden Kapitels konnen?
1. Zeitfallen und ihre Ursachen nennen
2. Zeitanalyse durchfiihren
3. Sich selbst Ziele und Prioritaten setzen konnen
4. Das eigene Arbeitsverhalten analysieren
5. Den eigenen ArbeitspIatz und ArbeitsabIauf
organisieren
11
Wir alle stehen unter einem bestimmten Druck, zu einer festgesetzten Zeit ein Ergebnis
vorweisen zu mussen. Diesem "StreB" kann sich heute kaum mehr jemand entziehen;
selbst Schiller leiden in starkem MaBe daran, ihre Zeit vernunftig "auszukaufen". Jeder,
der im Arbeits- oder LernprozeB eingespannt ist, muB darauf achten, wie er sein nicht un
begrenzt verfiigbares "Zeitkapital" einsetzt.
Der Auszubildende besucht die Berufsschule, den Werkunterricht, wird in den Fachabtei
lungen des Ausbildungsbetriebes unterwiesen. Dies a11es erfordert Zeit, auch den Einsatz
von "Frei-Zeit", wenn alles griindlich nach- und vorbereitet werden sol1. Wer erfolgreich
sein will, investiert von seinem kostbaren Zeit-Kapital, aber er uberlegt auch, ob er dieses
Kapitel giinstig - also okonomisch - einsetzt. Nur wenn Sie jetzt sagen: "Ich habe genu
gend Zeit" - konnen Sie dieses Kapitel uberschlagen . .. Wenn Sie jedoch Probleme da
mit haben, Ihre Zeit vernunftig einzusetzen, dann sol1ten Sie diese Zeilen aufmerksam
weiterlesen.
Wir mochten Ihnen Zeitfa11en aufzeigen und Anregungen dazu geben, wie Sie mehr Zeit
fiir das Wichtige eriibrigen konnen. Wir mochten Ihnen auch Tips fur Ihre Arbeitsplanung
und -organisation geben. Irgendwann einmal werden Sie sich auf eine AbschluBpriifung
vorbereiten mussen: wie teilen Sie Ihren Tag ein? Wie planen Sie Ihre Priifung? Immer
steht Ihnen der Faktor Zeit als Begrenzung im Wege - lernen Sie, diese Begrenzung zu
meistern!
Bei den folgenden Ausfiihrungen kommt es sehr darauf an, daB Sie mitmachen - sonst
nutzen Sie Ihre Zeit nicht optimal. Halten Sie deshalb den Bleistift bereit, urn wirklich
mitzuarbeiten.
1. Zeitfallen
Wir haben schon gehort, daB Zeit ein wichtiges Kapital ist. Wie bei anderen wertvollen
Dingen, lauern auch hier zahlreiche Gefahren, ja Anschliige auf dieses Zeitkapital. Kennen
Sie Ihre Zeitfa11en, Ihre Zeitverschwender, Ihre Zeitdiebe? Machen Sie sich das einmal
vollig klar, wer oder was immer dann eintritt, wenn Sie sagen: "Jetzt brauche ich Ruhe"
oder "Heute darf nichts dazwischenkommen - ich muB dies zu Ende machen. "
Nun - meistens kommt etwas dazwischen: ein Zeitdieb. Sie kennen doch das Motto:
"Gefahr erkannt - Gefahr gebannt!" Deshalb wollen wir uns einmal dieser Gefahr beson
ders zuwenden und sie uns plastisch vor Augen fiihren, bevor wir Losungen besprechen.
Bitte fullen Sie zuniichst einmal die nachfolgende O'bersicht aus. (S. 13)
Sie haben es jetzt vie11eicht schwarz auf weiB, daB auch in Ihrem Leben Zeitfallen existie
reno Vielleicht erinnern Sie sich nicht mehr so ganz genau daran, was vor einer Woche war;
wichtig ist jedoch, daB Sie sich die Ursachen der Storung klarzumachen versuchen. Dazu
mochten wir Ihnen ebenfalls einige Hilfen geben.
12