Bürowirtschaft: Ein Lehr- und Arbeitsbuch mit praktischen Fällen für die Ausbildung in Büroberufen

176 Pages·1991·3.23 MB·German

by  Dipl.-Vw./Dipl.-Hdl. Jo Appel

AppellRühling· Bürowirtschaft
Dipl.-Vw.lDipl.-Hdl. Jo Appel
Staatl. gepr. Betriebsw. Helga Rühling
Bürowirtschaft
Ein Lehr- und Arbeitsbuch
mit praktischen Fällen
für die Ausbildung in Büroberufen
2., durchgesehene Auflage
GABLER
Die Deutsche Bibliothek -CIP-Einheitsaufnahme
Appel, Jo:
Bürowirtschaft: e. Lehr-u. Arbeitsbuch mit prakt. Fällen für d.
Ausbildung in Büroberufen I Jo Appel; Helga Rühling. - 2.,
durchges. Aufl. -Wiesbaden: Gabler, 1985
(Gabler-Schulbuch)
ISBN 978-3-409-97262-8 ISBN 978-3-322-93076-7 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-322-93076-7
NE: Rühling, Helga:
1. Auflage 1980
2. Auflage 1986
Unveränderter Nachdruck 1991
Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International.
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1991
Lektorat: Brigitte Stolz-Dacol
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tigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daß solche Namen im Sinne der Waren
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werden dürften.
Satz: Henninger Satz, Wiesbaden
ISBN 978-3-409-97262-8
Vorwort
"Wenn Du einmal Erfolg hast, kann das Zufall sein.
Wenn Du zweimal Erfolg hast, kann das Glück sein.
Wenn Du dreimal Erfolg hast, ist es FLEISS und TÜCHTIGKEIT."
Dieses Sprichwort aus der Normandie zeigt eines sehr deutlich: Ein tüchtiger, ein erfolg
reicher Mensch wird nicht geboren, er wird gemacht, und zwar durch sich selbst. Ja, er
lernt, trainiert, hat Selbstdisziplin und - FLEISS.
Das vorliegende Lehr- und Arbeitsbuch der Bürowirtschaft ist für kaufmännische Auszu
bildende gedacht, die anhand praxisnaher Fälle lernen möchten. Wir haben uns bemüht,
der Theorie nur die Bedeutung zukommen zu lassen, die erforderlich ist, um im Arbeits
leben erfolgreich bürowirtschaftliche Fälle lösen zu können. Wir wenden uns mit diesem
Lehr- und Arbeitsbuch aber auch an all jene, die ihre bürowirtschaftlichen Kenntnisse und
Fertigkeiten systematisieren oder ausbauen möchten.
Wir wünschen allen Lesern unseres Buches, daß sie mit Fleiß, Ausdauer, Interesse - und
mit einem Kugelschreiber versehen, die nachfolgenden Seiten "bearbeiten".
Viel Freude und Erfolg!
Die Verfasser
5
Inhaltsverzeichnis
1. Kapitel: Organisation des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufes
1. Zeitfallen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 12
2. Zeitanalyse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 14
3. Arbeitsverhalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 15
4. Sich Ziele und Prioritäten setzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 18
5. Hilfsmittel des Arbeitsablaufs: Checklisten .......................... , 19
6. Organisation des Arbeitsplatzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 20
7. Übungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 22
2. Kapitel: Postbearbeitung
1. Sendungsarten und Versendungsformen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 27
1.1 Erläuterung der flir den Kaufmann wichtigsten Sendungsarten . . . . . . . . . .. 28
1.2 Erläuterung der flir den Kaufmann wichtigsten Versendungsformen . . . . . .. 31
2. Behandlungsvermerke. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 34
2.1 Behandlungsvermerke erläutern (Übung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 35
3. Bearbeitungsvorgänge und Organisationshilfsmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 37
4. Portokosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 40
5. Übungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 42
3. Kapitel: Betriebliche Kommunikation
1. Der betriebliche Informationsfluß. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 48
2. Kommunikationsinstrumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 49
2.1 Telefon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 49
2.2 Telex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 53
2.3 Schriftverkehr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 55
3. Übungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 65
4. Kapitel: Terminplanung und -kontrolle
1. Hilfsmittel und Techniken bei der Arbeit mit Terminen. . . . . . . . . . . . . . . . .. 73
1.1 Terminkalender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73
1.2 Termintafeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
1. 3 Terminmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
2. Übungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 76
7
5. Kapitel: Registratur (Informationsspeicherung)
1. Was versteht man unter dem Begriff "Schriftgut"? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86
2. Wie lange soll welches Schriftgut aufbewahrt werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86
3. Ordnungsweisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 88
4. Registraturarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 94
5. Ort der Ablage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 96
6. Übungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 97
6. Kapitel: Reprografie
1. Vervielfältigungen ........................................... 105
1.1 Umdruckverfahren. ....................................... 106
1.2 Matrizenverfahren ........................................ 107
1.3 Bürohochdruckverfahren. ................................... 107
1.4 Offsetverfahren .......................................... 108
2. Kopierverfahren ............................................ 112
2.1 Fotokopie (Naßkopie) ..................................... 112
2.2 Thermo-oder Wärmekopie .................................. 113
2.3 Xerografie oder elektrostatische Kopie .......................... 113
3. Kosten der Reprografie ........................................ 115
4. Innerbetriebliche Organisation der Reprografie ........................ 118
5. Gesetzliche Grundlagen der Reprografie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 119
6. Übungen ................................................. 120
7. Kapitel: Vordruckwesen
1. Rationelle Vordruckgestaltung ................................... 125
2. Übungen ................................................. 126
8. Kapitel: Statistische Arbeiten
1. Welchen Zweck hat eine Statistik? ................................ 135
2. Aufbau einer Tabelle ......................................... 136
3. Die grafische Darstellung. ...................................... 137
3.1 Das Kreisdiagramm ....................................... 138
3.2 Das Beziehungsdiagramm ................................... 138
3.3 Das Stab-oder Säulendiagramm ............................... 139
4. Übungen ................................................. 140
8
9. Kapitel: Dienst-und Geschäftsreisen
1. Reisevorbereitung ........................................... 147
2. Zusammenstellen der Reiseunterlagen .............................. 149
3. Reisekostenabrechnung ....................................... 150
4. Übungen ................................................. 154
10. Kapitel: Konferenzen und Besprechungen
1. Besprechungs-bzw. Konferenzvorbereitung .......................... 160
2. Besprechungs-bzw. Konferenzdurchfiihrung .......................... 165
3. Nachbereitung einer Konferenz bzw. einer Besprechung .................. 166
4. Das Protokoll .............................................. 167
4.1 Was ist ein Protokoll? ..................................... 167
4.2 Protokollarten .......................................... 167
4.3 Protokollrahmen ......................................... 168
5. Ergebnisüberprüfung ......................................... 170
6. Übungen ................................................. 171
Sachregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
9
1. Kapitel
Organisation des Arbeitsplatzes
und des Arbeitsablaufes
I
~ Lernziele:
Was sollen Sie nach der Bearbeitung des folgenden Kapitels können?
1. Zeitfallen und ihre Ursachen nennen
2. Zeitanalyse durchführen
3. Sich selbst Ziele und Prioritäten setzen können
4. Das eigene Arbeitsverhalten analysieren
5. Den eigenen Arbeitsplatz und Arbeitsablauf
organisieren
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Wir alle stehen unter einem bestimmten Druck, zu einer festgesetzten Zeit ein Ergebnis
vorweisen zu müssen. Diesem "Streß" kann sich heute kaum mehr jemand entziehen;
selbst Schüler leiden in starkem Maße daran, ihre Zeit vernünftig "auszukaufen". Jeder,
der im Arbeits- oder Lernprozeß eingespannt ist, muß darauf achten, wie er sein nicht
unbegrenzt verfügbares "Zeitbudget" einsetzt.
Der Auszubildende besucht die Berufsschule, den Werkunterricht, wird in den Fachabtei
lungen des Ausbildungsbetriebes unterwiesen. Dies alles erfordert Zeit, auch den Einsatz
von "Frei-Zeit", wenn alles gründlich nach- und vorbereitet werden soll. Wer erfolgreich
sein will, investiert von seinem kostbaren Zeit-Kapital, aber er überlegt auch, ob er dieses
Kapitel günstig - also ökonomisch - einsetzt. Nur wenn Sie jetzt sagen: "Ich habe genü
gend Zeit" - können Sie dieses Kapitel überschlagen. .. Wenn Sie jedoch Probleme da
mit haben, Ihre Zeit vernünftig einzusetzen, dann sollten Sie diese Zeilen aufmerksam
weiterlesen.
Wir möchten Ihnen Zeitfallen aufzeigen und Anregungen dazu geben, wie Sie mehr Zeit
für das Wichtige erübrigen können. Wir möchten Ihnen auch Tips für Ihre Arbeitsplanung
und -organisation geben. Irgendwann einmal werden Sie sich auf eine Abschlußprüfung
vorbereiten müssen: Wie teilen Sie Ihren Tag ein? Wie planen Sie Ihre Prüfung? Immer
steht Ihnen der Faktor Zeit als Begrenzung im Wege - lernen Sie, diese Begrenzung zu
meistern!
Bei den folgenden Ausführungen kommt es sehr darauf an, daß Sie mitmachen - sonst
nutzen Sie Ihre Zeit nicht optimal. Halten Sie deshalb den Bleistift bereit, um wirklich
mitzuarbeiten.
1. Zeitfallen
Wir haben schon gehört, daß Zeit ein wichtiges Kapital ist. Wie bei anderen wertvollen
Dingen, lauern auch hier zahlreiche Gefahren. Kennen Sie Ihre Zeitfallen, Ihre Zeitver
schwender, Ihre Zeitdiebe? Machen Sie sich das einmal völlig klar, wer oder was immer
dann eintritt, wenn Sie sagen: .. Jetzt brauche ich Ruhe" oder "Heute darf nichts dazwi
schenkommen - ich muß dies zu Ende machen."
Nun - meistens kommt etwas dazwischen: ein Zeitdieb. Sie kennen doch das Motto:
"Gefahr erkannt - Gefahr gebannt!" Deshalb wollen wir uns einmal dieser Gefahr beson
ders zuwenden und sie uns plastisch vor Augen führen, bevor wir Lösungen besprechen.
Bitte füllen Sie zunächst einmal die nachfolgende Übersicht aus. (S. 13)
Sie haben es jetzt vielleicht schwarz auf weiß, daß auch in Ihrem Leben Zeitfallen existie
ren. Vielleicht erinnern Sie sich nicht mehr so ganz genau daran, was vor einer Woche war;
wichtig ist jedoch, daß Sie sich die Ursachen der Störung klarzumachen versuchen. Dazu
möchten wir Ihnen ebenfalls einige Hilfen geben.
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A) Bin ich heute gestört worden? ja/nein
Wie oft? mal
Was war die Ursache der Störung? 1.
2.
3.
4.
5.
B) Bin ich in den letzten Tagen bei meiner Arbeit
gestört worden? ja/nein
Empfand ich diese Störung als unangenehm? ja/nein
Was waren die Störungsursachen? 1.
2.
3.
4.
5.
Mögliche Störungsursachen:
Unterbrechung durch Telefon und/oder Besuch
mangelnde Selbstdisziplin
Müdigkeit
Versuch, zu viel auf einmal zu erledigen
unklare Ziele
schlechte Information
aufgeschobene Entscheidung
Schlendrian
keine Zeitplanung
fehlende Informationen
schlechtes Ablagesystem
Bürokratismus
keine Prioritäten
Sie sehen, es gibt viele, sehr viele Zeitfallen! Fragen Sie sich einmal, welcher Zeitver
schwender von Ihnen selbst und welcher von außen ausgelöst wird. Sie werden vielleicht
staunen, wenn Sie erfahren, daß Sie selbst möglicherweise die Ursache der meisten Stö
rungen sind.
Betrachten Sie jetzt erneut Ihre Übersicht und das, was Sie als Störungsursachen vermutet
hatten. Bitte korrigieren Sie sich ruhig und schreiben noch deutlich dahinter, WER die
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