Bijlage Handleiding Archie CRM

39 Pages·2003·3.08 MB·Dutch

Bijlage handleiding
Bijlage Handleiding
Archie CRM
©Archie Europe bv 1
Bijlage handleiding
Copyright © 2003 by
Archie Europe bv
Archie Europe bv
Gorslaan 10
1441 RG Purmerend
www.archie.nl
Alle rechten voorbehouden
Handleiding
De handleiding heeft betrekking op Archie CRM van september 2003. Integratie en samenwerking met program-
matuur van andere leveranciers is gebaseerd op versies van voor september 2003.
Handelsnamen
Delphi, Clipper, dBase, FoxPro, WordPerfect, Netscape, Oracle, Linux, MS-Word, MS-Excel, MS-DOS, MS-
Windows, MS-Windows 95/98/NT/2000, Symantec, WPTools, Exact, Multivers, King, Lotus , Multirecord, ASW-
Financials, PC-DOS, OS/2, Novell NetWare, LanSmart, Lan-Manager, IBM, Hewlett Packard, e.a. zijn gere-
gistreerde handelsnamen of handelsmerken van andere producenten.
Archie is een geregistreerd handelsmerk van Archie Europe bv.
Disclaimers
NB.
Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie CRM en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de
auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het program-
ma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe, als producent van het programma en de handleiding, behoudt zich het recht
voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. Niets uit deze handleiding mag zonder
schriftelijke toestemming van Archie Europe openbaar worden gemaakt.
NB.
De werking van een aantal van de in deze handleiding beschreven functies binnen Archie is afhankelijk van de gebruikte hardware, het gebruikte
operating systeem, de (netwerk)software en van de instellingen van deze componenten. Afhankelijk van persoonlijke voorkeuren en instellingen
kan het soms voorkomen dat bepaalde functionaliteit niet, of niet juist functioneert. De ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke
gemak van deze functionaliteiten voor de gebruiker toch besloten om in deze en volgende versies de functies, zoals ze zijn, ter beschikking te stel-
len. De gebruiker is vrij om de door hem/haar gewenste functionaliteit uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan
van implementatie in Nieuwe versies worden uitgesloten. Onder deze functionaliteit vallen: spellingscontrole, integratie met toepassingsprogram-
ma’s van derden, import- en/of export van niet-Archie bestanden, beeld- en geluidverwerking.
©Archie Europe bv 2
Bijlage handleiding Inleiding
Inleiding
Archie CRM is een dynamisch product. De gebruikerswensen ten aanzien van het relatiebeheer en verkooponder-
steuning hebben er toe geleid, dat de functies van Archie CRM in de afgelopen jaren op verschillende punten zijn
gewijzigd, mogelijkheden zijn uitgebreid en nieuwe functies toegevoegd. Sinds de eerste uitgave in 1999 zijn er
verschillende patches verschenen van Archie CRM en inmiddels is Archie 4.46 uitgegeven.
De wijzigingen, uitbreidingen en nieuwe functies zijn telkens opgenomen in de Patchinformatie bij het uitgeven
van iedere nieuwe Patch van Archie. Al deze informatie is nu gebundeld en gerubriceerd in de ‘Bijlage
Handleiding’. Bij de aanschaf van Archie CRM ontvangt u een Handleiding Archie CRM. De ‘Bijlage Handleiding’
is een aanvulling op deze Handleiding en maakt het naslagwerk van Archie CRM weer compleet.
In het laatste deel van deze ‘Bijlage Handleiding’ vindt u een Index. Hier kunt u het betreffende onderwerp terug-
vinden en op de corresponderende pagina vindt u de informatie over het onderwerp.
©Archie Europe bv 3
Bijlage handleiding Hoofdstuk 1 / Relaties
Relaties
Relatiescherm
In het Relatiescherm van Archie Basis zijn de volgende opties toegevoegd of gewijzigd:
In een leeg Relatiescherm vindt u achter de tekst “In Archie:” een knop waarmee behalve de initialen ook de
namen van de gebruikers worden getoond. Door op de ‘…’ achter het veld te klikken krijgt u een overzicht met
de namen.
Vanuit dit scherm, kan ook direct een interne Mail verzonden worden naar alle actieve gebruikers, door op de
knop ‘Mail’ te klikken. De mailfunctie van Archie wordt automatisch geopend.
Achter de Code (hyperlink) van de laatst opgeroepen Relatie in de Icon Toolbar, staat een knop waarmee u een
overzicht kan krijgen met daarin de laatste 40 geraadpleegde Relaties van de actieve sessie, mits deze meer dan
2.5 seconden in beeld zijn geweest. Vanuit dit overzicht kan direct een Relatie in beeld gebracht worden door op
de betreffende relatie (Code) te klikken. Deze functionaliteit is ook beschikbaar bij Projecten. Het overzicht wordt
geschoond bij het afsluiten van Archie.
Overzicht opgeroepen relaties
In het postcodeveld van het huis- of postadres kan de (landcode +) postcode worden ingetypt om een relatie te
vinden. Het is ook mogelijk om direct op postcode+huisnummer te zoeken: Door bijvoorbeeld 1135TS4 in te
typen, gaat Archie op zoek naar de standaard ingestelde landcode (bijvoorbeeld NL of NLD) en zoekt de betref-
fende postcode. Aangezien de postcode in Nederland uit 4 cijfers en 2 letters bestaat, weet Archie dat in dit
voorbeeld gezocht moet worden naar huisnummer 4. Als dit nummer gevonden is, wordt de relatie direct in beeld
gebracht.
Achter de Functieomschrijving van de Contactpersoon wordt in plaats van de Afdelingscode de omschrijving van
de Afdeling getoond.
©Archie Europe bv 4
Bijlage handleiding Hoofdstuk 1 / Relaties
Onder het veld Rel. met op de relatiekaart is een hyperlink toegevoegd, die de betreffende relatie direct opent.
Achter dit veld is een icoon toegevoegd. Door hier op te klikken wordt een overzicht van de organisatiestructuur
(Info Relaties met)getoond.
De Excel-knop is toegevoegd op verschillende schermen o.a. bij de functie Info Activiteitenlog, Info Contact
Instellingen en Gerelateerde contacten. Tevens kunnen bij de laatste twee genoemde opties de Instellingen geselec-
teerd worden.
Vanuit Archie kan meer keren data naar Excel gebracht worden zonder de spreadsheet te sluiten.
Ook als MS Excel niet is geïnstalleerd, is de Excel-knop beschikbaar om data uit Archie naar Excel te brengen (dit
geldt voor alle plaatsen waar de Excel-knop gebruikt kan worden). Als op deze knop geklikt wordt zal er in de per-
soonlijke Import/exportdirectory een XLS bestand gemaakt worden met daarin de data. Dit bestand krijgt dezelfde
naam als de Initialen van de gebruiker (bijvoorbeeld DG.XLS).
Op alle plaatsen waar een “Verwijder-button” aanwezig is, kan ook de Del-toets gebruikt worden om iets te verwij-
deren.
Sneltoetsen
Als een Relatie in beeld staat kan met:
- de “0” direct het Communicatievenster worden opgeroepen.
- de “9” Historie worden toegevoegd bij de actieve Contactpersoon (activiteit wordt toegevoegd in
Activiteitenlog).
- de “6” het venster met de laatst opgeroepen Relaties worden opgeroepen.
- de toetsencombinatie Shift+letter in het contactpersoonoverzicht, de cursor worden gepositioneerd op de
eerste letter van de achternaam van een Contactpersoon.
Kleur
Alle kleurcodes kunnen ook aan een contactpersoon worden gekoppeld. Contactpersonen die het kenmerk
(Kleur/categorie) “Niet meer werkzaam” (grijs) hebben, worden in het Contactpersonenoverzicht bij de Relatie
geheel in het grijs weergegeven. Deze contactpersonen worden niet meer getoond in de overzichten waar een
Contact aan een Activiteit of een Mail kan worden gekoppeld. Als aan een Contactpersoon de Kleur/Categorie ‘E’
gekoppeld wordt (grijs), zal Archie vragen of ook de K-Groepen moeten worden verwijderd.
De kleur grijs (niet meer actief) kan ook aan een Relatie gekoppeld worden. Van de Relatie wordt dan geen etiket
meer gemaakt.
Een Kleur kan in de Relatiekaart via de menuoptie ‘Contact’ of ‘Instelling’ opgegeven worden, maar ook via de
actie Opvolgen.
In de Relatieoverzichten en in het overzicht “Relaties met” wordt de Kleur/categorie van de Instelling getoond.
Toevoegen/wijzigen Relatie
Bij het toevoegen of wijzigen van een Relatie, komt u in een scherm met velden waar gegevens bewerkt kunnen
worden. Een aantal mogelijkheden is hier toegevoegd of gewijzigd.
- Als een Relatie wordt toegevoegd met een postcode die al in Archie aanwezig is, worden direct de plaats en
de kengetallen van de telefoon en fax overgenomen. Als u de cursor in het telefoon- en faxveld plaatst, staat
deze achteraan gepositioneerd zodat direct het abonneenummer ingevoerd kan worden.
- Web-adressen met een @ erin, worden ook als webadressen behandeld in plaats van als e-mailadressen. bijv:
http://[email protected]
©Archie Europe bv 5
Bijlage handleiding Hoofdstuk 1 / Relaties
- Bij het toevoegen van een Relatie en/of Contactpersoon kunnen direct 5 B- en K-Groepen worden toegevoegd.
Nieuwe relatie, direct toevoegen K-Groepen en/of B-Groepen
- Tijdens het invoeren van de Initialen van een Contactpersoon wordt de eerste letter altijd automatisch een
hoofdletter. Na een punt worden alle volgende letters ook automatisch hoofdletters, totdat er op de spatiebalk
of de Backspace-toets wordt gedrukt. Voorbeeld: “H.P.J. v.d.”, kan ingetikt worden zonder gebruik van de
Shifttoets.
- Wanneer u in het veld ‘Voorletters’ een voornaam invult, dan zal Archie deze inhoud ook overnemen in het
veld ‘Voornaam’.
- Alleen bij relaties met landcode NL of NLD vraagt Archie of een tussenvoegsel dat is ingevoerd in het veld
voor de achternaam, verplaatst mag worden naar het initialenveld. Archie verplaatst een tussenvoegsel niet
automatisch.
- Archie geeft een waarschuwing als men een afdelings- of functiecode aan een contactpersoon koppelt die niet
in de tabel aanwezig is.
- Bij een nieuwe Contactpersoon kunnen direct telefoon/ faxnummers, E-mail adressen worden toegevoegd. Na
het opslaan verschijnt er direct een overzicht van de Soort.
- De kalender die opgeroepen kan worden bij invoer van datumvelden, is uitgebreid met knoppen voor begin en
einde dit jaar, volgend en vorig jaar.
- Bij Bewerken, Samenvoegen kan ook gekozen worden voor Contacten van de huidige Relatie.
- Wanneer tijdens invoer van gegevens de volgende tabellen worden opgeroepen:
- titulatuur
- functies
- afdelingen
- landen
- provincies
- activiteiten
- vrije velden R23, R24 en R25
en het invoerveld is nog leeg, dan zal Archie de volgorde (code of omschrijving), en de string-checkbox settings
hanteren van de laatste keer dat de tabel is gebruikt door de gebruiker.
©Archie Europe bv 6
Bijlage handleiding Hoofdstuk 1 / Relaties
Historie/Notities
De functies Historie en Notities zijn uitgebreid met de volgende mogelijkheden:
- Naast de LW: en de datum wordt ook de Tijd van de laatste wijziging bijgehouden.
- Als een Contactpersoon aan meerdere Relaties is gekoppeld, dan kunt u in de Historie van die
Contactpersoon zien via welke Relatie deze Historie is toegevoegd. Dit gebeurt alleen als de Historie is toe-
gevoegd bij een andere Relatie dan die in beeld staat.
Contact, Historie via andere Relatie
- Bij Historie en Notities van de Contactpersoon is de knop Lay-out toegevoegd.
- Als er Historie wordt toegevoegd bij de Instelling, zal tijdens het invoeren van tekst de knop Lay-out actief
blijven, zodat alsnog een lay-out gekozen kan worden. Deze wordt dan bovenin ingevoegd.
- Als Relatiehistorie wordt geprint worden ook de antwoorden op Mail afgedrukt.
- Een blok Historie of Notities kan met de toetscombinatie Ctrl-C op het klembord van Windows geplaatst
worden, zonder dat eerst is gekozen voor Wijzigen.
- Indien de juiste character-sets aanwezig zijn op de PC, is het mogelijk om in de Historie en Notities het -
Euroteken te gebruiken (ALT-0128 of kiezen via F2).
- Bij Beheer, Standaards, Workflow kunt u aangegeven, dat er tijdens het toevoegen van Relatiehistorie via de
knop Nieuw op het tabblad Historie een regel in het Activiteitenlog moet worden toegevoegd. Het toevoegen
en de opslag van de historie is gelijk aan de manier wanneer u historie toevoegt via het icoon ‘handje met
de pen’ bij Instelling.
Correspondentie
Het opbouwen van de opgeslagen Correspondentie van de relatie gebeurt op aflopende volgorde van datum. Het voor-
deel hiervan is dat wanneer u de opbouw afbreekt met de [ESC] toets, u de meest recente gegevens in beeld heeft.
In het overzicht van de opgeslagen correspondentie, komt in de kolom ‘ Betreft’ de tekst ‘Niet Beschikbaar’ te
staan als de opgeslagen correspondentie is ontstaan uit een brievenbestand waar de gebruiker geen autorisatie
voor heeft. De tekst ‘Niet Beschikbaar’ staat ook op de plaats waar normaal de brieftekst zichtbaar is.
In het overzicht van de opgeslagen correspondentie is de actie ‘Zoeken’ toegevoegd aan het menu aan de linker-
kant van het scherm. U kunt daarbij opgeven of er omhoog of omlaag gezocht moet worden. Als het ingegeven
woord gevonden wordt, wordt de betreffende brief geopend.
©Archie Europe bv 7
Bijlage handleiding Hoofdstuk 1 / Relaties
Bij een Relatie kan handmatig Uitgaande Correspondentie worden toegevoegd. In het Correspondentiescherm is
hiervoor, naast het Contactpersonenveld, de keuze In/Uit toegevoegd.
Bij het toevoegen van binnenkomende Correspondentie:
- kunnen de marges van de pagina ingesteld worden.
- is de spellingscontrole beschikbaar (mits MS-Word is geïnstalleerd)
Universele velden
Achter de Universele datumvelden wordt de datum voluit weergegeven. Bijv: “01/11/03 [1 november 2003]”
Numerieke Universele velden worden voorzien van scheidingstekens voor de duizendtallen.
Campagne/respons
Tijdens het toevoegen van Campagnes en Respons via de knop Campagnes bij een Instelling of Contact, kunnen
de datum en initialen worden gewijzigd.
©Archie Europe bv 8
Bijlage handleiding Hoofdstuk 1 / Relaties
Contactpersoon
Bij Info, Contact Instellingen is de knop Nieuw toegevoegd. Hiermee kan een Contact aan een andere Instelling
gekoppeld worden. Na het koppelen van een Instelling is er direct de mogelijkheid om Functie, Afdeling en 5 K-
Groepen in te voeren.
In het overzicht Contactpersonen, Connecties kan via een hyperlink onder de Instellingsnaam naar de gekoppelde
Contactpersoon gegaan worden. Als deze Contactpersoon aan verschillende Instellingen is gekoppeld, worden
eerst die Instellingen getoond, als u op de hyperlink onder de Instellingsnaam klikt.
Contact, Connecties, verschillende instellingen
Afdrukken
Bij het afdrukken van een Instelling, Contact of Project kunt u, onder in het scherm ‘Afdrukken’, aangeven vol-
gens welke Lijstlay-out de gegevens moeten worden afgedrukt.
Bij het afdrukken van een Instelling, Contact en Sales, kan bij de historie een periode worden aangegeven.
Van de meeste printopdrachten kan een PDF-bestand gemaakt worden. Dit kan aangegeven worden op de scher-
men waar gekozen wordt voor een bepaalde printer. Er wordt dan geen afdruk gemaakt op papier, maar er wordt
een PDF-bestand gemaakt dat vervolgens als attachment bij een E-mail verzonden kan worden. Wanneer gebruik
gemaakt wordt van Archie-Mail kan dit direct verstuurd worden. Indien gebruik gemaakt wordt van een eigen E-
mail pakket, moet het PDF-bestand door de gebruiker zelf gekoppeld worden aan het E-mailbericht. Het is bij-
voorbeeld mogelijk om een offerte of brief geheel opgemaakt via E-mail te versturen. Maar ook een print van
bepaalde relatie- of andere databasegegevens.
In het afdrukscherm bij opgeslagen Correspondentie is de knop Export PDF beschikbaar.
NB. Het gebruik van deze optie moet in Systeembeheer per gebruiker aangezet worden. Er is geen ondersteuning
mogelijk op mogelijke afwijkingen in de PDF opmaak m.b.t. opmaak of tekenconversie.
©Archie Europe bv 9
Bijlage handleiding Hoofdstuk 2 / Activiteiten
Activiteiten
Activiteitenscherm
Tijdens het toevoegen, muteren of raadplegen van een activiteit, werkt u op het ‘Activiteitenscherm’. In dit scherm
zijn de volgende functies toegevoegd en/of gewijzigd:
- Voor het ‘Contactpersonen-overzicht’ is een telefoon-icoon geplaatst. Door hier met de muis op te klikken
wordt het ‘Communicatiescherm’ geopend. U ziet een overzicht met telefoonnummers van de actieve contact-
persoon in beeld. Desgewenst kan men de auto-dialer starten door op één van de telefoonnummers te klikken
(mits geïnstalleerd).
- De knop ‘Info’ is toegevoegd. Door met de muis te klikken op deze knop ziet u door welke gebruiker de acti-
viteit is toegevoegd, en wanneer.
- Bij het toevoegen van een activiteit komt de cursor na het invoeren van de Activiteitensoort standaard in het
datumveld.
- Bij het toevoegen van een activiteit kan een terugkeerpatroon opgegeven worden. Door het vakje voor
‘Terugkeerpatroon’aan te vinken, wordt het scherm ‘Terugkeerpatroon’ geopend. Hier kunt u aangeven volgens
welk patroon een activiteit gepland moet worden, bijvoorbeeld elke 3e maandag van de maand.
Activiteiten, Terugkeerpatroon
- Tijdens het wijzigen van een activiteit kan deze aan een andere relatie gekoppeld worden. Wanneer u klikt op de
‘…’ achter het vakje ‘Instelling’, krijgt u een overzicht met alle relaties. U kunt hier een andere relatie kiezen.
- Activiteiten kunnen verwijderd worden door personen op wiens naam de activiteit gepland staat en door ande-
re personen met een algemene autorisatie hoger dan 2 (in te stellen via systeembeheer).
- Wanneer een keuze gemaakt wordt om een afspraakbevestiging uit te printen met de Archie tekstverwerker,
kunt u in de brief body de variabele <B12> (omschrijving van de activiteit) opnemen.
- Wanneer na het Archiveren wordt gekozen om direct een ‘Vervolgactiviteit’ in te plannen (Workflow), wordt de
aan de gearchiveerde Activiteit gekoppelde Campagnecode automatisch overgenomen.
©Archie Europe bv 10