Auf dem Weg zur virtuellen Organisation: Fallstudien, Problembeschreibungen, Lösungskonzepte PDF
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Markus Rohde Markus Rittenbruch Volker Wulf Herausgeber Auf dem Weg zur virtuellen Organisation Fallstudien, Problembeschreibungen, L6 sung skonzepte Mit 37 Abbildungen und 5 Tabellen Physica-Verlag Ein Unternehmen des Springer-Verlags Dipl.-Psych. Markus Rohde AGENDA CONSULT GmbH GMD-TechnoPark Rathausallee 10 D-53757 Sankt Augustin [email protected] Dipl.-Inf. Markus Rittenbruch Universitat Bonn Institut fUr Informatik III RomerstraBe 164 D-53117 Bonn [email protected] Dr. Volker Wulf GMD - Forschungszentrum Informationstechnik GmbH Institut fUr Angewandte Informationstechnik (FIT) Schloss Birlinghoven D-53757 Sankt Augustin volker. [email protected] ISBN-13: 978-3-7908-1378-4 e-ISBN-13: 978-3-642-93644-9 DOl: 10.1007/978-3-642-93644-9 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Auf dem Weg zur virtuellen Organisation: Fallstudien, Problembeschreibungen, Uisungskon zepte I Markus Rohde ... (Hrsg.). - Heidelberg; New York: Physica-Verl., 2001 ISBN-13: 978-3-7908-13784 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschiitzt. Die dadurch begriindeten Rechte, insbesondere die der Ubersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfattigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfattigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zUlassig. Sie ist grundsatzlich vergiitungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmun gen des Urheberrechtsgesetzes. Physica-Verlag Heidelberg ein Untemehmen der BertelsmannSpringer Scienee+Business Media GmbH © Physica-Verlag Heidelberg 200 I Die Wiedergabe von Gebrauehsnamen, Handelsnamen, Warenbezeiehnungen usw. in diesem Werk berechtigt aueh ohne besondere Kennzeiehnung nieht zu der Annahme, dass solche Na men im Sinne der Warenzeiehen- und Markensehutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jederrnann benutzt werden diirften. Umsehlaggestaltung: Erich Kirchner, Heidelberg SPIN 10794813 88/2202-5 4 3 2 I 0 - Gedruekt auf saurefreiem Papier Vorwort Virtualitiit ist zu einem der Schlagworte des beginnenden 21. Jahrhunderts geworden. Vieles von dem, was heute als virtuell bezeichnet wird, ist dabei realer als die meisten glauben. Eine Vielzahl von virtuellen Konzepten wie etwa die virtuelle Hochschule, das virtuelle Shopping Center oder die virtuelle Organisation basieren auf realen Dienstleistungen. Als virtuell wird in der Regel der tiber die Nutzung von Informationstechnologie (IT) realisierte Zugang zu diesen Dienstleistungen charakterisiert. Virtualitiit ist also hiiufig eine Frage der Qualitiit der Schnittstelle zwischen einem Kunden und einem Anbieter. In virtuellen Organisationen findet sich diese Schnittstelle gleich mehrfach zwischen Einheiten, welche die Organisation bilden und untereinander Kunden-Anbieter-Beziehungen realisieren. Wesentliches Merkmal dieser Schnittstelle ist, im Vergleich zu "alten", bereits lange etablierten virtuellen Konzepten wie etwa dem Fernsehen, ihre Interaktivitiit. Der Austausch von Informationen erlaubt die Kommunikation und Kooperation der Beteiligten. Der Gestaltung dieser Schnittstelle kommt bierbei eine tiberragende Bedeutung bei der Umsetzung virtueller Konzepte zu. Der Begriff der Virtualitiit hat eine lange Tradition in der Informatik. Eine erste Verwendung erfuhr der Begriffim Zusammenhang mit virtuellem Speicher, einem Konzept, die Speicherkapazitiit des Arbeitsspeichers durch die temporiire Nutzung des groJ3en, aber langsamen Hintergrundspeichers auszuweiten. Leistungsfiihigere Systeme sowie neue Ein- und Ausgabemedien ermoglichten zum Ende der 80er Jahre hin die Entwicklung der virtue lien Realitiit, welche erfolgreich im Bereich der Simulation sowie fUr komplexe Planungsaufgaben (z. B. in der Arcbitektur) eingesetzt wird. Virtuelle Maschinen, wie die "JAVA virtual machine", markieren den Beginn einer Entwicklung hin zu plattformunabhiingigen Programmier sprachen. Neue Organisationsformen wie die virtuelle Universitiit oder die virtuelle Organisation sind ohne Informationstechnologie undenkbar. Sie setzen die Existenz einer Vielzahl von Systemen und Konzepten voraus, die ihren Ursprung in der angewandten Informatik haben. Verteilte Systeme, Datenbank anwendungen, Groupware und Web-basierte Systeme sind nur einige der Technologien, die bier zum Einsatz kommen. Die Beziehung zwischen virtuellen Organisationsformen und der Informatik ist dabei durchaus wechselseitig. Die neuartige Struktur und FlexibUitiit derartiger Organisationsformen stellt die Informatik in vielerlei Hinsicht vor Herausforderungen. Konzepte wie Interoperabilitiit und Verliisslichkeit bekommen vor dem Hintergrund virtueller Organisationen eine neue Qualitiit. Organisationen, die sich flexibel veriindern, aktives Partnering betreiben, stiindig neue Produkte entwickeln und neue Markte erschlieJ3en, beweisen ein Mall an Flexibilitiit, dem VI Vorwort viele der heutigen IT- Systeme nicht gewachsen sind. So wird es beispielsweise notwendig werden, den Einarbeitungs- und Bedienaufwand von Software drastisch zu verringern. Eine angemessene Reaktion auf die beschriebene Herausforderung setzt eine fundierte Analyse voraus. Das Wechselspiel zwischen virtuellen Organisationen und der dort verwendeten IT ist bisher nur unzureichend untersucht. Der vorliegende Band bilildelt die Ergebnisse mehrerer Forschungsprojekte, die unter leitender Beteiligung des Instituts fUr Informatik III der Universitat Bonn in den letzten drei Jahren durchgefiihrt wurden. Die bier vorliegenden Ergebnisse dokumentieren Erfolge und Probleme des IT -Einsatzes in virtuellen Organisationen und geben konkrete Hinweise fUr weiteren Forschungsbedarf. Sie leisten damit einen Beitrag zu einer verstiirkt anwendungsorientierten Forschung, welche im Rahmen des fundamental en Wandels bin zur Informationsgesellschaft in vielen gesellschaftlichen Bereichen eingefordert wird. Bonn im Januar 2001 Armin B. Cremers Inhaltsverzeichnis ARMINB. CREMERS: Vorwort ................................................................................. V MARKus ROHDE, MARKus RITTENBRUCH und VOLKER WULF: Auf dem Weg zur virtuellen Organisation -Einleitung ........................................... 1 Teil I: Problemanalysen virtueller Organisationen ..................... ll KATHRIN M. MOSLEIN: Die virtuelle Organisation: Von der Idee zur Wettbewerbsstrategie ..................... 13 JOSEF WEHNER: Projektnetzwerke -Neue Untemehmensstrukturen und neue Qualifizierungen .... 33 MARKus RITTENBRUCH, MEIK POSCHEN, HELGE KAHLER und BETTINA TORPEL: Kooperationsunterstiitzung in einer teambasierten Virtuellen Organisation - Eine Langzeit-Fallstudie ........................................................................................ 55 BERNHARD NETT: Implementierungschancen fUr zwischenbetriebliche Telekooperation- Zum Einfluss divergierender Vorstellungen fiber Organisationsentwicklung ....... 79 Teil II: Gestaltungs- und Entwicklungsaufgaben f"ur virtuelle Organisationen ........................................................ 105 BERNHARD NETT, PAUL FUCHS-FROHNHOFENund VOLKER WULF: Einfiihrung von Telekooperationstechnologie -Implementierungsstrategie als zwischenbetrieblicher Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ..................... 107 BETTINA TORPEL, MARKus RITTENBRUCH und HELGE KAHLER: Evolving Use of Groupware in einem Dienstleistungsnetzwerk - Eine Langzeitstudie ............................................................................................. 117 MARKus ROHDE und MARKus WON: Vemetztes Wissen in verteilten Untemehmen -Wissensmanagement als zentrale Organisationsaufgabe in einem virtuellen Ingenieurbiiro ................. 133 VIII Inhaltsverzeichnis Tell ill: Technologien zur UnterstUtzung virtueUer Organisationen .............................................................................. 169 TOM GROSS: Flexible Kooperation im Web .............................................................................. 171 GUNNAR STEVENS: Elektronische Archive in Organisationsnetzwerken - Neue Erfordernisse fUr die Zugriffskontrolle ....................................................... 195 JOACHIM HINRICHS und TIM REICHLING: Probleme im Umgang mit gemeinsamen Arbeitsunterlagen und Dokumenten - Empirische Studie iiber die Anlagendokumentation eines Hiittenwerkes ............ 223 HARTMUT CHODURA und MATTHIAS KRINGS: Yom Audiowerkzeug zur integrierten Losung fUr Telekonferenzen ................... 245 MATTHIAS KRINGS und OLIVER STIEMERLING: Application Sharing - Erfahrungen und Gestaltungsanforderungen aus dem ORGTECH-Projekt ........... 257 Herausgeber ODd Autorlnnen ..................................................... 273 Auf dem Weg zur virtuellen Organisation - Einleitung 1 Wohin f"tihrt der Weg? Der Titel des vorliegenden Bandes beschreibt Wegstrecken einer Entwicklung, die derzeit in vielen, sehr unterschiedlichen Organisationen beobachtet werden kann und als deren Leitbild das Konzept der virtuellen Organisation fungiert. Rahmenbedingungen dieser Entwicklung sind einerseits im market pull, also in veriinderten Markt- und Umweltanforderungen zu sehen, die im Zuge zunehmen der Globalisierung Untemehmen, aber auch nicht-profitorientierte Organisationen (NGOs, internationale und suprastaatliche Organisationen, Interessen- und Bewe gungs-Netzwerke, Lobbygruppen etc.) in die Richtung neuer, verteilter und flexi blerer Organisationsstrukturen ziehen, andererseits im technology push, in neuen vemetzten Informations- und Kommunikationstechnologien und (luK-) Medien, welche durch ihre Schubkraft die einzuschlagende Richtung oftmals iiberhaupt erst ermoglichen. Dabei ist jedoch das oben angesprochene Ziel dieses Entwicklungsweges mit dem Leitbild der virtuellen Organisation nur sehr kursorisch beschrieben. Was finden wir am Ende des Weges? Multinational operierende Unternehmen jenseits klassi scher Konzernstrukturen, regionale Firmennetzwerke, temporare Projektorganisa tionen, iiberregionale Transfer- und Kompetenzverbiinde, lediglich im Internet priisente Zusammenschliisse von Interessengruppen und Kampagnenorganisatio nen, nicht geographisch verortbare aber jederzeit erreichbare Direkt-Dienstleister, Tele-Universitiiten und riiumlich verteilte Bildungseinrichtungen, organisatorisch nur lose gekoppeite Spin-Off-Kooperationen, Ausgriindungen und outgesourcte Profit-Center-Strukturen sind sehr unterschiedliche organisatorische Phanomene, die oftmals nur wenig gemeinsam haben. Es ist die eigene Reklamation des ge nannten Leitbildes oder die Perspektive wissenschaftlicher und publizistischer Beobachter, die diese Phiinomene am Ende der Wegstrecke zur virtuellen Organi sation angekommen glaubt. Ein exakt zu beschreibendes Wegziel "virtuelle Organisation" ist jedoch auch durch die unterschiedlichen Ferngliiser der diversen fachwissenschaftlichen Beob achter nur vage erkennbar. Eine eindeutige Definition des Konzepts fehlt und je nach Forschungsperspektive variieren die Blickwinkel und Analyseschwerpunkte: Informatiker suchen die virtuelle Organisation bevorzugt im Internet, Betriebs wirtschaftler im Dickicht der Beteiligungs- Strukturen, Organisationswissen schaftler neben und jenseits klassischer Unternehmensstrukturen und bekannten Organisationsmodellen, Juristen zwischen gesellschaftsrechtlichen Vertriigen und 2 Markus Rohde, Markus Rittenbruch, Volker Wulf verfassten Regelwerken. Zudem scheint der Weg selbst bisweilen schon das Ziel zu markieren. Die Fragen, ob ein bestimmter, aktuell bestehender organisatori scher Verbund bereits eine virtuelle Organisation darstellt oder erst einen Teil der Wegstrecke zuriickgelegt hat oder auch die Bestimmung, ob ein sich mitten auf dem Weg befindliches organisatorisches Gebilde nun in Richtung virtuelle Orga nisation unterwegs ist oder eher (schon wieder) in die Gegenrichtung hin zu eher klassischen, traditionelleren Beziehungen und Strukturen, bleibt ohne gilltige Definition hiiufig unbestimmt. Trotz der Diversitlit des Begriffes werden unter dem Schlagwort der virtuellen Organisation Phiinomene erfasst, die mit bisherigen Beschreibungen organisatori scher Modelle nur unzureichend abgedeckt sind. Es erscheint uns daher sinnvoll, den Begriff der virtuellen Organisation nach dem Prinzip des ,,kleinsten gemein samen Nenners" so zu operationalisieren, dass eine Abgrenzung zu anderen Be grifflichkeiten ermoglicht und wesentliche neue Phiinomene subsumiert werden. Eine weitgehend akzeptierte Beschreibung defmiert die virtuelle Organisation als eine Kooperation von rechtlich unabhiingigen Firmen oder Personen, die ihre Kernkompetenzen zu einer vertikalen oder horizontalen Integration beisteuern und sich dem Kunden dabei als eine ei..-wge Organisation darstellen. Die Literatur betont au13erdem die Bedeutung von Informations- und Kommunikationssystemen sowie das Faktum, dass Hierarchien in virtuellen Organisationen flach und zen trale Kontrollfimktionen nicht etabliert sind. Die meisten Autoren geben an, dass die virtuelle Organisation nur fUr eine begrenzte Zeit errichtet wit'd, und dass die Mitgllederemer-Virtuelien Organisation gewohniich geographisch verteilt sind (z. R"KemmerundGiHessen 1999; Mertens et al. 1998; Picot et at. 1996). Einen guten Uberblick fiber die verschiedenen Definitionen und die Beziehungen von virtuellen Organisationen zu Netzwerken, Joint Ventures, strategischen Allianzen, Agile Enterprises, Value-adding Partnerships oder Clan Organizations geben Arnold und Hiirtling (1995) und Strausak (1998). Ein theoretischer Ansatz zu virtuellen Organisationen, der eher in der klassischen Organisationstheorie als in der betriebswirtschaftlichen oder Informationssystemtheorie wurzelt, stellt einen idealen Typus der virtuellen Organisation dem idealen Typus einer biirokratischen Organisation im Sinne Webers gegenfiber. In einer solchen idealtypischen virtu ellen Organisation werden Dateien elektronisch verwahrt, Kommunikation findet mittels Computern statt und klare externe Grenzen der Organisation sind schwer zu ziehen (Nohria und Berkley 1994). Laut Travica (1997) unterscheidet sich eine virtuelle Organisation von einer adhocratischen Firmeneinheit ("adhocratic corpo rate unit" nach Mintzberg 1983) durch die Wichtigkeit der riiumlichen Verteiltheit und der elektronischen Vemetzung, fiber die die letztere fiblicherweise nicht ver fUge. Gemeinsam ist dem hier verwendeten Modell der virtuellen Organisation eine riiumlich-zeitliche Entgrenzung, die sich in sehr unterschiedlichen Auspriigungen der folgenden Merkmale manifestiert: Einleitung 3 • Abkehr von klassischen Organisationsstrukturen und -prinzipien, in denen innere Ordnung formal fest definiert ist, • "grenztiberschreitender" Zusammenschluss iiber Organisations- und Firmen grenzen hinweg, • zeitliche Instabilitat des organisatorischen Gebildes, das sich zusammen schlieBt, tluide veriindert, erweitert oder reduziert und nach Erreichung des Organisationszwecks wieder verschwindet, • Ungleichzeitigkeit kooperativer Prozesse und Beschleunigung organisatori scher Entwicklungen, • diumliche Verteiltheit, d. h. Kooperationsstrukturen iiber raurnliche Distanzen hlnweg, • Einsatz moderner Kommunikationsmedien zur Kooperation als notwendige V oraussetzung fUr die Existenz der Organisation. Mit dem vorliegenden Band mochten wir mit unseren Forschungsergebnissen aus diversen Fallstudien in unterschiedlichen Organisationen, Branchen und Anwen dungsfeldern sowie mit Analysen aus verschiedenen wissenschaftlichen Diszipli nen zur Klarung der oben angesprochenen Fragestellungen beitragen. Die hier dargestellten Ergebnisse sind in drei Forschungs- und Entwicklungsvorhaben entstanden, die jeweils von der EU-Kommission und dem Land Nordrhein-West falen im Rahmen der Forderprogramme ADAPT und QUATRO (ko-) finanziert wurden. Bei den Vorhaben handelt es sich urn: ORGTECH (Telekooperation fUr kleine und mittlere Unternehmen), InKoNetz (Integriertes Kooperationsmange ment in Netzwerkorganisationen) und VERDI (Verteilte Dienstleistungsinnova tion im Ingenieur- und Architekturbereich). Ziel dieser Vorhaben war es, gemein sam mit den Anwendungspartnern innovative, organisatorische und technische Losungen fUr die Grenzen klassischer Unternehmen iiberschreitende Kooperatio nen zu fmden. Diese Forschungs- und Entwicklungsvorhaben wurden yom Projektbereich Soft ware-Ergonomie und CSCW (Pro SEC) am Institut fUr Informatik III der Univer sitat Bonn und seinem Spin-Off, der AGENDA CONSULT GmbH, konzipiert und initiiert. An den wissenschaftlichen Arbeiten waren dariiber hinaus das GMD Institut fUr Autonome Intelligente Systeme (GMD-AIS, St. Augustin), das Fraun hofer-Institut fUr graphische Datenverarbeitung (FhG-IGD, Darmstadt), das Tech nologiezentrum Informatik der Universitat Bremen, die Unternehmungsberatung MA&T (Aachen) und das Softwarehaus Society (DUren) beteiligt. Anwendungsfelder der drei Forschungs-und Entwicklungsprojekte waren: • eine Unternehmensberatung, die sich als virtuelle Organisation versteht und mit iiber ganz Deutschland verteilten Beratern in unterschiedlichen Rechtsver haItnissen Dienstleistungen fUr Kunden erbringt,
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