Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas PDF
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Arquivos Modernos PRINCÍPIOS E TÉCNICAS A 6 EDIÇÃO T. R. Schellenberg ISBN — 978-85-225-1006-1 Título do original em inglês: Modern archives: principles and techniques (Chicago, USA, The University of Chicago Press) Copyright © 2006 T. R. Schellenberg Direitos para a edição em língua portuguesa cedidos pelo Arquivo Nacional à Fundação Getulio Vargas. A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação do copyright (Lei no 9.610/98). EDITORA FGV Rua Jornalista Orlando Dantas, 37 22231-010 — Rio de Janeiro, RJ — Brasil Tels.: 0800-021-7777 — 21-3799-4427 Fax: 21-3799-4430 e-mail: [email protected] — [email protected] www site: www.fgv.br/editora Impresso no Brasil / Printed in Brazil a a a a 1 edição — 1973; 2 tiragem — 1974; 2 edição — 2002; 3 edição — 2004; a a a 4 edição — 2004; 5 edição — 2005; 6 edição — 2006 Conversão para eBook: Freitas Bastos Revisão: Fatima Caroni e Sandra Pássaro Capa: Visiva Comunicação e Design Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Mario Henrique Simonsen/FGV Schellenberg, T. R. (Theodore R.), 1903-1970 Arquivos modernos: princípios e técnicas / T. R. Schellenberg; tradução de Nilza Teixeira Soares. — 6. ed. — Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. 388p. Tradução de: Modern archives: principles and techniques. Inclui bibliografia e índice. 1. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Fundação Getulio Vargas. II. Título. CDD — 651.5 Sumário Capa Folha de Rosto Créditos Apresentação da edição original Prefácio do autor Apresentação da primeira edição brasileira Apresentação da nova edição de Arquivos modernos Nota da tradutora Parte I - Introdução Capítulo 1 - Importância dos arquivos Arquivos nacionais Razões para a instituição de arquivos públicos Capítulo 2 - Natureza dos arquivos Definições Elementos das definições Definição de arquivos modernos Capítulo 3 - Paralelo entre biblioteca e arquivo Diferenças no acervo Diferenças nos métodos Capítulo 4 - Interesses do arquivo de custódia na administração dos arquivos correntes Interesse quanto aos métodos de guarda Interesse quanto ao descarte Parte II - Administração de arquivos correntes Capítulo 5 - Pontos essenciais da administração de arquivos correntes Natureza dos documentos modernos Natureza das atividades Natureza da organização Capítulo 6 - Controle da produção de documentos Simplificação das funções Simplificação dos métodos de trabalho Simplificação da rotina de documentação Capítulo 7 - Princípios de classificação Elementos da classificação Práticas de classificação Princípios de classificação Capítulo 8 - Sistemas de registro Evolução dos sistemas Características dos sistemas Capítulo 9 - Sistemas americanos de arquivamento Origem dos sistemas Evolução dos sistemas modernos Tipos modernos de sistemas de arquivamento Capítulo 10 - Destinação dos documentos Tipos de descrição Instrumentos de destinação Operações de destinação Parte III - Administração de arquivos de custódia Capítulo 11 - Pontos essenciais da administração de arquivos de custódia Natureza dos arquivos modernos Natureza das atividades Natureza da autoridade Natureza da organização Capítulo 12 - Avaliação dos documentos públicos modernos Valores dos documentos Valores probatórios Valores informativos Conclusões Capítulo 13 - Preservação de documentos Equipamento de armazenagem Equipamento de restauração Alternativas para a restauração Capítulo 14 - Princípios de arranjo de arquivos Evolução dos princípios de arranjo na Europa Evolução dos princípios de arranjo na América Conclusões Capítulo 15 - Arranjo de papéis ou arquivos privados Tipos de coleções Componentes das coleções Arranjo das coleções Arranjo dos componentes das coleções Sistemas de notação Capítulo 16 - Descrição de arquivos públicos Instrumentos de busca europeus Instrumentos de busca americanos Capítulo 17 - Descrição de papéis ou arquivos privados Caráter do programa de descrição Unidades e elementos de descrição Descrição dos grupos Descrição das séries Descrição das unidades documentárias Descrição dos assuntos Descrição do todo Capítulo 18 - Programa de publicações Responsabilidade pelas publicações Formas de publicação Capítulo 19 - Serviço de referência Política de acesso aos documentos Política de uso dos documentos Referências bibliográficas Apresentação da edição original OS RESPONSÁVEIS PELO PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO de novos programas de organização de arquivos em países novos como a Austrália, por exemplo, têm-se ressentido da falta de trabalhos autorizados que se ocupem dos problemas peculiares aos documentos modernos, bem como de problemas agravados por tais documentos. A alta qualidade e autoridade dos trabalhos ingleses, e europeus de um modo geral, dedicados principalmente a documentos antigos têm tolhido o estudo e a experiência necessários ao controle de documentos modernos de países mais novos. Apesar disto, há indícios de que alguns países mais novos estão de fato invadindo esse novo terreno. A obra do dr. Schellenberg é, por conseguinte, bem-vinda e muito oportuna. Sem descurar dos aspectos tradicionais da administração de arquivos, dedica especial atenção aos novos problemas com que se deparam os arquivistas. Justifica-se plenamente que este livro tenha surgido nos Estados Unidos, onde já foram encontradas muitas soluções para tais problemas, especialmente no Arquivo Nacional, cuja liderança tem sido um traço marcante na evolução da teoria e prática da arquivística. Justifica-se, igualmente, que esta obra seja consequência direta de uma visita patrocinada pelo programa Fullbright, cujo objetivo é o intercâmbio de conhecimentos entre os Estados Unidos e outros países. Desejaríamos, pois, que a utilidade e influência deste livro se estendesse não só aos países que têm sistemas arquivísticos já definidos, mas, também, àqueles cujo rápido desenvolvimento político e social esteja a exigir novas ideias e técnicas em todos os setores da administração e na organização de sua vida intelectual, em geral. Os Estados recém-criados preservaram os documentos oficiais, no passado, com o intuito de fortalecer o crescente sentimento de nacionalismo, assim como o fizeram as nações já firmadas para documentar acontecimentos de relevo. Na Austrália, por exemplo, o governo federal criou, em 1942, um sistema de arquivos, movido pela consciência do sacrifício daquela nação na II Guerra Mundial, bem como do perigo que aquela crise internacional representava para os próprios documentos. É de se esperar que as sucessivas crises provocadas pela descoberta da energia atômica exerçam efeito semelhante quanto à preservação dos arquivos no futuro, a menos que percamos inteiramente a fé em nossa civilização. Em verdade, um dos sérios problemas que o arquivista enfrenta nas suas relações com a administração e com o público, em geral, é justamente essa incerteza. De fato, a atitude do governo e do público em relação à preservação dos arquivos é um índice de nossa fé no futuro. A influência da obra do dr. Schellenberg deve ser a mais ampla em virtude da atenção por ele dispensada aos atuais problemas da teoria e da prática arquivística. Oriundos, com frequência, do crescimento universal da organização econômica e social que demanda novos controles por parte dos governos, e do desenvolvimento nos meios de comunicação de ideias, refletem uma relação nova e mais aproximada entre o trabalho de arquivo e o que se passa no mundo. Os arquivos não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos. A qualidade essencial dos arquivos está em que registram não só as realizações, mas também os processos pelos quais foram efetuadas. Por conseguinte, como a organização de nosso sistema de vida atual, tanto no âmbito oficial como no particular, torna-se cada vez mais complexa, os arquivos assumem maior importância, quer como precedente para o administrador, quer como registro para o pesquisador e historiador. Além disso, os encarregados de empresas importantes, tanto oficiais como particulares, estão reconhecendo a eficácia e economia que resultam da boa administração de documentos de uso corrente, e da íntima relação existente entre esta e a administração de arquivos permanentes. Assim, este livro deve igualmente interessar ao funcionário público e ao administrador de empresa e transmitir-lhes conhecimentos quanto às práticas arquivísticas. Segundo o autor, este livro é, de certo modo, produto de seu trabalho na Austrália. Os que, como nós, contribuíram de algum modo para que fosse escrito, desejamos testemunhar-lhe nossos agradecimentos por complementar de maneira tão importante a grande influência que sua visita teve em toda a nação, e por permitir que nos associássemos, ainda que indiretamente, a essa grande contribuição para o conhecimento mundial da arquivologia. H. L. White Bibliotecário-arquivista da Austrália Camberra, 18-1-1956
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