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Arizona Court Appointed Special Advocate PDF

258 Pages·2008·1.63 MB·English
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OPERATIONS MANUAL TABLE OF CONTENTS      1.  INTRODUCTION      Introduction to the Manual..................................................................................................1    National CASA Association (NCASAA)............................................................................3    State Program Office..............................................................................................................5      2.  NUTS AND BOLTS      Confidentiality........................................................................................................................10      Staff.......................................................................................................................................10      CASA....................................................................................................................................10    CASA Privacy.........................................................................................................................11    Email and Internet Access....................................................................................................11    Fax Communication..............................................................................................................12    Restrictions Regarding CASA Information........................................................................12    Ex Parte Communication......................................................................................................13    CASA Safety Issues................................................................................................................14    Liability....................................................................................................................................14      Procedures    CASA Secure Upload Quick Reference Sheet....................................................................16      Forms Referenced in this Section    Supply Order Form      3.  PUBLIC RELATIONS/RECRUITMENT    Information for this section will be added at a later date      4.  SCREENING APPLICANTS      Applicant Screening...............................................................................................................19    Volunteer Qualifications.......................................................................................................20    Volunteer Application Process.............................................................................................20 Volunteer Certification..........................................................................................................21    Certification Denial................................................................................................................23    Access to Records...................................................................................................................24      Procedures    Steps in the Application Process..........................................................................................25      Forms Referenced in this Section    Acknowledgment and Statement of Intent Regarding Transportation of Children    Applicant Letter    Volunteer Application    Volunteer Database Information (Optional)    Personal Reference Letter    Personal Reference Questionnaire    Fingerprint Card Completion (Reference Sheet)    Sample Fingerprint Card    Sample Applicant Fingerprint Card Inventory Sheet    Sample State Criminal History Results    Sample National Criminal History Results    Certified Statement of Criminal Disclosure    Polygraph Examination Notification    Conflict of Interest Waiver    Non‐acceptance Letter      5.  INTERVIEWING APPLICANTS      General Information..............................................................................................................28    Pre‐Interview Preparation....................................................................................................29    A Successful Interview..........................................................................................................30    The Interview Process...........................................................................................................30    Avoiding Common Errors....................................................................................................33    Red Flags.................................................................................................................................34    Saying “No”............................................................................................................................35      Forms Referenced in this Section    Applicant Interview Screening Tool Guidelines    Applicant Interview Screening Tool    Volunteer Minimum Performance Standards 6.  FILE MANAGEMENT: VOLUNTEER AND CASE      Volunteer Files........................................................................................................................36    Case Files.................................................................................................................................37    When to Close a Case File.....................................................................................................38      Forms Referenced in this Section    Sample Open/Close Checklist    Sample Checklist for Processing Cases      7.  TRAINING: STAFF AND CASAS      Staff Training.........................................................................................................................39      Juvenile On‐line Tracking System (JOLTS)..................................................................39      Dependent Children Automated Tracking System (DCATS)...................................39      Annual Administrative Training...................................................................................40      CASA Administrative Meeting......................................................................................40      Volunteer Training...............................................................................................................40      CASA Advocacy Academy—Getting Started..............................................................41      CASA Advocacy Academy.............................................................................................41      CASA Advocacy Academy—Beyond the Basics.........................................................42      In‐service Training...........................................................................................................42      Web‐based Training.........................................................................................................43      Resource Library..............................................................................................................43      Procedures    Before and After CASA Advocacy Academy....................................................................44    Training Documentation.......................................................................................................45    Allowable Independent Study Training Credit Chart......................................................46      Forms Referenced in this Section    Training Reimbursement Letter (Optional)    Guidelines to Travel (Optional)    Reimbursement Request (Optional)    Sample Academy Cost List (Optional)    In‐service Training Sign‐in (Optional)    In‐service Documentation    Training Letter—Met (Optional) Training Letter—Not Met (Optional)      8.  DEPENDENCY CASE MANAGEMENT      Confidentiality........................................................................................................................47    Dependency Cases.................................................................................................................47    Screening Cases......................................................................................................................47    Referrals...................................................................................................................................48    Unassigned Cases..................................................................................................................48    Case Selection.........................................................................................................................49    CASA Appointment..............................................................................................................49    Mentor Assignment...............................................................................................................50    Case Presentation...................................................................................................................50    CASA Dismissal.....................................................................................................................53    Case Reassignment................................................................................................................54    Co‐CASA Appointments......................................................................................................54    Courtesy CASA Appointments............................................................................................54    Helping CASAs Get Started.................................................................................................57    Gathering and Documenting Information.........................................................................59    Developing Relationships.....................................................................................................60    CASA Visits with Children...................................................................................................61      Procedures    Courtesy CASA Appointments............................................................................................63    Termination of a Courtesy CASA........................................................................................63      Forms Referenced in this Section    Dependency Case Screening Form (Optional)    Order of Appointment    Minimum Performance Standards    Legal Party Memorandum Dependent    Child Database Information (Optional)    Court Order and Legal Party Distribution    Contact Log Instructions/Reasons    Sample Contact Logs    Rescinding Order of Appointment    Rescission Letter (Optional)    Dismissal Letter (Optional)    Program Material Checklist Request for Court CASA    Courtesy CASA Procedures    Most Often Asked Case Management Scenarios      9.  VOLUNTEER MANAGEMENT      CASA Functions.....................................................................................................................64    CASA Status............................................................................................................................66    CASA Supervision.................................................................................................................66    Relationships..........................................................................................................................69    Healthy Boundaries...............................................................................................................70    Cycles of CASA Enthusiasm................................................................................................72    Motivating CASAs.................................................................................................................73    CASA Retention.....................................................................................................................74    Evaluating CASAs.................................................................................................................76    Working with Problem Behaviors.......................................................................................77    Dismissal of a CASA..............................................................................................................79      Forms Referenced in this Section    CASA/Mentor Connection (Optional)    Assessment Letter (Optional)    Assessment Instructions    Program Assessment #1 (Optional)    Program Assessment #2 (Optional)    CASA Assessment    Example Assessment    First Involvement Letter (Optional)    Second Involvement Letter (Optional)    Final Involvement Letter (Optional)    Incident Report (Optional)    Inactive Letter (Optional)    Compliance Letter (Optional)      10.  ADVOCACY      Informal Advocacy................................................................................................................81    Formal Advocacy...................................................................................................................82    CASA Court Reports.............................................................................................................85 Testifying in Court.................................................................................................................87    Forms Referenced in this Section    Court Report Outline    Court Report Distribution Form (Optional)    CASA Tips in Testifying (Optional)      11.  ONGOING CERTIFICATION      General Information..............................................................................................................90      Procedures    Steps in Ongoing Certification.............................................................................................91      Forms Referenced in this Section    Ongoing Certification Notification Letter (Optional)    Ongoing Certification Statement Form    Ongoing Certification Log (Optional)      12.  DATABASE      General Information..............................................................................................................92    Quarterly Database Reports.................................................................................................92    JOLTS Dependency................................................................................................................93      Forms Referenced in this Section    CASA Master Volunteer List    CASA Master Case List    CASA Volunteer Assignment List      13.  BUDGET PROCESS      Program Plan and Budget Request.....................................................................................95    Funding Agreement and Addendum A.............................................................................95    Disbursements........................................................................................................................95    Quarterly Financial Statement.............................................................................................95    Budget Modification..............................................................................................................96 Vacancy Savings Report........................................................................................................96    Closing Financial Statement.................................................................................................96    Retention of Information.......................................................................................................97      Procedures    Quarterly Financial Statement.............................................................................................98    Budget Modification..............................................................................................................98      Forms Referenced in this Section    Sample Program Plan and Budget Request    Program Plan and Budget Request Instructions    Sample County Budget Request    Funding Agreement    Addendum A    Budget Modification Request Form    Quarterly Financial Statement    Quarterly Financial Statement Instructions    Closing Financial Statement    Vacancy Savings Report    Vacancy Savings Report Instructions      14.  QUARTERLY PROGRESS REPORT      General Information..............................................................................................................100      Forms Referenced in this Section    Quarterly Progress Report    Quarterly Progress Report Instructions      15.  OPERATIONAL REVIEW      Overview.................................................................................................................................101    Client Guide............................................................................................................................101    Goal of the Operational Review Process............................................................................102    The Process..............................................................................................................................102    Operational Review Process Time Line..............................................................................104    Operational Review Survey..................................................................................................105 Forms Referenced in this Section    Initial Information Request (IIR)    Initial Information Request Instruction    CASA Case File Review Tool    CASA Volunteer File Review Tool      Appendix A  Administrative Code and Policies    Appendix B  Relevant Statutes    Appendix C  Dependency Process    Appendix D  Report Due Date Chart    Appendix E  Glossary and Acronyms    Appendix F  Forms INTRODUCTION    Introduction to the Manual    The purpose of this manual is to provide minimum performance standards and  functions for county program staff. It is also meant to serve as a reference tool.    This manual is a “living manual,” which means it’s a work in progress. If at any time  after working with this manual, staff has suggestions, revisions, or ideas that might be  helpful to improve this manual and make it into a more effective tool, the state program  office would welcome them.    Administrative Code and Policies    Policies and procedures were established in 1994 and have been periodically revised  since then. Policies and procedures are based on Arizona Revised Statutes (ARS),  Arizona Rules of Procedure for the Juvenile Court, Administrative Orders and Rules,  Arizona Code of Judicial Administration (ACJA), and program policies based on  common practices of staff statewide. These guidelines are to provide direction to county  staff, provide consistency, and promote quality standards statewide.    The Administrative Code is written so that it includes general requirements of the  program and does not change often. The Program Policies may change when needed.  The process for changing either item is for staff to make a formal request to put it on the  agenda at a regularly scheduled administrative meeting. At the meeting, discussion is  held, and staff votes as to whether or not to move forward with the request to the  Division Director. The Division Director has the authority to agree or not agree with the  requested change. Usually, however, the Code and policies are revised every two to  four years.    Procedures    If there are specific procedures associated with a chapter, the procedure will be on a  yellow page.        Page 1  Rev. 1/08

Description:
CASA Secure Upload Quick Reference Sheet. CASA Advocacy Academy—Beyond the Basics. Training Reimbursement Letter (Optional).
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