Archivo General De Indias

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Archivo General
Ministerio
de Educación, Cultura
y Deporte
de Indias
El valor del documento y la escritura
en el Gobierno de América
Archivo General de Indias

El valor del documento y la escritura
en el Gobierno de América
Coordinadora de la obra: Reyes Rojas García
DIRECCIÓN GENERAL
DE BELLAS ARTES
MINISTERIO Y PATRIMONIO CULTURAL
DE EDUCACIÓN, CULTURA
Y DEPORTE SUBDIRECCIÓN GENERAL
DE LOS ARCHIVOS ESTATALES
Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.mecd.gob.es
Catálogo general de publicaciones oficiales: publicacionesoficiales.boe.es
Edición 2016
MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA
Y DEPORTE
Edita:
© SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA
Subdirección General
de Documentación y Publicaciones
© De los textos e imágenes: sus autores
NIPO: 030-16-470-5
En memoria de Teodoro Hampe
Índice
Pág.
Presentación ........................................................................................................................................................ 7
Diplomática, Archivística e Historia. Afinidad y relación ............................................................................. 9
Antonia Heredia Herrera
Signos del poder en Indias: el documento como representación del monarca
en el virreinato peruano ................................................................................................................................... 20
Julio Alberto Ramírez Barrios
Organización de los fondos documentales de Luisiana y Florida conservados
en el Archivo General de Indias. Fase inicial del proyecto ........................................................................ 34
Antonio Sánchez de Mora
El papel sellado, soporte documental, económico y jurídico de España en las Indias ......................... 53
Jorge Núñez Chávez
Expedientes y pleitos de justicia en el Consejo de Indias: el caso de Juana de Salazar
y la Escribanía Mayor de Flotas y Armadas de la Carrera de las Indias .................................................. 65
M.a Lourdes García Lozano
Documentos y archivos para el gobierno de las Indias: el valor de la escritura en la gestión
de los negocios ................................................................................................................................................. 77
Margarita Gómez Gómez
El orden de la visita: el Archivo Judicial del visitador Briviesca de Muñatones
«juez de jueces». Lima, 1561 ............................................................................................................................ 94
Luis Miguel Glave Testino
El deseo de renovar: instrumentos reformadores del sistema postal hispanoamericano
en el Archivo General de Indias ..................................................................................................................... 113
Rocío Moreno Cabanillas
La Casa de la Contratación de las Indias y su producción documental (1503-1717) ............................. 125
Francisco Fernández López
Lazos de escritura: documento real y comunicación ultramarina en la Real Audiencia
y Chancillería de Charcas (siglo xvi) .............................................................................................................. 139
Laura María Grueso Molina
El Archivo de la Real Audiencia y Chancillería de Santa Fe: génesis, conservación
y dispersión ....................................................................................................................................................... 149
Jorge Pérez Cañete
La tramitación de los negocios en la Escribanía de Cámara de Gobernación y Gracia
del Consejo de Indias ....................................................................................................................................... 162
Irene Manzorro Guerrero
Pág.
El «archivo» de don Antonio María Bucareli y Ursúa, capitán general de Cuba
y virrey de la Nueva España ........................................................................................................................... 174
Manuel Ravina Martín
Los «Papeles de Gobierno» del Archivo General de Indias ......................................................................... 195
María Antonia Colomar Albajar y Pilar Lázaro de la Escosura
La correspondencia privada como pruebas testimoniales en el Consejo de Indias
y el Provisorato del Arzobispado de México: el dilema de la valoración documental
en archivos mexicanos ..................................................................................................................................... 228
Gonzalo Castañeda Mercado
Papeles de ida y vuelta del virrey del Perú Diego de Benavides (1660-1666) ....................................... 239
Antonio Sánchez González
Lo no indiano del Archivo General de Indias ............................................................................................. 251
Manuel Álvarez Casado
La «mayor utilidad posible»: el reto de los papeles de Indias .................................................................... 261
Manuel Romero Tallafigo
Presentación
Los cambios políticos y administrativos que tuvieron lugar en españa a partir de 1975 dieron lugar
a la creación en 1977 de un Ministerio de cultura, al que se le asignaron, entre otros cometidos,
las competencias en materia de Archivos y Patrimonio documental, que hasta entonces siempre se
habían ejercido desde el departamento ministerial encargado de la educación.
este cambio tuvo extraordinarias consecuencias: los archivos, de alguna manera, se hicieron
más presentes en la vida española, hasta el punto que el acceso a los mismos quedó plasmado en
el texto constitucional como uno de los derechos de todos los españoles.
es en ese ambiente de reforma política y del nuevo enfoque de la importancia que los ar-
chivos deberían tener en la cultura española en el que hemos de situar las Jornadas Documentación
y Archivos de la Colonización Española, que tuvieron lugar en la Universidad de La Rábida (Huel-
va) en septiembre de 1979, organizadas por el Ministerio de cultura en colaboración con la Uni-
versidad de Sevilla.
Aquella reunión científica tenía como finalidad un encuentro entre archiveros, investiga-
dores y profesores universitarios y de enseñanzas medias, tanto españoles como americanos,
dedicados a la custodia, conservación, investigación, estudio y difusión del rico patrimonio do-
cumental común entre el viejo y el nuevo mundo. no se pretendía la celebración de un gran
congreso, sino más bien un encuentro de carácter más restringido, en el que predominasen la
investigación original, las propuestas novedosas y, especialmente, un amplio debate para conocer
de primera mano, por sus propios protagonistas, cuál era la situación de los principales centros
americanistas, y la visión que de ellos tenían los archiveros que trabajaban en ellos y los inves-
tigadores que acudían a sus salas.
como es natural, en estas Jornadas tuvo un gran protagonismo la participación de los fun-
cionarios e investigadores del Archivo General de indias, que presentaron comunicaciones de un
gran interés para la mejora de la organización y descripción de los fondos, y también estudios
específicos sobre determinadas series o tipos documentales, custodiados en el primer archivo ame-
ricanista del mundo. no faltaron a este evento profesionales de los archivos y de la investigación
procedentes del nuevo continente, como el argentino Aurelio Tanodi, el mejicano Roberto Moreno
de los Arcos (ambos ya fallecidos) y el argentino Gastón Gabriel ducet.
el fruto de las jornadas fue recogido en una publicación en dos pequeños volúmenes, fi-
nanciada por el Ministerio de cultura y aparecida en 1980, con el mismo título que habían tenido
las Jornadas Documentación y Archivos de la Colonización Española, que inmediatamente se con-
virtió en una obra de referencia y consulta en el mundo americanista.
Aunque me consta que el propósito de las dos instituciones convocantes –Ministerio de
cultura y Universidad de Sevilla– era el de que estas Jornadas tuvieran continuidad en el tiempo,
desgraciadamente esto no fue así, por muy diversas circunstancias, a pesar de que los tiempo eran
más que favorables, dada la intensidad con que se estaba viviendo en el mundo cultural andaluz
y español, la proximidad del V centenario del descubrimiento de América.
Aunque, después de treinta y cinco años, muchas cosas han cambiado, sigue siendo una
necesidad siempre presente la continua colaboración entre archiveros, profesores e investigadores,
sus diferentes puntos de vista y métodos de trabajo no son –o no deben ser– opuestos, sino que
tienen un mismo denominador común: el conocimiento de la historia de America a través de las
fuentes documentales, o bien el estudio de los distintos tipos documentales y organización admi-
nistrativa de la documentación a lo largo de la historia de América.
Mucho han avanzado en este tema ambas instituciones –Ministerio y Universidad– desde
aquel lejano 1979. La administración estatal cuenta hoy día con el programa informático PAReS, una
poderosísima herramienta de descripción archivística y un continuo programa de digitalización de
documentos. A pesar de los logros conseguidos, siempre está presente el afán por poder atender
las demandas de los investigadores, incrementado de manera significativa día a día, año a año, el
numero de descripciones de documentos y de imágenes digitales con el fin de conseguir su difu-
sión a través de internet.
Por otro lado, la Universidad de Sevilla ha desarrollado en estos largos años una especta-
cular labor de estudio e investigación de la diplomática moderna y contemporánea, con especial
dedicación al estudio del documento indiano, gracias al magisterio de los profesores Manuel Ro-
mero Tallafigo y Margarita Gómez Gómez y de un amplio grupo de tesinandos y doctorandos.
A pesar del tiempo transcurrido, el Ministerio de educación, cultura y deporte, y la Univer-
sidad de Sevilla consideraron que esa colaboración institucional seguía teniendo sentido a comien-
zos del siglo xxi. Y con la ambición de conseguir los mismos éxitos que se lograron en las Jornadas
de 1979 se convocaron en 2015 unas Jornadas internacionales sobre El Archivo General de Indias:
el valor del documento y la escritura en el gobierno de América.
el presente volumen recoge las ponencias y comunicaciones presentadas en las Jornadas
celebradas en el Archivo General de indias los días 15 y 16 de octubre de 2015. confiamos en que
las nuevas aportaciones contribuyan a un mejor conocimiento de ese complicado mecanismo que
era la administración indiana, tanto la peninsular como la establecida y propia de los diferentes
territorios de Ultramar.
deseamos que no tenga que pasar tanto tiempo para que podamos continuar el trabajo de
divulgación e investigación de los fondos del Archivo General de indias en un nuevo encuentro,
tan pleno de contenidos como las dos reuniones celebradas hasta ahora.
Luis Lafuente Batanero
director General de Bellas Artes
y Patrimonio cultural
Diplomática, Archivística e Historia.
Afinidad y relación
Antonia Heredia Herrera
Archivera. Doctora en Historia
1. Contribucion archivística a la Diplomática: el estudio del tipo documental
La Diplomática –como ya he apuntado– es una disciplina complementaria de la Archivística y su
conocimiento indispensable en la formación de cualquier archivero que necesita conocer el con- 9
texto y la estructura o forma de los documentos de archivo para poder identificarlos, representarlos
y trasmitirlos a terceras personas.
La Diplomática como ciencia de los diplomas entendidos como documentos, tiene sus raíces
en los países europeos en los que la memoria se fijó por escrito muy tempranamente. Nace a finales
del siglo xvii como una necesidad de autenticación ante la existencia de numerosas falsificaciones. De
hecho la Diplomática se limitó durante mucho tiempo a la Edad Media. Pasarán años hasta que la
Diplomática sobrepase dicha frontera y se adentre en la Edad Moderna hasta llegar a la Edad Contem-
poránea. El «Manifiesto por una Diplomática contemporánea» de Bruno Delmas es de 1996, pero antes
hay que reconocer que la Diplomática tiene valedores significativos entre nuestros archiveros.
La Archivística española, durante muchos años, vivió a la sombra de la Diplomática hasta
el punto de que creado el cuerpo facultativo de archiveros, que ya ha cumplido los 150 años, sus
integrantes eran más diplomatistas que archiveros. Basta repasar la bibliografía hasta pasados los
años sesenta del siglo xx. La dedicación casi exclusiva a los Archivos históricos favoreció la persis-
tencia en la formación diplomatística de los archiveros españoles en un momento en que el análi-
sis documental se basaba para ellos casi exclusivamente en el documento o pieza documental. El
interés por los archivos administrativos que vino después no logrará conciliar en un primer mo-
mento una atención equilibrada para ambos, sino que el movimiento pendular se detuvo en aque-
llos, iniciándose el desinterés por la Diplomática que no renace hasta restablecerse la relación
continuada entre archivos administrativos y archivos históricos. Lo que resulta evidente es que
desde que la Archivística alcanza la acotación de su identidad, ni esta es ciencia auxiliar de la Di-
plomática, ni esta lo es de aquella. Cada una es reconocible por sus fines, por su metodología,
aunque las dos partan de un objeto común: el documento.
Sin duda que las dos disciplinas tienen un objeto común, pero en el caso de la Diplomáti-
ca inicialmente se ciñe al documento jurídico, definido por Theodor von Sickel (1826-1908) como
Antonia Heredia Herrera
aquel que genera derechos y obligaciones, mientras que para la Archivística el documento de ar-
chivo no sólo es el jurídico, que lo es esencialmente, sino también todos aquellos otros que están
con él relacionados afectándoles de lleno la metodología archivística. Documento jurídico, docu-
mento de archivo, más amplio el segundo que el primero.
Pero existen otras diferencias. Al diplomatista le interesa uno por uno cada documento,
mientras el archivero, pronto, pone énfasis en las distintas agrupaciones documentales, tanto natu-
rales como artificiales, como pueden ser el fondo, la serie, la unidad documental compuesta o la
colección. La identificación en uno u otro caso parte del estudio singularizado y previo de los
modelos documentales. Si el análisis documental para los diplomatistas culmina en la trascripción,
para los archiveros concluye en la descripción como una forma de representación no solo de los
documentos, sino de las agrupaciones documentales. A la hora de los respectivos análisis, el pro-
tagonismo del validador, como autor, es evidente para los diplomatistas, mientras que para los ar-
chiveros cobra mayor interés el productor como responsable de la formación documental.
Es cierto que a la hora del análisis documental al diplomatista le importa más la forma-
lización documental («cláusulas diplomáticas» o partes del documento), mientras al archivero le
importa más la información, el contenido, aunque también necesita reconocer aquellas partes
para poder precisar el tipo o modelo documental que va a darle la información más genérica
del documento en cuestión. Ese conocimiento tipológico no solo favorecerá la denominación
precisa del documento singular, sino también ayudará a fijar el nombre de la serie a la que aquel
pertenezca.
En la Diplomática los archiveros han iniciado el aprendizaje del análisis documental que
desembocará en la descripción archivística. Análisis documental que se aplicaba a reconocer las
etapas de la génesis documental y las cláusulas diplomáticas del documento jurídico, y los archi-
veros han ampliado dicho reconocimiento al procedimiento administrativo porque también han
ampliado el análisis a los documentos compuestos. En dicho análisis ha jugado un papel decisivo
–como acabo de apuntar– la acotación del tipo documental.
Tipo es un modelo –no una categoría–. Aplicado a los documentos, es una forma específi-
ca –que no formato– de estructurar la información que al hacerse repetitiva da lugar a ese modelo/
tipo que nos permite reconocer documentos semejantes. No es una unidad documental –como
10 algunas definiciones pregonan–, de aquí que no tenga fecha, ni autor, ni volumen y no siempre
permite reconocer al productor. Y entiendo, además, que las características físicas no valen para
identificar al tipo documental.
Esa estructura específica se reconoce a partir de fórmulas que se repiten y adoptan una
formalización y un orden determinado. Ahora bien, en los documentos se pueden detectar dos
variantes de fórmulas: las que afectan a los aspectos formales, solemnes y protocolarios, y las que
afectan al negocio o asunto jurídico documentado. Las primeras nos posibilitan el reconocimiento
de una tipología diplomática basada en las cláusulas o fórmulas diplomáticas, y las segundas nos
posibilitan el reconocimiento de una tipología jurídico-administrativa que nos acerca al contenido
informativo. Dualidad que puse de manifiesto en un artículo lejano sobre los Registros cedularios
indianos. El reconocimiento de esas dos tipologías exige denominaciones propias para uno y otro
modelo que ayudan a representar al documento en cuestión. Una Real Provisión es la denomina-
ción de un tipo diplomático, pero esa Real Provisión puede ser vehículo de expresión de asuntos
diferentes: el nombramiento de un alto cargo, unas ordenanzas, una ejecutoria, una carta de natu-
raleza, y cada uno de estos asuntos o negocios se testimonia a partir de otras fórmulas paralelas,
reconocibles, semejantes y repetitivas. Reconoceremos un tipo diplomático y un tipo jurídico para
el mismo documento.
El desarrollo de la burocracia y la necesidad de agilidad administrativa, con el tiempo, van
arrinconando solemnidades y cláusulas diplomáticas a favor de las jurídico-administrativas.
Llegados a este punto, quizá la aportación archivística más importante a este tema ha sido
dar entidad a esa doble dimensión, diplomática y jurídica, apuntada más arriba, a partir del reco-
nocimiento del «tipo documental» sin más, aplicándolo no solo a la pieza o documento simple, sino
al documento compuesto –cuya manifestación más habitual será el expediente– que nos llevará a
una previa que no total plenitud informativa (forma y contenido) solo conseguida a partir de la
descripción archivística.